O`zbekiston respublikasi oliy va o‘rta maxsus ta’lim vazirligi urganch davlat universiteti o‘zbek tilshunosligi kafedrasi

Jo‘natma hujjatlarni ishlash va jo‘natish, amaldagi poch- ta qoidalariga muvofiq, markazlashtirilgan holda devonxona tomonidan bajariladi. Xatjildga joylashtirishdan avval hujjah laming to‘g‘ri rasmiylashtirilganligi, ilovaning borligi va bus-butunligi, nusxalar sonining oluvchilar soniga muvofiqli- gi tekshiriladi. ToMiq rasmiylashtirilmagan yoki noto‘g‘ri ras- miylashtirilgan hujjatlar puxta ishlash uchun ijrochiga qay- tarilishi kerak. Buyurtma xat-xabarni jo'natish ro‘yxati tuzi- ladi, unga devonxona xodimi o‘zining faniiliyasi va jo‘natish sanasini qo‘yadi. Mashinada o'qiladigan hujjatlarni jo‘natish ilova xati bor bodganda amalga oshiriladi. Ilova xat nusxa- si umumiy asoslarda yighnajildga tikiladi. Jo‘natish uchun tayyorlangan hujjatlar o‘sha kunning o'zida yoki kclgusi ish kunidan kechiktirmasdan ishlanishi va jo‘natilishi kerak.
Ichki hujjatlar tarkibiy bo‘linmalardagi teg’shl; mas’ul shaxslarga qaydnoma daftariga imzo chektirilgan holda yoki ro'yxatga olingan shaklda beriladi.
Tashkilot hujjatlari (ayrim tarkibiy boTinmalar va hujjat­lar turkumi bo'yicha) ham to‘liq, ham tanlab hisobga olib bo- riladi. Fuqarolar takliflari, arizalari va shikoyatlari mustaqil ravishda hisobga olinadi. Hujjatlar sonini hisoblab chiqishda har qaysi nusxa, shu jumladan, ko‘paytirilgan va kompyuter- da yozilganlari ham bitta birlik sifatida hisoblanadi. Hujjat­lar aylanishining hisob-kitob natijasi tashkilot rahbariga vaqti-vaqtida yetkazib turiladi. Bu hujjatlar ustidagi ishlami takomillashtirishda choralar ishlab chiqishga yordam bcradi.
Jo‘natiladigan va ichki hujjatlarni
tuzish hamda rasmiylashtirish
CFzbckiston Rcspublikasi Vazirlar Mahkama^; nr » J999- yil 29-martdagi 140-son qarori bilan tasdiqlangar ’ -Гоп Respublikasi vazirliklari, davlat qo‘mitalari, idoralari, korpo- ratsiyalari, konsemlari, uyushmalari, kompaniyalari va bosh- qa markaziy muassasalari apparatlarida ish yuritish bo‘yicha namunaviy yo‘riqnomada jo‘natiladigan va ichki hujjatlarni tuzish va rasmiylashtirish batafsil bayon etilgan. Ushbu namu­naviy yoMqnomaga ko‘ra, jo‘n at ma hujjatlar tegishli blanka- larga yoziladi. Tashkilotlarning blankalaridagi doimiy zaruriy qismlari davlat tilida yoziladi.
