Işgüzar yazışmaların anlayışı, rolu və əhəmiyyəti

#52. Elektron işgüzar yazışmaların təşkili
İyirminci əsrin ortalarından başlayaraq İKT-nin inkişafı özünü bütün sahələrdə göstərməyə başladı. Artıq bu texnologiyalar dövlət idarəçiliyinin bütün sahələrində, o cümlədən qanunvericilik, icra və məhkəmə - hüquq sistemində tətbiq olunmağa başladı. Dövlət orqanlarında, bütün idarə və müəssisələrdə informasiyaların emalı,
yazışmaların aparılması və sənədlərin hazırlanması pros- sesində bu texnologiyalar sürətlə inkişaf etməyə baş- ladı.1970-ci illərdən başlayan bu texnologiyalar 2000–ci illərdə özünün ən yüksək inkişaf səviyyəsinə çataraq, müasir şəraitdə “elektron hökümət”, “elektron məhkəmə”, ”elektron cinayət” və s. kimi terminlər cəmiyyət həyatının müxtəlif sahələrini əhatə etməyə başlamışdı. Hazırda Azərbaycan Respublikası prezidentinin, Milli Məclisin, Nazirlər Kabinetinin, Ali Məhkəmənin, Baş Prokurorlu- ğun, Daxili İşlər Nazirliyinin, habelə digər mərkəzi və yerli icra hakimiyyəti orqanlarının və yerli özünü idarə- etmə orqanlarının hər birinin müstəqil saytları mövcuddur. Qeyd olunan orqanların saytlarında müasir İKT-nin son naliyyətlərindən istifadə edilməklə elektron formada bütün informasiyalar, zəruri təşkilati-sərəncamverici və inzibati- təsərrüfat xarakterli sənədlər müvafiq qaydada şifrələn- məklə hazırlanır və saxlanılır.
Hazırlanmış sənədlərin, işgüzar məktubların qarşı lazı- mi ünvana daha tez və sürətli çatdırılmasında informasiya texnologiyalarının məhsulu olan elektron məktublardan istifadə olunmağa başladı.
Elektron məktublar - məlumatların informasiya tex- nologiyaları vasitəsi ilə müvafiq ünvanlara ötürülməsidir.
Elektron sənəd - informasiya sahəsində istifadə üçün elektron formada təqdim olunan və elektron imza ilə təsdiq olunan sənəd növüdür. Bu tip sənədlər Azərbaycan Respublikasının qanunvericiliyində nəzərdə tutulmuş hal- lar istisna olmaqla, bütün fəaliyyət sahələrində heç br məhdudiyyət qoyulmadan tətbiq oluna bilər.
Azərbaycan Respublikasının Prezidenti İlham Əli- yevin ”Elektron imza və elektron sənəd haqqında” 9 mart
2004-cü il tarixli fərmanında elektron sənədə dair tələblər, elektron sənədin quruluşu, təqdimat forması, elektron sənədin tətbiq edilmə qaydası, sənəd dövriyyəsinin təşkili, elektron sənədin göndərilməsi qaydası, habelə bu sənədlə- rin saxlanması və mühafizəsinin konkret hüquqi mexa- nizmləri müəyyən olunmuşdur. Fərmanda qeyd edildiyi kimi, ”Elektron sənəd vasitəsilə rəsmi və qeyri-rəsmi ya- zışmalar, hüquqi məsuliyyət və öhdəliklər doğuran sənəd və informasiya mübadiləsi aparıla bilər.
Elektron sənədlər hazırlanarkən aşağıdakı göstəri- lən tələblərə əməl edilməlidir:
- texniki və proqram vasitələrinin köməyi ilə yara- dılmalı, saxlanılmalı, emal edilməli, ötürülməli və qəbul edilməlidir;
- bu qanunun 22-ci maddəsində müəyyən edilmiş quruluşa malik olmalıdır;
- identikləşdirməyə imkan verən rekvizitlərə malik olmalıdır;
- texniki və proqram vasitələrinin köməyi ilə əyani qavranılan (vizual) şəkildə təqdim olunmalıdır2.
