4.5. Komitənin məsuliyyəti
-
Komitənin hər bir üzvü sahəsinə aid olan məsələlər üzrə Komitənin qərarlarının düzgünlüyünə görə şəxsən məsuliyyət daşıyır.
5. Satınalmalar qrupunun Əsasnaməsi
5.1. Ümumi müddəalar
Hazırkı əsasnamə ARDNŞ-nin Satınalmalar qrupunun hüquqi və təşkilatı əsaslarını müəyyənləşdirir və fəaliyyətini tənzimləyir.
Satınalmalar qrupu öz işini ARDNŞ-nin Satınalmalar Siyasətində nəzərdə tutulmuş prinsiplər əsasında qurur.
Satınalmalar qrupu öz fəaliyyətində Azərbaycan Respublikasının qanunvericiliyini, ARDNŞ-nin əmr və göstərişlərini, bu Əsasnaməni və Normativ sənədləri rəhbər tutur.
Qrupun məqsədi ARDNŞ və onun Struktur Vahidləri tərəfindən keçirilən müsabiqələrdə Səmərəli Dəyəri əks etdirən təklifin seçilməsini təmin etməkdir.
5.2. Qrupun tərkibi
Satınalmalar qrupu, satınalmalar əməliyyatlarının operativ və səmərəli icrası üçün ARDNŞ-nin müvafiq sahələri üzrə aparıcı mütəxəssislərindən təşkil olunur.
Qrupun tərkibi satınalmanın predmetindən (yəni müqavilə dəyərindən və işlərin xüsusiyyətindən) asılı olaraq Baş ofisdə ARDNŞ-nin rəhbərləri arasında vəzifə bölgüsünə uyğun olaraq vitse-prezidentlərin və ya bilavasitə prezidentin rəhbərlik etdiyi struktur bölmələrin rəhbərlərinin təqdimatı əsasında Satınalma Komitəsi tərəfindən, Struktur Vahidində isə Struktur Vahidinin rəhbəri tərəfindən formalaşdırılır.
Satınalmalar qrupu əsasən İxtisaslaşmış Təchizat Bölməsi və Sifarişçinin nümayəndələrindən ibarət olacaqdır. Müqavilənin dəyəri və riskləri nəzərə alınaraq, qrupa aşağıdakı şəxslər cəlb oluna bilər:
-
texniki ekspert;
-
ətraf mühitin qorunması üzrə ekspert;
-
hüquq məsləhətçisi;
-
maliyyəçi (iqtisadçı və s);
-
digər şəxslər.
Satınalmalar Komitəsi və ya Struktur Vahidinin rəhbəri Satınalmalar Qrupunun üzvləri arasından, satınalmaların həyata keçirilməsində koordinator rolunu oynayacaq Əlaqələndirici şəxsi təyin edir. Əlaqələndirici Şəxsin hüquq və vəzifələri Normativ Sənədlər ilə müəyyən edilir.
Təyin edilmiş Əlaqələndirici şəxs Normativ sənədləri müfəssəl şəkildə bilməlidir.
5.3. Qrupun hüquqları
-
Qiymətləndirmə meyarlarını rəhbər tutmaqla müsabiqə təkliflərinə dair müstəqil qərarlar vermək;
-
Müsabiqə təkliflərini Dəvət Sənədlərinin tələblərinə cavab vermədikdə rədd etmək;
-
Müsabiqə iştirakçılarından əlavə məlumat və izahlar tələb etmək;
-
Müsabiqə iştirakçıları ilə Normativ sənədlərə uyğun olaraq görüşlər təşkil etmək;
-
Təkliflərin qəbul edilməsi vaxtını uzatmaq;
-
Təkliflərin qüvvədə olması vaxtının uzadılmasını müsabiqə iştirakçılarına təklif etmək;
-
Satınalmalar Qrupunun protokollarını, qiymətləndirmənin nəticələrinə dair tövsiyə və hesabatları imzalamaq (etirazı olduğu halda xüsusi rəy ilə imzalamaq hüququnu saxlamaq).
