En h orizon 2020 w ork

HORIZON 2020 – WORK PROGRAMME 2018-2020 

General Annexes

 

Part 19 - Page 30 of 37 

 

ERA-NET 

Cofund actions 

Level of ambition in the 

collaboration and 

commitment of the 

participants in the 

proposed ERA-NET 

action to pool national 

resources in terms of 

budget, number of 

partners and participating 

countries and to 

coordinate their 

national/regional 

research programmes. 

 

Contribution to better 

alignment of national 

activities and policies.  

Contribution to 

establishing and 

strengthening a durable 

cooperation between the 

partners and their 

national/regional research 

programmes.  

 

Quality of the proposed 

measures to:  



 

Exploit and 

disseminate the project 

results (including 

management of IPR), 

and to manage research 

data where relevant. 



 

Communicate the 

project, to activities to 

different target 

audiences.

  

 

Pre-commercial 

procurement 

(PCP)/ 

Public 

procurement 

of 

innovative 

solutions 

(PPI) 

actions 

Progress beyond the state 

of the art in terms of the 

degree of innovation 

needed to satisfy the 

procurement need. 

 

 

 

Strengthening the 

competitiveness and 

growth of companies by 

developing innovations 

meeting the needs of 

European and global 

procurement markets 

Quality  of the proposed 

measures to  



 

Exploit 

and 

disseminate  the  project 

results 

(including 

management  of  IPR) 

and to manage research 

data where relevant. 



 

Communicate 

the 

project 

activities 

to 

different 

target 

audiences 

More forward-looking 

concerted procurement 

approaches that reduce 

fragmentation of demand 

for innovative solutions 

 

EJP 

Cofund 

actions 

Level of ambition in the 

collaboration and 

commitment of the 

participants in the 

proposed action to pool 

Contribution to better 

alignment of national 

activities and policies. 

  

 

---

HORIZON 2020 – WORK PROGRAMME 2018-2020 

General Annexes

 

Part 19 - Page 31 of 37 

 

national resources in 

terms of budget, number 

of partners and 

participating countries 

and to coordinate their 

national/regional 

research programmes. 

 

Effectiveness of the 

proposed measures to 

exploit and disseminate the 

programme's results and to 

communicate the 

programme. 

Framework 

Partnership 

Agreements 

(FPA) 

Clarity and pertinence of 

the objectives; 

 

 

The extent to which the 

action plan of the FPA  

would contribute to each of 

the expected impacts 

mentioned in the work 

programme under the 

relevant topic; 

 

 

Complementarity of the 

partners, and balance of 

expertise ; 

Potential for long term 

cooperation among the 

partners 

 

 

 

 

* not all aspects are relevant to proposals involving just one beneficiary 

 

2. Scoring and weighting:  

Unless otherwise specified in the call conditions: 



 

Evaluation scores will be awarded for the criteria, and not for the different aspects listed 

in  the  above  table.  For  full  proposals,  each  criterion  will  be  scored  out  of  5.  The 

threshold for individual criteria will be 3. The overall threshold, applying to the sum of 

the three individual scores, will be 10. 



 

For Innovation actions to determine the ranking, the score for the criterion ‘impact’ will 

be given a weight of 1.5.  



 

For the evaluation of first-stage proposals under a two-stage submission procedure, only 

the criteria ‘excellence’ and ‘impact’ will be evaluated. Within these criteria, only the 

aspects in bold will be considered. The threshold for both individual criteria will be 4. 

For each indicative budget-split in the call conditions, the overall threshold, applying to 

the sum of the two individual scores, will be set at the level such that the total requested 

budget  of  proposals  admitted  to  stage  2  is  as  close  as  possible  to  three  times  the 

available  budget,  and  in  any  case,  not  less  than  two  and  a  half  times  the  available 

budget. 



 

The  actual  level  will  therefore  depend  on  the  volume  of  proposals  received.  The 

threshold is expected to normally be set at 8 or 8.5. 