Hujjat muallifi tashkilot nomi va uning kodi tashkilot to⁴g‘risida nizom (ustav)ga korxonalar va tashkilotlar umu- miy klassifikatoriga muvofiq ko'rsatiladi. Ular, qoidaga ko‘ra, blankani tayyorlashda yozdirilgan bo‘lishi kerak.
Har bir hujjatda (xatlardan tashqari) uning turi (qaror, far- moyish, buyruq, bayonnoma, ma’lumotnoma va shu kabilar) ko‘rsatilishi kerak.
Aksariyat hujjatlar uchun hujjat mazmunini aks ettiruvchi qisqa va aniq sarlavha bo‘lishi shart. Masalan: buyruq (nima to‘g‘risida?) «korxona tashkil etish to‘g‘risida»; bayonnomasi (nimaning?) «ilmiy kengash majlisining».
A5 (148x210) o‘lchamdagi hujjatlarda va telegrammalar- da matnga sarlavha qo‘yilmasligi mumkin.
Hujjat mazmuni imkoni boricha lo‘nda, qisqa iboralar bi- lan, qiyin bo‘lmagan gap tuzilishida bayon etiladi.
Qisqartirish davlat organlari, jamoat tashkilotlari va muas- sasalar nomlarini yozish bo‘yicha ma’lumotnomaga muvofiq qo‘llanadi. Agar matnda familiyalar, geografik nomlar yoki ayrim ma’muriy-hududiy birliklar sanab o‘tilsa, ular alifbo tartibida joylashtiriladi.
Agar uzluksiz bog‘langan matn bir nechta qarorlar, xu- losalardan iboratbo‘lsa, uni arab raqamlari bilanraqamlanadi- gan bo‘limlarga, kichik bo‘limlarga, bandlarga ajratish lozim.
Hujjatlar matnlarini ikki qismga ajratish tavsiya etila­di: birinchi qismda hujjat tuzishning asoslari yoki sabablari ko‘rsatiladi, ikkinchisida - qarorlar, farmoyishlar, takliflar, fikrlar, xulosalar, iltimoslar bayon etiladi.
Agar hujjat mazmunini tushuntirish va asoslash zarurati bo^masa, matn bitta xulosa qismdan iborat bo‘lishi munikin: buyruqlar ta⁵kidlashqismisiz qaror qismidan, xatlar-tushunt- irishsiz iltimos qismdan iborat bo‘ladi.
Hujjatning uzluksiz bog'langan matni doimiy axborotni saqlovchi va uzluksiz axborotlarni kiritish uchun bo‘sh joylar trafaret asosida tuzilgan bo‘lishi mumkin.
Bayonnoma matni uchinchi shaxs nomidan («Eshitdilar»^ «So ‘zga chiqdilar», «Qaror qildilar») ko‘plik sonda bayon qilinadi, nutqlar mazmuni uchinchi shaxs nomidan birlik son­da bayon qilinadi.
Huquqlar va majburiyatlami belgilab beruvchi (nizom, yo‘riqnoma va boshqa), shuningdek, faktlami bayon etish yoki baholashdan (dalolatnoma, ma’lumotnoma va boshqa) iborat bo'lgan hujjatlarda matnni uchinchi shaxs nomidan bir­lik yoki ko'plik sonda («bo‘Um vazifalarni amalga oshiradi», «birlashma tarkibiga kiradi», «komissiya belglladi») bayon qilish shakli ishlatiladi.
Xatlarda quyidagi bayon etish shakllaridan foydalaniladi:

