Azərbaycan respublikasi döVLƏt neft şİRKƏTİ

Sifarişçi müsabiqə qalibinin Satınalmalar Komitəsi və ya Struktur Vahidinin rəhbəri üçün tövsiyənin hazırlanmasında Əlaqələndirici Şəxsə yardım göstərilməsinə görə cavabdehdir.
Malgöndərənlərin ( Podratçıların ) seçilməsi

• 
  Malgöndərən və ya podratçı aşağıdakı Təlimatlara uyğun seçilməlidir:
  

• 
  Podratçı və malgöndərənlərin seçilmə qaydası (bax 6.2.)
  
• 
  Tender təkliflərinin qiymətləndirilməsi və dəqiqləşdirilməsi (bax 6.5.5.)
  
• 
  Əlaqələndirici Şəxs Satınalmalar Qrupunun üzvləri ilə birlikdə müsabiqənin nəticələrinə dair protokolu hazırlamalıdır və ARDNŞ üçün Səmərəli Dəyər əsasında dəqiq qalibi qeyd etməlidir.
  
• 
  Protokol təsdiq edilmək üçün aidiyyəti üzrə Satınalmalar Komitəsinə və ya Struktur Vahidinin rəhbərinə təqdim olunmalıdır.
  
• 
  Protokol təsdiq edildikdən sonra Əlaqələndirici Şəxs tərəfindən müsabiqə qalibinə rəsmi bildiriş verilir.
  
• 
  Yalnız müsabiqə qalibindən müqaviləni qəbul etmək barədə yazılı niyyət ifadəsi aldıqdan sonra qalib gəlməmiş müsabiqə iştirakçıları müsabiqənin nəticələri barədə xəbərdar ediləcəkdir.
  

6.5.8 Müsabiqə Nəticilərinə dair Debrifinq
Təyinat
Bu təlimatda müsabiqə təkliflərinin qiymətləndirilməsi və müsabiqə iştirakçılarına təkliflərin keyfiyyəti barədə təfsilatlı izahatın (debrifinqin) verilməsi qaydasını təsvir edir.
Vəzifələr
Təyin edilmiş Əlaqələndirici Şəxs Sifarişçinin yardımı ilə debrifinq iclaslarının çağırılmasına görə cavabdehdir.
Ehtiyac olduqda Sifarişçi debrifinqdə iştirak etməlidir.
Debrifinqlər

• 
  Təkliflərin keyfiyyəti barədə Malgöndərənlərin (podratçıların) məlumatlandırılması tövsiyə olunur.
  
• 
  Debrifinq yalnız müsabiqə qalibi elan olunduqdan sonra keçirilməlidir.
  
• 
  Debrifinq adətən ARDNŞ və onun Struktur Vahidi üçün əlverişli və səmərəli hesab olunduqda, yaxud da müsabiqə iştirakçısının xüsusi müraciəti əsasında keçirilir.
  
• 
  Mümkün olduqda texniki və maliyyə mütəxəssislərindən ibarət Satınalmalar Qrupunun üzvləri görüşlərdə iştirak etməlidir.
  
• 
  Qiymət barədə izahatlar ümumi məlumat və müəyyən müsabiqə iştirakçısının digər iştirakçılar arasında reytinqi ilə kifayətlənməlidir. Maliyyə təklifinin detallı müzakirəsinə heç vaxt yol verilməməlidir.
  
• 
  Digər iştirakçıların təklifləri və təkliflərin müqayisəsi barədə suallar yol verilməzdir və Əlaqələndirici Şəxs belə sualları cavablandırmamalıdır.
  
• 
  Əsas diqqət qalib gəlməyən müsabiqə iştirakçılarının təkliflərinin gələcəkdə mümkün təkmilləşmələrinə ayrılmalıdır.
  
• 
  Müsabiqə iştirakçılarının söylədikləri hər hansı ciddi məqamlar qeyd edilməlidir.
  

6.5.9. Müsabiqən kənar satınalmalar

Təyinatı
Bu təlimatda malların (iş və xidmətlərin) birbaşa danışıqlar vasitəsi ilə (müsabiqədən kənar) alınması üçün qaydalar, əsas məsələlər və nəzarət mexanizmləri öz əksini tapır.

