O’zbekiston respublikasi oliy va o’rta maxsus ta’lim vazirligi samarqand davlat universiteti tarix fakulteti

3.
 
Hujjatlarni tavsiflashda differensial yondashuv 
Arxivda saqlanayotgan hujjatlar haqida umumiy 
tasavvur hosil qilish, zarurat tug’ilganda ularni tezda 
topish va ulardan unumli foydalanish maqsadida 
ilmiy-ma’lumotnoma apparati (IMA) yaratiladi. 
Ilmiy-ma’lumotnoma 
apparati 
deganda 
arxivlarda saqlanayotgan hujjatlar to’g’risida axborot beruvchi ma’lumotlar tizimi 
tushuniladi. Arxiv hujjatlari haqidagi ma’lumotlar arxivshunoslikda axborot-
qidiruv tizimi deb ataladi. 
Arxivlarda tashkil etilgan IMA bu yerda saqlanayotgan hujjatlarning tarkibi, 
mazmuni va manzili haqida aniq ma’lumotlar berishi zarur. Ayni paytda viloyatlar 
va butun DAF miqyosida ham arxiv hujjatalrining IMA tuziladi. Davlat arxiv fondi 
Ilmiy-ma’lumotnoma 
apparati haqidagi tushuncha 
Муаммоли савол: Илмий-маълумотнома аппарати 
нима мақсадда тузилади ва қандай вазифаларни 
бажаради? 

---

47 
IMA tizimi o’zaro bog’langan hisob hujjatlari, ya’ni arxiv ma’lumotnomalari, 
avtomatlashtirilgan axborot-qidiruv tizimidan iboratdir. Bular bir xil usul va 
qoidalar asosida tayyorlanib, yig’majildlar va arxiv fondlari tarkibida, davlat 
arxivlari va butun DAF doirasida hujjatlarni ehtiyot qilib saqlash va samarali 
qidirish uchun tuziladi. 
IMA tarkibiga quyidagilar kiradi: 
1.
yo’lko’rsatkich (putevoditelp) yoki ma’lumotnoma kitobi 
(spravochnik); 
2.
qabul qilingan hujjatlar kitobi; 
3.
fondlar ro’yxati; 
4.
fondlar varaqasi; 
5.
ro’yxatlar; 
6.
kataloglar; 
7.
ko’rsatkichlar. 
Shuni ta’kidlab o’tish kerakki, arxivlarda yuritiladigan hisob hujjatlari va 
IMA tizimi o’rtasida bevosita aloqadorlik mavjud. Hisob hujjatlari ham fondlar 
tarkibidagi hujjatlar haqida zarur axborotlar beradi. Masalan, fond varaqasi 
fondning tartib raqami, nomi, bu yerdagi yig’majildlar soni, xronologik chegarasi, 
tarkibi haqida qisqa ma’lumotlar beradi. 
Hujjatlarni hisobga oluvchi asosiy ma’lumotnoma – bu yig’majildlar 
ro’yxatidir. Boshqa arxiv ma’lumotnomalaridan farqli o’laroq, ro’yxat fond 
doirasida yig’majildlarni hisobga olish, hir bir yig’majildning varaqlar sonini 
belgilash, yig’majildning tarkibi va mazmuni hususida ma’lumot berish 
imkoniyatiga egadir. 
DAF hujjatlariga tuzilgan IMA tizimi o’zaro bog’liqligi, birligi bilan ajralib 
turadi. Respublikadagi barcha hujjatlar to’g’risidagi eng umumiy ma’lumotnoma 
arxivlardagi fondlar katalogidir. Viloyat arxiv bo’limlarida ham viloyat hududidagi 
arxivlarning fondlar katalogi tuziladi. Bu ma’lumotnomalar yordamida 
tadqiqotchilar qaysi arxivda u yoki bu mavzuga doir oid hujjatlar borligini aniqlab 
oladilar. Shundan keyin kerakli davlat arxivlariga borib, o’sha arxivning 
yo’lko’rsatkichi yoki fondlar ro’yxati va varaqasi o’rganiladi. Bu 
ma’lumotnomalardan tadqiqotchi kerakli hujjatlar arxivning qaysi fondlarida 
mavjudligini bilib oladi. 
Arxiv fondlarining yig’majildlari mavjud ro’yxati bilan tanishib chiqish 
kerakli hujjatlar qaysi yig’majildlarda ekanligini aniqlash imkoniyatini beradi. 
Kerakli yig’majildlar buyurtma asosida arxiv omborxonasidan olinib, ulardan 
tadqiqot uchun zarur bo’lgan hujjatlar topiladi va kerakli ma’lumotlar ko’chirib 
olinadi. Sistematik va mavzuiy kataloglardan foydalanish kerakli hujjatlarni 
tezkorlik bilan topish va ularni tadqiq etishga yordam beradi. 
Shunday qilib, IMA tarkibiga kiruvchi ma’lumotnomalarning har birining 
o’z vazifasi, maqsadi bor va bir birini to’ldirib, O’zR DAF hujjatlari to’g’risida 
zarur ma’lumotlar beradi.