Spørgeskema om social kapital

Formål:

1. 
   Understøtte Lokal TRIOs fortolkning og refleksion over spørgeskemaresultaterne
   
2. 
   Planlægge dialogmøde, hvor spørgeskemaresultater fremlægges og drøftes af alle i enheden.
   

Deltagere:

Lokal TRIO

HR/AM-konsulent som procesleder

Dagsorden:

1. 
   Gennemgang af spørgeskemaresultaterne
   
2. 
   Planlægning af workshoppen
   
   1. 
      indhold, proces og praktisk planlægning
      
3. 
   Aftale om skriftlig formidling af spørgeskemaresultater
   
4. 
   Fremgangsmåde:
   

Inden mødet har alle medlemmer af Lokal TRIO læst rapporten med resultater.

Gennemgang af spørgeskemaresultater

HR/AM-konsulent gennemgår enhedens spørgeskemaresultater med udgangspunkt i Skabelon for præsentation af spørgeskema.

Lokal TRIO diskuterer resultaterne ud fra spørgsmålene:

• 
  Hvad genkender vi?
  
• 
  Hvad overrasker os/gør os nysgerrige?
  
• 
  Hvad tænker vi umiddelbart, at det vil være oplagt at tage fat på/arbejde med?
  
• 
  Er der nogle resultater, som der skal sættes særligt fokus på, fordi de er problematiske eller særligt positive?
  

Punkterne noteres på flipover.
Planlægning af dialogmødet

Lokal TRIO vurderer hvilke resultater, det er vigtigt at lægge vægt på i fremlæggelsen og hvilke resultater, det vil være vigtigt at få udfoldet og konkretiseret på workshoppen/dialogmødet.

Lokal TRIO planlægger på den baggrund, hvordan resultaterne skal fremlægges for medarbejderne. Præsentationen skal understøtte en efterfølgende åben og tillidsfuld dialog, hvilket kan være sværere hvis resultaterne generelt er ’dårlige’. Det er vigtigt at være godt forberedt, og vise at man tager deltagernes spørgsmål og kommentarer seriøst. Det betyder også at man fortæller det, hvis der er spørgsmål man ikke kan svare på.
Men husk at resultatet af spørgeskemaundersøgelsen primært skal bruges som udgangspunkt for en diskussion. Hvad der umiddelbart kan se ud som et dårligt resultat, kan have sin helt særlige forklaring i jeres organisation. Spørgeskemaundersøgelsen kan heller ikke fortælle jer, hvad der er vigtigt at arbejde videre med – det kan I kun ved at kombinere spørgeskemaundersøgelsens resultater med jeres viden om arbejdsopgaver og organisation.
Lokal TRIO vurderer, om det vil være nyttigt at indlede dialogmødet med et kort oplæg om social kapital og en snak om elementerne; Tillid, retfærdighed og samarbejdsevne. Hvis det er tilfældet kan redskabet Italesættelse af social kapital eventuelt bruges.
Lokal TRIO skaber sig overblik og forståelse af resultaterne igennem fælles diskussion. Diskussionen kan tage udgangspunkt i:

• 
  hvor enhedens resultater er dårligst (og derfor vigtigst at tage fat på)
  
• 
  hvor resultaterne er bedst (især en god idé hvis resultaterne generelt er dårlige og det derfor er vigtigt at få fokus på det, der kan starte en positiv spiral)
  
• 
  hvor resultaterne gør Lokal TRIO mest nysgerrig (og derfor trænger til belysning)
  
• 
  hvor Lokal TRIO vurderer, det vil være mest meningsfuldt for medarbejderne.
  

Indkaldelse og valg af deltagere

Det bedste er, at hele personalegruppen indkaldes/inviteres. Kan det ikke lade sig gøre, kan det overvejes at afholde to workshops, som personalegruppen fordeles over.

Lederens deltagelse og rolle på workshoppen aftales:

• 
  Skal lederen deltage i gruppearbejdet?
  
• 
  Det bør være lederen der indleder dialogmødet – og samler op til sidst og fortælle hvad mødet har givet af tanker om den videre proces?
  

Skal andre fra organisationen inviteres? I den forbindelse skal I også tage stilling til, hvem der evt. skal have rapporten udover enheden.

Inddeling i grupper

Inddel deltagere i grupper på forhånd. Tag stilling til, om grupperne skal være opdelt efter faggrupper - eller om de skal være sammensat på tværs. Bliver de opdelt i faggrupper, får I mere viden om de enkelte faggruppers opfattelse af den sociale kapital i enheden. Hvis I sammensætter på tværs vil resultatet af gruppernes diskussioner i højere grad blive et gennemsnitsbillede af de forskellige faggruppers opfattelse – til gengæld vil medarbejderne igennem gruppearbejdet få et tættere kendskab til hinanden. Derfor bør gruppesammensætningen afspejle, hvad I helst vil opnå på dialogmødet: Et klarere billede af de forskellige faggrupper i forhold til hinanden - eller at den enkelte medarbejder får et bedre kendskab til kolleger fra andre faggrupper.

