En h orizon 2020 w ork

HORIZON 2020 – WORK PROGRAMME 2018-2020 

General Annexes

 

 

Part 19 - Page 24 of 37 

 

introducing  the  PPI  innovations  into  the  market  (e.g.  contribution  to  standardisation, 

regulation,  certification),  awareness  raising  and  experience  sharing/training,  activities 

preparing further cooperation among stakeholders and procurers for future PCPs or PPIs.  

 

Preparation and publication of the open market consultation and call for tender 

Unless  the  PPI  is  undertaken  by  (a)  procurer(s)  that  has(have)  conducted  a  PCP  in  line  with  the 

requirements described in section (i) of this General Annex E, to buy the prototypes or limited first test 

products/services  that  were  developed  during  the  PCP

37

,  the  following  market  consultation  and 

publication obligations apply: 

 



 

In  preparation  of  the  PPI  calls  for  tenders,  an  open  market  consultation  with  potential 

tenderers  and  end-users  must  be  held  to  inform  the  market  well  in  advance  of  the 

upcoming  PPI  and  broach  the  views  of  the  market  about  the  intended  scope  of  the  PPI. 

Information retrieved from this consultation about the gap between perceived procurement 

needs  and  on-going  industry  developments  must  be  taken  into  account  in  the  PPI  tender 

specifications, so that the PPI duly focuses on 'early adoption' of 'innovative' solutions. 



 

The  market  must  be  informed  well  in  advance

38

  of  the  target  date  by  when  the  PPI  is 

expected to be launched. Market readiness prior to deployment can be verified through the 

organisation of e.g. conformance testing, certification or quality labelling of solutions. 



 

The  PPI  contract  notices  must  be  published  EU  wide    by  a  public  procurer  in  at  least 

English, offers must be accepted and communication with stakeholders must be enabled at 

all stages throughout the procurement in at least English, and all offers must be evaluated 

according to the same objective criteria.  



 

The prior information notices for the open market consultation, early announcements of the 

target  date  for  launching  the  PPI,  and  the  PPI  contract  notice  must  be  promoted  and 

advertised widely using in particular also Horizon 2020 Internet sites and National Contact 

Points.  The  Commission  must  be  informed  at  least  5  days  prior  to  the  expected  date  of 

publication of the PIN for the open market consultation and 30 days prior to the expected 

date of publication of the PPI contract notice and its content. The PPI calls for tenders must 

remain open for the submission of tenders for at least 60 days. 



 

Where the WTO Government Procurement Agreement does not apply, participation in PPI 

tendering procedures must be open on equal terms to bidders from EU Member States and 

all countries with which the EU has an agreement in the field of public procurement under 

the  conditions  laid  down  in  that  agreement,  including  all  countries  associated  to  Horizon 

2020.  Where  the  WTO  Government  Procurement  Agreement  applies,  PPI  contracts  must 

be  also  open  to  bidders  from  States  which  have  ratified  this  agreement,  under  the 

conditions laid down therein. 

                                                           

37

   In  case  of  a  PPI  after  a  PCP  according  to  the  conditions  described,  the  negotiated  procedure  without 

publication  foreseen  in  the  EU  public  procurement  directives  can  then  be  used  (see  Article  31(2)(a) 

ofDirective 2004/18/EC, Article 40(3)(b) of Directive 2004/17/EC , Article 13(j) of Directive 2009/81/EC 

and  the  EU  legislation  replacing  those  (Article  32(3)(a)  of  Directive  2014/24/EU  and  Article  50(b)  of 

Directive  2014/25/EU).  At  least  three  offers  must  be  asked  including  from  the  R&D  providers  that 

successfully completed the pre-ceding PCP. 

38

   By means of a Prior Information Notice (PIN) in the OJEU 

---

HORIZON 2020 – WORK PROGRAMME 2018-2020 

General Annexes

 

 

Part 19 - Page 25 of 37 

 

Tender Documentation and procurement procedure 



 

Procurers should avoid the use of selection criteria based on disproportionate qualification 

and  financial  guarantee  requirements  (e.g.  with  regards  to  prior  customer  references  and 

minimum  turnover).  Functional/performance  based  specifications  must  be  used,  to 

formulate  the  object  of  the  PPI  tenders  as  a  problem  to  be  solved,  without  prescribing  a 

specific solution approach to be followed. Evaluation of the tenders must be based on best 

value for money criteria (not just lowest price).  



 

The distribution of  rights  and obligations  between procurers  and the solution provider(s), 

including the allocation  of  IPRs,  must be published in  the PPI  call for tender documents. 

The PPI calls for tenders must be carried out in a competitive and transparent way in line 

with the Treaty principles which leads to a price according to market conditions. In order 

to  encourage  fair  and  wide  exploitation  of  results,  ownership  rights  of  IPRs  generated 

during the execution of a PPI contract should be assigned to the party generating the IPRs, 

except in duly justified cases (e.g. when that party is not able to exploit them).  



 

Procurers must organise their procurement so as to avoid any conflict of interest, including 

in the use of external experts. Potential providers of solutions sought for by a PPI cannot 

be beneficiaries in an action during which this PPI is planned or undertaken. 



 

Procurement  procedures  covered  by  the  EU  public  procurement  directives  that  do  not 

involve  procurement  of  R&D  can  be  used.  Restricted  procedures  with  shortened 

timeframes for submission of offers for urgency reasons must not be used. 

Contract implementation 



 

Framework contracts/agreements with lots can be used. For PPIs implemented by a group 

of  procurers,  the  specific  contracts  for  procuring  specific  quantities  of  goods/services  for 

each procurer can be awarded and the selected tenderers can be paid either all by the lead 

procurer,  or  by  each  procurer  in  the  buyers  group  individually  for  those  quantities  of 

goods/services procured by each procurer individually. 

 

 

---