Yuxarıda göstərilən fərmana uyğun olaraq elektron sənədin qurluşu etibarı ilə aşağıdakı kimi tərtib olunur və təqdimat formalarına uyğun şəkildə təsnifləşdirilir:
“- Elektron sənəd ümumi və xüsusi hissələrdən iba- rət quruluşa malikdir.
- Elektron sənədin məzmunu və ünvanlandığı şəxs barədə məlumatlar onun ümumi hissəsində qeyd edilir.
2 Bax: “Azərbaycan Respublikasının Qanunvericilik Toplusu” 30 iyun 2004 – cü il, N 7, maddə 402.)
- Elektron sənədə əlavə edilən elektron imza (im- zalar) və vaxt göstəricisi (göstəriciləri) elektron sənədin xüsusi hissəsində qeyd olunur.”
Elektron sənəd daxili və xarıcı təqdimat forma- larına malikdir:
- Elektron sənədin verilənlər daşıyıcısında yazılmış şəkli onun daxili təqdimat formasıdir.
- Elektron sənədin verilənlər daşıyıcısından fərqli digər maddi obyektdə (displeydə, kağızda və s.) əyani qavranılan (vizual) şəkildə əks etdirilməsi onun xarici təqdimat formasıdir.”
Fərmanda həmçinin sənədin əsli və surəti, onun təsdiq edilmə qaydaları da öz əksini tapıb:
“-Elektron sənədin əsli yalnız daxili təqdimat formasında ola bilər.
- Elektron sənədin daxili təqdimat formasında bir- biri ilə eyni olan bütün nüsxələri əsl hesab edilir və bərabər hüquqi qüvvəyə malikdir.
- Elektron sənədin elektron formada surəti ola bilməz.
- Eyni şəxs tərəfindən kağız daşıyıcıda və elektron formada tərtib edilmiş eyni məzmunlu sənədin hər biri müstəqildir və bərabər hüquqi qüvvəyə malikdir. Bu hal- da, kağız daşıyıcıdakı sənəd elektron sənədin surəti sayıl- mır.
Həmçinin həmin fərmanda Elektron sənədin surəti və onun təsdiq edilmə qaydası müəyyən edilmişdir:
“ Elektron sənədin surəti onun kağız daşıyıcıda əks edilmiş xarici təqdimat formasının Azərbaycan Respubli- kasının qanunvericiliyində müəyyən olunmuş qaydada təs- diq edilməsi ilə hazırlanır.
- Elektron sənədin kağız daşıyıcıdakı nüsxəsində onun müvafiq elektron sənədin surəti olması qeyd edil- məlidir.
- Elektron sənədin kağız daşıyıcıdan başqa digər maddi obyektdəki və ya kağız daşıyıcıdakı, lakin müvafiq qaydada təsdiq edilməmiş nüsxəsi onun surəti sayılmır.
- Elektron sənədin əsli və bu qanunun 25.1-ci mad- dəsinin tələblərinə cavab verən kağız daşıyıcı üzərindəki surəti eyni hüquqi qüvvəyə malikdir.” elektron sənədin müha- fizəsi də ondan gələcəkdə istifadə imkanlarının başlıca tə- minatlarından biridir. Bunun üçün müvafiq proqram və
texniki vasitələrdən istifadə edilməlidir ki, bu da sistem və şəbəkələrin mülkiyyətçisi tərəfindən təmin olunmalıdır.
Elektron sənədlər elektron imza vasitəsi ilə təs- diqlənir.
Elektron imza – digər verilənlərə əlavə edilən və ya onlarla məntiqi əlaqəli olan, imza sahibini eyniləşdir- məyə imkan verən vasitədir.
Elektron imza sahibi isə öz adından və qanun- vericilikdə nəzərdə tutulmuş qaydada ona səlahiyyət ver- miş şəxs adından çıxış edən fiziki şəxs hesab olunur.
Elektron imza vasitələri elektron imza yaradıl- ması və yoxlanılması, eləcə də imza yaratma və yoxlama məlumatları yaratmaq üçün istifadə edilən proqram və texniki vasitələr hesab olunur.
