For development and prosperity annual program report

c) Activity Monitoring and Evaluation Plan Workshop  
In September 15-16, 2015 the Project alternative AOR, Ainur Absemetova and USAID Monitoring 
and  Evaluation  specialist,  Aigul  Berdygulova  conducted  Activity  Monitoring  and  Evaluation  Plan 
Workshop  for  Bereke  team  with  the  aim  to  orient  the  Program  staff  to  the  results  framework  and 
shift the focus from outputs to reporting on outcomes and impact. 
The following issues have been discussed at the workshop: 
•
 
What is Monitoring and Evaluation at USAID? 
•
 
What is an Activity M&E Plan at USAID? 
•
 
What is the PDP Results Framework? 
•
 
Workplan and AMEP development. 
Subsequently the Program staff revised AMEP and Year 1 Work plan in accordance with AMEP 
and submitted both to USAID. 
Thus, Milestone 2 – preparatory work of Bereke with submission of the Year 1 Work Plan has been 
completed. 
  
3. Milestone 3 – Preparatory Work of Bereke with a Set-up of Fully Operational Accounting 
System 
a) Meeting Special Conditions Stated in the Partnership Agreement 
 
Training on the financial reporting in accordance with the requirements of USAID  
On September 3-5, 2015 Azhar Zhangeldina, a Regional Finance manager of Development through 
Regional Cooperation in Central Asia Program was invited to Bereke to provide a training for key 
program  staff,  as  well  as  an  accountant  on  the  financial  reporting  in  accordance  with  the 
requirements of USAID.  
The following issues have been considered at the training: 

 
Administrative and financial procedures and documentation 

 
Work with bank accounts, the distribution and coordination of financial resources  

 
Preparation of quarterly and annual financial reports 

 
Filing in the computerized report system 

 
Calculation of the employees’ salary 

 
Managing the financial accounting of the venture. 
The  demands  of  the  donor  USAID  to  the  financial  reports,  changes  in  the  budget,  bank  accounts 
managing, examples of financial reports SF 425, SF 1034 (Request for Advance) and (Liquidation 
of  Advance)  and  their  correctness  have  been  examined  in  details  during  the  training.  Budget 
monitoring  and  level  of  expenses  tools  have  been  presented  to  the  Program  staff.  USAID 

---

requirements  to  the  financial  audit,  business  trips  and  proving  documents  were  explained  as  well. 
The exchange rate of the US dollar usage during the funds transfer has been discussed. 
 
In  addition,  Azhar  Zhangeldina  gave  recommendations  on  improving  internal  financial  control, 
namely  the  cash  account,  cost  allocation  for  projects  and  the  allocation  of  responsibilities.  Also, 
issues  regarding  Human  resources,  working  time  records  and  business  trips  principles  have  been 
raised. Procurement rules have been also discussed. 
 
b) PA "Bereke" Policies and Procedures Updating 
Within  a  period  of  three  months  after  the  Program  start  up  PA  "Bereke"  updated  and  fully 
implemented the following formal policies: 
- Financial Policy  
- Procurement Policy  
-Administrative  Policy,  including  Board  of  Directors’  functions  and  regulations,  roles  and 
responsibilities, etc.  
- Human Resources Policy  
As  the  Program  proposes  small  grants  to  target  rural  CSOs  Bereke  staff  has  developed  Program 
Grant Management Manual which was submitted to USAID as well. 
Bereke management has also provided trainings for staff on developed policies and procedures.  
 
c) PA "Bereke" Fully Operational Accounting System Setting-Up 
To  meet  the  USAID  Special  Conditions  requirement  of  setting-up  fully  operational  accounting 
system Bereke has installed and uses 1C: Accounting 8 system. In order to decrease the amount of 
cash transactions Bereke aims to minimize costs by paying in cash. Cash  flow is allowed in cases 
when  it  is  not  possible  to  use  non-cash  method.  Such  circumstances  can  be,  for  example,  living 
expenses when traveling to rural areas, minor repairs in the office, daily allowance to the program 
event participants, who arrived from rural communities. Bereke has set up a reasonable petty cash 
threshold  equal  to  100,000  KZT  and  established  the  payment  of  staff  salaries  and  other  program 
related payments via bank transfer.  
In  order  to  strengthen  the  overall  internal  control  system  Bereke  Coordination  Board  has 
determined persons entitled to sign accounting documents. Thus, the hierarchy of authority to sign, 
depending on the job position, has been set up. 
The  control  over  the  correct  and  timely  maintenance  of  the  accounting  report  is  entrusted  to  the 
executive responsible person of the outsourcing company. 
This allows holding the multi-level control over the spending of the Association funds by means of 
bank transfer. 

---

Thus PA "Bereke" has fully implemented Milestone 3 – preparatory work of Bereke with a set-up of 
fully operational accounting system. 
4. Program Partners Semiannual Meeting  
 
On  January  13-14,  2016  a  Semiannual  Meeting  of 
Program  partners:  Public  Association  "Bereke"  and 
Public  Association  "ECOCENTER"  was  held  in 
Shymkent  in  Bereke office. The following program 
and  financial  issues  were  discussed  during  the 
meeting: 

 
The interim results of the first six months of the Program implementation  

 
Preparation of the second quarterly program and financial reports 

 
Work Plan for the next six months of the Program  

 
Monitoring and evaluation plan of the Program for the next six months 

 
Periodicity of financial reporting  

 
Project team members responsible for preparation and submission of financial reports 

 
Taxation  

 
Drawing up and concluding contracts with contractors and vendors (legal and physical entities)  

 
Preparation and utilization of unified accounting/records keeping/staff documentation. 
At  the  meeting  all  team  members  expressed  their 
opinions  and  thoughts  related  to  their  work  sphere  in 
order to compile a quarterly report.    
As  there  had  been  misunderstandings  in  accounting 
records  maintenance  and  preparation  of  financial 
statements  between  Bereke  and  ECOCENTER 
accounting  departments  much  attention  was  paid  to 
preparation of unified accounting/records keeping/staff 
documentation, as  well as grant  administration issues. 
In addition, the decision was made to provide monitoring site visit to ECOCENTER so that Bereke 
acсountant Marzhan Kubekova could review and assist ECOCENTER accountant with maintaining 
Accountancy 1 C program and accounting records as well as preparation of financial statements. 
As the result of the semiannual meeting a Calendar plan for the next six months has been reviewed 
on the basis of a Year 1 Plan,  the draft guidelines for the Level-1 rural CSOs to participate in the 
community  development  sub-grant  competition  as  well  as  all  necessary  documentation  for 
upcoming sub-granting process have been discussed and prepared.  

---