Işgüzar yazışmaların anlayışı, rolu və əhəmiyyəti

#26. İşgüzar məktubların hazırlanması qaydası.
işgüzar məktubların hazırlanması zamanı bu qaydalara əməl olunmalıdır:
1. Məktubu hazırlamağa başlamazdan əvvəl onun növü düzgün seçilməli, yəni məktubun müşayət, sifariş,məlumat, xatırlatma, etiiraz, imtina, təminat və sair for- mada yazılacağı qabaqcadan müəyyənləşdirilməlidir.
- məktuba cavab verilməsi zərurəti göstərilməlidir. Qeyd etmək lazımdır ki, etiraz tipli məktublara cavab verilməsi nəzərdə tutulmur.
- məktubun məzmunu onun ünvanlandığı şəxs üçün tam aydın olmalı, yazışmanın predmeti ilə bağlı qarşı tərəfdə anlaşılmazlıq yaratmamalıdır.
- məktubun poçtla vaxtında qarşı tərəfə çatacağına tam əminlik olmadıqda o, telefaks və ya internet vasitəsi ilə göndərilməlidir.
2. Məktub tərtib edilərkən qarşı tərəfə hörmətlə yanaşılmalıdır.
3. Məktub yazılarkən qrammatik qaydalar düzgün seşilməli, ikimənalı, qeyri-dəqiq, müxtəlif elm sahələrinə aid olan, qarşı tərəfin başa düşə bilməyəcəyi terminlərdən istifadə edilməməlidir.
4. İşgüzar məktublar təmsil olunan təşkilatın blan- kında yazılmalıdır. Təşkilatın blankının zahiri görnüşü müəssisənin vizit kartoçkası olub, onun haqqında ilkin təəssürat yaradır. Ona görə də blankın tərtibatına xüsusi diqqət yetirilməlidir.
5. Məktubun məzmunu mənasına görə abzaslara bölünməlidir.Bu zaman abzaslar həddən artıq böyük olma- malıdır ki, məktubu oxuyan şəxs yorulmasın.Bunun üçün çalışmaq lazımdır ki, birinci və axırıncı abzas dörd, qa- lanları isə səkkiz sətirdən artıq olmasın.
6. İşgüzar məktublar Microsoft Vord proqramında, 12, 13,14 ölçülü şrift olmaqla 1-2 intervalda tərtib olunur.
7. İşgüzar məktun hazırlanması zamanı səhifələr aşağıda sağ tərəfdə, bəzi işgüzar sənədlərdə isə səhifənin yuxarısında, ortada nömrələnir.
8. İşgüzar məktubun mətni A4 formatlı blankda 1,5-2 sətirarası intervalla, A5 formatlı blankda bir sətir- arası ntervalla yazılır.
9. İşgüzar məktublara cavab verilməsi müddəti və qaydası “Vətəndaşların ərizə və şikayətlərinə baxılması haqqında Qanunla” tənzimlənir