Vəzifələr
Sifarişçi İxtisaslaşmış Təchizat Bölməsinin əməkdaşı ilə birlikdə mal, iş və xidmətlərin müsabiqədən kənar, malgöndərən (podratçı) ilə birbaşa danışıqların aparılması vasitəsi ilə satınalınma strategiyasını hazırlamalı və təsdiq edilmək üçün Satınalmalar Komitəsinə təqdim etməlidir.

Anlayışlar
Müsabiqədən kənar satınalmaların həyata keçirilməsinə iki halda icazə verilir: Tək Mənbədən Satınalmalar və Yeganə Mənbədən Satınalmalar aparıldıqda.
Yeganə mənbə – heç bir rəqabətin, müəyyən malın (işin, xidmətin) satın alınması üçün yeganə malgöndərəndən və ya podratçıdan başqa heç bir mənbənin olmadığı təqdirdə;
Tək mənbə – hətta satınalınan mallar (xidməti, işi) və ya təklif edilə biləcək digər mənbələr olduqda belə, biznes və ya texniki səbəblərdən yalnız bir malgöndərənin (podratçının) seçilməsi zərurəti olduqda;


Göstəriş
ARDNŞ Müsabiqəli Satınalmalar prosedurundan hər bir mümkün halda istifadə olunmasını dəstəkləyir. Lakin, Müsabiqədən kənar (Tək və ya Yeganə mənbə) satınalmalar proseduru müəyyən şəraitdə və müəyyən nəzarət altında tətbiq oluna bilər.

Tək mənbədən satınalmalar
Tək mənbədən satınalmalara aşağıdakılar əsas ola bilər:

• 
  ARDNŞ oxşar mal (xidmət və işlər) üçün təzəlikcə müsabiqə keçirmiş və seçilmiş malgöndərən (podratçı) öhdəliklərini müvəffəqiyyətlə icra etmişdir;
  
• 
  Digər mövcud avadanlıqla ümumi standartlar izlənməlidir;
  
• 
  Bu, mövcud müqavilənin davamıdır və ardıcıllığın gözlənilməsi vacibdir;
  
• 
  Yeni podratçılara keçid riskləri və ya xərcləri yüksək ola bilər;
  
• 
  Bazar şəraiti (qeyri-münasib, infrastruktur, lisenziya və sairə);
  
• 
  Təklif olunan əhəmiyyətli dərəcədə əlverişli kommersiya şərtləri;
  
• 
  Malların (işlərin və xidmətlərin) alınması üçün təcili tələbat yarandıqda - Bu zaman tək mənbədən satınalma metodunun tətbiq edilməsi satınalma prosesinin bilərəkdən uzadılmasının nəticəsi olmadığı və belə vəziyyətin yaranacağını əvvəlcədən görməyin mümkün olmadığı şəraitdə, satınalama müsabiqəsinin keçirilməsi praktiki cəhətdən məqsədəuyğun olmadıqda tətbiq edilir.
  

Prosesin əsas xüsusiyyətləri
ARDNŞ-nin biznes cəhətdən əlverişsiz hala düşməsinə yol verilməməsi üçün Müsabiqədən kənar satınalma üçün ilkin mərhələdə əsaslı nəzarət tələb olunur. Tək və ya Yeganə mənbədən satınalma o demək deyil ki, müsabiqədə istifadə olunan müsbət iş praktikası nəzərə alınmamalıdır.
Satınalmalar Komitəsi qarşısında müsabiqədən kənar satınalmaların həyata keçirilməsini əsaslandırmaq üçün aşağıdakı əsas tədbirlər görülməlidir:

• 
  Strategiya hazırlanıb təsdiq edilməlidir.
  
• 
  Lazım olduqda Danışıqları aparmaq Səlahiyyəti (DaS) əldə edilməlidir və istifadə olunmalıdır. Danışıqlarda güclü və zəif məqamlar müəyyən edilməlidir.
  
