Essentials of Language Documentation

92

    Peter K. Austin 

While making the audio and video recordings it can be useful to take field-

notes, including rough transcriptions, translations, relevant recording meta-

data, diagrams, drawings, and notes that can serve as aide memoire for later 

writing up or checking. Fieldnotes should be written in ball-point pen (not 

pencil and not washable ink!) on good quality paper (ideally in a bound 

notebook) using one side of the page only. As soon as possible after the 

recording session fieldnotes should be checked and elaborated, and trans-

ferred to a digital form. It is amazing how rapidly one forgets what abbre-

viated notes made while recording and interviewing mean.

1

 

 

Digital text has a number of advantages: it is compact, stable, easy to 

store, access, and index, and can express hypertextual relationships (links). 

There are a large number of tools available to process text data (text edi-

tors, word processors, databases, browsers, etc), and well established liter-

acy traditions and knowledge of written text in many communities. How-

ever, it is less rich than audio and video as there is always loss of 

information when ‘reducing language to writing’. Text needs to be con-

nected to richer recordings of speech events through time-aligned transcrip-

tions and hyperlinks (see examples below and elsewhere in this volume). 

However, written documentation outputs in the form of books are highly 

valued in many language communities and, for those where ICT resources 

are not available or limited, will be the ideal form of product from a docu-

mentation project. 

 

Labelling and metadata 

Whatever the recording medium, it is important to rigorously label everything, 

including tapes, disks, CDs, containers, fieldnote books (number all the 

pages!) immediately, consistently, and uniquely (e.g. using date and sequence 

number). Write this information with an indelible marker on the object itself, 

since disks and tapes can become separated from their covers. It is also im-

perative that a proper record of metadata (data about the recorded data, see be-

low), such as speaker name, recording location, dialect, etc., is made at the 

same time as the recordings are labelled. You can do this in a notebook or as a 

computer file (create a structured file using a spreadsheet, database or Word 

table, whatever is most convenient). 

 

 

 

 

---

Chapter 4 – Data and language documentation    

93 

2.2.  Metadata creation 

 

Metadata is data about data, i.e. structured information about events, re-

cordings, and data files. It is usually represented as text (but not always, 

e.g., it could be a spoken introduction track on a video or audio recording), 

but it is a different type of media because it is collected and used differently 

from other types. Typically metadata is collected and stored according to 

some formal specification. Metadata is needed for proper description of the 

data and to enable it to be found and used (see Bird and Simons 2003). 

There are two main competing international standards for linguistic meta-

data, that promoted by the Open Language Archives Community (OLAC) 

and that promoted by the ISLE Metadata Initiative (IMDI), the former be-

ing less detailed than the latter. The choice of metadata format should be 

made in consultation with the archives where the researcher intends to de-

posit the documentary materials (see Chapter 13). 

 

 

There are several types of metadata: 

1.

 

Cataloguing – information useful to identify and locate data, e.g. lan-

guage code, file ID number, recorder, speaker, place of recording, date 

of recording, etc. 

2.

 

Descriptive – information about the kind of data found in a file, e.g. an 

abstract or summary of file contents, information about the knowledge 

domain represented. 

3.

 

Structural – for files that are organized in a particular way, a specification 

of the file structure, e.g. that a certain text file is a bilingual dictionary. 

4.

 

Technical  – information about the kind of software needed to view a 

document, details of file format, and preservation data. 

5.

 

Administrative – background information such as a work log (indicating 

when the files were last saved or backed up), records of intellectual 

property rights, moral rights, and any access and distribution restrictions 

imposed by researcher and/or community. 

 

Note that information can be metadata for more than one purpose, depend-

ing on its nature and use, e.g. the identity of the speaker in an audio record-

ing could be relevant for cataloguing purposes and/or also for determining 

access restrictions. 

 

Table 1 provides an example of the different types of metadata associ-

ated with a computer file. 

 

---

94

    Peter K. Austin 

Table 1.  Different types of metadata associated with a computer file 

 

Cataloguing 

Title: Sasak.dic; Collector: Peter K Austin; Speakers:  

Yon Mahyuni, Lalu Hasbollah; Language code: SAS 

Descriptive 

Trilingual Sasak-Indonesian-English dictionary, linked to 

finderlists, morpheme forms link to Sasak text collection 

Structural 

Dictionary entries with headword, part of speech, gloss in  

Bahasa Indonesia and English, cross-references for semantic  

relations; SIL FOSF record format 

Technical 

Shoebox 5.0 ASCII text file 

Administrative 

Open access to all; Last edited version dated 2004-06-25;  

backup 2004-06-20 on DVD 012 

 

Some linguistically-relevant descriptive metadata that you may wish to use 

are: speaker (name, gender, age, place of birth, languages spoken, dialect, 

education level), recorder (name, experience), date of recording, location of 

recording, duration of recording, type (genre) of materials recorded, tran-

scriber (especially if different from the recorder), date of transcription, loca-

tion of transcription, location of all digital files, media and text (and location 

of archive copies). 

 

 

2.3.  Capturing 

 

Capture refers to the encoding and transfer of an analogue recording (as on 

a cassette or reel-to-reel tape) or text written on paper to the digital domain 

as a computer file. In many cases, modern ICT means that audio and video 

recordings are “born digital” and can be transferred to computers without a 

separate capture process, unless transcoding is involved (see Chapter 13). 

When using digital capture software it is important to make sure you use 

appropriate settings. It is also advisable to transfer fieldnotes from note-

books to computer files, ideally as soon as possible after recording so you 

do not forget notes, abbreviations, and comments. As for recording, it is 

imperative to name your computer files consistently and clearly, making 

sure that you should not rely on directory structure to disambiguate file 

names; e.g. if you have a file called fieldnotes1.doc in one directory 

(“folder”) (for year 2004 research, say) and another also called field-

---