Mövzu: Mеhmanхana fəaliyyətinin tariхi inkişaf mərhələləri Plan
MÖVZU: 15. MEHMANXANALARDA MÜŞAVIRƏ, KONFRANS
Yüklə 5,01 Kb. Pdf görüntüsü
|
- Bu səhifədəki naviqasiya:
- MÖVZU: 15. MEHMANXANALARDA MÜŞAVIRƏ, KONFRANS VƏ SƏRGILƏRIN TƏŞKILI Plan: 1.
- Tədbirlərin növləri (tipləri)
- Konfranslar (qurultaylar)
- 2. Tədbirlərin idаrə оlunmаsı 160 Toplantıların və konfransların təşkilatçıları
156 MÖVZU: 15. MEHMANXANALARDA MÜŞAVIRƏ, KONFRANS VƏ SƏRGILƏRIN TƏŞKILI Plan: 1. Tədbirlər və оnlаrın növləri 2. Tədbirlərin idаrə оlunmаsı 3. Mеhmаnхаnа mеnеcеrlərinə qоyulаn tələblər 1. Tədbirlər və оnlаrın növləri Qədim dövrlərdən bəri insanlar ictimai, idman və ya dini hadisələrə həsr edilmiş tədbirlərdə iştirak etmişlər. Şəhərlərin əyalət və dövlətlərin mərkəzlərinə çevrilməsi ilə əlaqədar bu tədbirlərin miqyası və ardıcıllıьı artmaqda idi, Tədricən müntəzəm olan bu kimi tədbirlərin təşkili ilə məşьul olan insani qrupu formalaşırdı. Assosiasiyaların tarixi qədim dövrlərə gedib çıxır. Bəhs etdiyimiz mütəşəkkil insan qrupları Orta əsrlər Avropasında qildiyalar adlanardı. Onlar öz peşəkar qruplarının maraqlarının təmsil edib, onların əməklərin keyfiyyət standartlarını və ödənişlərini nəzarətdə saxlayırdılar. Bu kimi təşkilatlar ABŞ-da assosiasiyalar adlanır. Ilk Amerika assosiasiyaları XVIII əsrdə əmələ gəlib. Onların arasında ən iki Rod-Aylend ştatının şam işi ustalarının peşəkar birliyi olmuşdur. Qonaqpərvərlik və turizm sənayesində ABŞ-ın bir sıra assosiasiyaları mövcuddur: - The American Hotel & Motel Association (Amerika Otel və Motel Assosiasiyası) The National Restaurant Association (Milli Restoranlar Assosiasiyası) - The International Association of Convention & Visitors Bureaus (Qonaqların cəlb edilməsi və konfransların keçirilməsi üzrə büroların Beynəlxalq Assosiasiyası) - Club Managers Association (Klub Menecerlərinin Assosiasiyası) - Meeting Planers Association (Konfrans və Iclasların Təşkilatçılarının Assosiasiyası) 157 Iqtisadiyyatın qonaqpərvərlik kimi sahəsi üçün assosiasiyalar yeganə müstəqil siyasi qüvvə olaraq aşaьıdakı faydaları verməkdədirlər: - siyasi əhəmiyyəti; - marketinq kanalları (vasitələri); - peşəkar tədris; - assosiasiya üzvlərinə imtiyazlı xidmət; - şəbəkə sisteminə daxil olma. Minlərlə assosiasiya Amerikanın və dünyanın müxtəlif yerlərində hər il öz konfranslarını keçirir. Bəziləri ənənəvi olaraq bu tədbirləri məhz eyni yerdə keçirirlər. Tədbirlərin növləri (tipləri) • Müşavirələr - bu tədbir zamanı məlumatlar mübadiləsi aparmaq məqsədilə insanlar görüşürlər. Müşavirələrin aşağıdakı növləri (tipi) olur: • Mövzu kursları - təhsil istiqamətli tədbirlər, bunlar zamanı iştirakçılar hər hansı bir sualı adətən əməli olaraq kiçik qruplarla, sonra isə birlikdə müzakirə edirlər. • Diskussiya (mübahisə) - hər bir iştirakçıya toxunan problemlərin müzakirəsi. Adətən mübahisələr zamanı bir-birinə zidd bir sıra fikir aşkar olur. Bunları mübahisə aparan iki ekspert ifadə edir, digər