4
konkret isimlərin işlənilməsi vacibdir. Vətəndaşlıq aktlarında, ayrı-ayrı sahə
kodeks və əsasnamələrində mücərrəd isimlər tez-tez müşahidə edilir. Belə
isimlərin bir qrupunu feli isimlər təşkil edir.
İşgüzar üslubda -lar, -lər şəkilçisi ümumiləşdirmə məqsədilə və termin
yaradıcılığı məqamlarında işlədilir. Bu ən çox diplomatik sənədlərin dilində,
müqavilələrdə müşahidə edilir. «Tərəflər ümumi bir rəyə gələ bilmədilər»
cümləsindən göründüyü kimi, hər hansı iki dövlət və yaxud iki dövlət nümayəndəsi
nəzərdə tutulur. -lar, -lər şəkilçisi sifət-isim birləşmələrində işlənərək söz
birləşməsi tərkibində ismin konkretləşməsinə xidmət edir: mülki münasibətlər,
hüquqi münasibətlər, mülki hüquqlar, mülki işlər, əşyavi dəlillər, prosessual
müddəalar və s.
İşgüzar üslubun diplomatik yarımüslubunda düzəltmə isimlərin və eləcə də
eyni sözün təkrarı ilə yaranan mürəkkəb isimlərin işlənilməsinə çox az təsadüf
olunur. Müşahidələrdən də aydın olur ki, isimlərin işlənilməsində termin - söz
birləşmələri, ismi-dominantlar da işgüzar üslubun səciyyələndirilməsində müəyyən
rol oynayır və bunlar yarımüslubların əhatə etdiyi müxtəlif sənədlərin dilinə xasdır.
Məsələn, diplomatik sənədlərin dilində işlənən nota, ultimatum, attaşe, iqamətgah,
saziş, müqavilə, fəxri qaravul, cənab, zati-aliləri, ATƏM-in nümayəndələri, BMT
nümayəndəsi və s.
İşgüzar üslubun bəzi janrlarında (qərarlarda, qanunlarda, fərmanlarda) ad və
soyadlar bütöv yazılır (diplomatik sənədlərdə adlar bəzən ixtisar edilir) və vəzifələr
hər bir adın qarşısında mütləq göstərilir. Məsələn, Azərbaycan Respublikası Milli
Məclisinin sədri… Azərbaycan Respublikası Təhsil naziri
və s .
Sual 4. İşgüzar əlaqələrdə yazışmaların rolu və əlamətləri barədə məlumat
verin.
Teleks, telefon, kompüter şəbəkəsi informasiyanın çatdırılmasında üstünlük
əldə etsə də, yazışma işgüzar əlaqələrin ən yayılmış növüdür. Reklam
fəaliyyətində,
kommersiya
təkliflərinin
çatdırılmasında
adi
məktub
əvəzolunmazdır, belə ki, bu, şirkətin tərəfdaşlarının ilkin xarakteristikasını verə
bilir.
İşgüzar yazışma şirkət və onun əməkdaşları haqqında təsəvvür yaratmağa
imkan verir. Şirkətin etibarlı olmasında şübhə yaratmamaq məqsədi ilə məktub
tərtib edilməlidir; zərf və kağız qüsursuz olmalıdır.
Məktubları sənədlərin rəsmiləşdirmə standartlarına uyğun tərtib etmək lazımdır.
Amma bunları qaydalardan kənar çərçivədə, özəl üslubda da yazmaq olar.
Yazılanları göndərməkdən öncə diqqətlə yoxlamaq lazımdır ki, səhvlər olmasın.
5
Xidməti məktub kifayət qədər dəqiq, şərhsiz, əlavə sözlərsiz, emosiyalarsız tərtib
olunmalıdır. Buna görə də işgüzar yazışmada şəxssix cümlələr üstünlük təşkil edir.
Məsələn: «Sizin təkliflərə baxıb, hesab edirəm …»
Dövlət standartlarına əsasən, sənəd insan tərəfindən yaradılmış, müəyyən zaman və
məkanda ötürmək üçün maddi informasiya obyektidir.
Sənədlərin əsas funksiyası-informasiya ötürməsidir.
Əksər hallarda sənədləşdirmə mütləqdir, qanuni nəzarət və qanuna əsasən uyğun
möhkəmləndirmə üsuludur.
Hüquqi tərəfdən sənədlər hüquq formalarından biridir.