• 
  Malgöndərəndən (podratçıdan) yazılı qiymət təklifi alınmalıdır.
  
• 
  Təklifin qiymətləndirilməsi (aydınlaşdırılması).
  
• 
  Təklifin ARDNŞ üçün əlverişsiz məqamları ətrafında malgöndərən (podratçı) ilə danışıqlar aparılmalıdır.
  
• 
  Məqbul şərtlərin razılaşdırılması mümkün deyilsə müsabiqəli satınalmaya keçid edilməlidir və ya satınalma strategiyası təkrar nəzərdən keçirilməlidir.
  

2. 
   Müqavilələrin İmzalanması
   

6.6.1. Müqavilələrin hazırlanması, təsdiq edilməsi və imzalanması
6.6.1. Müqavilələrin hazırlanması, təsdiq edilməsi və imzalanması
Təyinatı

Bu təlimat müqavilə və sifarişlərin hazırlanması, təsdiqi və imzalanması ilə əlaqəli olan tələbləri əhatə edir.

Vəzifələr
Əlaqələndirici Şəxs sifariş və müqavilələrin hazırlanmasına, yoxlanmasına, təsdiqinə, imzalanmasına və lazım gəldikdə hazırlayan şöbələrlə əlaqələndirməsinə görə məsuliyyət daşıyır.
Sifarişçi müqaviləyə tələb olunan şərtlərin daxil edilməsinə və müqavilə imzalandıqdan öncə onun yoxlanmasına və təsdiqinə görə məsuliyyət daşıyır.
Təchizat Sifarişlərinin hazırlanması
Təchizat Sifarişlərinin hazırlanması üçün standart şablondan istifadə olunur.

Təchizat Sifarişləri bir qayda olaraq aşağıdakılardan ibarətdir, lakin onlarla məhdudlaşmır:

• 
  Materialların siyahısı, miqdarı və qiyməti;
  
• 
  Texniki xüsusiyyətləri (cizgilər);
  
• 
  Keyfiyyətə təminat, keyfiyyətə nəzarətin tələbləri (keyfiyyət planı; inspeksiya; ikinci, üçüncü tərəf yoxlaması daxil olmaqla);
  
• 
  Təhlükəsizlik tələbləri;
  
• 
  Ehtiyat hissələrinə tələbat;
  
• 
  Podratçı tərəfindən təmin edilmiş sorğu sənədlərində müəyyən edilmiş məlumat, (tələblər) podratçı və istənilən texniki və ya kommersiya məsələlərinə dair məlumat ;
  
• 
  Çatdırılma tarixinin tələbləri;
  
• 
  Çatdırılmanın tezləşdirməsi, sürətləndirməsi tələbləri;
  
• 
  Çatdırılma təlimatları;
  
• 
  Ödənişin şərtləri (ödənilən valyuta; mərhələli şəkildə ödənişlər; qaimə ödənişləri);
  
• 
  Qaimə ödənişləri üçün təlimatlar;
  
• 
  Alqı-satqının şərtləri;
  
• 
  Sifarişlə bağlı şəxslərin əlaqə telefonları, elektron ünvanı və digər məlumatlar
  