 

3. Priority order for proposals with the same score:  

Unless the call conditions indicate otherwise, the following method will be applied (except for 

the first stage of two-stage calls, where proposals having the same score are kept together and 

no prioritisation is made.) 

---

HORIZON 2020 – WORK PROGRAMME 2018-2020 

General Annexes

 

Part 19 - Page 32 of 37 

 

If necessary, the panel will determine a priority order for proposals which have been awarded 

the  same  score  within  a  ranked  list.  Whether  or  not  such  a  prioritisation  is  carried  out  will 

depend  on  the  available  budget  or  other  conditions  set  out  in  the  call  fiche.  The  following 

approach  will  be  applied  successively  for  every  group  of  ex  aequo  proposals  requiring 

prioritisation, starting with the highest scored group, and continuing in descending order: 

a)

 

Proposals  that  address  topics,  or  sub-topics,  not  otherwise  covered  by  more  highly-

ranked proposals, will be considered to have the highest priority. 

 

b)

 

The proposals identified under (a), if any, will themselves be prioritised according to 

the scores they have been awarded for the criterion excellence. When these scores are 

equal,  priority  will  be  based  on  scores  for  the  criterion  impact.  In  the  case  of 

Innovation  actions  this  prioritisation  will  be  done  first  on  the  basis  of  the  score  for 

impact, and then on that for excellence. 

 

c)

 

If necessary, any further prioritisation will be based on the following factors, in order: 

size of EU budget allocated to SMEs; gender balance among the personnel named in 

the  proposal  who  will  be  primarily  responsible  for  carrying  out  the  research  and/or 

innovation activities. 

 

d)

 

If  a  distinction  still  cannot  be  made,  the  panel  may  decide  to  further  prioritise  by 

considering  how  to  enhance  the  quality  of  the  project  portfolio  through  synergies 

between  projects,  or  other  factors  related  to  the  objectives  of  the  call  or  to  Horizon 

2020 in general. These factors will be documented in the report of the Panel. 

 

e)

 

The method described in (a), (b), (c) and (d) will then be applied to the remaining ex 

aequos in the group. 

 

4. For prizes, the award criteria, scoring and weighting will be set out in the Rules of contest. 

 

Evaluation procedure 

1.  Calls  may  be  subject  to  either  a  one-stage  or  two-stage  submission  and  evaluation 

procedure. 

2. Proposals are evaluated by independent experts (see Article 15(7) Horizon 2020 Rules for 

Participation Regulation No 1290/2013 for exceptional cases). 

As part of the evaluation by independent experts, a panel review will recommend one or more 

ranked lists for the proposals under evaluation, following the scoring systems indicated above. 

A ranked list will be drawn up for every indicative budget shown in the call conditions. 

 

3.  Proposal  coordinators  receive  an  Evaluation  Summary  Report  (ESR),  showing  the  results 

of the evaluation for a given proposal.  For proposals that successfully pass  the first stage of 

two-stage  calls,  common feedback is  provided to all coordinators, but the  first  stage  ESR is 

only sent after the second stage evaluation. 

4. If special procedures apply, they will be set out in the call conditions. 

 

***

 

---

HORIZON 2020 – WORK PROGRAMME 2018-2020 

General Annexes

 

Part 19 - Page 33 of 37 

 

 

Note: 

1.  The evaluation criteria applied to ‘specific grant agreements (SGAs)’ in the context of an FPA are 

those shown in the table above, for the respective type of action, unless otherwise specified in the call 

conditions 

2.  The  provisions  applying  to  calls  for  Marie  Skłodowska–Curie  (MSC)  actions 

and  are  set  out 

under  the  MSC  part  and  the  provisions  applying  to  the  SME  instrument  under  the  part 

'Towards  the  next  EU  Framework  Programme  for  Research  and  Innovation:  European 

Innovation Council (EIC) pilot' of this Work Programme.  

 

 

 

 

---

HORIZON 2020 – WORK PROGRAMME 2018-2020 

General Annexes

 

Part 19 - Page 34 of 37 

 

I.

