Created by the

Jaguar (Panthera onca) Care Manual
 
26 
Association of Zoos and Aquariums
 
 
Chapter 3. Records 
3.1 Definitions 
 
In the zoo and aquarium world, animal records are defined as “data, regardless of physical form or 
medium, providing information about individual animals, samples or parts thereof, or groups of animals”. 
Most animals in zoo and aquarium collections are recorded as (referred to as) individuals, though some 
types of animals are recorded as (referred to as) groups or colonies of animals, particularly with 
invertebrates and in aquariums (see Appendix B for definitions and Recordkeeping Guidelines for Group 
Accessions).  The decision about how to record its animals usually resides with each  institution, but in 
certain cases, the AZA Animal Program Leader (i.e., TAG Chair, SSP Coordinator, or Studbook Keeper) 
may request that animals be recorded in a certain manner, whether as individuals or as groups. 
Jaguars are solitary, aside from mothers with dependent offspring, rarely housed in groups larger 
than three animals. Thus, it is most appropriate and effective to keep separate records for each individual 
animal.  The  AZA  Jaguar  SSP and North American Regional Studbook manage Panthera onca  to the 
species level, not splitting to sub-species. Reports requested from institutions are most frequently for 
individual animals’ specimen reports or histories and taxon reports which consist of summary lists of birth, 
death, disposition, and acquisition of all jaguars at an institution within a defined date range. These 
reports are utilized in updating studbook information and to create the periodic breeding and transfer plan. 
 
3.2 Types of Records 
 
There are many types of records kept for the animals in our 
care, including but not limited to, veterinary, husbandry, behavior, 
enrichment, nutrition and  collection management.  These types of 
records  may be kept as separate records,  as  logs in separate 
locations,  or as part of the collection records  and some may be 
required by regulating agencies (e.g., primate enrichment records) 
or per AZA Accreditation Standards (e.g., emergency drill 
records). 
Recordkeeping is an important element of animal  care and 
ensures that information about individual animals or groups of 
animals is always available. The institution must show evidence of 
having a zoological  records management program for managing 
animal records, veterinary records, and other relevant information 
(AZA Accreditation Standard 1.4.0). These records contain 
important information about an individual animal or group of 
animals, including but not limited to taxonomic name, transaction 
history, parentage, identifiers, gender, weights, enclosure 
locations and moves, and reproductive status (see Appendix C for 
Guidelines for Creating and Sharing Animal and Collection 
Records).   
A designated staff member must be responsible for 
maintaining the animal record-keeping system and for conveying 
relevant laws and regulations to the animal care staff (AZA 
Accreditation Standard 1.4.6). Recordkeeping must be accurate 
and current (AZA Accreditation Standard 1.4.7). Complete and up-
to-date animal and veterinary records must be duplicated and 
stored at a separate  location (AZA Accreditation Standard 1.4.4) 
and at least one set of historical records safely stored and 
protected (AZA Accreditation Standard 1.4.5).  No additional 
recordkeeping beyond best professional practice,  as  outlined in 
this chapter, is required for jaguars. 
 
Since many types of information are maintained in AZA 
institutions, the term collection and/or transaction records are 
used in this chapter to specify the main animal records. 
Animal transaction confirmation documents (and breeding loan 
AZA Accreditation Standard 
 
(1.4.6) A paid staff member must be 
designated as being responsible for the 
institution's animal record-keeping 
system. That person must be charged 
with establishing and maintaining the 
institution's animal records, as well as 
with keeping all paid and unpaid animal 
care staff members apprised of relevant 
laws and regulations regarding the 
institution's animals. 
AZA Accreditation Standard 
 
(1.4.7) Animal and veterinary records 
must be kept current. 
AZA Accreditation Standard 
 
(1.4.4) Animal records and veterinary 
records, whether in electronic or paper 
form, must be duplicated and stored in a 
separate location. Animal records are 
defined as data, regardless of physical 
form or medium, providing information 
about individual animals, or samples or 
parts thereof, or groups of animals. 
AZA Accreditation Standard 
 
(1.4.5) At least one set of the institution’s 
historical animal and veterinary records 
must be stored and protected. Those 
records should include permits, titles, 
declaration forms, and other pertinent 
information. 
AZA Accreditation Standard 
 
(1.4.0) The institution must show 
evidence of having a zoological records 
management program for managing 
animal records, veterinary records, and 
other relevant information. 
 

