Hujjatlarni tasniflashning meyor talablari haqida malumot

Hujjatlarni tasniflashning meyor talablari haqida malumot
Reja:

1. 
   Hujjatlarni yig’ish va tanlash usuli
   
2. 
   Arxiv hujjatlarini nashrga tayyorlash
   
3. 
   Hujjatlarni arxeografik jihatdan rasmiylashtirish
   

Hujjatlar to’plami asosan arxiv materiallari, statistik ma’lumotnomalar, davriy matbuot materiallari asosida tuziladi. Lekin hujjatlarni nashrga tayyorlashdan oldin tadqiqotchi (yoki tad-qiqotchilar) mazkur mavzuga doir manba va adabiyotlarni chuqur o’rganib chiqishi maqsadga muvofiqdir.

Mavzuga oid adabiyot tadqiq qilinayotan masalaning mohiyati bilan tanishtiradi, unga tadqiq qilinayotan voqyealar sodir bo’lgan tarixiy davr shart-sharoitlari to’g’risida bilim beradi. Yaqin vaqt ichida chiqqan adabiyotdan hozirgi paytda masalaning qanday qo’yilayotganligini bilsa bo’ladiki, bu ilgari chiqqan adabiyotlardan ancha tanqidiy nuqtai nazar-dan foydalanish imkoniyatini beradi. Tor sohadagi emas, balki umumiy sohaga bag’ishlangan adabiyotni o’rganish maqsadga muvofiqdir. Chunki umumiy sohadagi masalalarni anglab yetgandan so’ng tor sohani tushunib olish oson bo’ladi.
Ilmiy ishni tayyorlash uchun hujjatli materiallarni aniqlab topish va tanlash mas’liyatli bosqich hisoblanadi. Manbalarni aniqlash har tomonlama va to’la bo’lishi lozim.
Adabiyotlarni izlab topish jarayonida mavzuga doir bibliografiya, ya’ni kitob va maqolalar ro’yxati tuziladi. Bunday ro’yxat tuzishda maxsus bibliografik nashrlardan foydalanish yaxshi samara beradi. Bibliografiya tanlangan mavzu bo’yicha mavjud barcha adabiyotlarni bilish va ularni izchillik bilan o’rganib chiqishda yordam beradi.
Manba va adabiyetlarni o’rganish chog’ida ularni konspekt qilish, kerakli hujjatlardan ko’chirma olish foydalidir. Hujjatlardan ko’chirmalarning xar birini alohida-alohida varaqlarga yozish maqsadga muvofiq. Shunda ularni ayrim masalalar bo’yicha istalgan tartibda joylashtirish oson bo’ladi.
Adabiyotlar, e’lon qilingan manbalar bilan birga vaqtli matbuotni ham o’rganib borish foydadan holi emas. Gazeta va jurnallardan to’plam uchun hujjatlar yig’iladi. Shuningdek, ular tadqiq qilinayotgan davrni, mavzuga oid tarixiy jarayonlarni har tomonlama o’rganishda ko’maklashadi.
Yuqorida hujjatlar to’plamini tayyorlashda kitoblardan, e’lon qilingan manbalardan foydalanibgina qolmasdan, balki vaqtli matbuotdan, ya’ni gazeta va jurnallardan ham foydalanish kerak deyildi. Vaqtli nashrlarda muhim davlat hujjatlari, davlat rahbarlarining nutqlari e’lon kilinadi, iqtisodiyot, fan, madaniyat sohasida erishilgan so’nggi yutuqlar, jamiyat xayotidagi muhim voqyealar yoritib boriladi.
