For development and prosperity annual program report

III. PROGRAM MANAGEMENT AND COORDINATION. 
BEREKE OD ACTIVITIES.  
1. Milestone 1 – Preparatory Work of PA "Bereke" with Hiring the Staff of the PDP Program 
a) Office Rent and Program Team Hired 
In July 2015 the premise for "Partnership for Development and Prosperity" program was found and 
the  office  set  up.  The  Program  office  is  located  in  the  centre  of  Shymkent  city,  in  a  secure 
neighborhood.  The  premise  has  high  quality,  fast  Internet  connection  and  a  permanent  telephone 
link  and  number.  The  office  has  been  equipped  and  furnished  with  the  furniture  donated  to  PA 
"Bereke" by ACDI/VOCA that implemented Community Action  Investment Program  financed  by 
USAID in Kazakhstan and some pieces of equipment from previous Bereke projects.  
In  addition  6  computers  and  Multifunctional  device  (printer,  photocopier,  scanner,  fax  machine) 
have  been  purchased  within  the  Project  budget,  according  to  Bereke  procurement  policy  and 
installed. 
On July1, 2015 a Partnership Agreement was signed with the Program Partner, PA "ECOCENTER" 
to assist with Program implementation in Karaganda and Akmola oblasts. 
 
b)  Partners and Program Staff Orientation Workshop  
The workshop was held on August 4-7, 2015 in Shymkent in Bereke office with the aim to orient 
the  Program  team  members  and  the  partners  on  the  overall  Program  framework  and  develop 
necessary  implementation  mechanisms  so  as  to  achieve  intended  results.  It  was  one  of  the 
fundamental  activities  of  the  Program  towards  briefing  Bereke  team  and  the  partners  on  the 
Program  framework,  developing  working  relation,  clarifying  the  responsibilities  of  the  program 
partners,  discussing  and  developing  draft  project  Year  1  Work  Plan  and  Activity  monitoring  and 
evaluation plan (AMEP), developing Program operating procedures, communication and reporting 
systems;  defining  criteria  for  selection  of  partner  rural  CSOs  and  developing  questionnaires, 
discussing and defining Program granting and procurement systems and other important operating 
policies  and    procedures.  It  was  agreed  that  financial,  procurement  procedures  and  reporting, 
required  from  target  rural  CSOs  while  developing  and  implementing  projects  within  "Partnership 
for  Development  and  Prosperity"  Program  would  be  based  on  USAID  requirements  which  would 
give rural CSOs an opportunity to learn accounting strategies that would make them better able to 
budget and maintain financial records.  This in turn would also make it easier for CSOs to apply for 
future  grants  and  funding  to  Kazakhstani  and  International  donors,  while  promoting  more 
transparent methods within these organizations. 
Ivan  Apanasevich  conducted  a  session  for  Bereke  and  ECOCENTER  teams  on  how  achieving 
"Partnership  for  Development  and  Prosperity"  Program  objectives  will  meet  the  priorities  of 
USAID Regional Development Cooperation Strategy.  

---

By the end of the workshop draft Year 1 Work Plan with the Calendar Work Plan were developed. 
Besides that, the draft questionnaire for rural CSOs for participating in the Program and identifying 
the level of their development was developed and criteria for selection of partner rural CSOs were 
defined, which were afterwards revised, discussed and improved with the assistance of AOR.     
Thus,  Milestone  1–  preparatory  work  of  PA  "Bereke"  with  hiring  the  staff  of  the  project  was 
completed by July 31, 2015. 
 
2. Milestone 2 – Preparatory Work of Bereke with Submission of the Year 1 Work Plan 
a) Year 1 Work Plan Development  
 
As  it  was  mentioned  above  PA  "Bereke"  together  with  the  Program  partner  PA  "ECOCENTER" 
drafted Year 1 Work Plan (WP) and a Calendar Plan for the first  year of the program. Besides all 
Program related activities the Plan specified how the special conditions from USAID would be met, 
it  identified  all  the  planned  steps  to  address  the  special  conditions  considered  in  the  Cooperative 
Agreement.  Year  1  Work  Plan  and  Calendar  Plan  were  submitted  it  to  USAID  for  review, 
comments  and  approval.  The  program  staff  discussed  feedback  from  USAID.  As  a  result  Year  1 
Work Plan was reviewed and sent to USAID.  
 
b) Activity Monitoring and Evaluation Plan 
In  August  3-7,  2015  Bereke  invited  Ivan  Apanasevich,  an  external  consultant  to  assist  the 
organization with Activity Monitoring and Evaluation Plan development.  
Ivan  Apanasevich  together  with  the  Program  team  discussed  Program  goals  and  objectives  and 
USAID  Regional  Development  Cooperation  Strategy  and  identified  how  the  Program  objectives 
would meet the priorities of USAID Regional Development Cooperation Strategy. 
At the sessions on AMEP development the following issues were discussed: 
- Program goals and set objectives by years; 
- Staff responsible and their duties regarding Program M&E; 
- Scheme of work with the key partner in Karaganda "ECOCENTER"; 
- Indicators; 
- Conducted the analysis of the Program causal chain framework (input – outputs – outcomes –
impact); 
- Discussed the quantitative objectives by years. 
Thus, the program team guided by the consultant identified key outcome and output indicators, how 
the data against indicators will be collected and stored, and how data received from monitoring and 
evaluation will be analyzed and used. 
As  a  result,  Activity  Monitoring  and  Evaluation  Plan  was  developed  and  submitted  to  USAID  by 
August 15, 2015.   

---