---

Jaguar (Panthera onca) Care Manual
 
27 
Association of Zoos and Aquariums
 
 
agreements, where applicable) should be maintained for all animals entering the collection by means 
other than birth or leaving the collection by means other than death. This applies not only to live animals, 
but to living and non-living biomaterials (other  than samples for health testing) derived from those 
animals. These documents contain the terms and conditions of transactions, should be signed by both 
parties to the transaction (except invoices), and kept at the institutions as proof of legal possession  or 
ownership and compliance with applicable laws. 
 
AZA member institutions must inventory their jaguar 
population at least annually and document all jaguar acquisitions, 
transfers, euthanasias, and reintroductions (AZA Accreditation 
Standard 1.4.1). All jaguars owned by an AZA institution must be 
listed on the inventory, including those animals on loan to and 
from the institution (AZA Accreditation Standard 1.4.2). All AZA-
accredited institutions must abide by the AZA Policy  on 
Responsible Population Management (Appendix D) and the long-
term welfare of animals should be considered in all acquisition, 
transfer, euthanasia, and reintroduction decisions.  
Transaction forms should help document that potential 
recipients or providers of the animals adhere to the AZA Code of Professional Ethics, and all relevant 
AZA and member policies, procedures and guidelines. In addition, transaction forms should ensure 
compliance with the applicable laws and regulations of local, state, federal, and international authorities. 
Recordkeeping requirements apply to all jaguars at the institution,  including the main collection and,  if 
applicable, research and rehabilitation collections. See Appendix G for sample forms that are typically 
used with jaguars for daily reporting, acquisitions, and dispositions.  
 
3.3 Permit Considerations
 
 
The jaguar is regulated by federal and/or state governments. Therefore, possession and/or specific 
activities involving this species usually requires a permit(s) issued by the regulating agency, granting 
permission for possession and/or the specific activities. Depending on the agency involved, the 
application and approval process may take a few days to many months. These permits must be received 
by the applicant before the proposed possession or activity can occur.  
The jaguar is listed in Appendix I of the Convention on International Trade in Endangered Species of 
Wild Fauna and Flora (CITES). Thus, international transport is regulated under the US Fish and Wildlife 
Service’s  Division of Management Authority. Acquiring an import or export permit is a complex and 
lengthy process which also involves the CITES authority in the country of origin or destination. At least a 
year before a transport should be allotted to establish communication, collect data,  and process any 
applications.  
The jaguar is listed as Endangered under the U.S. Endangered Species Act. However, as a native 
North American species, the jaguar is not covered by the US Fish and Wildlife Service’s Captive-bred 
Wildlife Registration program for endangered species. Transporting or transferring jaguars within the 
United States does not require a federally-issued permit. Possession, management, and transportation of 
the species also falls under the ex situ  wildlife management regulations of most state wildlife agencies. 
These regulations vary widely from state to state, and it is important to consult the appropriate agency law 
enforcement division for complete information. 
 
Experienced members of the AZA Jaguar SSP are often able and willing to  advise and support 
facilities through the permitting process, but it is each institution’s responsibility to obtain the necessary 
permits for conducting work with jaguars. 
 
 
3.4 Identification 
 
Ensuring that jaguars are identifiable through various means increases the ability to care for 
individuals more effectively. All animals held at AZA facilities must be individually identifiable whenever 
practical, and have corresponding identification (ID) numbers. For animals maintained in colonies or 
groups, or other animals not considered readily identifiable, institutions must have a procedure for 
identification of and recording information about these groups or colonies (AZA Accreditation Standard 
AZA Accreditation Standard 
 
(1.4.1) An animal inventory must be 
compiled at least once a year and include 
data regarding acquisition, transfer, 
euthanasia, release, and reintroduction. 
AZA Accreditation Standard 
 
(1.4.2) All species owned by the 
institution must be listed on the inventory, 
including those animals on loan to and 
from the institution. 

---