Müqavilələrin hazırlanması, təsdiq edilməsi, saxlanması.
Şablon müqavilələr və şablon sənədlərdən mümkün olduqca bütün müqavilələr üçün əsas kimi istifadə edilməlidir.
Şablon sənədlərin müddəaları Hüquq idarəsinin rəyi alınmadan dəyişdirilməməlidir.
Hər şablon müqavilənin mündəricatındakı siyahıya daxil edilən bəndlər məcburidir və ona görə də Müsabiqə Dəvət Sənədlərinə Şablon Müqavilənin nüsxəsi daxil edilməlidir.
Müqavilə və ya Sifariş aidiyyəti üzrə bütün struktur bölmələr ilə razılaşdırıldıqdan sonra onun ilkin surətinin yoxlanması, qəbulu və imzası üçün malgöndərənə (podratçıya) Əlaqələndirici Şəxs tərəfindən göndəriləcək.
Malgöndərən (Podratçı) tərəfindən düzəlişlər üçün edilən təkliflər Əlaqələndirici Şəxs tərəfindən Sifarişçi və digər aidiyyəti struktur bölmə ilə birlikdə yoxlanılacaq və zəruri olduqda Müqaviləyə daxil ediləcəkdir.
Malgöndərənin (Podratçının) son razılıq qərarından sonra sənəd Malgöndərən (Podratçı) tərəfindən imzalanmış və möhürlənmiş iki nüsxədə ARDNŞ-yə və ya Struktur Vahidinə qaytarılır.
Müqavilənin təsdiqlənmiş nüsxələri alındıqdan sonra müvafiq olaraq Struktur Vahidinin rəhbəri və ya ARDNŞ-nin rəhbərliyi tərəfindən imzalanacaq və bir nüsxəsi Malgöndərənə (Podratçıya) qaytarılacaqdır. ARDNŞ-nin Baş ofisi tərəfindən bağlanmış müqavilələr ARDNŞ-nin Hüquq idarəsində, Struktur Vahidi tərəfindən bağlanmış müqavilələr isə daxili qaydalara uyğun olaraq müəssisədə saxlanacaqdır.

6.7. Müqavilələrin tamamlanması

Təyinatı
Bu təlimatda müqavilələrin rəsmi tamamlanmasına aid prosedurlar təsvir olunur.
Vəzifələr
Sifarişçi müqavilənin bağlanılmasından əvvəl əmin olmalıdır ki, müqavilə üzrə bütün öhdəliklər yerinə yetirilmişdir.

Sifarişçi malların (işlərin və xidmətlərin) ARDNŞ və ya Struktur Vahidləri tərəfindən qəbulundan sonra hər bir müqaviləni rəsmi bağlamalıdır.

Müqavilənin bağlanlmasının məqsədi
Müqavilənin bağlanılması Müqavilənin idarəolunmasının bir hissəsidir və müqavilə tələblərinin icrasının nəzərdən keçirilməsi və sənədləşdirilməsinə nəzarət məqsədini daşıyır.
Müqavilənin dərhal bağlanılması satınalmalar əməliyyatlarını aparan şöbənin işinin azaldılması və əlavə ödənişlərə görə iddialar riskini azaldılması məqsədini daşıyır.
Başa çatma prosesi və nəzarət
Müqavilənin tamamlanmasına sərf olunan vaxt və iş həcmi müqavilənin növündən asılıdır.
Bütün malların (işlərin və xidmətlərin), onların sənədlərinin (sertifikatlarının, pasportlarının, cizgilərinin və s.) çatdırılılması (yerinə yetirilməsi) və yekun hesab-fakturanın ödənilməsi sifarişin başa çatmasını və bağlanmaya hazır olduğunu göstərir.
Sifariş sənədləri bir ildən sonra arxivləşdiriləcək.
Keçirilmiş satınalmalar üzrə aşağıdakı sənədlərin yoxlanması baş verdikdən sonra müqavilə bağlanıla bilər:

• 
  Bütün mallar (işlər və xidmətlər) çatdırılıb (yerinə yetirilib) və qəbul olunub;
  
• 
  Malların keyfiyyətinə aid heç bir həll edilməmiş məsələ, qüsur və s. yoxdur;
  
• 
  Bütün sənədlər (sertifikatlar, pasportlar, cizgilər və s.) alınıb;
  
• 
  Sifarişlərə uyğun bütün lazımlı əlavə mallar alınıb və sənədləşdirilib;
  
• 
  Bütün lazımlı əlavə və dəyişikliklər təsdiq edilib;
  
• 
  Sifarişçi zəmanət şərtləri barədə xəbərdardır;
  
• 
  Bütün əsas sənədlər sənəd toplusuna əlavə edilib və arxivləşdirmə üçün hazırdır;
  
• 
  Malların (işlərin və xidmətlərin) təhvil-qəbul aktları təsdiq edilib;
  
• 
  Bütün hesab-fakturalar təqdim olunub və ödənilib.
  