Gazetadagi materiallar tematikasi, ularning joylashtirilishi, maxsus bo’limlar, ruknlar talabaga, tadqiqotchiga uni qiziqtirayotgan mavzu uchun materialni qiynalmasdan topish imkonini beradi. Jurnallarda esa ulardagi mundarijalar, hamda yil bo’yi e’lon qilingan maqola va materiallar ro’yxati (odatda, bunday ro’yxatlar jurnalning xar yili oxiridagi sonida e’lon qilinadi) kerakli maqola va chiqishni topishda yordam beradi. Gazeta va jurnal materiallarini o’qish chog’ida ulardan zarur ko’chirmalar olib borish maqsadga muvofiq. Bu ish materialning mazmuniga qarab qilinadi. Shuningdek, gazeta va jurnallardan mavzuga doir hujjatlardan ham nusxa olinadi.
Vaqtli matbuotda rasmiy hujjatlar (Oliy Majlis sessiyalari materiallari va boshqa muhim anjumanlarning qarorlari, stenografik hisobotlari va protokollari) bilan bir qatorda jamoat tashkilotlari, jamoalar, mexnatkashlarning alohida vakillari haqidagi materiallar ham muntazam berib boriladi.
Aynan mana shunday materiallarning arxivlarda kamligi vaktli matbuot materiallarining tadqiqot uchun muhim manbaga aylanishidan dalolat beradi.
Ilmiy asar tayyorlashsa arxiv hujjatlarining ahamiyati benihoyat kattadir. O’zbekiston tarixiga doir ko’plab voqyea va ijtimoiy xodisalarni faqat arxiv hujjatlari orqali bilish mumkin. Shuning uchun hujjatlar to’plamini tuzishda asosan arxiv hujjatlaridan foydalanish maqsadga muvofik.
Tajriba shuni ko’rsatadiki, bunga e’lon qilingan kitoblarni o’qib, hujjatlarni yig’ib bulgandan keyin kirishish mahkuldir. Chunki ilmiy ishlarda foydalanilgan hujjatlarni, dalil va misollarni arxivdan olishning xojati yo’q. Bunday hollarda tadqiqotchilarga zarur ma’lumot va hujjatlarni kitoblardan, matbuotdan olish tavsiya qilinadi. Arxivdan faqat yangi, boshqa olimlar hali foydalanib ulgurmagan hujjatlarni olish maqsadga muvofiqdir. Shunday arxiv hujjatlari asosida yangi xulosalar qilish, fikrlar aytish va fanga yangilik kiritish mumkin.
Arxivda yuqoridagi mavzularda aytilganidek, materiallar fondmalar bo’yicha saqlanadi. Bir tashkilot, korxona yoki ayrim shaxslarning hujjatlari bir arxiv fondi hisoblanadi. Demak, tad-qiqotchi birinchi galda ilmiy ish mavzuidan kelib chiqib qanday arxiv fondi o’rganilishini aniqlab oladi. Masalan, madaniyat tarixiga doir mavzu bo’lsa, madaniy masalalar bilan shug’ullanadigan tashkilotlarning arxiv fondlaridan foydalanish kerak. Kerakli arxiv fondini topishda, tanlab olishda arxivlardagi xilma-xil ma’lumotnomalar, ko’rsatkich (putevoditelp)lar, fondlar ro’yxati, qo’llanmalar, kataloglar, sharxlar yordam beradi.
Har bir arxiv fondda yuzlab, kattalarida minglab yig’ma jildlar jamlangan. Bulardan kerakli jildlarni tanlab olishda fond ro’yxatlari, yig’majild ro’yxatlaridan foydalanish mumkin. Hujjatlar yig’ma jiddlarning ichida saqlanadi. Arxiv yig’ma jildi o’rganilib, kerakli hujjatdan ko’chirma qilinayotganda quyidagi qoidalarga e’tibor berish kerak: hujjatdan ko’chirma to’la, so’zma-so’z ko’chiriladi. Ko’chirilgan hujjatning biror qismi tushirib qoldirilsa, uch nuqta qo’yiladi, ko’chirmaga biror so’z yoki jumla qo’shiladigan bo’lsa, u kvadrat qavs ichida yoziladi. Ko’chirmadan oldin hujjat-tamg’adagi ma’lumotlar, hujjatning sarlavxasi, sanasi yozib qo’yiladi. Shu bilan birga hujjatdagi rezolyusiya, belgi, muhr ko’chirmadan keyin yoziladi. Ko’chirilgan hujjatning oxirida arxiv shifri ko’rsatiladi.