iştirakçılar isə tərəflərdən birini müdafiə edərək öz nöqteyi-nəzərlərini bildirirlər. • Seminar - iştirakçılara hər hansı bir məsələ üzrə fikirlərini bölüşməyə imkan verən dialoq üsulunda keçən məşğələlər. Adətən seminarda 30 nəfərə qədər iştirakçı olur, müzakirəyə isə təcrübəli ekspert başçılıq edir. • Simpozium - bu tədbirlər zamanı ekspertlər hər hansı bir problem üzrə öz mülahizələrini bildirirlər və onların fikirləri sonrakı tədqiqat üçün ümumiləşdirilir. • Işçi qrupu (bölmə) - ekspert tərəfindən rəhbərlik edilən kiçik iştirakçılar qrupu. Birgə iş prosesi zamanı iştirakçılar hər hansı səciyyəvi olmayan məsələ üzrə ə yani təcrübə qazanırlar. 158 Bu növ müşavirələri adətən korporasiyalar, assosiasiyalar, tədris, dini və hərbi təşkilatlar (müəssisələr) təşkil edir. Müşavirələrdə iştiraka müxtəlif sayda insanlar cəlb edilə bilər. Iri müşavirələr ciddi hazırlıq və planlaşdırma tələb edir. Onlar keçirildikləri şə hərlərə faydalı olurlar. Müşavirə iştirakçıları orta səviyyədə pul xərcləyən qonaqlardan təqribən iki dəfə artıq vəsait xərcləyir. Müşavirələrin təşkili müştərinin tələbləri əsasında keçirilir. Müşavirənin növündən asılı olaraq onların keçirildiyi yerlərdə mebellərin quraşdırılması müxtəlif ola bilər. Adətən mebelin 3 növ quraşdırılmasından istifadə olunur: teatral, sinif və kollegial. Teatral növ (teatrdakı kimi uzununa oturacaq sıraları və çıxış edən üçün kürsü) geniş auditoriya üçün daha uyğundur ki, burada müşavirə iştirakçıları yalnız çıxış edəni dinləyirlər. Sinif növu (masa və oturacaqlar sinifdəki kimi üç, dörd sıra ilə düzülür) iştirakçıların sayı az olduqda və onlar qeydlər aparmaq, sənədlərə və digər məlumat ədəbiyyatına baxmaq zərurəti olduqda daha ə lverişli sayılır. Kollegial növ (kiçik iştirakçılar qrupu geniş düzbucaqlı masa arxasında əyləşir) «işçi qrupu» tipli müşavirələr üçün əlverişli hesab olunur. Sərgilər, ticarət-sənaye yarmarkaları, prezentasiyalar (təqdimatlar), sərgilər, mallar, avadanlıq və xidmətlər təqdim edənləri birgə yığaraq onlara bütün bunları eyni zamanda adı çəkilən tədbir iştirakçılarına nümayiş etdirmək imkanı yaradan tədbirlərdir. Eksponentlər (sərgi iştirakçıları) adətən təşkilatçılara öz mallarını (xidmətlərini) nümayiş etdirmək hüququna görə ödənişlər edirlər. Onlar (eksponentlər) tədbir iştirakçılarına təsir göstərmək, əlaqələr yaratmaq, satışı artırmağa və s. cəhdlər göstərirlər. Sərgilər müxtəlif istehsalçılar və ya onların nümayəndələri üçün ayrıca hissələrə bölünərək minlərlə kvadratmetr sahəni əhatə edə bilər. Qonaqpərvərlik sənayesində geniş reklam olunan və daha çox iştirakçı yığan sərgilər Amerika Otelləri, Motelləri və Milli Restoranlar Assosiasiyası tərəfindən təşkil edilir (Nyu-Yorkda Cavits Mərkəzində). Konfranslar (qurultaylar) - adətən ekspozisiyaları olan genişmiqyaslı müşavirələrdir. 