Davlat tilida ish yuritish fanidan tayyorlagan mustaqil ishi

yozishmalar birligi Bu tashkilotning barcha a'zolari uchun turli bo'linmalar o'rtasida ichki va tashqi aloqa va hujjatlarni qabul qiladigan, tasniflaydigan, qayd etadigan va markaziy ravishda tarqatadigan ish stantsiyasi. Uning maqsadi ularning oluvchiga samarali, tez va eng yaxshi sharoitlarda etkazib berilishini kafolatlashdir.
Xususiy va davlat tashkilotlari yoki korporatsiyalar ushbu hujjatlarni boshqarish dasturini yozishmalarni boshqarish jarayonlarini soddalashtirish uchun amalga oshiradilar. Bu tashkiliy dinamikaga birlashtirilgan va kompaniyaning maqsadlariga erishishga imkon beradigan jarayon.
Hozirgi vaqtda hujjat aylanishini jadallashtirish uchun dasturiy ta'minot ishlab chiqilgan bo'lib, bu atrof-muhitga ijobiy ta'sir ko'rsatdi, chunki fizik fayl yo'q bo'lib ketishi va qog'oz sarflanishiga yo'l qo'yilmaydi.
Xuddi shu tarzda, yozishmalarni intranet va ekstranet orqali etkazib berish yoki qabul qilish yanada dinamik va tezkor amalga oshiriladi.
Xususiyatlari
Xat yozish bo'limi taqdim etilgan biznes yoki xizmatga xos bo'lgan ma'lumotlarni, shuningdek ma'muriy va tashkiliy faoliyatni qo'llab-quvvatlash uchun barcha muhim hujjatlarni o'z ichiga olgan yozishmalarni hujjatlashtirish, tartibga solish va samarali ravishda tarqatish uchun mo'ljallangan aniq funktsiyalarga ega.
Xat yozish birligining o'ziga xos funktsiyalari quyidagilarni o'z ichiga oladi:
- Hujjatlarning kirishi va chiqishini nazorat qilish.
- tegishli sohalarga kommunikatsiyalarni tarqatish.
- Ichki va tashqi tomondan shakllanadigan yozishmalar va kommunikatsiyalarni qayta ishlash.
-hujjatlarni skanerlash.
- kompaniyaning hujjat fondi hujjatlariga buyurtma berish, tasniflash va tavsiflash.
- Hujjatli filmlarni saqlash va nazorat qilish.
- ishlab chiqarilgan yoki qabul qilingan yozishmalarga ketma-ket raqamlarni tayinlash (ariza berish).
- saqlanishi kerak bo'lgan hujjatlar va kommunikatsiyalarni tanlang va ularni markaziy arxivga o'tkazing.
Tuzilishi
Xat yozish bo'limi kompaniya yoki muassasa hajmi va xususiyatlariga qarab tashkil etilgan. Bu, odatda, ikkita bo'linmaga bo'lingan shtabga bog'liq: biri kirish uchun va biri chiqish uchun.
Har bir kichik bo'linma ichki va tashqi yozishmalar bilan bog'liq bo'lgan barcha narsalarni boshqarish va nazorat qilishga qaratilgan aniq funktsiyalarga ega. Ushbu turdagi birliklar quyidagicha tuzilgan:
Etakchilik
Bu hujjatlarni ishlab chiqarishni ratsionalizatsiya qiladigan, standartlashtiradigan va tartibga soladigan qoidalar va siyosatni, tarqatish usullarini, yozishmalarni yuborish va qabul qilishni va bo'lim a'zolarining topshiriqlarini belgilaydi. Boshqacha qilib aytganda, ular hujjat va arxivlarni boshqarish jarayonini va uni samarali tizimlashtirishni muvofiqlashtirilgan tarzda amalga oshiradilar.