Shunday qilib, arxivlarda barcha kerakli jamg’armalar, yig’majildlar, hujjatlar sinchiklab o’rganiladi va tekshirilayottan mavzuga oid zarur hujjatlar ko’chirib olinadi.

Arxiv hujjati e’lon qilish uchun tanlab olingandan keyin komppyuterda uning nusxasi tayyorlanadi. Uni chop etishga tayyorlash jarayonida arxiv hujjatida mavjud bo’lgan imlo xatolari to’g’rilanadi, qisqartirib yozilgan so’zlar kvadrat qavs ichida to’la yoziladi. Bu ishdagi asosiy talab arxiv hujjati mazmunining o’zgarmasligidir. Hujjatlarda rezolyusiya va har xil belgilar bo’lsa, ular tushirib qoldirilmaydi, hujjatning asosiy matnidan keyin beriladi.

Hujjatning oxirida imzo bo’ladi. Imzoni o’qib, uning egasi ism-sharifini aniqlab yozib qo’yish lozim. Mabodo uni o’qishning iloji bo’lmasa, «imzo» so’zi yozilib, imzoning egasi ism-sharifini o’qib bo’lmaganligi haqida izox berib o’tiladi.
Hujjatga sarlavha yoziladi va hujjatning arxiv shifri, manzili ko’rsatiladi. Hujjat sarlavxasida uning sanasi, turi, nomi, muallifi, kimga qarata yoki kimga nisbatan yozilgani (adresati), mazmuni ko’rsatiladi.
Hujjatning oxirida «legenda», ya’ni nazorat-ma’lumotnoma yoziladi. Bu kismda arxivning nomi, shifri, ya’ni fond nomi, tartib raqami, ro’yxat raqami, yig’majild tartib raqami, jild varaklari, shuningdek hujjatning asl nusxa yoki ko’chirma ekanligi ko’rsatiladi. Hujjatning «legenda»si quyidagicha ko’rinishga ega bo’ladi: O’zR MDA, 837-fond, 2-ro’yxat, 24-yig’majild, 10-12-varaqlar. Asl nusxa.
Hujjatlar to’plam ichida xronologik, mavzular bo’yicha yoki boshqa belgilar asosida joylashtiriladi.
Odatda to’plam mavzularga bo’lingan bo’ladi. Hujjatlar mavzular ichida xronologik tartibda joylashtiriladi.
To’plam ilmiy-ma’lumotnoma apparatida kirish, izohlar, har xil ko’rsatkichlar – ismlar, geografik, predmet va boshqalar, mundarija bo’ladi.
Arxiv hujjatlari sharhi – bu alohida hujjatlar majmuasining tarkibi va mazmuni, uning manbashunoslik jihatdan tahlil qilish to’g’risidagi ma’lumotnomadir.

Sharhlar tuzishdan asosiy maqsad manfaatdor tashkilotlar va shaxslarni mazkur hujjatlarning xarakteri va ahamiyati xususida xabardor qilishdir. Arxiv sharhlari ikki xil bo’ladi: arxiv fondlari sharhi va mavzuiy sharhlar.

Fondlar sharhi deganda ma’lum bir fond hujjatlarining tarkibi va mazmuni, ularning manbashunoslik jihatdan tahlil etish xususidagi arxiv ma’lumotnomasi tushuniladi. Mavzuiy sharhlarda esa Biron-bir mavzuga bag’ishlangan hujjatlarning tarkibi va mazmuni haqida (ularni qaysi fondda saqlanishidan qat’i nazar) axborot beriladi.