159 Bir çox assosiasiyalar ildə bir dəfə və daha çox konfranslar keçirirlər. Adətən konfranslar standart qaydada keçirilir: - iştirakçıların qeydiyyatı; - sədrin təqdimatı; - sədrin salamlama nitqi ilə konfransın açılış mərasimi; - əsas məruzəçinin iştirakı; - ekspozisiyanın açılışı (avadanlıq, təchizatçılar və s.); - bölmələr üzrə iş; - lanç (nahar); - işçi qrupları və və prezentasiyalar; - hər hansı bir təcrübi əməllərin üsulların nümayişi (məsələn, aşpazlıq ustalığı); - topdansatış firmaları tərəfindən təşkil edilmiş prezentasiyalar; - nahar yeməyi; - konfransın bağlanma mərasimi. Konfranslar həmişə xüsusi konfrans mərkəzlərində keçirilmir. Sərginin yerləşdirilməsi, qeydiyyat aparılması, naharın verilməsi və s. tədbirlərin təşkili mümkün olan ən iri mehmanxana, bir qayda olaraq konfransın baş gərargahına çevrilir. Adətən iştirakçılar otaqları üç-beş günlük sifariş edirlər. Sənaye, elm və incəsənət, biznes və başqa sahələrin müasir xadimlərinin müşavirələr keçirmək, konfranslarda iştirak etmək zərurəti illik dövriyyəsi milyardlarla hesablanan yeni bir sənaye yaratmışdır. Bir sıra iri və hətta çox da iri olmayan şəhərlərdə böyük mehmanxanaların yaxınlığında konfrans mərkəzləri yaradılmışdır. Bu sənayenin əsas fiqurları (fəalları) konfransların təşkili və qonaqların cəlb edilməsi üzrə büroların mütəxəssisləri, konfransların və müşavirələrin təşkilatçıları və onların müştəriləri, konfranslar, sərgilər keçirilməsi üçün nəzərdə tutulmuş və xüsusi xidmətlər təqdim edən mərkəzlər hesab olunur. 2. Tədbirlərin idаrə оlunmаsı 160 Toplantıların və konfransların təşkilatçıları Hər növ yığıncaqların təşkil olunmasının təcrübi hissəsini öz üzərlərinə müstəqil şəkildə müqavilələr əsasında korporasiyalara və assosiasiyalara xidmətlər göstərən və yaxud onların ştat işçiləri olan ixsisaslaşmış agentliklər götürür. Toplantıların və konfransların peşəkar təşkilatçıları müştərilər üçün nəinki mehmanxanalarda otaqlar sifariş edirlər, habelə nəzərdə tutulmuş tədbirləri dəqiqəsinə qədər belə planlaşdırır və bunların həyata keçirilməsini kontraktorlarla razılaşdırırlar. Təşkilatçılar tədbirləri audio-video vasitələrlə təchiz və sinxron tərcümə ilə təmin edirlər. Yığıncaq təşkilatçılarının vəzifələri aşaqıdakılardı: Ibtidai hazırlıq: - gündəliyin planlaşdırılması; - yığıncağın məqsədlərini müəyyənləşdirmək; - iştirakçıların təxmini sayını aydınlaşdırmaq; - yığıncağın keçirilməsi üçün nəzərdə tutulmuş smetanı müəyyənləşdirmək; - mehmanxananın seçilməsi; - müqavilələrin şərtlərini təshih etmək; - tədbirin keçirilmə yerinin seçilməsi; - marketinq planın tutulması; - iştirakçılar üçün hər iki istiqamətdə aviabiletlərin bronlaşdırılması; - nəqliyyatın təşkil edilməsi; - yüklərin daşınmasının təşkili; - zəruri audio və video avadanlığın təşkil edilməsi. Tədbirin keçirildiyi yerdə fəaliyyət: - tədbir başlanana qədər əməkdaşların təlimatlandırılması; - işçi planın tutulması; - hesab-fakturaları rəsmiləşdirmək. Tədbir bitdikdən sonra: - iştirakçıların iradlarını dinləmək; - yekunların aparılması; 161 - əməkdaşlara və həmkarlara birgə