"Loyiha" va "loyihalarni boshqarish" so’zlari turli sohalardagi va hukumat darajasidagi menejerlar tomonidan ishlatiladigan terminologiyada aniq belgilangan

«5-S aloqa» tizimi

Loyihani amalga oshirishda ishlatilishi mumkin bo’lgan og’zaki va yozma muloqotni yaxshilash tizimlaridan biri "5-S aloqa".

Ushbu tizim har qanday kommunikativ aloqaning 5 ta muhim xususiyatini va uni takomillashtirishning usullarini belgilaydi:

1. 
   
   S - oydinlik (clarity). Xabarning miqdori va mazmunining maqbul nisbasiga erishish, qisqartirish uchun harakat qilish kerak bo’lsa, bir gapda juda ko’p maTumotlarga ishlov berishga harakat qilmaslik kerak;
   
2. 
   
   S - to’liqlik(completeness). Xabar asl g’oyani to’liq aks ettirishi kerak. Buni jo’natuvchi va qabul qiluvchini ham hisobga olish kerak. So’nggi xabarning mohiyatini tushunish uchun etarli darajada unga e’tibor berish kerak;
   
3. 
   
   S - qisqalik (conciseness). Xabarning mazmuni batafsil taqdimot bilan loyqa bo’lmasligi kerak. Agar fikrni qisqacha ifoda qilish mumkin bo’lsa, uni albatta bajarish kerak;
   
4. 
   
   S - aniqlik (concreteness). Xabarda maksimal xususiyatlar bo’lishi kerak. Xulosa natijalari yoki natija haqida noaniqlik bo’lsa ham, abstrakt so’zlardan chetlanish kerak;
   
5. 
   
   S - to’g’rilik (correctness). Xabarni uzatiladigan til qoidalariga muvofiq tuzilishi kerak. Bu ayniqsa xalqaro loyihalarni amalga oshirishda muhim ahamiyat kasb etadi, bu erda atamalardagi oddiy xatolar loyiha ishtirokchilari uchun juda ko’p muammoga sabab bo’lishi mumkin.
   

Amalga oshirilayotgan loyihalarning tabiati boshlang’ich darajada xilma-xil bo’lgani sababli, loyihani amalga oshirish jarayonida muloqotga ta’sir qiluvchi omillarning ijobiy ta’sirini ta’minlashga harakat qilish kerak. Ushbu omillar quyidagilardir:

• kommunikatorning tashkiliy tuzilishi va lavozimi;

  
  

• loyihani boshqarish uslubi;

  
  

• mehnatni taqsimlash darajasi, loyiha ishtirokchilari soni va ularning kasbiy darajasi.

  
  

Loyiha boshlanishidan oldin bu omillarga rahbariyatning e’tiborini jalb qilish asosiy ish vaqtida aloqa muammolarini bartaraf etishga yordam beradi.

Ushbu jarayonning muhimligini tushunmaslik, loyihani boshqarishda va odamlar bilan ishlashda eng ko’p uchraydigan xato manbalaridan biridir. Ko’pincha odamlar kelgan maTumotni noto’g’ri talqin qiladilar.
Odatda aloqa (communications) ostida quyidagilar tushuniladi:

• har qanday axborotni topshirish haqidagi ish yoki haqiqat;

  
  

• og’zaki yoki yozma xabar;

  
  

• oddiy ramzlar tizimidan foydalanadigan odamlar o’rtasida semantik tuzilmalarni almashish j arayoni.

  
  

Loyiha ishtirokchilari o’rtasida o’zaro tushunish kerak, chunki ularning har biri loyihaning qanday amalga oshirilishi to’g’risida o’z nuqtai nazariga ega. Aloqa tizimidagi buzilishlar eng kutilmagan natijalarga olib kelishi mumkin (8-rasm).

Loyiha menejeri jamoa a’zolari va boshqa loyiha ishtirokchilari o’rtasida doimiy, ishonchli va keng qamrovli axborot oqimlari uchun mas’uldir. Loyihani muvaffaqiyatli amalga oshirishga ta’sir qilishi mumkin bo’lgan axborotga alohida e’tibor qaratish lozim. Bu xabarlar norasmiy suhbatlar, uchrashuvlar, yig’ilishlar, biznes yozishmalar, ma’ruzalar va prezentatsiyalarni o’z ichiga oladi.
Kundalik ishlarning ko’pchiligi loyiha a’zolari o’rtasida informal ma’lumot almashish orqali amalga oshiriladi (suhbatlar, telefon so’zlashuvlari, elektron pochta xabarlari va hk). Bunday aloqalarning soddaligiga qaramay, ularning yordami bilan jamoa a’zolari hamkasblarining ishiga, muayyan topshiriqlar bo’yicha o’zlari olgan qarorlar, pul taqsimotiga, ish tartibiga ta’sir ko’rsatishi mumkin.
Norasmiy muloqotning natijalari loyiha jamoasining keyingi uchrashuvida hujjatlashtirilishi kerak. Aloqa jarayonida loyiha ishtirokchilari o’rtasida axborot oqimlarining toza bo’lishi o’zaro tushunish uchun zarur shart (8-rasm).

3.