Se evt. på resultaterne fra spørgeskemaundersøgelsen, og vurder, om de taler for det ene eller det andet. Scorer I fx lavt på ”samarbejdet mellem de forskellige faggrupper i afdelingen”, kunne det tale for at sammensætte grupperne på tværs for at skabe et bedre kendskab til hinanden.
En hensigtsmæssig gruppestørrelse er ca. 4-6 personer, men det bør tilpasses efter den samlede gruppes størrelse. For mange grupper trækker energi ud af plenumfremlæggelse – for store grupper giver den enkelte mindre mulighed for at komme til orde.

Praktisk planlægning

• 
  Udarbejde invitation til workshop og formidle den, herunder koordinere med vagtplaner for at sikre, at flest mulige kan deltage. Overvej hvordan invitationen mest effektivt når ud!
  
• 
  Bestilling af lokale og forplejning. Lokalets størrelse bør være stort nok til at alle grupper kan arbejde nogenlunde uforstyrrede samtidig - eller der skal være grupperum til rådighed
  
• 
  Medbringe post-it/A5-ark, flip-over og penne
  
• 
  Aftale hvem der gør hvad inden og på workshoppen
  
• 
  Aftale hvornår der følges op på workshoppen
  

Skriftlig formidling af spørgeskemaresultater

Alle medarbejdere skal have en skriftlig afrapportering af spørgeskemaresultaterne. Hvordan besluttes ud fra afdelingen/enhedens mest succesfulde erfaringer med formidling. Rapporten kan fx ligge tilgængelig i kaffestuen, på intranettet eller den kan uddeles til hver enkelt medarbejder. Det vil være oplagt, at alle får en oversigt over resultaterne udleveret på workshoppen, mens de der er særligt interesserede kan rekvirere hele rapporten.

Ressourcer:

Møde: 2 timer

HR/AM-konsulentens forberedelse: ca. 2 timer.

Læsning af rapporten inden mødet vil tage max. ½ time for hver deltager.

Opfølgningsmøde efter dialogmødet om spørgeskemaresultater
Dialogmødet har åbnet op for en lang række umiddelbare overvejelser, ideer og tanker. Derfor er det nødvendigt at vurdere, analysere og beskrive de forskellige sider af enhedens eller organisationens sociale kapital samt de forslag der er kommet frem.
Formål:

• 
  Skab overblik over dialogmødets forskellige resultater.
  
• 
  Tag stilling til hvilke indsatser, der skal tages i forhold til driften eller institutionens udvikling
  
• 
  Tag stilling til om der er noget fra dialogmødet, som bør tages op andre steder i organisationen
  
• 
  Skab et overblik over processen det næste ½ til ¾ år i Lokal TRIO og social kapital-aktiviteter
  
• 
  Planlæg tilbagemelding til institutionens ansatte om de besluttede initiativer.
  

Deltagere og opgaver:

• 
  Lokal TRIO
  
• 
  Tilknyttede AM/HR-konsulent(er) er mødeleder og tager beslutningsreferat
  
• 
  Eventuelt særlig kompetencepersoner afhængigt af de problemstillinger, som har været bragt op på dialogmødet om spørgeskemaresultaterne.
  

Uddybende forklaring af opfølgningsmødets funktion Spørgeskemaet om social kapital er ingen facitliste, men en inspirationskilde og redskab til overblik for enheden og hele organisationen over, hvordan væsentlige forhold i den sociale kapital ser ud for tiden. Dialogmødet om spørgeskemaresultaterne er en organiseret drøftelse af institutionens sociale kapital. Det vil bringe mange – ofte forskellige – overvejelser, tanker, forslag og ideer frem. Men det er ikke muligt at konkludere på et møde med så mange personer. Dertil kommer, at de mange overvejelser skal tænkes sammen med alt det, der i forvejen danner grundlaget for driften og udviklingen af institutionen og hele organisationen. Derfor er det Lokal TRIO og den tilknyttede HR-AM-konsulent(er) som har til opgave at samle op på mødets resultater, og inddrage relevante overvejelser i forhold til drift, udvikling, og planer. På baggrund af sådan en analyse og vurdering, tager Lokal TRIO stilling til, hvilke aktiviteter, der er relevante og mulige. Opgaven er ikke at udforme en klassisk handlingsplan på linje med andre særlige indsat ser og handleplaner, men derimod at tage initiativer i forhold til den eksisterende drift og udvikling. Der skal gøres overvejelser og eventuelt tages initiativer i forhold til eksisterende praksis. Det gælder fx: opgaveløsning, arbejdsorganisering, arbejdsprocedurer, arbejdets tilrettelæggelse og udførelse, vagtplanlægning m.v. kvalitetsstandarder, registrerings- og kontrolprocedurer, hygiejnekrav, APV m.v. samarbejds- og kommunikationsprocedurer, aftaler og praksis i institutionen, i organisationen og med samarbejdsparter ledelsesformer og -indhold mødeformer og -indhold værdier, normer og kulturer uddannelses- og kompetenceforhold, fraværssamtaler, MUS-samtaler o.l. indhold i og form på samarbejdsorganer - SU/MED/Sik gr./SiO – og diverse personalepolitikker fremtidsplaner I disse mange forskellige forhold ved arbejdet er det muligt at tænke tillid, retfærdighed og samarbejdsevne ind. Det kan gøres i forlængelse af spørgeskemaet og dialogmødet; men det kan også gøres løbende når hverdagens ofte hektiske arbejdsliv udspiller sig. Vær opmærksom på social kapital Tænk social kapital ind i organisationens drift og udvikling. Kommenter og anerkend handlinger der opbygger social kapital Og handel selv efter det.