 

Budget flexibility 

 

The budgets set out in this Work Programme are indicative.  

Unless otherwise stated, final budgets may change following evaluation.  

The  final  figures  may  change  by  up  to  20%  compared  to  those  indicated  in  this  Work 

Programme, for the following budgeted activities: 



 

total expenditure for  calls (up to 20% of the total expenditure for each call); 



 

repartition of call budgets within a call (up to 20% of the total expenditure of the call); 



 

evaluation and monitoring (up to 20% of the total expenditure for all these activities); 



 

other  individual  actions  not  implemented  through  calls  for  proposals  (up  to  20%  for 

each one). 

The  cumulated  changes  above  may  not  exceed  20%  of  the  maximum  contribution  provided 

for  this  Work  Programme,  as  set  out  in  Article  2  of  the  related  Commission  Implementing 

Decision for each year.

40

 

Changes  within  these  limits  shall  not  be  considered  to  be  substantial  within  the  meaning  of 

Article 94(4) of Delegated Regulation (EU, Euratom) No 1268/2012. 

 

 

                                                           

40

 In a case of actions financed with the appropriations coming from two years, for the purpose of the calculation 

of the cumulative changes, only the part of the action budget corresponding to the appropriations of a given year 

may be taken into account. 

---

HORIZON 2020 – WORK PROGRAMME 2018-2020 

General Annexes

 

Part 19 - Page 35 of 37 

 

J.

 

Actions involving classified information 

 

In  the  case  of  actions  involving  security-related  activities,  special  provisions  for  classified 

information 

(as 

defined 

in 

the 

Commission 

Rules 

of 

Procedure

 

(Decision 

2015/444/EC,ECSC,Euratom,  and  and  further  explained  in  the 

Guidelines  for  the 

classification  of  research  results

41

    )  will  be  taken  in  the  grant  agreement,  as  necessary  and 

appropriate.  

Proposals  should  not  contain  any  classified  information.  However,  it  is  possible  that  the 

output of an action (’results’) needs to be classified, or that classified inputs ('background') are 

required.  In  such  cases  proposers  have  to  ensure  and  provide  evidence  of  the  adequate 

clearance  of  all  relevant  facilities.  Consortia  have  to  clarify  issues  such  as  e.g.  access  to 

classified  information  or  export  or  transfer  control  with  the  national  authorities  of  their 

Member States/Horizon 2020 associated countries prior to submitting the proposal. Proposals 

need  to  provide  a  draft  security  classification  guide,  indicating  the  expected  levels  of 

classification.  Appropriate  arrangements  will  have  to  be  included  in  the  consortium 

agreement. 

The Work Programme will indicate which topics are likely to lead to a security scrutiny.  

This  applies  primarily  to  the  actions  under

 

Part  III  of  the  Horizon  2020  Framework 

Programme,  Societal  Challenge  7  ‘Secure  Societies  —  Protecting  freedom  and  security  of 

Europe and its citizens’, but the provisions may appear in other parts. These references do not 

however  preclude  a  different  assessment  following  the  security  scrutiny.  To  that  effect 

positively evaluated proposals involving sensitive or classified information will be flagged to 

the  members  of  the  Secure  Societies  Programme  Committee  configuration  and  dealt  with 

according to its Rules for Procedure. 

These provisions do not apply to prizes. 

 

 

 

                                                           

41

  

http://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/other/hi/secur/h2020-hi-guide-classif_en.pdf

 

---

HORIZON 2020 – WORK PROGRAMME 2018-2020 

General Annexes

 

Part 19 - Page 36 of 37 

 

K.