6.8. Satınalmalarda Planlaşdırma
Təyinatı
Bu təlimat satınalmaların planlaşdırılmasının məqsədlərini, onun həyata keçirilməsi prosesini və onun satınalma prosesində istifadə edilməsinin yollarını təsvir edir.
Vəzifələr

ARDNŞ-nin Təchizat İdarəsinin Rəhbəri - gələcək iş planının müzakirə edilməsi üçün ARDNŞ-nin Struktur Vahidləri ilə hər il iclas təşkil edir.
Struktur Vahidi Satınalmalara dair tələbəri müəyyən edir və proqnozlar hazırlayır və bu proqnozlarda hər hansı bir əhəmiyyətli dəyişikliklər baş verdikdə ARDNŞ-nin Təchizat İdarəsinə məlumat verir.
Məqsədlər

• 
  Hər bir Satınalma Predmeti üzrə hazırlanmış Satınalmalar Strategiyasına zəruri əhəmiyyətin verilməsinin təmin edilməsi;
  
• 
  Tələbatlara müvafiq xüsusi strategiyanın tərtib və tətbiq edilməsi;
  
• 
  İşin başlanmasının və malların (işlərin və xidmətlərin) tələb olunan tarixdə alınmasının təmin edilməsi;
  
• 
  Bütün zəruri satınalma proseslərinin səmərəli və keyfiyyətlə icrasını təmin etmək üçün kifayət qədər vaxtın ayrılması;
  
• 
  Şirkət üzrə illik xərclər büdcəsinin təyini və vəsaitlərin ayrılması.
  

Satınalmaların Planlaşdırılması Prosesi

• 
  Noyabr ayının 30-dək Struktur Vahiddəki Sifarişçilər növbəti il üçün tələbat proqnozlarını Struktur Vahidinin İxtisaslaşmış Təchizat Bölməsinə, bu bölmələr isə Struktur Vahidi üzrə ümumiləşdirilmiş proqnozları ARDNŞ-nin Təchizat İdarəsinə təqdim edir. Baş ofisin Sifarişçisi tələbat proqnozlarını qeyd olunan müddətdə ARDNŞ-nin Təchizat İdarəsinə göndərəcək.
  
• 
  ARDNŞ-nin İxtisaslaşmış Təchizat Bölməsinin Rəhbəri hər ilin yanvar ayının 10-dək Satınalmaların İlkin Proqnozlar Planının (SİPP) tərtib edilməsi, onun nəzərdən keçirilməsi, yekunlaşdırılması və təsdiqi üçün ARDNŞ-nin Baş ofisindəki və ya Struktur Vahidindəki Sifarişçinin nümayəndələri ilə görüşəcək.
  
• 
  SİPP işin təsvirini verəcək, məsul Sifarişçini, Müqavilənin başlama tarixini, dəyərini və işin təklif olunan icra metodunu müəyyən edəcək.
  
• 
  Sifarişçi hər hansı əhəmiyyətli dəyişiklik barədə ARDNŞ-nin İxtisaslaşmış Təchizat Bölməsini məlumatlandıracaq.
  
• 
  SİPP rəsmi olaraq 3 aydan bir nəzərdən keçiriləcək.
  
• 
  SİPP-nin həyata keçirilməsi barədə Sifarişçilərə davamlı məlumat veriləcək.
  

6.9. Satınalmalara dair sənədlər toplusunun İdarə edilməsi
6.9.1. Ümumi Tələblər

6.9.2. Satınalmalara aid sənədlərin konfidensiallığının qorunması
6.9.1. Ümumi Tələblər
Təyinatı

Bu təlimatda satınalma, müqavilə və sifariş sənədlərinin idarə edilməsi təsvir olunur. Xüsusilə, kartotekanın strukturu və tərkibi, idarə edilməsi, saxlanması, arxivləşdirilməsi, sənədlərin qaldırılması və saxlama müddəti göstərilir.