5.4. Qrupun vəzifələri
-
Dəvət sənədlərinin hazırlamaq, o cümlədən müsabiqə təkliflərinin qiymətləndirilməsi meyarlarını və metodlarını müəyyən etmək;
-
Qiymətləndirmə prosesini Normativ sənədlərə uyğun olaraq, müəyyən edilmiş meyarlara əsasən aparmaq;
-
Müsabiqə iştirakçılarının müraciətləri əsasında aydınlaşdırma məktublarını yazmaq və müsabiqə iştirakçıları ilə zəruri görüşlər keçirmək;
-
Texniki və Maliyyə Təkliflərinin qiymətləndirilməsinin nəticələrini ümumiləşdirmək;
-
Müsabiqəyə dair protokolları (açılış və yekun) tərtib etmək;
-
Müsabiqədən Sonra Danışıqların aparılması və müsabiqə nəticələrinin təsdiq edilməsi ilə bağlı Satınalmalar Komitəsinə müracət məktubunu hazırlamaq.
-
Müsabiqələrə dair bütün məlumatları konfidensiallıq şəraitində saxlamaq.
-
Satınalmalar qrupunun fəaliyyət məqsədlərinə nail olmaq üçün digər əlaqədar işləri yerinə yetirmək.
5.5. Qrupun iş qaydası
Satınalmalar Qrupunun iş qaydası Normativ sənədlərə əsasən təşkil olunur.
Satınalmalar Qrupunun üzvləri fərdi qaydada ayrı-ayrılıqda öz sahəsinə aid hissədə müsabiqə təkliflərinin qiymətləndirilməsini aparırlar.
Satınalmalar qrupunun iclasları, zərurət yarandıqda qrupun hər hansı üzvünün təklifi ilə keçirilir. Əlaqələndirici Şəxs Satınalmalar Qrupunun üzvlərinin fəaliyyətini əlaqələndirir və iclasların keçirilməsini, protokolların hazırlanmasını təmin edir.
Satınalmalar Qrupunun qərarları onun iclaslarında mütləq səs çoxluğu ilə qəbul edilir və iclasın protokollarında əks olunur.
Satınalmalar qrupunun iclaslarının protokolları hazırlandıqdan sonra elektron variantda bütün üzvlərə göndərilir. Qrupun üzvləri protokolun elektron variantı ilə tanış olmalı, qeyd və təkliflərini (əgər varsa) xüsusi rəy şəklində 3 (üç) iş günü ərzində yazılı qaydada Əlaqələndirici Şəxsə təqdim edirlər. Yekun protokol bütün üzvlər tərəfindən növbəti 2 (iki) gün ərzində imzalanmalıdır.
Qiymətləndirmənin nəticələrinə dair Satınalmalar Qrupunun hazırladığı protokol bütün üzvlər tərəfindən imzalanmalıdır. İmzalamaqdan imtina edən Satınalmalar Qrupunun üzvü imtinanın səbəbi barədə əsaslandırılmış rəy təqdim etməlidir. Rəy protokola əlavə olunur.
Hər bir üzv sahəsinə aid olan məsələlər üzrə Satınalmalar Qrupunun qərarlarının düzgünlüyünə görə məsuliyyət daşıyır.
5.6. Layihə Qrupları
Satınalmalar Qrupunun səlahiyyətləri xüsusi layihələr üçün təşkil olunmuş Layihə Qruplarına həvalə edilə bilər. Bu zaman Layihə Qrupunun tərkibindən Satınalmalar Qrupu formalaşdırılır.
Prekvalifikasiya tələb olunduqda bu proses Satınlamalar Qrupu tərəfindən keçirilir.