 

Actions involving financial support to third parties 

 

Where a topic allows for grant proposals which foresee a financial support to third parties (in 

accordance  with  Article  137  of  the  Financial  Regulation  No  966/2012),  the  proposal  must 

clearly detail the objectives  and the results to  be obtained and include at least  the following 

elements: 



 

a  fixed  and  exhaustive  list  of  the  different  types  of  activities  for  which  a  third  party 

may receive financial support, 



 

the  definition  of  the  persons  or  categories  of  persons  which  may  receive  financial 

support, 



 

the criteria for awarding financial support  



 

the criteria for calculating the exact amount of the financial support, 



 

the maximum amount to be granted to each third party (may not exceed EUR 60 000 

for each third party unless it is necessary to achieve the objectives of the action)  and 

the criteria for determining it. 

Additionally, the following conditions have to be fulfilled. Projects must publish widely their 

open  calls  and  adhere  to  Horizon  2020  standards  with  respect  to  transparency,  equal 

treatment, conflict of interest and confidentiality. All calls for third parties must be published 

on  the  Horizon  2020  Participants  Portal,  and  on  the  projects  own  web  site.  The  calls  must 

remain open for at least two months. If call deadlines are changed this must immediately be 

published  on  the  call  page  on  the  participant's  portal  and  all  registered  applicants  must  be 

informed  of  the  change.  Without  delay,  projects  must  publish  the  outcome  of  the  call, 

including a description of the third party action, the date of the award, duration, and the legal 

name and country.  

The calls must have a clear European dimension.    

The financial support may also take the form of a prize awarded following a contest organised 

by the beneficiary. 

In this case, proposals must clearly detail at least the following elements: 



 

the conditions for participation;  



 

the award criteria;  



 

the amount of the prize;  



 

the payment arrangements. 

Further conditions regarding the above-listed elements or other elements may be laid down in 

the call conditions. 

The beneficiary of the EU grant must ensure that the recipients of the financial support allow 

the  Commission,  the  European  Anti-fraud  Office  (OLAF)  and  the  Court  of  Auditors  to 

exercise their powers of control on documents, information, even stored on electronic media, 

or on the final recipient's premises.  

 

 

---

HORIZON 2020 – WORK PROGRAMME 2018-2020 

General Annexes

 

Part 19 - Page 37 of 37 

 

L.

 

 Conditions related to open access to research data 

 

Participants  will  engage  in  research  data  sharing,  according  to  Article  29.3  of  the  Horizon 

2020  Model  Grant  Agreement(s).  This  means  that  beneficiaries  must  deposit  and  take 

measures  to  make  it  possible  for  third  parties  to  access,  mine,  exploit,  reproduce  and 

disseminate,  free  of  charge  for  any  user:  (1)  data  needed  to  validate  the  results  presented  in 

scientific publications ('underlying data'); and (2) other data as specified by the beneficiaries 

in their Data Management Plan (DMP, see below).  

Projects can "opt-out" of these provisions before or after the signature of the grant agreement 

(thereby freeing themselves from the associated obligations) on the following grounds:  

a) Incompatibility with the Horizon 2020 obligation to protect results that are expected to 

be commercially or industrially exploited 

b) Incompatibility with the need for confidentiality in connection with security issues 

c) Incompatibility with rules on protecting personal data 

d) Incompatibility with the project's main aim  

e) If the project will not generate / collect any research data, or 

f) If there are other legitimate reasons not to provide open access to research data  

Any  costs  related  to  the  implementation  of  these  provisions  are  eligible  for  reimbursement 

during the duration of the grant.  

A  proposal  will  not  be  evaluated  more  favourably  if  the  consortium  agrees  to  share  its 

research data, nor will it be penalised if it opts-out.  

Further information on open access to research data is available on the Participant Portal.  

A Data Management Plan (DMP) details  what data the project  will  generate, how it will be 

exploited  and  made  accessible  for  verification  and  re-use,  and  how  it  will  be  curated  and 

preserved. The use of a Data Management Plan is obligatory for all projects that  do not opt-

out. Projects that opt-out are also strongly encouraged to submit a Data Management Plan if 

relevant  for  their  planned  research.  Further  information  on  Data  Management  Plans  is 

available on the Participant Portal.