Elektron imza yaratma məlumatları elektron imza yaratmaq üçün istifadə edilən və ancaq imza sahibinə bəlli olan kod və ya kriptoqrafik açardan ibarət təkrarolun- maz verilənlərdir.
Elektron imzanın həqiqiliyi - elektron imzanı yoxlama məlumatları vasitəsilə yoxlanılan elektron imza- nın sahibinə məxsus olmasının, imzanın əlaqəli olduğu məlumat bildirişinin bütövlüyünün, dəyişdirilmədiyinin və təhrif edilmədiyinin təsdiqidir.3”
Yuxarıda göstərilən fərmana uyğun olaraq elektron sənədin qurluşu aşağıdakı kimi tərtib olunmalıdır:
“- Elektron sənəd ümumi və xüsusi hissələrdən ibarət quruluşa malikdir.
3 Bax: “Azərbaycan Respublikasının Qanunvericilik Toplusu”, 30 iyun 2004- cü il, N 7. maddə 402.)
- Elektron sənədin məzmunu və ünvanlandığı şəxs barədə məlumatlar onun ümumi hissəsində qeyd edilir.
- Elektron sənədə əlavə edilən elektron imza (imzalar) və vaxt göstəricisi (göstəriciləri) elektron sənədin xüsusi hissəsində qeyd olunur.4”
Elektron sənədin təqdimat formaları isə fərmanda bu cür təsnifləşdirilir:
- Elektron sənəd daxili və xarici təqdimat formalarına malikdir.
- Elektron sənədin verilənlər daşıyıcısında yazılmış şəkli onun daxili təqdimat formasıdir.
- Elektron sənədin verilənlər daşıyıcısından fərqli digər maddi obyektdə (displeydə, kağızda və s.) əyani qavranı- lan (vizual) şəkildə əks etdirilməsi onun xarici təqdimat formasıdir.”

53. İşgüzar sənədlərin standartları.

Məktub tərtib edəndə aydın təsəvvür etmək lazımdır ki, bununla hansı məqsədə
nail olmaq istəyirsiniz, burada hansı dəlilləri gətirəcəksiniz. İşgüzar məktub
qüsursuz olmalıdır, çünki kiçik bir kənarlaşma hüquqi münaqişələrə səbəb ola
bilər.
Əgər məktub hər hansı bir təşkilata birinci dəfə göndərilirsə, adresatın soyadını,
adını, atasının adını (səhvsiz) aydınlaşdırmaq lazımdır. İşgüzar əlaqələrdə bu,
zəruridir. Məlumat kitabçasından təşkilatın telefon nömrəsini və ya katibdən lazımi
informasiyanı almaq olar. Müxtəlif ünvanlara göndərilən təlimat məktublarında şəxssiz formadan istifadə edilir. Toxunulan məsələni həll etmək üçün məktubun
məzmununu qısa, inandırıcı və məntiqi izah etmək lazımdır. Məktubun tonu sakit,
nəzakətli, sadə olmalıdır. Həddindən artıq nəzakət isə kobudluq və diqqətsizliklə
bərabər yersizdir. Dəqiqsizlik ikimənalılığa, artıq professionalizm, lazım olmayan
qısaldılmış ifadələr isə sonrakı dəqiqliyin zəruriliyinə gətirib çıxarır. İşgüzar
tərəfdaşa göndərilən informasiya tam dürüst olmalıdır. Əgər sizin məktubunuzda
hər hansı bir xahişin, ya da tapşırığın yerinə yetirilməsinin imtinası varsa, əvvəlcə
belə qərarın motivlərini izah etmək lazımdır. Əgər vəziyyətin dəyişməsi ehtimalı
varsa, söz vermək lazımdır ki, gələcəkdə həmin məsələnin baxılmasına qayıtmaq
olar. Konkret rəhbər, ya da reqlament sənədlərinə istinad məktub müəllifinin
işgüzar imicini artırır.
Məktuba olan müasir tələblər bunlardır: aydınlıq, dəqiqlik, məntiqlilik və
kifayət qədər yığcamlıq.