6. Təlimatlar
-
Satınalmalar prosesi – ümumi müddəalar
-
Münasib malgöndərənlərin (podratçıların) seçimi
-
Müsabiqə iştirakçılarının prekvalifikasiyası
-
Müsabiqələrin növləri
-
Müsabiqələrin keçirilməsi
-
“Bağlı Zərf” və “İki Zərf” prinsipləri
-
Digər müsabiqələr
-
Təkliflərin alınmasına qədər fəaliyyət
-
Müsabiqəyə Dəvət Sənədlərinin hazırlanması
-
Müsabiqə təkliflərinin qiymətləndirilməsi
-
Danışıqlar səlahiyyətinin verilməsi
-
Müsabiqə qalibinin elan edilməsi
-
Müsabiqə nəticilərinə dair Debrifinq
-
Müsabiqədən kənar satınalmalar
-
Müqavilələrin imzalanması
7.6.1. Müqavilələrin hazırlanması, təsdiq edilməsi və imzalanması
-
Müqavilələrin tamamlanması
-
Satınalmalarda planlaşdırma
-
Satınalmalara dair sənədlər toplusunun idarə edilməsi
6.9.1. Ümumi Tələblər
6.9.2. Satınalmalara aid sənədlərin konfidensiallığının saxlanılması
6.1. Satınalmalar prosesi – ümumi müddəalar
Təyinatı
Bu təlimat Satınalmalar prosesinin ümumi strukturunu təsvir edir. Hər bir proses ayrı ayrılıqda təlimatın digər bölmələrində əks olunub.
Vəzifələr
Satınalmalar prosesi zamanı bütün vəzifələr 1 nömrəli Cədvəldə əks olunmuşdur.
Nəzarət Mexanizmləri
Satınalmalar əməliyyatları zamanı bütün prosesə nəzarət mexanizmləri 1 Nömrəli Cədvəldə əks olunmuşdur.
Sənədləşmənin Aparılması Qaydası
Satınalmalar əməliyyatları zamanı bütün prosesin sənədləşməsinin aparılması qaydası 1 nömrəli Cədvəldə əks olunmuşdur.
Satınalma Əməliyyatlarının Ümumiləşdirilmiş Prosesləri – Cədvəl 1
Prosesin etapı
|
Nəzarət mexanizmləri
|
Cavabdeh şəxslər
|
Sənədləşmə qaydası
|
Satınalmaların Planlaşdırılması
| -
Hər cari ilin noyabr ayının 30-dək, Struktur vahidlərdən Baş ofisin Təchizat İdarəsinə növbəti il üçün tələbatlar barədə məlumatın təqdim olunması
-
Başlanmış ilin yanvar ayının 10-dək bütün satınalmalar proqnozlarının təsdiq olunması
-
İl boyu proqnozlarda baş verən dəyişikliklər barədə Baş ofisin İxtisaslaşmış Təchizat Bölməsinə məlumatın verilməsi
| -
Struktur Vahidlərinin Rəhbərləri
-
Baş ofisin İxtisaslaşmış Təchizat Bölməsinin Rəhbəri
| -
Bütün məlumatlar Proqnozlar Planında qeyd edilməlidir
|
Satınalmalar Strategiyası
| -
Hər bir müqavilə üzrə Satınalmalar Strategiyası hazırlanmalıdır.
-
Satınalmalar Strategiyası Satınalmalar Komitəsi və ya Struktur Vahidin rəhbəri tərəfindən təsdiqlənir.
| -
Sifarişçi və İxtisaslaşmış Təchizat Bölməsi
| -
Hazırlanmış strategiya sənədi
-
Satınalmalar Komitəsinə və ya Təşkilatın rəhbərinə müraciətini və
Satınalmalar Komitəsinin və ya Təşkilatın rəhbərinin təsdiqini sübut edən sənədlər
|
Prosesin etapı
|
Nəzarət mexanizmləri
|
Cavabdeh şəxslər
|
Sənədləşmə qaydası
|
Malların (işlərin və xidmətlərin) sifarişi
| -
Sifarişçi tərəfindən rəsmi şəkildə Satınalmalar Komitəsinə (əgər sifariş Baş ofisin İdarə və ya şöbəsi tərəfindən verilirsə) və ya Struktur Vahidin Rəhbərinə (əgər sifariş Struktur Vahidinin bölmələri tərəfindən verilirsə) müraciət ünvanlanır.
-
Sifarişin planda olmasının və lazımı vəsaitlərin alınmasını təsdiqlədikdən sonra Sifarişçiyə və İxtisaslaşmış Təchizat Bölməsinə strategiyanın hazırlanması üçün göstəriş verilir
-
Sifarişin müfəssəl öyrənilməsi və qaranlıq qalan məqamların Sifarişçi ilə aydınlaşdırılması.