Sharhlar muhim va dolzarb ahamiyatga ega bo’lgan hujjatlarga tuziladi. Nisbatan yirik bo’lgan va ayni paytda kam o’rganilgan fondlarga sharhlar tuzish maqsadga muvofiqdir. Saqlanayotgan hujjatlarning hajmi katta bo’lmasa yoki ulardan keng ravishda foydalanib ilmiy muomalaga kiritilgan bo’lsa, bunday fondlarga sharh yozish shart emas. Aksincha u yoki bu fondda bir xil sarlavhali ko’p yig’majildlar saqlansa, bu yig’majildlar mazmun jihatidan murakkab va serqirra bo’lsa, bunday fondlarga sharh tuzish nihoyatda foydalidir (bayonnomalar, stenogrammalar, ma’ruzalar, hisobotlar, xatlar). Murakkab hujjatlarning mazmunini ro’yxatda ochib berish qiyin, lekin sharhlarda ularning mazmunini to’liq holda ochib berish mumkin.

Sharhlar odatda ikki qismdan iborat bo’ladi: sharhning o’zi va ko’makchi ma’lumotnoma apparati. Sharhda ma’lumot obyekti bo’lgan hujjatlarning tarkibi va mazmuni bayon etiladi. Sharhda hujjatlarning tarkibi va mazmuni haqidagi axborot annotasiya deb ataladi. Annotasiyalar bir xil shakl yoki mazmundagi hujjatlar guruhiga yoki bo’lmasa alohida hujjatlarga tuzilishi mumkin.

Sharh quyidagi asosiy tarh (sxema) lar asosida tuziladi: tarkibiy, tarqoq (funksional), mavzuiy, xronologik, nominal. Tarkibiy va nominal tarhlar fondlar sharhini tuzishda ham, mavzuiy sharhlar tuzishda ham qo’llanadi.
Shaxsiy fondlarga sharh yozishda esa mutlaqo boshqa yo’ldan boriladi. Mazkur fondlarda shakl va mazmun jihatidan xilma-xil hujjatlar saqlanishi sababli ularni sharhlashda yagona tarhni qo’llashning iloji yo’q. Bunday sharhlarni tuzishda odatda shaxsiy fondlar hujjatlarini bir tizimga solishning namunaviy tarhidan fodalaniladi (biografik ma’lumotlar, xizmat va jamoat faoliyati, tasviriy materiallar, qarindoshlari haqidagi materiallar va hokazo.).
Ayrim arxivlarda mavzuiy sharhlar tuzishda fond tarhi (sxemasi) qo’llanilmoqda, ya’ni har bir fondning ma’lum bir mavzuga oid materiallariga alohida sharh beriladi. Ammo bunday tarhdan foydalanish maqsadga muvofiq emas, chunki bu xol bir xildagi ma’lumotlarning ko’p marotaba takrorlanishiga olib keladi.
Sharhlarda hujjatlarning tahlili chuqur va aniq bo’lishi, fond yoki mavzu bo’yicha aniq, ixcham ma’lumotlar berilishi kerak. Sharh tuzish chog’ida hujjatlarga annotasiya yozish bilan birga ularning manbashunoslik tahlili ham berilishi zarur.
Arxiv hujjatlaridan foydalanishning maqsadlari
Arxivlarning faoliyati jamiyatga, fanga xizmat qilishga qaratilgandir. Arxivlar o’z fondlaridagi hujjatlardan tadqiqotchilarning, aholining har tomonlama foydalanishini ta’min etishlari kerak.
ozirgi kunda arxivdagi hujjatlardan ilmiy, xo’jalik, targ’ibot va tashviqot, o’quv-tarbiya maqsadlarida, shuningdek fuqarolarning ijtimoiy-huquqiy va mulkiy manfaatlarini qondirish maqsadida foydalaniladi.
Olimlar arxivlardagi hujjatlardan ilmiy maqsadlarda foydalanib, dolzarb ilmiy muammolarni yechishlari mumkin. Arxiv manbalari ayniqsa tarix fanining rivojlanishi uchun g’oyat muhimdir. Tarix fanining ilmiy xulosalari asosan arxiv hujjatlarida keltirilgan faktik materiallarni o’rganish, ularni tahlil etish va umumlashtirish asosida yuzaga keladi. Arxivlardagi hujjatlarga faqatgina tarixchilar emas, balki tilshunos va adabiyotshunoslar, san’atshunoslar, me’morlar, biologlar, mediklar hamda boshqa fan va madaniyat vakillari murojaat qiladilar.