Vəzifələr
Baş ofis tərəfindən bağlanan müqavilələrin nüsxəsi Hüquq İdarəsində, Struktur Vahidləri tərəfindən bağlanan müqavilələr isə həmin Struktur Vahidində saxlanılır.
Daxili normativ sənədlərə əsasən müqavilələrin əslinin saxlanması həvalə edilmiş struktur bölmənin rəhbəri müqavilənin saxlanmasına, tələb olunduqda onun nüsxələrinin paylanmasına, arxivləşdirilməsinə görə cavabdehdir.
Müqaviləyə aidiyyəti olan tərəflər müqavilənin əldə edilməsi nəticəsində onlara məlum olanları konfidensial saxlamalı və bu sənədlərin toxunulmazlığına görə cavabdeh olmalıdırlar.
Kartotekanın strukturu və tərkibi

• 
  Müəyyən müqaviləyə və ya sifarişə aid bütün sənədlər, yazışmalar, qeydlər və s. müvafiq şəkildə xronoloji qaydada saxlanmalıdırlar.
  
• 
  Kartotekada hər bir müqavilə üzrə qovluq olmalıdır. Bu qovluqda Müqavilənin sənəd siyahısına uyğun müqavilə (surəti), düzəlişlər (dəyişikliklər), müqaviləyə aid bütün yazışmalar saxlanmalıdır.
  
• 
  Yalnız ARDNŞ-nin daxili normativ sənədləri ilə müəyyən olunmuş müqavilələrin nüsxəsi Baş ofisə göndərilməlidir. Müsabiqə təkliflərinin və digər sənədlərin artıq nüsxələri müvafiq qaydada utilizasiya olunmalıdır.
  
• 
  Hüquqi sənədlərin əsli (yəni müqavilələr, zəmanətlər, təminatlar, ana şirkətinin zəmanəti, sığorta şəadətnamələri və s.) yanğına davamlı şkafda hər Struktur Vahid üzrə Təchizat bölməsində saxlanmalıdır.
  
• 
  İxtisaslaşmış təchizat və hüquq bölmələrinin əməkdaşlarından başqa şəxslər üçün müqavilə sənədlərinin əldə edilməsi məhdudlaşdırılmalıdır və otaqdan çıxarılan sənədlərə ciddi nəzarət olmalıdır.
  

Kartoteka sənədlərinin idarə edilməsi
Daxil olan və göndərilən yazışmalara nəzarət

• 
  Sənəd daxil olan və göndərilən kimi üzərində tarix qoyulmalıdır;
  
• 
  Yazışmanın üzərində onu alan şəxslərin adları qeyd olunmalıdır.
  

Elektron Əsas Kartoteka Qovluğu

• 
  Sorğuların, Müsabiqəyə Dəvət Sənədlərinin, müqavilə və sifarişlərin elektron nüsxələrı kompüter sistemində saxlanmalıdır
  
• 
  Elektron formatda sənədlər ən azı 6 il saxlanmalıdır.
  

Karkotekadan İstifadə Qaydaları
Hər hansı sənəd Satınalmalar kartotekasından çıxarıldıqda istifadə kartında aşağıdakı məlumat əks olunmalıdır:

• 
  Tarix;
  
• 
  Sənəddən istifadə üçün müraciət edən şəxsin adı, soyadı, vəzifəsi;
  
• 
  Müqavilənin nömrəsi və tarixi;
  
• 
  İmza və sənədin götürülmə tarixi;
  
• 
  İmza və sənədin geri qaytarılma tarixi.
  

İstifadə kartı sənəd yerindən götürüldükdə onun yerini tutur. Sənəd qaytarıldıqda kartın üzərində müvafiq qeyd aparılır. İstifadə kartı müqavilə kartotekasında gələcək istifadə üçün saxlanmalıdır.

Arxivləşdirmə

• 
  Sifarişçi və Əlaqələndirici Şəxs müqavilə sənədlərini İxtisaslaşmış Təchizat Bölməsinə təhfil verməlidirlər.
  
• 
  İxtisaslaşmış Təchizat Bölməsi müqavilə (sifariş) sənədlərinin kartotekaya salınmasına görə cavabdehdir.
  
• 
  Bütün sənəd qovluqları mümkün qədər tez bir zamanda arxivləşdirilməlidir.
  
• 
  Struktur Vahidləri tərəfindən Baş ofisə göndərilən nüsxələr istisna olmaqla, Sənədlərin surətlərinin arxivləşdirilməsinə yol verilməməlidir.
  