-
Sifarişin yerinə yetirilib yetirilmədiyinin nəzarətdə saxlanılması
|
-
Satınalmalar Komitəsi (əgər sifariş Baş ofis tərəfindən verilirsə) və ya Struktur Vahidinin rəhbəri (əgər Sifariş Struktur vahidləri tərəfindən verilirsə)
-
İxtisaslaşmış Təchizat Bölməsi
-
Satınalmalar Komitəsi və ya Struktur Vahidinin Rəhbəri
| -
İmzalanmış müraciətin surəti
-
verilmiş göstərişin (dərkənar və s.) surəti
-
təqdim edilmiş strategiya
-
Malların (işlərin, xidmətlərin) çatdırılmasına (yerinə yetirilməsinə, göstərilməsinə) dair təhvil-qəbul aktları və s.
|
Prosesin etapı
|
Nəzarət mexanizmləri
|
Cavabdeh şəxslər
|
Sənədləşmə qaydası
|
Malgöndərənlərin (Podratçıların) Prekvalifikasiyası
| -
Bu təlimatlara uyğun olaraq prekvalifikasiyaya başlanılması
-
Prekvalifikasiya üçün malgöndərənlərin (podratçıların) siyahısının təsdiqi
-
Qiymətləndirmə meyarların seçilməsi
-
Prekvalifikasiya sənədi göndərilmək üçün təsdiq edilir
-
Prekvalifikasiyadan keçmiş Müsabiqə İştirakçılarının siyahısının təsdiqlənməsi
|
-
Satınalmalar Komitəsi (əgər sifariş Baş ofis tərəfindən verilirsə) və ya Struktur Vahidinin Rəhbəri (əgər Sifariş Struktur vahidləri tərəfindən verilirsə)
-
Sifarişçi bölmə nümayəndəsi və Əlaqələndirici Şəxs
-
Satınalmalar Komitəsi (əgər sifariş Baş ofis tərəfindən verilirsə) və ya Struktur Vahidinin Rəhbəri (əgər Sifariş Struktur vahidləri tərəfindən verilirsə)
|
|
Müsabiqəyə Dəvət Sənədlərinin (Şərtlər Toplusunun) hazırlanması
| -
Dəyəri ARDNŞ-nin prezidenti tərəfindən müəyyən edilmiş hədlərdən artıq olan müsabiqələr Bağlı Zərf prinsipinə uyğun aparılmalıdır.
-
Müsabiqəyə Dəvət Sənədlərinin texniki və maliyyə tərəflərinin hazırlanması.
-
Bu təlimatda əks olunan qaydalara əsasən Müsabiqəyə Dəvət sənədlərinin iştirakçılara təqdim edilməsi.
|
| -
Bağli zərf müsabiqə qaydalarına riayət olunması
-
İmzalanmış Müsabiqəyə Dəvət Sənədləri
-
Müsabiqə iştirakçılarına ünvanlanmış müşahidə məktubarının alınmasına dair qeydlər.
|
Malgöndərənlərin (Podratçıların) sorğularına cavabın verilməsi,
müsabiqə müddətinin uzadılması
| -
İstənilən suallar və onların cavabları müsabiqə iştirakçılarına göndərilir.
|
| |
Müsabiqə təkliflərinin alınması (bağlı zərfdə)
| -
Təkliflər alındığı andan konfidensial saxlanılır.
-
Təkliflərin alındığı tarix və saat qeyd edilir.
-
Təkliflər açılır və bu təlimata əsasən Satınalmalar qrupunun üzvlərinə paylanılır.
|
Əlaqələndirici Şəxs
| |
Müsabiqə təkliflərinin alınması (digər)
| -
Təkliflər faks, poçt, elektron poçt və digər vasitələr ilə açıq şəkildə alınır.
-
Təkliflər alındığı andan konfidensial saxlanılır.
-
Təkliflərin alındığı tarix və saat qeyd edilir.
-
Təkliflər Satınalmalar qrupunun üzvlərinə paylanılır.
|
| |
Müsabiqə təkliflərinin qiymətləndirilməsi
| -
Təkliflər bu təlimatlardakı qaydalara əsasən qiymətləndirilir.
