The Glasgow School of Art Procedure for the Reporting of Accidents, Incidents and Near Miss Events

---

The Glasgow School of Art 
 
Procedure for the Reporting of Accidents, 
Incidents and Near Miss Events 
March 2016
Policy Control 
Title
Procedure for Reporting Accidents, Incidents and 
Near Miss Events
Date Approved
February 2016
Approving Bodies
Occupational Health and Safety Committee
Implementation Date
March 2016 
Supersedes
Compliance Guidelines for the Reporting of 
Accidents and Incidents RIDDOR Regulations 1995 – 
Issue 3 December 2012 Procedure For Reporting 
Accidents And Incidents Guidance Note - Issue 2 
December 2012
Supporting Policy
Occupational Health and Safety Policy 
Review Date
tbc 
Author
Ms. Amy Moore, Health and Safety Advisor Mr. 
Brian McDade, Health and Safety Officer Ms. Amy 
Simpson, Health and Safety Administrator
Date of Impact Assessment
tbc
Benchmarking
Glasgow University, 
Health, Safety & Wellbeing 
Policy Statement 
University of Strathclyde, 
Occupational Health & 
Safety Policy 

---

2 of 8 
Contents
1. Introduction 
3 
2. Definitions 
3 
3. Responsibilities 
4 
4. The GSA Accident/Incident Reporting Form 
4 
*** 
•
Annex 1: GSA Step by Step Completion 
6 
•
Annex 2: Completed Form 
7 
•
Annex 3: RIDDOR Flowchart 
8 
 
 
 

---

3 of 8 
1.
 
INTRODUCTION 
This document outlines the procedures to be followed for reporting accidents/incidents and near miss 
incidents involving Glasgow School of Art (GSA) employees, students, contactors or members of the 
public e.g. visitors. 
All accidents and incidents and near misses arising out of, or in connection with, work including incidents 
of violence to staff and any work-related ill health must be reported to the Health and Safety Team 
promptly. In the case of serious injury, an immediate telephone notification is required. Other incidents 
must be reported using the GSA Accident/Incident Report Form. The Reporting of Injuries, Diseases and 
Dangerous Occurrences Regulations 2013 (RIDDOR) set out legal time limits for reporting of certain types 
of incident to the enforcing authorities. 
In most cases it will be appropriate for the injured person's immediate supervisor, or a more senior 
manager, to complete the form after having discussed the incident with those directly involved. In all 
cases, a senior line manager, for example, a Head of Department, must be made aware of the incident so 
that further investigation and/or remedial action can be taken. 
The Health and Safety Team will often request additional information on incidents, including details of the 
local investigation findings, and may investigate some incidents directly. External enforcing authorities 
and insurers may also investigate incidents reported to them.