Bir sıra sənədlər hüquq normalarını və hüquqi münasibətləri qoruyur,
möhkəmləndirir və dəyişdirir; digər sənədlərin hüquqi gücü var və məhkəmədə,
notariatda, arbitrajda və s.-də bunlardan sübut kimi istifadə edilə bilər.
İdarəetmənin bütün növləri sənədlərdə öz əksini tapır.
Sənədləşdirmə idarəetmə fəaliyyəti ilə sıx əlaqəlidir və idarəetmə aparatında onun
üzərində qoyulmuş funksiyaların reallaşdırılmasının idarəetmə üsuludur.
Bəzi idarəetmə funksiyaları (təşkilati-sərəncam, uçot, hesabat, maliyyə fəaliyyəti
və s.) idarəetmə aparatının fəaliyyətində olan müəyyən tipə uyğun olurlar. Bu
funksiyalar idarə və firmalarda qəbul edilmiş sənədlərdə öz əksini tapır.
Sənədləşdirmənin
təkmilləşdirilməsinin
mühüm
istiqamətlərindən
biri
unifikasiyadır, yəni vahid sistemin mövcudluğudur.
Sənədlər poçt vasitəsi ilə alına bilər, kuryer (xidmətçi) tərəfindən çatdırıla bilər,
faks və elektron poçtla qəbul edilə bilər. Sənədləri alarkən onların düzgün
çatdırılmasına əmin olmaq lazımdır. Səhv alınmış yazışma göndərənə qaytarılır.
Zərf açılandan sonra sənədin və əlavələrin səhifələrinin mövcudluğu yoxlanılır.
Faksla aparılan yazışma da analoji üsulla yoxlanılır.
Əgər sənədlər poçtla gəlibsə, bütün zərflər açılır (istisna «şəxsi» sözü yazılan
məktublardır). Zərflər açılandan sonra məhv edilir (istisna – vətəndaşların şəxsi
məktublarıdır, çünki geri ünvan yalnız zərfin üzərində göstərilir).
Adətən alınmış məktub ya əllə, ya da elektron üsulla möhürlənir. Faksla alınan
sənədin alınma vaxtı göstərilir. Sənədlərin ilkin alınması icraçılar və şöbələr üçün
qeydiyyatlı və qeyri-qeydiyyatlı məktublara ayrılır. Rəhbərlərə yalnız idarənin
6
fəaliyyətinə aid olan, ya da yeni informasiya daşıyan məktublar çatdırılır. Qalan
sənədlər birbaşa icraçı mütəxəssislərə verilir. Sənədlərin işlənməsi, baxılması və
icraçılara çatdırılması dərhal, yəni daxil olunan gün həyata keçirilir. Əgər sənəd bir
neçə struktur bölmələrə və altbölmələrə çatmalıdırsa, onların surəti çıxarılır.
Xüsusi uçotda olan, məlumat məqsədi daşıyan (alınma üsulundan asılı olmayaraq)
bütün məktublar qeydiyyatdan keçməlidir.
Məktubların qeydiyyatı zamanı sənədlərdə aşağıdakılar yazılır:
Alınma vaxtı
Giriş № (indeks)
Sənədin göndərilmə vaxtı
Sənədin indeksi
Müəllif (korrespondent)
Başlıq
Dərkənar
İcra müddəti
İcraçı
İcra yolu (sənədin çatdırılması və icrası qeyd olunur)
İşin sayı
İcradan sonra sənədin yerləşdirilməsi ünvanı
Sual 5. İşgüzar yazışmanın əsas qaydaları barədə məlumat verin.
İdarənin istər daxili, istərsə də xarici əlaqələrini təmin edən əsas sənədlərdən biri
məktubdur.
Məktub həm də tərəfdaş şirkətlər, xarici şirkətlər və ayrı-ayrı vətəndaşlar arasında
rəsmi əlaqələrin əsas vasitəsidir.
Operativ surətdə məsələni həll etmək mümkün olmadıqda (şəxsi danışıq, telefon
danışığı) məktublar rəsmiləşdirilir, standartlara uyğun (DÜST) tərtib edilir.
Məktub bir məsələyə həsr edilməlidir. Bir təşkilata bir neçə məsələ ilə əlaqədar
müraciət edəndə bir neçə məktub göndərmək məsləhət görülür. Bu, sənədlərin
hazırlığının operativliyini və işlənməsini daha da sürətləndirir. Xidməti