The Glasgow School of Art Procedure for the Reporting of Accidents, Incidents and Near Miss Events

In circumstances where a Head of a professional support department is the applicable lead, their 
responsibilities will mirror those set out regarding academic schools. For the purposes of this policy 
professional support department also include all areas within the remit of the Head of Learning and 
Teaching and the Head of Research. 
Heads of Schools must establish effective administrative systems within their area of responsibility for the 
internal reporting of incidents, including near-misses. This includes: 
•
Ensuring that all staff and students are made aware of the need to report incidents and near-
misses and of the local procedures for this. This includes incidents that occur away from the 
Institiution, for example on field trips or on work related travel. 
•
Establishing an effective administrative procedure for the transmission of written reports to be 
with the Health and Safety Team within five days. 
•
Ensuring, in particular, that any work-related absences of more than seven days duration, 
resulting from an accident or work-related ill health are reported to the Health and Safety Team. 
Individual employees and students, have a duty to be familiar with the GSA’s procedures for the reporting 
of accidents and work-related ill health. These procedures are covered in both the Staff and Student 
Health and Safety Induction and should be followed. 
4.
 
THE GSA ACCIDENT/INCIDENT REPORTING FORM 
 
The GSA Accident/Incident Reporting forms are contained in the Accident Books within all GSA 
Departments. Additional books are held at the Reid Building Reception and in the First Aid Room in the 
Reid Basement. 
The Accident Books contain uniquely numbered three part colour coded forms: white, yellow and pink. 
Once completed theses should be distributed as follows: 
•
WHITE to the Health and Safety Team, and
•
YELLOW to HR for employee or to Registry for all students.
•
PINK copy to be removed and filed in a secure place within the department.
These Records must be kept in accordance with The Data Protection Act 1998. 
When completing the Accident/Incident Report please ensure that you: 
•
Write clearly and legibly

---

5 of 8 
•
Ensure all sections of the form are complete (noting N/A where non-applicable)
If you are unsure about anything please contact the Health and Safety Team for advice. 
Forms must be completed and sent to be with the Health and Safety Team within five days. This is 
necessary to allow GSA to comply with legally prescribed time limits for reporting of certain incidents to 
the enforcing authorities. 
If the incident is likely to be Reportable under RIDDOR an immediate telephone notification to the Health 
and Safety Team is required. Where practicable RIDDOR related report forms should be hand delivered to 
the Health and Safety Team.