Əgər telefon zəngi ilə kifayətlənmək olarsa, məktub yazmayın.
İşgüzar məktubları adətən bir səhifə həcmində yazırlar. Əgər məktub bir neçə
səhifədən ibarətdirsə, birincidən başqa, digər bütün səhifələr ərəb rəqəmləri ilə
nömrələnir. İşgüzar məktublar xüsusi blanklarda sənədləşdirilir. Onların üzərində
şirkətin emblemi, tam adı, poçt ünvanı, telefonlar və bank rekvizitləri göstərilir.
Məzmunundan asılı olaraq, yazı kağızlarında da bu məktublar sənədləşdirilə bilər.
Bəzi vacib işgüzar məktubları bükmürlər, xüsusi böyük zərflərdə göndərirlər.
Böyük müasir şirkətlərin xüsusi şəffaf pəncərəcikli zərfləri olur. Belə zərflərdə
ünvan yazılmır. İşgüzar məktubları əllə yazmırlar. Onlar mütləq çap
olunmalıdırlar.
Xidməti sənədlərin tərtibi üçün müəyyən edilmiş tələblər Təlimatın II bölməsinin 8-23
hissələrində əks olunmuşdur. Bu bölmədə xidməti sənədlərin forma və məzmununa qoyulan
tələblər və zəruri rekvizitlər ardıcıllıqla yerləşdirilmişdir. Rekvizitlər xidməti sənədin üzərində:
küncdə və ya uzununa (üfuqi şəkildə) yerləşdirilir.
II.Xidməti sənədlər, “AR-da dövlət dili haqqında” AR Qanunun 1.4 maddəsinin tələbinə
görə (“kargüzarlıq işləri dövlət dilində aparılır”) dövlət dilində tərtib edilməlidir. Beynəlxaq
yarışmalar xarici dildə də aparıla bilər. Xidməti sənədlərin mətninin yazıldığı vasitəyə qoyulan
tələblər də Təlimatda əks olunub.

54.RekviZitlərin tərtibi qaydası
Sənədlərin hazırlanmasında və tərtib olunmasında müəyyən tələblər irəli sürülür. Bunlar sənədlərin qanuni formada olmasından irəli gəlir. Sənədlər ayrı-ayrı elementlərdən təşkil olunmuşdur ki, buna sənədin rekvizitlari deyilir. Sənəd xüsusi ünsürlərdən ibarət olaraq rekvizitlərlə (latın sözü olub rekvizitum - tələb olunan, lazımlı deməkdir) formalaşır. Rekvizitlər sənədin formasını müəyyənləşdirir. Deməli, sənəd elə tertib olunmalıdır ki, özünün təyinatına cavab versin. Sənədin hüquqi cəhətdən tam və keyfiyyətli hazırlanması konkret fakt və hadisələrin təsdiq olunmasını artırır.
Bütün rekvizitlər məcburi və qeyri-məcburi qruplara bölünürlər. Amma elə hallar da ola bilər ki, eyni rekvizit bir sənəddə mecburi olduğu halda, başqa bir sənəddə qeyri məcburi olsun. Rekvizitler daimi və dəyişən olurlar.
Daimi rekvizitlər elə rekvizitlərdir ki, sənədlər hazırlanarkən onların üzərində vahid formada olur və ya blankda daimi göstərilir.
Dəyişən rekvizitlar elə rekvizitlərdir ki, bunlar sənəd tertib edilərkən onların üzərində yazılır. Sənədlər ağ vərəqdə və ya blanklarda tərtib edilə bilərlər. Blank fransız sözü olub, ağ deməkdir. Blank-üzərində təşkilatın adı, ünvanı va telefon nömrəsi göstərilmiş, sənədin mətni üçün boş yer qoyulmuş ağ kağız vərəqidir
Rekvizitləri tərtib edərkən iki cür blankdan istifadə olunur:
1. Ümumi blankdan (əmrlərin, protokolların, aktların və b.) 2. Məktub üçün blankdan.