fəaliyyətə görə minnətdarlığın bildirilməsi; - qonaqların yola salınmasının təşkili; - növbəti ildə əməkdaşlıq haqqında şərtləşmək. Toplantıların keçirilməsini planlaşdıran şəxsin mehmanxanalarla əlaqəli bir neçə ünsiyyət məqamları olur, o cümlədən, otaqların ayrılması və onların qiymətlərinə dair aparılan danışıqlar. Bu şəxsin təmasları sırasında, bir qayda olaraq, ən mühümü kütləvi tədbirlər, banketlər, konfranslar təşkil edən şöbə və xidmətlərin rəhbərləri ilə keçirilən görüşlər hesab olunur. Bu tədbirlərin uğurlu keçirilməsi əhəmiyyətli dərəcədə məhz onlardan asılı olur. Toplantı təşkilatçılarının işində bir məqamı qeyd etmək zəruridir: tədbirin layiqincə keçirilməsi gələcək tədbirlərin keçirilməsini asanlaşdırır. Konfrans mərkəzləri və otellər tədbirlər keçirilməsi üçün sahələri, iştirakçıları üçün otaqlar ayırır, qidalanmanı təşkil və xidmətlər təklif edirlər. Müştərilərin artmasında maraqlı olan konfrans mərkəzləri və otellər toplantıların peşəkar təşkilatçıları ilə xoş münasibətlər saxlayırlar, onları toplantıların iştirakçılarını qəbul etmək imkanlarını nümayiş etdirmək məqsədilə tez-tez dəvət edirlər: konfrans zalları, holları, otaqları göstərirlər, seçilmiş xörəklərilə restoranlarda qonaq edib, müştərilərin diqqətini tədbirlərdə istifadəsi mümkün olan avadanlıq və inventara cəlb edirlər. Konfransların təşkili və qonaqların cəlb edilməsi üzrə bürolar. Sözügedən sənayenin mühüm fiqurları konfransların təşkili və qonaqların cəlb edilməsi üzrə bürolar hesab olunur. Bu bürolar gələn qonaqların maraq dairəsində olan şəhərin bütün strukturları ilə işgüzar əlaqələr saxlayır: - nəqliyyat şirkətləri ilə; - otel və motellərlə; - restoranlarla; - əyləncə müəssisələri ilə; - digər xidmətləri təqdim edənlərlə. Büroların vəzifəsi şəhər və ölkə haqqında müsbət, xoş təəssüratların yaradılması hesab edilir. Öz fəaliyyətlərilə bürolar yerli qonaqpərvərlik sənayesinin 162 mənfəətini artırırlar. Ticarət-sənaye yarmarkaları tipli tədbirlərin təşkilində köməklik göstərərək bürolar öz fəaliyyətində bu yarmarkalarda iştirak edən iş adamlarının üsullarından istifadə edirlər. Məsələn, turist agentlikləri öz «turist dəstlərini» komplektləşdirmək üçün mehmanxanalarla, restoranlarla, əyləncə müəssisələri ilə əlaqələr yaradırlar. Toplantının təşkilatçısı ticarət-sənaye yarmarkasına gələrkən müxtəlif mehmanxanaların, restoranların və s. imkanlarını dəqiqləşdirir. Burada turagentlik öz gələcək müştərilərini axtarır. Mümkün müştərilər haqqında digər məlumat mənbələri assosiasiyalarının məlumat kitabçaları ola bilər. Maraq yarandığı halda, maraqlı tərəfin nümayəndələri üçün tədbirin keçirilməsi ehtimal olunan yerə tanışlıq səfəri təşkil etmək olar. Büro müştərinin tələblərini qiymətləndirərək nəqliyyat, mehmanxanalarda otaqlar, restoran xidməti və tarixi, mədəni abidələrə ekskursiyalar təşkil edir. Konfrans mərkəzləri - Amerikada konfrans mərkəzləri konfransların və ekspozisiyaların keçirildiyi mehmanxana