Glossariy hujjat

Tashqi kommunikatsiya - bu tashkilot bilan tashqi muhit o’rtasidagi axborot almashuvidir. Tashqaridan keladigan axborotlar, jumladan yuqori boshqaruv organlari, hokimiyat, vazirlik, qo’mitalar, Vazirlar Mahkamasi, Prezident devoni axborotlari bunga misol bo’ladi.
Ichki kommunikatsiya - deganda korxona ichidagi bo’limlar o’rtasidagi, korxona ichki faoliyatini yurgizish uchun zarur bo’lgan axborot almashuvi tushuniladi. Bu erda
boshqaruv bo’g’inlari (vertikal kommunikatsiya) va bo’limlararo (gorizontal kommunikatsiya) axborot almashuvi amalga oshiriladi.
Rahbar va bo’ysinuvchi o’rtasidagi kommunikatsiya - bu tashkilotda eng ko’p uchraydigan axborot almashuvidir.
Da’vo xat. Ma’lum bir muassasaning boshqa bir idora yoki transport tashkilotlariga nisbatan talab va e’tirozlari bayon qilingan xatlar-da’vo xatlar yoki da’vonomalar deyiladi. Da’vo xatlar ijara pudrati, qurilish ishlari, ijara, yuk tashish va shu kabi bir qancha ishlar bo’yicha tuzilgan shartnomalar bajarilmay qolganda o’z qonuniy huquqlarini va manfaatlarini himoya qilish maqsadida tuziladi.
Ilova xat. Xatni qabul qilib oluvchilarni jo’natiladigan hujjatlar haqida yozma xabardor qilish uchun qo’yiluvchi qisqacha xabar qog’ozidir. Ilova xat ish yuritishda keng tarqalgan. Muassasalarda bunday xatlar shartnoma loyihalarini, ziddiyatli majlis bayonlarini, da’vo materiallarini jo’natishda qo’llaniladi.
Iltimos xat. Muassasalar ma’lum bir ishni amalga oshirish yoki tugatish maqsadida boshqa muassasalarga rasmiy xat oraqali iltimos qilish mumkin. Muassasalar o’rtasidagi bunday o’zaro yozishmalar iltimos xat vositasida bajariladi.
Kafolat xati. Muayyan bir shart yoki va’dani tasdiqlash maqsadida tuziladi. Xatlarning bir turi qoidaga ko’ra bajarilgan ish uchun haq to’lashda, ishning bajarilish muddati haqida, turar joy bilan ta’minlashda, ishga qabul qilishda, bajariladigan ishning sifati haqida kafolat berish uchun tayyorlanadi va tashkilot yoki alohida shaxslarga jo’natiladi. Kafolat xatlari ham boshqa xat turlaridek, odatda, idoraning xos ish qog’oziga yoziladi.
So’rov xat. Javob talab qiladigan banday yozishmalarda ma’lumotlar, hujjatlar yoki boshqa zarur narsalar so’raladi. Birgina xatda turli masalalarga doir bir necha so’rovlar aks etmasligi kerak. Bayon qilinayotgan masalalar aniq va ravshan bo’lishi lozim.
Tasdiq xat. Ma’lum bir muassasa tomonidan yuborilgan iltimos va so’rovlarga javob tarzida yoziladigan xatlarning bir turi. Tasdiq xatning qaysi xatga javoban bitilganligi iloji boricha aniq ko’rsatilishi kerak. Bunday xat matnida qo’llanuvchi asosiy so’zlardan biri “tasdiqlamoq” fe’lidir. Tasdiq xatlar o’z vaqtida jo’natilsa, eslatma xatlar uchun hech qanday ehtiyoj sezilmaydi. Natijada xizmat yozishmalarning hajmi qisqaradi.
Farmoyish xat - bir tarmoqqa tegishli quyi muassasalarning barchasiga yo’llangan rasmiy hujjatdir. Farmoyish xatlar xizmat aloqalarining ko’pgina sohalarida qo’llanaladi. Ularning asosiy vazifasi aynan bir xil mazmundagi xabarni bir necha manzilga etkazishdir. Farmoyish xatlarning o’ziga xos xususiyati shundaki, u tashkilot qaromog’idagi korxonalarni u yoki bu masala haqida xabardor qiladi yoki tegishli farmoyishlar beradi.
Eslatma xat. Jo’natilgan iltimos va so’rov xatlarga javob olinmasa, shuningdek, tuzilgan shartnomalar muddati buzilgan yoki unga amal qilinmagan hollarda eslatma xat yuboriladi. Mazkur xatlar mazmuni jihatdan uncha katta bo’lmaydi.