"Dövlət hakimiyyəti orqanlarında, idare, təşkilat ve müessisələrində məxfi sənədlərlə iş üzrə kargüzarlığın aparılması Qaydası"nın tasdiq edilməsi haqqında 19 yanvar 2005-ci il tarixli 179 nömrəli Azərbaycan Respublikası Prezidentinin Fərmanına qədər olan müddət ərzində idarələrdə təşkilatı-serencmverici sənedler tərtib edilərkən 31 rekvizitdən istifadə olunmuşdur. Bu rekvizitlərle hazırlanmış sənədlər idarələrin quruluş bölmələrində və arxivlərdə gələcəkdə istifadə edilmək üçün saxlanılır. Bu sənədlərin rekvizitlərine aşağıdakılar daxildir:
1. dövlət gerbi;
2. idarənin, təşkilatın və ya müəssisənin emblemi;
3. mükafatların təsviri;
4. müəssisənin və təşkilatın kodu;
5. səned formalarının kodu;
6. nazirliyin adı;
7. idarə, müəssisə və təşkilatın adı;
8. quruluş bölmələrinin adı;
9. müəssisənin əlaqələr indeksi, poçt ve teleqraf ünvanı, faks nömrəsi, telefon
nömrəsi, bankda hesabın nömrəsi;
10. sənəd növünün adı;
11. tarix;
12. indeks;
13. daxil olan sənədlərin tarix və indeksinə istinad;
14. hazırlanma yeri;
15. sənədin məhdudluq qayəsi (qrifi); 16. ünvan sahibi;
17. tasdiq etmə qayəsi (qrifi);
18. dərkənar;
19. mətnə başlıq;
20. nəzarət haqqında qeyd;
21. mətn;
22. əlavələrin sayı haqqında qeyd;
23. imza;
24. razılaşdırma qayəsi (qrifi);
25. vizalar;
26. möhür;
27. surətin təsdiqi haqqında qeyd;
28. icraçının soyadı və onun telefon nömrəsi;
29. sənədin icrası haqqında qeyd və onun isə tikilmək üçün göndərilməsi;
30. texniki vasitələrlə alınan məlumatlar haqqında qeyd;
31. daxil olma haqqında qeyd.
Sənədlər üzərində müəyyən olunmuş qaydada və ardıcıllıqla rekvizitlərin yerləşməsinə formulyar deyilir. Rekvizitlərin tərkibi və ölçüləri formulyar-nümunə ilə möhkəmləndirilir. Kütlevi hazırlanan sənədlər üçün birtipli formulyar tətbiq olunur (məsələn, əmrlər, protokollar üçün). Sənəd üzərində rekvizitlər iki variantda: künc və eninə qaydada, mərkəzli və bayraq formasında yerləşdirilir.
Sənədlərin tərtib edilməsi onlarda qəbul olunmuş tərtibat şərtlərinin həllinə cavab verən formulyarlara əsaslanmalıdır. Sənədlər tərtib edilərkən onun formulyar və şərtlərinə düzgün riayət etmək kargüzar ve defterxana işçilərinin başlıca vəzifələrindən biridir. Sənədlərin düzgün tərtib edilməsi onların hüquqi qüvvəsini artırır, sənəd dövriyyəsini sürətləndirir, idarəetməni səmərəlileşdirir, icra üzərində nəzarət işini asanlaşdırır, elmi, əməli və təsər rüfat əhəmiyyəti olan sənədlərin arxivde mühafizə edilməsi işini yaxşılaşdırır.
Sənədlərin tərtibinə olan tələbləri nəzərə alaraq iş zamanı bunları tərtib etmək üçün xüsusi qaydalardan istifadə olunur. Sənədlər xüsusiyyət və əlamətlərinə görə çox olduğu üçün bunları bir-birindən ayıran cəhət və ünsürlər (rekvizitlər) vardır.
Sənəddə olan dövlət gerbi, ünvan, tərtib olunduğu yer, məzmun, tarix, imza, indeks və s. həmin sənədin ünsürlərini teşkil edir.