sənayesinin ixtisaslaşdırılmış böyük müəssisələri adlandırılır. Adətən belə müəssisələr bu kimi tədbirlərin keçirilməsi üçün zəruri olan bütün avadanlıq və vasitələrlə təchiz olunur: avtomobillərin saxlanması üçün dayanacaq yerləri, məlumat-arayış xidmətləri, biznes mərkəzləri, yeməkxanalar, restoranlar və s. Konfrans mərkəzləri, adətən, dövlət və ya şəhər orqanları tərəfindən idarə olunan korporativ struktura malikdir. Mərkəzlər məqsədlərə və tapşırıqlara uyğun olaraq menecerlər tərəfindən idarə olunur. Bu mərkəzlərində, adətən, hər hansı miqyasda olan konfransların keçirilməsini mümkün edən kifayət qədər sərgi və konfrans zalları olur. Konfrans mərkəzlərin gəliri sərgi zallarının icarəyə verilməsindən alınır (Adətən kvadratlara bölünmə yolu ilə). Əlavə gəlir yeməkxana və ticarət avtomatları vasitəsilə ərzaq məhsullarının və içkilərin satışından alınır. Ə ksər mərkəzlərin işıqlandırma, avadanlıqla, audiovizual təchizat işləri və kommunikasiya vasitələri ilə məşğul olan xüsusi subpodratçıları olur. Konfrans mərkəzləri yerləşdikləri şəhərin iqtisadiyyatına milyonlarla dollar xeyir gətirə bilər. 163 Tədbirlərin idarə olunması -Böyük konfrans mərkəzləri öz fəaliyyətlərini bir neçə il qabaq dövr üçün planlaşdırmaqla işləyirlər. Konfransların və qonaqların yerli büroları ilkin sifarişlərin sənədləşdirilməsini, adətən, öz üzərlərinə götürürlər. Aydın məsələdir ki, büro və konfrans mərkəzi birgə əməkdaşlıq etməkdə olduqca maraqlıdırlar. Sifarişin reallaşdığı ilk məqamlarda baş menecer bu tədbirlə məşğul olacaq, menecerə tapşırıq verəcək, müştəri ilə əlaqə yaradacaq və bütün mərhələlər onunla keçəcəkdir: ilkin görüləcək işlər, tədbirin özü və nəticələrin çıxarışı. Sifarişi qeydiyyata alarkən menecer sifarişçi ilə qabaqcadan onun tələbatlarını müzakirə edərək tədbirin keçirilməsi üçün müvafiq yer ayırır ki, onu əlavə xərclərdən azad etsin. Müqavilə planlaşdırılan tədbirin profilinə uyğun tərtib olunur. Bu sənəddə müştərinin bütün tələbatları əks olunur və bu və ya digər tələblərin yerinə yetirilməsinə görə hansı subpodratçıların məsuliyyət daşıması göstərilir (Məsələn, xalçaların döşənməsi və yaxud ekspozisiyalar üçün nəzərdə tutulan arakəsmələrin quraşdırılması). Müqavilə hüquqi sənəd sayılır və bu səbəbdən onun tərtibinə lazımi diqqət yetirilməsi tələb olunur. Məsələn, müqavilədə göstərilə bilər ki, sərgi keçirilən otaqların yığışdırılması ancaq mərkəzin işçiləri tərəfindən yerinə yetirilə bilər və yaxud, ərzaq pərakəndə satışı üçün yox, nümunə kimi hazırlanmalıdır. Müqavilə imzalandıqdan və müştəriyə qaytarıldıqdan sonra tədbirin keçirilməsinə görə məsul menecer tədbirin başlanmasından altı ay əvvəlki dövr ərzində onun keçirilməsinə aid detalları fasiləsiz qaydada müştəri ilə dəqiqləşdirməlidir (telefon vasitəsilə və ya şəxsi görüşlər keçirildiyi zaman): təhlükəsizliyə, biznes-mərkəzin təşkilinə, banket xidmətlərinə və s. aid məsələlər. Bu menecer mərkəz və müştəri arasında əlaqələri təmin