Microsoft Volume Licensing Reference Guide

Platform option 
With both Open Value organization-wide and Open Value Subscription, an organization can choose to 
standardize desktop PC licensed products across an organization on all three components on the platform 
(desktop operating systems, Microsoft Office applications, and Office 365/CAL Suites) and receive additional 
savings. The platform option provides the simplest way to manage desktop PC licenses because an organization 
does not need to track which version is installed on which desktop PC. 
Learn more about Open Value options at www.microsoft.com/licensing.  
Microsoft Enterprise Agreement 
Organizations with 500 or more users or devices 
The Microsoft Enterprise Agreement offers the best value to organizations with 500 or more users or devices
*
(250 users or devices for Government customers) that want a Commercial Licensing program that gives them 
the flexibility to buy cloud services and software licenses under one three-year agreement. 
Enterprise Agreement key attributes 
At the onset of the agreement, pricing is based on a tiered volume discount structure for commercial 
organizations, meaning the greater the size of an organization, the less they pay per license. If an organization 
adds devices or users during their agreement, the per device/user licensing costs remain the same, or may be 
reduced, given the Enterprise Agreement volume pricing levels during their three-year agreement term. 
Government organizations have one price level, which is the equivalent of the lowest commercial price level. 
All Enterprise Agreements include Software Assurance benefits that an organization can use to plan 
deployments, ready their users for new software, and support Microsoft products and services.
An organization can spread the cost of their Enterprise Agreement across three annual payments, helping 
predict future budgets. If they add new users or devices during their Enterprise Agreement, an organization can 

---

Commercial Licensing Guide 
| January 2022 
P a g e
| 10 
equip them with software and services they are already using and then account for these changes once a year, 
through an annual reconciliation process known as True-up. 
An organization can choose to either purchase their software licenses through the Enterprise Agreement or 
subscribe to licenses through the Enterprise Subscription option, which offers lower short-term costs and the 
ability to increase or downsize their subscriptions annually.