Sənəddə bütün ünsürlər olduqda onun tərtibinə olan tələblərə tam cavab vermiş olur. Həmin ünsürlər dövlət aparatı sistemində sənedin yerini müəyyən edir, kargüzar onlara əsasən sənədi və orada olan məlumatı harada axtarmağı müəyyən edir. Məsələn, məktubu göndərən təşkilatın adı və ünvanı, onun nömrəsi və tarixi, habelə məktubu alan teşkilatın adı və ünvanı, cavab məktubunun nömrəsi və tarixi. Ünsürlərin işlənməsi və onların sənədlərdə xüsusi qayda ilə düzülməsi dövlət aparatının idarə olunmasında və kargüzarlığın təşkilində böyük əhəmiyyət kəsb edir.

Beləliklə, bütün sənədlər onların müxtəlifliyi nəzərə alınaraq fomulyarlara uyğun olaraq tərtib olunmalıdır. Hazırlanmış hər bir sənədin, sənədləşdirilmiş informasiyanın (lazımi qaydada müxtəlif daşıyıcılarda yazılmış informasiyanın) mövcud standartların tə ləblərinə uyğun yerləşdirilmiş müəyyən tərkibdə rekvizitləri (sənədin mətnini və xarici əlamətlərini əks etdirən mütleq elementləri) olmalıdır.
"Dövlət hakimiyyəti orqanlarında, idarə, təşkilat və müəssisələrində məxfi sənəd lərlə iş üzrə kargüzarlığın aparılması Qaydası"na əsasən idarəetmə orqanlarında hazırlan miş sənədin növündən asılı olaraq ona aşağıdakı rekvizitlər qoyula bilər, bunlar 26 rekvizitdən ibarətdir:
1. Azərbaycan Respublikasının Dövlət gerbi;
2. təşkilatın emblemi (əger varsa);
3. sənədin məhdudiyyət qrifi (qanunvericiliyin tələblərine uyğun olaraq hazırlanmış məlumatlar siyahısının müvafiq bəndinə istinadla sənədin mexfilik qrifi, zəruri hallarda konkret şəxsə ünvanlandığını, literliyini bildirən digər məhdudiyyət işarələri);
4. sənədin nüsxəsinin nömrəsi;
5. təşkilatın adı;
6. teşkilat haqqında sorğu melumatları (poçt ünvanı, telefon və faks nömrələri, elektron poçtunun ünvanı və s.);
7. təşkilatın ünvanı;
8. sənədin təsdiq edilmə qrifi;
9. sənəd formasının təsnifat üzrə kodu;
10. sened növünün adı;
11. senedin tarixi;
12. sənədin nömrəsi;
13. sənədin hazırlandığı və ya nəşr olunduğu yer;
14. nəzarət haqqında qeyd;
15. sənədin adı (başlığı);
16. müvafiq vəzifəli şəxsin dərkenarı;
17. sənədin mətni;
18. qoşmanin mövcudluğu haqqında qeyd;
19. imza;
20. möhür;
21. sənədin razılaşdırılma tarixi;
22. sənədin razılaşdırılma vizaları;
23. surətin təsdiqlənməsi haqqında qeyd;
24. icraçı barədə qeyd (icraçının adının baş herfi, soyadı, vəzifəsi ve telefon nömrə si);
25. sənədin icrası və işə daxil edilməsi barədə qeyd (sənədin icra edildiyini bildirən sənədin tarixi və nömrəsi, belə sened olmadıqda ise icra barede qısa məlumat və onun daxil ediləcəyi işin (cildin) nömrəsi);
26. sənədin elektron surətinin eyniləşdirilməsi üçün qeyd.
Sənəddə xüsusi qayda ilə yerləşən ünsürlərin cəmi əsasında formulyarlar qurulur. Buna görə də hər bir sənədin özünəməxsus ünsürləri vardır.
Rekvizitləri qəti müəyyən edilmiş və ardıcıllıqla düzülmüş qərar, sərəncam, əmr, protokol və s. sənədlər üçün nümunəvi formulyarlar hazırlanmışdır. Bunlar A4 (210x297 mm) və A5 (147x210 mm) blanklarında tərtib olunur. Blank üzərində rekvizitlərin yerləşdirilməsi qaydası (sxem 2), Azərbaycan Respublikası Prezidentinin 19 yanvar 2005-ci il tarixli 179 nömrəli Fərmanı ilə təsdiq edilmiş Qaydaya əlavədə göstərilmişdir.

