Işgüzar yazışmaların anlayışı, rolu və əhəmiyyəti

Etik qaydalar

Kimlə və hansı dildə yazışdığınızdan asılı olmayaraq, e-poçt etiket qaydalarını unutma.
1. E-poçtun mövzusunu aydın şəkildə göstərin (Mövzu).
Radicati Group agentliyinin apardığı araşdırmaya görə, biznes nümayəndələri gündə 80-ə qədər elektron poçt alırlar. Məktubunuzu oxumağa necə inandırmaq olar? Məzmunu tam əks etdirən bir başlıq edin. Dediklər nə qədər aydın olsa, həmsöhbət mesajı daha sürətli oxuyacaq.
2. Peşəkar bir salam istifadə edin və tanışlıqdan çəkinin.
3. Məktubu göndərmədən əvvəl yenidən oxuyun. Səhvlər və səhv səhvlər həmsöhbətin gözündə imicinizə mənfi təsir göstərəcəkdir.
4. Yazışmalara yeni bir həmsöhbət daxil edirsinizsə, sualın arxa planını qısaca təsvir edin. Onu aşağıya fırladaraq mövzu ilə bağlı bütün yazıları oxumağa məcbur etməyin. Sualın mahiyyətini izah edin, nə müzakirə olundu, bu barədə nə demək istəyirsiniz?
5. Mesajlara cavab verin. İndi mövzunu araşdırmağa vaxtınız yoxdursa, məktubu aldığınızı təsdiqləyin və məsələni nə vaxt götürə biləcəyinizi göstərin.
6. Bir fikrə diqqət çəkmək üçün qırmızı rəngdən istifadə etməyin. Qırmızı təhlükədən danışır və mənfi duyğular oyadır. Qrafika və ya rəng deyil, vurğulamaq üçün xüsusi söz və ifadələrdən istifadə edin:

• 
  Altından xətt çəkmək istəyirəm → Vurğulamaq istərdim.
  
• 
  Diqqətinizi çəkmək istərdim → Diqqətinizi çəkmək istəyirəm.
  
• 
  Xahiş edirəm diqqət yetirin → Xahiş edirəm unutmayın.
  
• 
  Xahiş edirəm qeyd edin → Xahiş edirəm xəbərdar olun.
  

58.Cavab məktublarının hazırlanmasında L.Kerollun və C. Oruelin tövsiyyələrinin rolu.
Yazı texnikasının tarixində ingilis yazıçısı Luis Kerollun məktubların yazılması qaydaları mühüm yer tutur. Bu qaydaları yazı tələbləri və yazı etiketi qaydaları da adlandırırlar. Digər bir ingilis yazıçı və publisisti Corc Orull 1946-ci ildə “Siyasət və ingilis dili” oçerkində sadə və aydın yazının altı qaydasını ifadə etmişdir. Bu qaydalar bu gün də sənədlərin mətninin tərtibi üçün aktualdır.
Lyuis Kerolun qaydaları haqqında danışmaq olar:
1)Məktubu necə başlamalı- göndərilən məktubu diqqətlə 2-ci dəfə oxuduqdan sonra cavab yazmaq lazımdır. Məktubda sonuncu ünvanı göstərmək, öz ünvanını dəqiq yazmaq , tarixi tam göstərmək lazımdır.
2)Yazını necə davam etdirməli- qızıl qayda tələb edir ki, yazı aydın və anlaşıqlı olmalıdır. Soyadları, adları, ata adları və yer adları tam şəkildə yazılmalıdır. “Bağışlayın üzr istəyirəm” kimi sözləri çox demək olmaz. Yazını başlamağın ən yaxşı üsulu daxil olan məktubdakı suallara cavab verməkdir, sonra isə öz fikrimizi, arqument və faktlarımızı yazmalıyıq. İstinadları öz sözünüzlə deyil, mənbədə göstərildiyi kimi yazın (xüsusilədə tərəflərin narazı olduğu məsələlərdə bu qaydaya əməl etmək lazımdır). Təkrara yol verməməliyik. Yazıda qarşı tərəfə empatiya göstərməliyik.Tənqid üzərində dayanmamalı, səmimi və dostcasına cavab yazmalıyıq. “Sən” sözünü deməyə cəsarət göstərməməliyik, yəni qərarı qarşı tərəfin öhdəsinə buraxmalıyıq. Yazıda zarafat xarekterli söz və ifadələrdən, habelə iraddan qaçmalıyıq. Yazını növbəti günə saxlamamalıyıq. Əgər məktubun cavabını davam etdirmək lazımdırsa, onda kənarlara yazmamalı , yeni vərəq götürüb yazını davam etdirməliyik.Atalar sözündə deyilirki, “Düz yazılmayan , yazını uzununa oxuya bilməzsən”
3)Yazını necə bitirməli- əgər yazını bitirməkdə, nəticə verməkdə çətinlik çəkiriksə onda yenidən daxil olub məktuba baxmalı və ya yazının başlanğıcında qaldırılan məsələni yenidən, diqqətlə oxumalıyıq.
Past skriptum çox faydalı sonluqdur. Lakin bu məktubun əsas məzmunu deyil. Onu “P.S” xatirinə deyil, zərurət olduqda işlətmək lazımdır.