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HORIZON 2020 – WORK PROGRAMME 2018-2020 

General Annexes

 

 

Part 19 - Page 22 of 37 

 

inform  tenderers  of  the  procurers'  right  to  publish  -  after  consultation  with  each  R&D 

provider - public summaries of the results of the PCP project, including information about 

key R&D results attained and lessons learnt by the procurers during the PCP (e.g. on the 

feasibility  of  the  explored  solution  approaches  to  meet  the  procurers'  requirements  and 

lessons learnt for potential future deployment of solutions). Details should not be disclosed 

that  would  hinder  application  of  the  law,  would  be  contrary  to  the  public  interest,  would 

harm  the  legitimate  business  interests  of  the  R&D  providers  involved  in  the  PCP  (e.g. 

regarding  IPR  protected  specificities  of  their  individual  solution  approaches)  or  could 

distort fair competition between the participating R&D providers or others on the market. 



 

To enable the public procurers to establish the correct (best value for money) market price 

for the R&D service, in which case the presence of State aid can in principle be excluded, 

the  distribution  of  rights  and  obligations  between  public  procurers  and  R&D  providers, 

including the allocation of IPRs,  must be published in the PCP call for tender documents 

and the PCP call for tender must be carried out in a competitive and transparent way in line 

with  the  Treaty  principles  which  leads  to  a  price  according  to  market  conditions.  The 

public  procurers  should  ensure  that  the  PCP  contracts  with  R&D  providers  contain  a 

financial  compensation  according  to  market  conditions

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  compared  to  exclusive 

development  price for  assigning  IPR ownership rights  to  participating R&D providers,  in 

order for the PCP call for tender not to involve State aid. 

Contract implementation 



 

The PCP contract that will be concluded with each selected tenderer must take the form of 

one single framework agreement covering all PCP phases, which does not involve contract 

renegotiations  after  contract  award.  This  framework  agreement  must  contain  information 

on the future procedure for implementing the different phases (through specific contracts), 

including  the  format  of  the  intermediate  evaluations  (incl.  evaluation  criteria  and 

weightings) after the solution design and prototype development phases. 



 

For PCPs implemented by a group of procurers, the R&D service contracts are awarded by 

the lead procurer and all selected tenderers can be paid by the lead procurer, or pro rata by 

each  procurer  in  the  buyers  group  according  to  the  share  of  the  individual  financial 

contribution of each procurer of the total PCP procurement budget. 

 

(ii) Specific requirements for Public Procurement of Innovative solutions (PPI) 

Definitions 

PPIs must comply with the Horizon 2020 definitions:  

'Public procurement of innovative solutions (PPI)' means procurement where contracting 

authorities  act  as  a  launch  customer  of  innovative  goods  or  services  which  are  not  yet 

available  on  a  large-scale  commercial  basis,  and  may  include  conformance  testing

35

. 

                                                           

34

   The financial compensation compared to exclusive development cost should reflect the market value of the 

benefits received and the risks assumed by the participating R&D provider. In case of IPR sharing in PCP, 

the market price of the benefits should reflect the commercialisation opportunities opened up by the IPRs to 

the R&D provider, the associated risks assumed by the R&D provider comprise for instance the cost carried 

by the R&D provider for maintaining the IPRs and commercialising the products. 

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   See Horizon 2020 Rules for Participation Regulation No 1290/2013. 

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Part 19 - Page 23 of 37 

 

'Launch  customers',  also  called  early  adopters,  refers  to  the  first  approx.  20%  customers 

on  the  EU  Internal  Market  in  the  market  segment  of  the  procurers  that  are  deploying 

innovative solutions to tackle the challenge addressed by the PPI procurement. PPI  must 

result in the first application/commercialisation of innovative solutions, meaning that the 

solutions  have  to  be  new  to  the  procurers'  market  segment  or  new  to  the  EU  Internal 

Market,  and  relevant  to  procurers  in  other  Member  States  and/or  Associated  Countries. 

'Innovative  solutions'  are  innovative  goods  or  services  with  better  than  best  available 

performance levels which suppliers are called to meet through production innovation. This 

includes  solutions  that  typically  have  already  been  (partially)  technically  demonstrated 

with  success  on  a  small  scale,  and  may  be  nearly  or  already  in  small  quantity  on  the 

market, but which owing to residual risk of market uncertainty have not been produced at 

large enough scale yet to meet mass market price/quality requirements and have therefore 

not  widely  penetrated  the  market  segment  of  the  procurers  yet.  This  also  includes 

solutions  based  on  existing  technologies  that  are  to  be  utilised  in  a  new  and  innovative 

way. PPI does not include the procurement of R&D.  

 

Eligible activities: 

A. Preparation stage 

The expected outcomes at this stage: (1) Completed tender documents

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 for the PPI, based on 

needs  analysis  of  end-users,  prior  art  analysis,  open  market  consultation  and  (if  applicable) 

feedback  from  activities  to  verify  market  readiness  prior  to  deployment  which  may  involve 

the  organisation  of  conformance  testing,  /  certification  or  quality  labelling  of  solutions;  and 

for  joint  PPIs  (2)  Signed  joint  procurement  agreement  confirming  the  final  collaboration 

modus including financial commitment of the procurers in buyers group for the PPI; and (3) 

Final confirmation of the lead procurer. 

 

B. Execution stage 

Main activities:  implementation of the PPI and of the PPI contracts  within the timeframe of 

the project, ensuring deployment of the solutions according to the requirements defined in the 

preparation stage.  

It  includes the deployment  of the innovative solutions and evaluation  of results of operating 

the  procured  solutions  in  real-life  operating  conditions  with  a  duration  that  allows  for 

appropriate  evaluation  of  the  impact  of  the  innovative  solutions  on  the  conversion  into 

permanent  service.  The  PPI  must  be  executed  by  (a)  public  procurer(s),  possibly  in 

cooperation  with  private/NGO  procurers  that  have  similar  procurement  needs,  that  is  (are) 

responsible  for  the  acquisition  strategy  for  the  targeted  innovative  solutions  with  the  aim  to 

obtain ambitious quality and efficiency improvements in the area of public interest addressed 

by the PPI, or must be entities with a mandate from such procurer(s) to act on its/their behalf 

in the procurement (e.g. central purchasing bodies). 

Other  entities  (e.g.  end-users,  certification  bodies)  whose  participation  is  well  justified  may 

participate during stages A and B  in  additional activities that clearly  add value to  the action 

and  support  the  preparation  and  execution  of  the  PPI  or  embed  the  PPI  into  a  wider  set  of 

demand  side  activities.  This  includes  dissemination  of  results,  removing  obstacles  for 

                                                           

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   Based on common specifications for PPIs carried out by a group of procurers 

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