Arxiv hujjatlaridan xalq xo’jaligini rivojlantirish maqsadida ham foydalaniladi. Arxiv materiallari iqtisodiyotni tashkil etish va boshqarishda, sanoat, transport, qishloq xo’jaligi va boshqa sohalarni yuksaltirishda muhim o’rin tutadi.
Arxivlar adabiyot va san’atning rivojiga ham katta hissa qo’shmoqdalar. Yozuvchilar, rassomlar, me’morlar, kino va teatr xodimlari kitoblar, maqolalar, ocherklar, ssenariylar yozishda, me’morchilik obidalarini ta’mirlashda, asarlar to’plamini yaratishda arxiv hujjatlardan keng foydalanmoqdalar.
Arxivlar maktab va maorif sohasida ham muhim ishlarni amalga oshirishi mumkin. Hujjatlardan tarix darslarida foydalanish o’quv jarayonining samarasini oshiradi. Arxiv hujjatlaridan maktabda o’lkashunoslik ishlarini tashkil etishda foydalanish mumkin. Oliy o’quv yurtlarida tarix darslarida arxiv materiallaridan keng foydalanish maqsadga muvofiqdir. Hujjatlardan foydalanish darslarni jonlantiradi, talabalar olayotgan bilimlarni mustaxkamlaydi, yoshlarda vatanparvarlik tuyg’ularini shakllantiradi.
Arxiv hujjatlari fuqarolarning ijtimoiy-huquqiy ehtiyojlarini qondirishga xizmat qiladi.
Arxiv hujjatlaridan foydalanishning quyidagi shakllari mavjud:
1. arxiv ma’muriyatining tashabbusi bilan tashkilot va muassasalar hamda jamoatchilikni mavjud hujjatlar haqida xabardor qilish;
2. arxiv materiallarini nashr etish;
3. arxivlar o’quv zallarida tadqiqotchilarning hujjatlardan foydalanishi;
4. ko’rgazmalar tashkil etish, hujjatlar va plakatlar alpbomlarini nashr etish;
5. matbuot uchun maqolalar, radio va televideniye uchun eshittirish va ko’rsatuvlar tayyorlash, leksiya va ma’ruzalar o’qish, arxivlarga ekskursiyalar uyushtirish;
6. maktablar, texnikumlar va oliy o’quv yurtlari uchun ko’rgazmali qurollar tayyorlash;
7. fuqarolarning talabina ko’ra ularga arxiv ma’lumotnomalari hamda hujjatlarning ko’chirma nusxalarini berish va hokazo.
Arxivlar ularni fondlaridagi hujjatlarni foydalanishga manfaatdor bo’lgan tashkilot va muassasalar bilan hamkorlik qilishlari, vaqti-vaqti bilan ularni ilmiy va amaliy ahamiyatga ega bo’lgan hujjatlar to’g’risida xabardor qilib turishlari kerak. Buning uchun arxivlar ularga xatlar, ma’lumotnomalar, mavzuiy ro’yxatlar yuborib turishlari lozim.
Arxiv faoliyatida hujjatlarni nashr etish muhim o’rin tutadi. Shu kunga qadar arxivlar ilmiy muassasalar bilan hamkorlikda O’zbekiston tarixining turli davrlari va masalalariga oid xilma-xil hujjatlar to’plamlarini nashr ettirdilar. Ular orasida Turkistonda inqilobiy harakat, 1916 yilgi xalq qo’zg’oloni, Oktyabrp inqilobi va fuqarolar urushi tarixiga bag’ishlangan arxeografik to’plamlarni ko’rsatib o’tish mumkin. Bundan tashqari gazeta va jurnallar sahifalarida ham dolzarb mavzularga doir ayrim hujjatlar nashr qilindi. Arxivlardagi fotosuratlarni nashr qilinishi ham muhim ahamiyatga egadir.
