Aydin büYÜKŞEHİr belediyesi

 
55 
 
Aydın Büyükşehir Belediyesi 2014 Yılı Faaliyet Raporu 

 
Belediye Meclisi ve Encümeni toplantılarına ilişkin tutanakların, kararların 
usulüne  uygun  olarak  yazılmasını  ve  kararların  karar  defterine  yazılmasını 
sağlamak. 
 

 
Belediye  Başkanlığına,  Kamu  Kurum  ve  Kuruluşlarından,  gerçek  ve  tüzel 
kişilerden  gelen  evrakların  kayıt  ve  ilgili  birimlere  havale  işlemlerinin 
mevzuata uygun olarak yürütülmesini sağlamak. 
 

 
Daire  Başkanlığını  ilgilendiren  konularda  Belediye  Meclisi  ve  Belediye 
Encümenine teklifte bulunmak. 
 

 
Meclis  toplantılarının  sesli  ve  görüntülü  cihazlarla  kaydının  yapılmasını 
sağlamak. 
 

 
Kurum arşivini kurmak, sevk ve idare etmek. 
 

 
Devlet  Arşiv  Hizmetleri  Hakkında  Yönetmelik  uyarınca  kurum  arşivinde 
saklama  süreleri  dolan  ve  sürekli  saklanacak  arşiv  niteliğindeki  evrakların 
Devlet Arşivine devir edilmesini sağlamak. 
 

 
Mevzuatla verilen diğer görevlerin yürütülmesini sağlamak. 
 
Zabıta Dairesi Başkanlığı’nın Yetki, Görev ve Sorumlulukları 
 

 
Büyükşehir Belediyesi sorumluluk ve yetki alanında bulunan yerlerde zabıta 
hizmetlerinin yürütülmesini sağlamak, 
 

 
Başkan,  Genel  Sekreter  ve  Genel  Sekreter  Yardımcıları  tarafından  verilen 
emir  ve  talimatları  yerine  getirmek,  Belediye  Meclisi,  Belediye  Encümeni 
kararlarını uygulamak, 
 

 
Zabıtanın  görevleri  ile ilgili  konularda, şube müdürlükleri arası  koordineyi 
sağlamak,  müdürlüklerin  çalışmalarını  denetlemek,  şube  müdürlerine  emir 
ve talimat vermek, 
 

 
Daire  Başkanlığına  gelen  evrakları  ilgili  müdürlüklere  havale  etmek, 
takibini yapmak, 
 

 
Daire Başkanlığı tarafından yapılan yazışmaları imzalamak, 
 

---

 
56 
 
Aydın Büyükşehir Belediyesi 2014 Yılı Faaliyet Raporu 

 
Sicil  amiri  olarak  Daire  Başkanlığına  bağlı  personelin  sicil  raporlarını 
düzenlemek, 
 

 
Daire  Başkanlığının  bütçesini  hazırlamak,  etkin  ve  verimli  olarak 
kullanmak, 
 

 
Harcama yetkilisi görevini ifa etmek, 
 

 
İhale  yetkilisi  olarak  Daire  Başkanlığı  bünyesinde  yapılan  ihalelerde  ihale 
onay belgesini düzenlemek, ihaleleri onaylamak, 
 

 
Daire Başkanlığı faaliyet raporunu hazırlamak, hazırlattırmak, 
 

 
Daire  Başkanlığının  stratejik  plan  ve  performans  programı  çalışmalarını 
yapmak, yaptırmak, 
 

 
Daire  Başkanlığı  arşivini  oluşturmak,  arşiv  çalışmalarını  yapmak, 
yaptırmak, 
 

 
Daire  Başkanlığını  ilgilendiren  konularda  Belediye  Meclisi  ve  Belediye 
Encümenine teklifte bulunmak, 
 

 
Bilgi  edinme  başvurularını  ilgili  müdürlüklere  göndermek  ve  takibini 
yapmak, 
 

 
Mevzuatla verilen diğer görevleri yapmak, 
 

 
Dairesine  bağlı  birimlerin  çalışmalarını  Stratejik  Plan  ve  Performans 
Programı çerçevesinde koordine etmek, 
 

 
Performans  programına  uygun  olarak  Dairenin  bütçesini  hazırlamak  ve 
onaya sunmak, 
 

 
Biriminde  yapılan  iş  ve  işlemlerin  hazırlanan  iş  süreçlerine  uygun  olarak 
yapılmasını sağlamak, 
 

 
Harcama  yetkilisi  olarak her  yıl iş  ve işlemleri amaçlara, iyi  malî  yönetim 
ilkelerine,  kontrol  düzenlemelerine  ve  mevzuata  uygun  bir  şekilde 
gerçekleştirmek ve iç kontrol güvence beyanını düzenleyerek birim faaliyet 
raporlarına eklemek, 
 

---

 
57 
 
Aydın Büyükşehir Belediyesi 2014 Yılı Faaliyet Raporu 

 
Birimle  ilgili  mevzuatı,  yenilikleri,  teknik  gelişmeleri  takip  etmek  ve 
uygulanmasını sağlamak, 
 

 
Birim faaliyetlerinin periyodik olarak raporlanmasını sağlamak, 
 

 
Görevlerini  yerine  getirirken  birim  içinde  ve  diğer  birimlerle  işbirliği  ve 
uyum içinde çalışılmasını sağlamak, 
 

 
Yeterli  sayı  ve  nitelikte  personel  istihdamını,  personelin  görev  dağılımını, 
personelin  hizmet  içi  eğitimini  ve  görev  niteliklerine  uygun  olarak 
yetiştirilmelerini sağlamak, 
 

 
Astlarının performansını periyodik olarak değerlendirerek biriminde moral, 
motivasyon ve performansı artırıcı çalışmalar yapmak, 
 

 
Yukarıda  belirtilen  görevlerin  tam  ve  zamanında  yerine  getirilmesini 
sağlamakla  yükümlüdür.  Bu  hususta  yetkili  ve  üst  yönetime  karşı 
sorumludur. 
 
 
Özel Kalem Müdürlüğü’nün Yetki, Görev ve Sorumlulukları 
 

 
Başkanlık  Makamının  talimatları  doğrultusunda;  günlük  çalışma 
programının yapılması, düzenli-verimli telefon haberleşmesinin sağlanması, 
randevu ve toplantı işlemlerinin kontrol ve takip edilerek sonuçlandırılması,  
 

 
Ziyaret  için  gelen  konukları  ağırlamak  ve  bu  yönde  gerekli  tüm 
düzenlemelerin yapılması,  
 

 
Başkan  ve  birimler  arasında  koordinasyonun  temini  için  gerekli  işlemlerin 
yapılması ve bu yöndeki iş ve işlemlerin takip ederek sonuçlandırılması,  
 

 
Müdürlük kayıt işlemlerinin yapılması ve sonuçlandırılması,  
 

 
Halk  günleri  ve/veya  diğer  günlerde  gelen  vatandaşların  isteklerinin 
alınması ve alınan bilgilerin Belediye Başkanı’na rapor edilmesi,  
 

 
Özel  Kalem  Müdürlüğüne  intikal  eden  haber,  bilgi  ve  belgelerin  en  hızlı 
şekilde Başkan'a ulaştırılması, takibinin yapılarak sonuçlandırılması,  
 

 
Belediye  Başkanının  onayını  gereken  evrakların  makama  sunulması  ve 
dağıtılması,  

---