Forberedelse:

HR-AM-konsulenten har lavet en liste over de forslag, der er kommet frem.

Tag alle materialer fra dialogmødet med til mødet - dvs. fotografier af sedler, flipovers eller andet skriftligt materiale. Overvej at får materialerne skrevet af, så det er mere håndterbart at arbejde med.
Dagsorden

1. 
   Formål v/HR-AM-konsulent
   
2. 
   Runde om dialogmødet
   
3. 
   Vurdering af forslag
   
4. 
   Hvordan sikrer vi fokus?
   
5. 
   Tilbagemelding - hvordan?
   
6. 
   
   

Fremgangsmåde:
HR-AM-konsulenten gør formålet med mødet klart
Runde om dialogmødet

Alle giver kort deres bud på, hvad de hørte på dialogmødet om social kapital i deres enhed og organisation. Temaer og tanker skrives på flip-over.

Vurdering af forslag

HR-AM-konsulenten gennemgår de overvejelser, som er kommet frem på dialogmødet ud fra en liste over de ideer, der kom frem på dialogmødet. Overvej om der er sammenhænge mellem nogle af ideerne.

Drøft derefter hver ide for sig. Beskriv ideen og vurder om den er væsentlig for den sociale kapital. Giver det anledning til initiativer i forhold til eksisterende praksis eller ønsker om udvikling? I givet fald, hvilke indsatser er nødvendige, og hvordan kan de blive realiseret.

Vurder det samlede billede som er kommet ud af dialogen. Er der et mønster i det? Er der noget som er mere centralt end andet? Er der noget som man selv kan gøre noget ved? Er der noget som andre skal inddrages i? Er der noget man skal have undersøgt lidt nøjere?

Overvej herefter en time-out. Det kan nemlig være en god ide at lade det ligge - og tage det op på et efterfølgende møde ca. 2-3 uger efter, så tingene har bundfældet sig, inden man endeligt beslutter sig for, hvilke initiativer man vil iværksætte.
Hvordan sikrer vi fokus?

Lokal TRIO overvejer, hvordan de kan sikre et fokus på social kapital i det kommende ½ til ¾ år? Afhængig af hvad det er for ting man vil arbejde med, bør man overveje, hvordan disse bliver ”levende” i hverdagens drift- og udviklingsopgaver. Er der behov for en mødeplan om social kapital for Lokal TRIO i den kommende periode?

Tilbagemelding – Hvordan?

Hvordan skal gruppens overvejelser videregives til kollegaerne? Skal nogle af dem inddrages? Er der nogle samarbejdspartere, der skal inddrages - og i givet fald hvordan? Er der andre dele af organisationen, som bør inddrages?

Fastsæt næste møde.
Efter mødet - handleforpligtigelse

Efter mødet udarbejder I hurtigst muligt et referatet (fastsæt dato) som grundlag for de videre drøftelser og initiativer.

Det er Lokal TRIOs opgave at fastholde et perspektiv og indsats på social kapital i forhold til enhedens løbende drifts- og udviklingsopgaver. Derfor er det vigtigt at gennemføre og fastholde de indsatser, man har besluttet. Hold øje med tillid, retfærdighed og samarbejde i de daglige sammenhænge – dvs. når I udfører jeres arbejde, deltager i møder - samt når I tager nye initiativer.
Ressourcer:

Mødet varer 3 timer

Hertil kommer forberedelsen


ISBN 978-87-92364-66-1

UDGIVET AF

Arbejdsmiljøsekretariatet Studiestræde 3,3.

1455 København K.

2013

Projektledelse: Lise Keller, BFA [e-mail], tlf. 20906812

Tekst: Eva Thoft, Grontmij | Carlbro, Hans Hvenegaard, Team Arbejdsliv Morten Bichel, Kombic

Grafisk produktion: Trojka

Styregruppen bag værktøjerne:

Charlotte Bredal (formand), FOA - Fag og Arbejde Dorte Schiønning, Dansk Sygeplejeråd, DSR

Ane Smith, BUPL

Olaf Christensen, FOA - Fag og Arbejde Christian Jensen, Socialpædagogerne Hedvig Hasselbalch, Danske Bioanalytikere Betina Ruben, Danske Fysioterapeuter

Tina Frisk Kjettrup, AC, DADL

Sussan Balleby, Danske Regioner Nicolaj Krog Jensen, Danske Regioner Preben Meier Pedersen, KL

2