• 
  Qovluqlar arxiv qutularında saxlanmalı, qutular nömrələnməli və içindəkilərin siyahısı verilməlidir.
  
• 
  Arxiv reyestri aparılmalıdır, buraya qovluğun adı və nömrəsi, qutunun nömrəsi, yeri, arxivləşdirmə tarixi, saxlama müddətinin bitməsi tarixi və sənədlərin ləğv edilməsi tarixi daxildir.
  
• 
  Saxlama müddəti başa çatdıqdan sonra sənədlərin ləğv edilməsinə Baş ofisin Təchizat İdarəsinin rəhbəri icazə verməlidir
  
• 
  Sənədlər konfidensiallıq statusuna uyğun ləğv edilməlidir.
  
• 
  Arxivdəki sənədlərin qaldırılması üçün bütün müraciətlər İxtisaslaşmış Təchizat Bölməsinin rəhbərinə ünvanlandırılmalıdır.
  

Saxlama müddəti
Müqavilə və satınalma sifarişinin əslinin nüsxəsinin saxlama müddəti müqavilə başa çatdıqdan sonra 7 ildir. Lakin, inventara aid sənədlər 10 il saxlanmalıdır.

Sənədlərin aşağıdakı dörd kateqoriyası mövcuddur:

Sənədlər
Aşağıdakı sənədlər bu təlimatın effektiv icrasını nümayiş etdirmək üçün mövcud olacaq:

• 
  Müqavilə qovluqları;
  
• 
  Müqavilələrin elektron nüsxələri;
  
• 
  Arxiv reyestri;
  
• 
  Ləğvetmə protokolu.
  

Müqavilə qovluqlarının strukturu
Müsabiqəyə dair bütün sənədlərin əsli Satınalmalar Şöbəsinin arxivində aşağıdakı tərkibdə saxlanmalıdır:
Müsabiqəyə Dəvətdən öncəki sənədlər (varsa)

Strategiya

Satınalmalar komitəsinə təqdimatların əsli və təsdiqlər (varsa)

Prekvalifikasiya sənədlərinin əsli

Bütün podratçıların Prekvalifikasiya cavablarının əsli

Qiymətləndirmə proseduru , meyarı, xülasəsi

Müsabiqə siyahısının təsdiqi
Müsabiqəyə Dəvət (MD) Sənədləri
Müqavilə strategiyası, Satınalmalar komitəsinə təqdimatların əslinin təsdiqləri (varsa)

MD sənədinin əsli

Müsabiqə sorğularının (bülletenlərin əsli)

Müsabiqə təkliflərinin açılış hesabatı

Bütün müsabiqə təkliflərinin əsli (maliyyə və texniki)

Qiymətləndirmə

Qalibin elan olunmasl təklifi
Qalibin müəyyən edilməsi
Şirkətdaxili sifarişçidən xidməti sifarış ərizəsi

Satınalmalar komitəsinə təqdimatların əsli müvafiq təsdiqlər (varsa)

Razılaşma (niyyət) protokolu (varsa)

Cari məsələlərin dəqiqləşdirilməsi (yazışma, görüş protokolları)

Müqavilə sənədinin əsli.
Müqavilə sonrası idarəetmə
Müqavilə sonrası yazışma

Podratçı (Sifarişçi) ilə rüblük görüşlərinin protokolları

Təhvil – təslim aktları

Ödənişlərin qeydiyyatı

Müqavilələrə və sifarişlərə dəyişikliklər

İddialar

Tamamlama
Əsas müqavilə (sifariş sənədləri)
Aşağıdakı sənədlər audit yoxlaması üçün zəruridir və müvafiq müqavilə (sifariş) qovluğunda saxlanmalıdır:
Xidməti Sifariş (təqdimat, xidməti yazı)

Satınalma strategiyası

Müsabiqə iştirakçıların siyahısı

Satınalma strategiyasının təsdiqinə dair Satınalmalar Komitəsiinin protokolundan çıxarış