Tadqiqotchilarning arxiv zallarida ishlashi hujjatlardan foydalanishning keng tarqalgan shakllaridan biridir. Barcha markaziy va viloyat arxivlarida o’quv zallari mavjud bo’lib, bu yerda taddqiqotchilarga qulaylik tug’dirish uchun ularga arxivga doir ko’rsatkichlar, tavsiflar, ro’yxat va kataloglar beriladi. Arxiv xodimlari tadqiqotchilarning talabi bilan ularni qiziqtirgan hujjatlarni topib berishlari, ularga konsulptasiya va har tomonlama yordam berishlari zarur. Tadqiqotchilarning buyurtmasi bilan ayrim hujjatlardan nusxa ko’chirishi yoki hujjatlarning mikrofilpmlashtirilgan nusxalari berilishi mumkin.
Arxiv hujjatlaridan madaniy-oqartuv maqsadlarida foydalanish ko’p hollarda ko’rgazmalar tashkil etish orqali amalga oshiriladi. Ko’rgazmalar keng jamoatchilikka mo’ljallanadi. Ko’rgazmalar odatda turli yubiley sanalariga, ayrim siyosiy va jamoat arboblari, fan va madaniyat xodimlarining hayoti va faoliyatiga bag’ishlanadi. Ko’rgazmalarda namoyish etish uchun yozma hujjatlar, fotosuratlar, kinokadrlar, chizmalar, rasmlar, kitob va broshyuralar, varaqa va matnlar tanlab olinadi.
Arxiv hujjatlarini omma orasida targ’ib qilishda ommaviy axborot vositalari-matbuot, radio va televideniyening roli kattadir.
Matubotda arxiv materiallari asosida yozilgan maqolalar, ilmiy-ommabop broshyuralar hamda arxivlarning hayoti haqidagi xabarlar nashr etiladi. Ularning mavzulari xilma-xil bo’lishi mumkin. Maqola va broshyuralar yubiley sanalariga, shahar va qishloqlar tarixiga, mashhur kishilar hayotiga bag’ishlanadi.
Arxiv hujjatlari asosida radio orqali suhbatlar o’tkazish arxiv materiallarini targ’ib qilishning muhim vositasi hisoblanadi. Suhbat va ma’ruzalar turkum eshittirishlardan iborat bo’lishi ham mumkin. Odatda bunday eshittirishlar 20-30 daqiqa davom etadi. Shu bilan birga arxivlarda topilgan qiziqarli hujjatlar, tashkil etilgan ko’rgazmalar, o’tkazilgan konferensiyalar haqida radio orqali qisqa xabarlar berib turiladi.
Arxiv materiallaridan foydalanishning qiziqarli shakllaridan biri hujjatlar asosida teleko’rsatuvlar namoyish etishdir. Teleko’rsatuvlarda tomoshabinning ongiga ta’sir qilishning xilma-xil shakllari, yo’llaridan foydalanish mumkin. Hujjatlarning asl nusxalarini tomoshabinlarga ko’rsatish, tarixiy voqyea ishtirokchilari bilan suhbat qilish, fotofonokinohujjatlardan foydalanish, ko’rsatuvlarda musiqiy asarlar va qo’shiqlardan foydalanish shular jumlasidandir. Teleko’rsatuvlarni bevosita arxivlarda tayyorlash maqsadga muvofiqdir.
Arxiv hujjatlarini targ’ib qilish maqsadida arxiv xodimlarining jamoatchilik vakillari bilan uchrashuvlari o’tkaziladi. Ayniqsa yozuvchilar, rassomlar, bastakorlar, olimlar, talabalar, va matbuot xodimlari bilan uchrashuvlar yaxshi samara beradi. Ko’pincha bu uchrashuvlarda u yoki bu arxivning fondlarida saqlanayotgan hujjatlar to’g’risida ma’lumotlar beriladi. Uchrashuvlar bilan bir qatorda hujjatlar ko’rgazmalarini tashkil etish, muloqot chog’ida kinosyujetlar yoki fonohujjatlardan foydalanish uchrashuvlarni qiziqarli tarzda o’tkazishga yordam beradi.