edən əsas adamdır. Əsas xidmət növlərinə görə məsuliyyət daşıyan təsdiq olunmuş subpodratçıları müştəriyə məhz o, təqdim edir. Tədbirin başlanmasına iki həftə qalmış şöbə və bölmə rəislərinə tədbirin rahat keçməsi üçün onların nələri təmin etmələri barədə vəzifələrini göstərən müvafiq sənəd paylanır. Tədbirə on gün qalmış ilkin yığıncaq keçirilir və orada detallar təkrarən dəqiqləşdirilir ki, hər hansı uyğunsuzluq baş verməsin, məsələn, iki konfrans nümayəndələrinin eyni zamanda gəlişi və s. 164 Həmçinin ekspozisiyalar üzrə menecerin və onun nəqliyyat, eksponat və avadanlıqların yerləşdirilməsi və onlara xidmət göstərilməsi işlərini, məsələn, avtobus reyslərini təşkil edən şirkət menecerləri, iştirakçıların qeydiyyatını aparan xidmətçilər, sərgi zallarının menecerləri və s.-ni, təmin edən podratçısının iştirakı ilə iclas keçirilir. Yük maşınlarında gətirilən eksponatların yerləşdirilməsi üzrə işlər başlayarkən işə subpodratçıların nümayəndələri girişir. Radiotelefonlardan istifadə edərək onlar yük maşınlarını növbə ilə çağırırlar. Sərgi materialları müvafiq qaydada yerləşdirildikdən sonra sərgi açılır və adamlara əraziyə daxil olmalarına icazə verilir. 3. Mеhmаnхаnа mеnеcеrlərinə qоyulаn tələblər Tədbirlərin təşkili üzrə menecerin vəzifələri - Tədbirlərin meneceri xidmətlər üzrə menecerin rəhbərliyi altında tədbirləri planlaşdırır, onların keçirilməsinə dair işlərə rəhbərlik edir və müəyyən vaxtlarda (növbələr) xidmət üzrə menecerin vəzifələrini yerinə yetirir. Ə sas vəzifələr - Özünə aid bölmələrə görə keçirilməsinə hazırlaşan tədbirlər barədə məlumatın hazırlanması və vaxtlı-vaxtında yayılması, otaqların və avadanlığın tədbir üçün tam hazır olmasına zəmanət verilməsi; • tədbir iştirakçılarına tələb olunan bütün xidmətlərin göstərilməsinə görə cavab verilməsi; • tədbirin keçirilməsi üçün personalın müvafiq bölmələrinin işlərini uzlaşdırmaq; • tədbir iştirakçıları üçün məsləhətçi qismində çıxış etmək, onlarla ə məkdaşlar arasında əlaqələndirici şəxs kimi iştirak etmək; • Müəssisənin fiziki qorunmasını və işinin təhlükəsizliyini təmin etmək; • Keçirilən tədbirlər üçün çəkilən xərclərin hesabat sənədlərini hazırlamaq, maliyyə sənədlərində yekun rəqəmləri yoxlamaq və ödənməli məbləğlərin alınmasını təmin etmək; 165 • Yaranan mübahisəli vəziyyətləri və şikayətləri yoluna qoymaq, o cümlədən, operativ problemlərin və çətinliklərin həlli; Potensial müştərilər üçün tanışlıq turları keçirmək. Minimal tələblər - Müvafiq sertifikata malik olan universitet və ya kollecdən alınmış mehmanxana idarəçiliyi, biznes və ya turizm və istirahət üzrə menecment sahəsində bakalavr dərəcəsi üstəgəl iri konfransların və peşəkar sərgilərin koordinasiya olunması sahəsində iki illik iş təcrübəsi; Maddi və insan resursların idarəetmə qabiliyyəti; Ictimai əlaqələr sahəsində biliklərə malikolma, şifahi və yazılı ünsiyyətqurma qabiliyyəti; Audiovizual avadanlıqla iş təcrübəsi. Yüklə 5,01 Kb. Dostları ilə paylaş:
|