Müsabiqəyə Dəvət Sənədləri

Bütün müsabiqə təkliflərinin əsli

Satınalmalar qrupunun protokolu (yekun protokol)

Təqdimatı təsdiq edən Satınalmalar Komitəsinin protokolundan çıxarış

İmzalanmış müqavilə (sifariş)

Sığorta polisləri

Bank zəmanətləri və təminatları

Müqaviləyə (sifarişlərə) əlavələr və dəyişikliklər

6.9.2. Satınalmalara aid sənədlərin konfidensiallığının qorunması
Təyinatı
Bu təlimat Satınalmalarda konfidensiallıq xüsusiyyətinin tanınması və sənədlərin təhlükəsiz saxlanılmasına zəmanət vermək məqsədini güdür.
Vəzifələr
ARDNŞ-nin Satınalmalarla əlaqədar sənədləriylə işləyən bütün işçi heyəti bu təlimata riayət etməlidir.
Sənədlərin Təsniflənməsi
Bütün məlumatlar həssaslığına görə mühafizə olunmalıdır. Məlumatlar şirkətin marağında olduğu və qanun tərəfindən açıqlanması tələb olunan zaman digərləri ilə bölüşdürülə bilər.

• 
  Sənədlərin içərisindəki məlumatlar ARDNŞ–nin maraqlarına zərər verəcəksə və ya açıqlandıqda ARDNŞ və ya onun işçi heyəti üçün çətinlik və ya pərtlik hissinə səbəb olacaqsa, “KONFİDENSİAL” kimi təsniflənməlidir.
  
• 
  Satılıb potensial gəlir əldə oluna bilən hər hansı sənəd “KONFİDENSİAL” kimi nəzərə alınmalıdır.
  
• 
  Bir qayda olaraq, aşağıda təsvir edilmiş Satınalmalar sənədləri “KONFİDENSİAL” kimi nəzərə alınmalıdır:
  

• 
  Müsabiqə İştirakçılarının siyahısı, müsabiqələr, təkliflər, qiymətləndirmə cədvəlləri, meyarlar, tövsiyə xülasələri və s. kimi müsabiqələrlə bağlı hər hansı bir sənəd və məlumat
  
• 
  Satınalmalar Komitəsinə təqdim etdikləri bütün təqdimatlar, iclasın gündəlik məsələləri, və protokollar " KONFİDENSİAL " kimi qeyd edilməli və belə rəftar olunmalıdır
  
• 
  Müqavilə sənədləri
  

Bütün təsnifləndirilmiş məlumatlar hər hansı səlahiyyətsiz şəxs tərəfindən istifadə olunmaması məqsədilə qorunmalıdır.

Konfidensial İnformasiyadan İstifadə edilməsi

• 
  Ədalətli və sağlam biznes təcrübəsinə müvafiq olaraq, malgöndərənlər (podratçılar) tərəfindən müsabiqə zamanı verilmiş bütün məlumatlar, qiymətləndirməni aparan şəxs tərəfindən konfidensial saxlanılmalı və digər hər hansı müştəri və ya səlahiyyətsiz şəxsə aşkarlanmamalıdır.
  
• 
  Müsabiqələri keçirtdikdə maliyyə (qiymətli) və texniki təkliflərin ayrılıqda verilməsi təcrübəsi bütün idarə və təşkilatlarda qəbul edilməlidir.
  
  • 
    Müsabiqə təkliflərinin sənədlərinin surətləri yalnız Satınalma Qrupunun üzvlərinə, texniki təkif isə əlavə olaraq cəlb edilmiş mütəxəssislərə verilir və hər bir şəxs ona verilmış sənədlərin təhlükəsizliyi üçün məsuliyyət daşıyır.
    

Müqavilə Sənədləri

• 
  Müqavilə və satınalma sənədlərinin sürətlərinin aidiyyatı olmayan şəxslərə verilməsi qadağandır.
  
• 
  Müqavilə (Sifarış) qovluqlarının surətlərinin alınmasına icazəsi olan şəxslər bu sənədləri yalnız təyinatına uyğun və yüksək konfidensiallıq altında istifadə edə bilərlər.