Handbook-1

 

Page 37 

Examinations and Coursework 

Formal Examinations 

Formal  examinations  are  held  at  the  end  of  each  teaching  semester  (usually  in  mid  January  and 

May/June).  Examination schedules are arranged by the University and Examination Timetables are 

published four weeks in advance of the examination periods.  You will automatically be entered for 

any examinations associated with the modules on which you are registered.  Examining Boards are 

held shortly after each of these exam periods and the marks and module results you obtain will be 

published by the University at a stated time some weeks after the exams; marks are NOT released by 

the  School,  so  please  do  not  ask  for  these  within  the  School.    You  will  be  notified  by  posts  on  the 

School’s  web  sites  of  important  dates  to  do  with  examinations,  dates  of  Examining  Boards  and 

publication of results.  The Examining Boards will also determine your progression from year to year 

and the classification of your degree in your final year of study.  If you fail modules there are usually 

opportunities to resit these in a summer resit examination period, which is usually scheduled in mid 

August and whose timetable is published two weeks in advance of the resit period.  The outcome of 

resit  examinations  is  usually  determined  by  the  resit  examination  only  (i.e.  the  resit  examination 

mark is not combined with any coursework work), though this may not apply if you have extenuating 

circumstances.    In  the  absence  of  extenuating  circumstances  resits  are  capped  at  40%  and  you 

cannot resit modules which you have passed to improve your marks. 

Extenuating Circumstances and Examinations – Examining Board Remedies 

If  you  have  unexpected  and  exceptional  problems  close  to  examinations  which  prevent  you  from 

taking  examinations  or  which  prevent  you  from  preparing  properly  for  examinations  you  should 

submit extenuating circumstances for consideration by the Examining Board as an Examining Board 

Remedy.  Ensure that you read carefully the guidance notes on submitting documentation to support 

your  extenuating  circumstances  and  ensure  that  you  submit  your  form  prior  to  the  School’s 

deadlines; late submissions will not be accepted (and your only recourse would then be to submit an 

Appeal  to  the  University).    Extenuating  circumstances  requesting  Examining  Board  Remedies  are 

considered  by  the  Extenuating  Circumstances  Panel,  which  reports  directly  to  the  Exam  Board.    If 

your extenuating circumstances are accepted you would be allowed to resit any failed modules as if 

for the first time (i.e. not capped) or in the case of modules which you have passed the module can 

be identified as one which, if advantageous, can be “discounted” from the calculations undertaken to 

determine  the  degree  classification.    (The  rules  covering  what  can  and  cannot  count  towards 

discounting are explained in the University Academic Regulations.) 

Continual Assessment 

Most modules are assessed partly through examinations and partly through continual assessment.  A 

few  modules  (especially  laboratories)  may  be  assessed  100%  through  continual  assessment.  

Continual  assessment  takes  various  forms,  e.g.  numerical  exercises,  problem  solving,  laboratory 

diaries,  reports,  dissertations  and  oral  presentations.    You  will  be  informed  at  the  start  of  each 

module when coursework will be distributed and what are the submission dates (and times); these 

deadlines are final and late submission will be awarded zero marks without exception.  Coursework 

is submitted in a variety of ways, but usually either through the “post boxes” near the General Office 

or  electronically  through  Learning  Central.    Major  pieces  of  writing  (e.g.  formal  laboratory  reports, 

project  reports  and  dissertations)  are  usually  submitted  electronically  to  Turnitin,  an  electronic 

system which helps identify plagiarism. 

---

 

Page 38 

When you submit

1

 coursework there is an implicit agreement between you and the University that, 

unless stated to the contrary, any work you submit is exclusively your own work and that no part 

of the work has previously been submitted for assessment. 

When submitting work electronically, you are advised to submit the work in good time just in case of 

last-minute Internet or computing failures.  You will not be able to submit work beyond the deadline 

set by the Module Organiser. 

Extenuating Circumstances and Continual Assessment – Extensions to Deadlines 

If circumstances are such that you will not be able to meet deadlines for submission of coursework or 

attend  a  scheduled  laboratory  class,  you  should  submit  documented  extenuating  circumstances 

requesting an extension.  You should always try to make this application prior to the deadline (even 

if it means submitting documentary proof after the event).  You are again advised to read carefully 

the  guidance  notes  on  extenuating  circumstances  to  ensure  that  that  your  requests  and 

documentary proof are likely to be accepted.  Note that requests for extensions resulting from poor 

time-management,  computing  problems  or  requests  to  attend  sporting  or  cultural  events  or  for 

holidays or travel etc. will not be accepted. 

Requests for extensions to coursework are “fast-tracked” by a delegated member of the Extenuating 

Circumstances Panel.  You will be informed by email usually within one working day of submission of 

your  form  of  the  outcome.    We  are  normally  able  to  offer  extensions  of  one  week  beyond  the 

published  deadline  but  only  rarely  will  longer  extensions  be  granted.    If  you  miss  a  scheduled 

laboratory session through legitimate extenuating circumstances, we can usually arrange for you to 

attend another session or additional sessions at the end of the semester.  These schemes ensure that 

all students have the opportunity to engage in and submit all coursework; the School does not create 

“average marks” to cover absences.  If requests for extensions are submitted more than one week 

after  the  published  deadline  for  coursework  submission  these  will  normally  be  rejected  and  you 

will be awarded zero marks for that piece of work. 

Unfair Practice 

Unfair practice is a sanitised phrase for “cheating”.  Taking notes into an exam or copying coursework 

from  another  student  are  clear  cases  of  “cheating”.    However,  you  may  fall  foul  of  unfair  practice 

through  carelessness.    Ensure  that  you  read  carefully  the  University  information  on  conduct  in 

examinations.    A  set  of  notes  in  your  back  pocket  in  an  exam  is  unfair  practice  even  if  you  had 

forgotten they were there and there was no intention of using them.  An unattributed quotation in 

written work is unfair practice (plagiarism).  Unfair practice carries some heavy penalties. 

We  encourage  students  to  help  each  other  with  their  coursework,  but  there  is  sometimes  a  fine 

dividing line between helping each other and working so closely together that you copy from each 

other.  By all means offer assistance to each other (and ask for help from staff), but ensure that when 

you  come  to  completing  your  final  draft  that  this  is  your  own  work.    We  give  advice  about  the 

avoidance of  plagiarism  in  this  Handbook  (see  Appendix  2)  and  there  is  also  considerable  help  and 

advice  on  Learning  Central  and  the  University  web  site.    Module  Organisers  may  also  enforce  the 

rigours required in academic writing – make sure you understand the full meaning of unfair practice 

and plagiarism and avoid these at all costs. 

                                                            

1

 “Submission” is defined as presenting work for assessment in any form, including paper-based written work, 

electronic documents or words/images used in oral presentations. 

---