-
Nəticələr bu təlimatlarda əks olunmuş qaydalara uyğun təsdiq olunmalı
|
-
Satınalmalar Komitəsi (əgər sifariş Baş ofis tərəfindən verilirsə) və ya Struktur Vahidinin Rəhbəri (əgər Sifariş Struktur vahidləri tərəfindən verilirsə)
| -
Yazılı şəkildə təsdiq olunmuş meyarlara əsasən qiymətləndirmənin nəticələri.
|
Təkliflər barədə sorğuların göndərilməsi
| -
İştirakçıların təkliflərinə dair sorğular həmişə yazılı formada olmalıdır.
-
Bu cür bütün sorğular yalnız Əlaqələndirici Şəxs tərəfindən aparıla bilər
-
Təkbətək görüşlər qadağandır
|
| -
Təkliflər barədə bütün sorğular sənədləşdirilməli və müsabiqə qovluğuna əlavə olunmalıdır.
|
Prosesin etapı
|
Nəzarət mexanizmləri
|
Cavabdeh şəxslər
|
Sənədləşmə qaydası
|
Qalib elan edilmısi barədə tövsiyyənin verilməsi
| -
Bu təlimatlarda əks olunmuş Qaydalara əsasəs qalibin elan edilməsi barədə Satınalmalar Komitəsinə və ya Struktur Vahidinin Rəhbərinə tövsiyyənin verilməsi
| | -
Tövsiyyə məktubunun nüsxəsi
-
Nəticənin təsdiqi
|
Müqavilə və sifarişlərin imzalanması
| -
Müqavilə və sifarişlər yalnız Səlahiyyətli Nümayəndələr tərəfindən imzalana bilər.
|
| -
İmzalanmış müqavilə (sifariş)
|
Müqavilələrə əlavələr və dəyişikliklər olunması
| -
Müqavilələrə hər hansı bir dəyişikliklər yeni bir sifariş kimi qəbul olunmalı və eyni qaydada işlənilməlidir.
-
Bu təlimatlarda əks olunmuş Qaydalara əsasən Satınalmalar Komitəsinin təsdiqi mütləqdir.
| -
Sifarişçi və Əlaqələndirici Şəxs
-
Sifarişçi və Əlaqələndirici Şəxs
|
-
Satınalmalar Komitəsinin təsdiqi
|
6.1.1. Struktur Vahidlərdə Satınalmaların Keçirilməsi Prosesi
-
Tələbatın müəyyən olunması. Struktur Vahidi rəhbərinin tələbat barəsində məlumatlandırılması.
Struktur Vahidinin rəhbəri tələbatın proqnozlara (plana) uyğunluğunu təsdiq edəndən sonra Satınalma Strategiyasının, eləcə də Müsabiqə İştirakçılarının siyahısının (Seçmə Müsabiqə tətbiq edildikdə) hazırlanması üçün Sifarişçiyə və İxtaisaslaşmış təchizat bölməsinə müvafiq göstəriş verir.
Malların (işlərin və xidmətlərin) alınmasına dair Satınalma Strategiyası və Müsabiqə İştirakçılarının siyahısı hazırlanaraq təsdiq edilmək üçün Struktur Vahidinin rəhbərinə göndərilir. Satınalma Strategiyasında aşağıdakı məlumatlar göstərilməlidir:
-
Satınalmanın predmeti;
-
Malların (işlərin və xidmətlərin) həcmi;
-
Satınalma proqnozlarına (plana) uyğunluğu;
-
Tətbiq olunan satınalma metodu;
-
Malgöndərən barədə məlumat (müsabiqədən kənar satınalma keçirildikdə)
-
Satınalınan malın müqavilə dəyəri (müsabiqədən kənar satınalma keçirildikdə) və ya ehtimal olunan dəyəri;
-
Maliyyələşmə mənbələri;
-
Satınalma prosedurlarının Struktur Vahidi tərəfindən keçirilməsinin məqsədəuyğunluğu.
Müsabiqə İştirakçılarının siyahısı təlimatın 6.2-ci bölməsinə uyğun olaraq hazırlanmalıdır.