Hujjatlarni targ’ib qilish va madaniy-oqartuv maqsadlarida arxivlarga ekskursiyalar uyushtirish chog’ida talabalarga, maktab o’quvchilariga arxivdagi hujjatlar to’g’risida axborot berish zarur.
Maktabda va oliy o’quv yurtlarida tarix fanini hamda o’lka tarixini o’rganish ishiga arxivlar yaqindan yordam berishlari mumkin. Buning uchun arxivda o’lka tarixiga doir ayrim darslar uyushtirilishi yoki mavzuiy ekskursiyalar tashkil etilishi kerak. Arxiv muassasalari fondlarida saqlanayotgan hujjatlar asosida maktablar va oliy o’quv yurtlari uchun ko’rgazmali qurollar (diagrammalar, hujjatlarning kseronusxalari va b.) tayyorlashda ishtirok etadilar.
Arxivlar fuqarolar yoki ayrim muassasalarning talabiga binoan ularga arxiv ma’lumotnomalari yoki hujjatlardan ko’chirmalar berish borasida ham katta ishlar qilmoqdalar.
Arxiv hujjatlari ayrim hollarda boshqa muassasalarga foydalanish uchun berilishi mumkin. Bu holat ayrim muassasalar o’z ish faoliyati bo’yicha hujjatlardan arxiv o’quv zallarida foydalana olish imkoniyatiga ega bo’lmagan taqdirdagina ro’y berishi mumkin. Arxiv hujjatlari ko’pincha oliy va mahalliy davlat organlariga, tergov, sud, prokratura va milliy xavfsizlik muassasalariga vaqtinchalik foydalanish uchun berilishi mumkin.
Nodavlat va xususiy arxivlardagi hujjatlar yuridik va jismoniy shaxslarga foydalanish uchun egalarining roziligi bilan beriladi. Lekin huquqni muhofaza qiluvchi va nazorat qiluvchi organlar zarur bo’lganda bunday fondlardan foydalanish huquqiga egadirlar.
Arxiv hujjatlarining mahfiylik darajasi, shuningdek O’zR Milliy arxiv fondining davlat va tijorat sirini o’z ichiga olgan hujjatlardan foydalanishga doir cheklanishlar O’zR Vazirlar Mahkamasi tomonidan belgilanadi.
Fuqarolarning shaxsiy hayoti to’g’risidagi yoki ularning hayoti va xavfsizligiga tahdid tug’diruvchi ma’motlarni o’z ichiga olgan hujjatlardan foydalanishga doir cheklanishlar hujjatlar tayyorlangan vaqtdan e’tiboran 75 yil muddatga belgilanadi. Ushbu muddatdan oldin ana shunday hujjatlardan foydalanishga fuqaroning o’zi tomonidan, uning vafotidan so’ng esa merosxo’rlari tomonidan ruxsat berilishi zarur.
Arxivlarda foydalanilgan hujjatlarni hisobga olish yo’lga qo’yilgan. Har bir yig’majildda «Foydalanish varaqasi» mavjud bo’lib, unda mazkur yig’majilddagi hujjatlardan kim, qachon va nima maqsadda foydalanganligi qayd etiladi.
Arxiv o’quv zallarida tadqiqotchilar haqida, ularnin bu yerga tashrifi va ularga berilgan yig’majildlarning miqdori to’g’risidagi ma’lumotlar yozib boriladi. Arxivlarda tadqiqotchilarning shaxsiy yig’majildlari saqlanadi, ularning mavzulari qayd etiladi va tashriflar kitobi yuritiladi. Bundan tashqari arxivga kelgan talabnomalar, ularga muvofqi berilgan ma’lumotnomalar hisobi ham olib boriladi.