• 
  birinchi shaxs nomidan ko‘plik sonda («jo'natishni so 'raymiz», «ко ‘rib chiqish uchun jo ‘natmoqdamiz»)\
  
• 
  birinchi shaxs nomidan birlik sonda («zarur deb hi- soblayman», «ajratishni so ‘rayman»):,
  
• 
  uchinchi shaxs nomidan birlik sonda («Vazirlik qarshi emas», «O‘zstandart» agentligi amalga oshirsa bojadi deb hisoblaydi»).
  

Agar hujjatda matnda qayd etilgan ilova bo‘lsa, u holda ilovalar borligi to‘g‘risidagi belgi quyidagi shakl bo‘yicha rasmiylashtiriladi.
Ilova: 10 varaqda, 2 nusxada,
Agar hujjatda matnda ko‘rsatilmagan ilova bo‘lsa, ular- ning nomi har bir ilovadagi varaqlar soni va nusxalar soni ko‘rsatilgan holda sanab o‘tilishi kerak. Masalan:
Ilova: 1. Yangi о ‘quv у Higa maktablarning tayyorgarligi to ‘g ‘nsida ma ’lumotnoma 8 varaqda, 2 nusxada.

1. 
   Maktahlar ro 'yxati 3 varaqda, 2 nusxada.
   

Agar hujjatga ilovasi bor boshqa hujjat ilova qilinsa, u hol- da ilovaning borligi to‘g‘risidagi bclgi quyidagi shakl bo‘yi- cha rasmiylashtiriladi:
Ilova: Mandakatlararo munosabatlar masalalari bo ‘yi- cha doimiy komissiyaning 1998-yil 25-yanvardagi xulosasi va unga ilova, jami 21 varaqda, 2 nusxada.
Agar ilova hujjatda ko‘rsatilgan barcha manzillarga jo‘natilmayotgan bo‘lsa, u holda ilovalarning borligi to'g‘risi- dagi belgi quyidagi shaklda rasmiylashtiriladi:
Ilova: 5 varaqda. 2 nusxada — birinchi manzilga.
Agar ilova broshyuralangan bo‘lsa, u holda varaqlar soni ko‘rsatilmaydi.
Hujjatlar manzillargajo‘natilayotganda quyidagi qoidalar- ga rioya qilinishi kerak:

• 
  hujjatlar tashkilotlarga, ulaming tarkibiy bodinmalariga yoki aniq shaxsga johiatiladi;
  
• 
  tashkilot nomi va tarkibiy bo‘linma bosh kelishikda, lavozim va familiya esa jo‘nalish kelishigida ko'rsatiladi, masalan:
  

Qo ‘qon superfosfat zavodi rejalash- tirish bo ‘limi katta iqtisodchisi K. Ziyoyevga
Hujjat tashkilot rahbariga jo‘natilganda, tashkilot nomi oluvchi lavozimining tarkibiga kiradi, masalan:
«О ‘zkimyosanoat» AJ direktori
S. Qayumovga
agar hujjat bir turdagi bir nechta tashkilotlarga jo‘natila- yotgan bo‘lsa, u holda ulami umumlashgan holda ko‘rsatish lozim, masalan:
Bosh boshqarmalar, hoshqarmatar va bo limlar boshliqlariga
hujjatni oluvc hilar to'rttadan oshmasligi kerak. «Nusxa» so‘zi ikkinchi, uchinchi va to'rtinchi oluvchilar oldida ko‘rsa- tilmaydi;
hujjat to‘rttadan ko‘p manzilga jo‘natilganda, tarqatish (yuborish) ro‘yxati tuziladi va har qaysi hujjatda faqat bitta oluvchi ko‘rsatiladi;
hujjatni xususiy shaxsga jo‘natganda, avval pochta man- zili, keyin ismi va otaismi (bosh harflari), familiyasi yoziladi, masalan:
100000, Tashkent shahri
Hamid Olimjon ко ‘chasi, 11 5-xonadon
T. Ahmadovga
Hujjatlardagi sanalar quyidagicha bo'lgani maqbul:
2020-yil 12-yanvar
Hujjat tashkilot rahbar xodimlari tomonidan yoki amalda- gi qonun hujjatlari yoki boshqa huquqiy hujjatlar (nizom yoki tashkilot ustavijda belgilangan vakolatlariga muvofiq boshqa mansabdor shaxslar tomonidan imzolanadi.
«Imzo» rekviziti tarkibiga: hujjatni imzolayotgan shaxs- ning amaldagi lavozimi nomi, uning shaxsiy irnzosi va imzos- ining yoyilmasi (ismi, otaismining bosh harflari va familiyasi) kiradi.
Hujjatlami «uning o‘miga» degan old ko‘makchi, shu- ningdek, lavozimi nomi oldiga qiya chiziq bilan imzolashga yo‘l qo⁴yilmaydi.