-
Əgər tələb olunan mallar (işlər və xidmətlər) proqnozlarda (planda) əks olunmayıbsa və maliyyələşmə mənbəyi yoxdursa, lakin onların alınması çox vacibdirsə, Satınalma Strategiyası və Müsabiqə İştirakçılarının siyahısı hazır olduqdan sonra, onlar təsdiq edilmək üçün Struktur Vahidinin rəhbəri tərəfindən Satınalmalar Komitəsinə göndərilir.
-
Strategiya müəyyən olunduqdan sonra Səlahiyyət Hədlərinin tələblərinə cavab verilməsi yoxlanılmalıdır. Əgər Ehtimal Olunan Müqavilə Dəyəri Səlahiyyət Hədlərindən artıqdırsa, bu zaman Satınalma Strategiyası və iştirakçıların siyahısı təsdiq edilmək üçün Satınalmalar Komitəsinə göndərilir.
Satınalmalar Komitəsi Satınalma Strategiyasını və Müsabiqə İştirakçılarının Siyahısını təsdiq edərək satınalma prosedurlarının davam etdirilməsi və ya təsdiq etmədən yenidən işlənilməsi məqsədilə Struktur Vahidinə göndərilməsi, və yaxud Satınalmanın mərkəzləşdirilimiş şəkildə (yəni Baş ofisdə) aparılması barədə qərar qəbul edir.
-
Satınalma Strategiyası və Müsabiqə İştirakçılarının siyahısı təsdiq edildikdən sonra Satınalmalar qrupu yaradılır. Onun və yaxud sahə üzrə artıq mövcud olan Satınalmalar Qrupu tərəfindən Dəvət Sənədləri (şərtlər toplusu) hazırlanır.
-
Dəvət Sənədləri Müsabiqə İştirakçılarına göndərilir (seçmə müsabiqə keçirildikdə) və ya elan müvafiq kütləvi iformasiya vasitələrində yerləşdirilir (açıq müsabiqə keçirildikdə).
-
Dəvət Sənədlərinə uyğun olaraq təqdim olunmuş təkliflər Normativ Sənədlərlə müəyyən edilmiş qaydada qəbul edilir, etik və konfidensial qaydada açılır, protokol tərtib edilir.
-
Təkliflərlə bağlı Müsabiqə İştirakçıları ilə dəqiqləşdirici və aydınlaşdırıcı danışıqlar aparılır.
-
Müsabiqə təkliflərinin təsdiq olunmuş meyarlara əsasən qiymətləndirilməsi aparılır.
-
Müsabiqədən Sonra Danışıqlarının (MSD) aparılması tələb olunduqda, Normativ sənədlərə uyğun olaraq Satınalmalar Komitəsindən icazə alınır.
-
Satınanalmalar Qrupu tərəfindən hazırlanmış müsabiqə nəticələrinə dair protokol Struktur Vahidinin rəhbəri tərəfindən təsdiq edilir. Müqavilə dəyəri Səlahiyyət Hədlərindən artıqdırsa, bu zaman protokol təsdiq edilmək üçün Satınalmalar Komitəsinə göndərilir.
-
Struktur Vahidinin rəhbəri və ya Satınalmalar Komitəsi müsabiqə nəticələri ilə razı olmadıqda, sənədlər yenidən işlənməyə qayıdır və lazım olan təqdirdə müsabiqə nəticələri ləğv olunur.
-
Struktur Vahidinin rəhbəri və ya Satınalmalar Komitəsi müsabiqə nəticələrini təsdiq edirsə, qalib iştirakçıya bildiriş göndərilir. Qalıb gəlmiş iştirakçı ilə müqavilə bağlanılır və uğursuz Müsabiqə İştirakçıları nəticələr barədə məlumatlandırılır.
-
Müqavilə imzalandıqdan sonra müqavilə şərtlərinin yerinə yetirilməsinə nəzarət edilir.
-
Müqavilə üzrə öhdəliklər yerinə yetirildikdən sonra bütün sənədlər bu təlimatlarda göstərildiyi qaydada saxlanılır.
Dostları ilə paylaş: |