55. Sənədlərin dilinin normativ qaydaları.
Xidməti sənədin mətni düzgün tərtib olunmalı, məzmun qısa, dəqiq olmalı və müxtəlif
şərhlərə yol verilməlidir. Sənədin mətni quruluşca 3 hissədən ibarət olur. Tezis hissəsində (1ci hissə) sənədin
yazılması məqsədi açıqlanır. Bu hissədə başlıca faktlara istinad etmək olar. Mətnin 2ci hissəsi�arqument hissəsi- sənədin yazılması məqsədini əsaslandıran başlıca faktları, arqumentləri və halları təsvir edir. Bu hissəni əsaslandıricı hissəsi də adlandırmaq olar.
Üçüncu- dempnstrasiya –hissədə isə nəticə və tələb əsaslandırmaqla vurğulanır. Ayrı-ayrı
sənədlərdə bu qayda pozula bilər.

57.Müasir işgüzar yazışma etiketləri

Bu özünü məktubun mətnini şərhi qaydasını, müraciət formasını, xahişin ifadə üsulunu, tələbləri əks etdirmədə göstərir. Sənədin mətnin ifadə tərzi, arqumentlərdən istifadə qaydası və ya onların ardıcıllıqla yerləşdirilməsi, yekun sözlər işgüzar etiketin predmetini təşkil edir.
Sənədlərin giriş hissəsində onun zıruri ünsürü kimi müraciət yerləşdirilir. Əgər məktub konkret vəzifəli şəxsə yönəldirsə onda “ Hörmətli cənab” (müəllim, əməkdaş) kimi nəzakətli ifadə qeyd olunur. ( Ad və ya soyadı göstərməklə). Başqa müraciət formaları da ola bilər. Sənədlərdə “mən”, “o” kimi şəxs əvəzliklərindən istifadə olunmamalı, onların yerinə “biz”, “siz” əvəzlikləri işlənməlidir. “Biz icra edəcəyik” yox “tərəfimizdən icra olunacaq” kimi ifadə daha etikdir.
Sənədlərə vaxtında cavab yazmaq yazı etikasının mühüm tələblərindəndir. Gecikmələr zamanı sənəddə bunun səbəbi göstərilməli və üzüxahlıq edilməlidir. “Biz baş verənlətə görə təəsüflənir və serə dəyən ziyama görə narahat oluruq”
İşgüzar məktublarda gəlişi gözəl ifadələrə və sözlərə yer ayırmaq məsləhət görülmür (Məsələn, “insafən..”, “lütfən bizə..” və s.). Onun əvəində “sizə xatırladırıq ki,....” kimi yumşaq ifadələrdən istifadə etmək lazımdır.
Cavab hazırlayarkən daxil olan məktubu imzalayan şəxsin vəzifəsinə uyğyn olaraq imza atmaq lazımdır. Məhz onun adına müraciətlə cavab yazmaq lazımdır.
Cavabın (sənədin) sonunda etiket qaydalarına uyğun nəzakətlətli ifadələr işlətmək olar, “Hörmətlə...” və s.
Elektron mesajlar uzun məsafələrdə məlumat mübadiləsini sürətlə təmin edir. Fikirlərin ötürülmə sürəti baxımından bu, onları telefon danışığına bərabərləşdirir. Bununla birlikdə, e-poçtlar poçt serverlərində saxlanılır və sözlərimizin yazılı sübutu kimi istifadə olunur. Buna görə e-poçt əlaqəsi məsuliyyətli bir münasibət tələb edir.
Yerli olmayan ingilis dilində başqa mədəniyyətlərdən olan insanlarla ünsiyyət qurarsanız, vəzifə daha çətin olur. Məqalədə bu vəziyyətdə nələrə baxmalı olduğumu, səhvlərdən necə qaçınacağımızı və xarici həmkarlarımla və tərəfdaşlarımızla qarşılıqlı anlaşmaya nail olmağı paylaşacağam.