Essentials of Language Documentation

Chapter 13 – Archiving challenges

327

a community documented in the archive may need quick access to relevant

multimedia material. Among other things, they may be looking for a nice

example or unusual fact or observation which provides the starting point

for a story or report. Their preferred ways of access will include geographi-

cal browsing or registers listing interesting phenomena of various kinds.

In summary, we can state that we cannot identify just one type of usage,

but very different usage scenarios with different types of users must be

envisaged. The discovery and presentation of the archived material thus has

to meet a number of diverging expectations. Discovery ideally has to cover

flexible and powerful structured search capabilities on metadata and con-

tent, simple Google-like full-text retrieval possibilities, and hierarchical and

geographical browsing and navigation in virtual spaces created for specific

communities adapted to their cultural and sociological contexts.

Presentation covers a whole range of possibilities, starting with simple

access to individual objects, such as structured texts or media files. Of

course, linguists and other users will not be interested in seeing an XML

tag structure. Instead, they will want a presentation that comes close to

what they are used to in written resources such as lexica or storybooks.

Furthermore, users will want to access the objects together with their con-

texts – annotations together with lexica, annotations together with the under-

lying media fragments, house building explanations together with photos,

the comparison of two annotated media fragments, etc. A combined presen-

tation layer should allow the support of flexible, user-defined layouts. In

addition, guided tours should be created to provide easy access for users

with limited experience in handling digital databases.

As we have seen, a number of usage scenarios include the active enrich-

ment and extension of archival materials. For obvious reasons, modifying

archival contents is a dangerous concept. Special care has to be taken not to

lose earlier versions and to separate “original” data from add-ons. Two of

the most basic principles of archiving are that deletion operations are for-

bidden and that modifications of original data can only lead to new versions

but do not replace the original version. In digital archives it is technologi-

cally very easy to manipulate content, but it is still an unresolved issue as to

how to keep additions tractable while at the same time maintaining simple

and straightforward discovery and presentation options.

While the demands of different users may thus be almost limitless, it

should be kept in mind that for the archivist, workable resource discovery

options and easy access to individual resources in open and well-docu-

mented formats has to be the primary concern.

---

328

Paul Trilsbeek and Peter Wittenburg

5.

Interaction aspects

Due to the differences between the interests and priorities of archivists,

depositors, and users, it will be useful to take a closer look at the interaction

between these players. The main concern here is the ways in which the gap

between the differing interests and priorities can be bridged without creat-

ing new problems.

5.1. Depositor–archivist interaction

To create an archive that is easily exploitable by the different user groups

and that also meets the long-term preservation requirements, depositors and

archivists have to find a good way of interacting. This is a challenge indeed,

since the primary intentions, the working styles, and part of the terminol-

ogy used are different. Figure 4 indicates the topics to be addressed in the

interaction between depositors and archivists in a schematic way. It also

indicates the methods that are involved in resolving these issues.

Figure 4. Topics to be resolved in the interaction between depositors and archivists

Workflow agreements describe the pattern of interaction, i.e. which ad-

dresses have to be used, what the responsibilities are, what the best chan-

nels are for exchanging valuable material, what the general timing will be,

etc. For financial and sometimes for technical reasons, it is impossible for

an archivist to carry out all sorts of conversions. Therefore, if possible, one

Depositor–Archivist Interaction

Agreements about:

– workflow

– labeling

– formats + encoding

– organizational matters

– upload mechanisms

– access procedures

– explicitness

Methods for:

– ingestion

– conversion

– structure definition

– access policy definition

– consistency check

– etc.

Archivist

Depositor

Archive

Objects

---

Chapter 13 – Archiving challenges

329

has to agree on a number of formats and encoding standards for the tools

that are used in collecting and processing data. Using a completely outdated

program version for annotations or creating arbitrary and undocumented

keyboard-character mappings may lead to unsolvable problems (cf. Chapter

14). Teams sometimes have old materials that they want to deposit as well.

All this has to be made explicit at an early stage so that the archivist can

anticipate the problems that may arise and can look for suitable solutions.

The labeling of any object that is exchanged is essential to enable the

archivist to identify the relations. The metadata descriptions have to be cre-

ated by the depositors according to an agreed-upon scheme since they will

define the relations between the objects and form the basis for all discovery.

In the near future it will become more common for depositors to upload

resources themselves into the archive. The necessary steps to be taken here

have to be made very clear since misunderstandings leading to an inconsis-

tent archive have to be avoided.

The archivist should provide methods for structure definition that are in

line with the data models, tools to build content that fit in with the agreed

standards, conversion routines that allow one to convert data into a limited

number of archiving formats, and mechanisms to define access policies and

carry out a number of consistency checks on the archived material. With

regard to the last point, archivists can only employ formal criteria. They

cannot verify the correctness of linguistic content and, more specifically,

they cannot detect whether an annotation is associated with the correct me-

dia file and the like. The basic principle must be that the depositor is re-

sponsible for all linguistic encoding aspects and for all relations that are

difficult to trace. Since conversions are often associated with a loss of in-

formation, the depositor has to make time for checking the results of con-

version processes.

The interaction between archivists and depositors also has interpersonal

aspects that should not be ignored. Regular interactions initiated by the

archivist, for example, can easily be interpreted as an attempt to control the

documentation process. On the other hand, documentation teams may hesi-

tate to confront archivists with “stupid questions.”

Different formal channels have to be used for this interaction. Web-based

bulletin boards, e-mail exchange, telephone calls, video conferences and,

most importantly, bilateral face-to-face meetings all form part of an interac-

tion process that has a potential for many problems. Training courses of-

fered by an archive may help to increase awareness of the basic problems

involved in digital archiving and in unifying different approaches. Short

---