For development and prosperity annual program report

governmental  organization.  We  make  numerous  mistakes  while  work ing  on  project 
budgets, compiling financial reporting to donors due to regular unawareness of the 
basic  rules  of  expenditure  classification,  drawing  up  documentation,  labor 
contracts  and  etc.  It  negatively  affects  the  relations  with  donors  and  constrains 
our ability to participate in large-scale grant programs. It should be noted that the 
training on accountancy and taxation in non-governmental organizations conducted 
by Zhanat Saparzhanova let me, the head of the organization, “open my eyes” and 
see  the  most  acute  moments.  Owing  to  opportunity  to  openly  ask  questions,  I 
became  better  aware  of  preparation  of  almost  all  significant  financial  documents. 
This will be very useful for me when implementing other future projects". Ismanov 
Sardor, Chairperson of PA "Zhalynda Zhastar"  
 
Attachment 7 – Accounting, Taxation and Office Records Management training Agenda (for CR 
and SR) 
Attachment 8 – List of Accounting, Taxation and Office Records Management training Participants 
 
h) Monitoring and Evaluation Training for the 1-st Level Rural CSOs  
On  January  10,  2016  PA  "Bereke"  management  sent  a  letter  to  USAID  requesting  additional 
Monitoring and Evaluation training for Level-1 and Level-2 CSOs.  
Questionnaire survey alongside with the results of OD assessment conducted among Program target 
rural CSOs as well as recommendations given by the Grant Committees in both regions had shown 
the acuteness of M&E training for the CSOs of both levels. Moreover, it was extremely significant 
to acquire M&E skills for CSOs that have received grants 
in  the  framework  of  the  "Partnership  for  Development 
and Prosperity" Program to better manage their projects. 
Thus  upon  the  USAID  approval  Bereke  staff  conducted 
Monitoring  and  Evaluation  training  for  Level-1  CSOs 
from all four Program target oblasts on May 17-18, 2016 
in  Karaganda.  The  training  was  very  interactive,  it  gave 
participants concept, skills and knowledge on monitoring 
and evaluation for development projects. 
CSO  workers  have  aquired  knowledge  and  skills  of 
setting  project  goals  and  objectives,  choosing  proper 
activities  to  meet  the  objectives  and  developing  project 
logical framework including output, outcome and impact 
indicators.  

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A session on writing a sucess story helped the participants to understand how they can demonstrate 
the impact of the project on the life of their target group in an easy and accessible way.  
By  the  end  of  the  training  each  CSO  representative  has  developed  the  draft  M&E  plan  for  their 
project and they sent the final version of it to PA "Bereke" and PA "ECOCENTER" ten days later 
after discussing with the respective project staff. It was agreed that they should submit a completed 
indicator table alongside with program and financial intermediate and final reports.  
In addition, the training participants from Southern and Central regions had a good opportunuty to 
exchage information, experience and contacts as well as to discuss the possibilities for future joint 
projects. 
"Before  this  training  I  did  not  really 
understand  the  concept  of  monitoring  and 
evaluation  and  referred  to  it  as  one  of  the 
requirements  of  donors  that  have  nothing  to 
do with implementation of the project and only 
upon 
the 
development 
of 
our 
project 
monitoring  and  evaluation  plan  I  realized  how 
important it is for the effective  implementation 
of  our  projects.  I  believe  now  that  the  aquired 
knowledge  and  skills  will  allow  us  to  perform  our  work  in  a  more  quality  and 
systematic  way".  Rakhimzhanova  Muslima,  PA  "Women's  Council  of  Arys  Town", 
South Kazakhstan region. 
 
Attachment 9 – Monitoring and Evaluation training Agenda (for CR and SR) 
Attachment 10 – List of Monitoring and Evaluation training Participants 
 
i) Implementation of community development projects  
All the projects of Level-1 CSOs have been fully implemented. Project monitoring and evaluation 
plans  including  indicator  table  developed  with  the  assistance  of  the  Program  staff  helped  CSOs 
better manage their projects. The majority of CSOs carried out planned activities in accordance with 
their  work  plans.  Rarely,  there  were  some  modifications  or  shifting  of  the  activities  within  the 
project frames and the budgets. Any modifications in the work plans and the project budgets were 
obligatorily coordinated with Bereke and ECOCENTER teams. 
One  of  the  major  Program  requirements  was  when  procure  any  goods  and  services  when  total 
expenditure  costs  exceed  25  000  tenge  rural  CSOs  should  utilize  a  competitive  procurement 
method,  which  involves  obtaining  bids  from  at  least  three  participants.  It  was  not  easy  for  rural 
CSOs  to  follow  this  requirement  as  there  were  not  often  enough  alternative  certain  goods/service 

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supplyers. Nevertheless all CSOs tried to comply with the Program policy, which, according to their 
feedback became very useful. 
"The  requirement  to  obtain  bids  from  at  least  three 
vendors  first  provoked  our  negative  reaction,  however  it 
proved  to  be  very  useful  as  it  made  us  to  analyze  the 
prices  in  the  market  and  choose  the  most  appropriate  for 
us.  For  example,  we  used  to  buy  furniture  from  a  vendor 
whose  prices  have  turned  out  to  be  40%  higher  than  that 
of  a  sales  company  in  Shymkent  even  though  the  quality 
of  furniture  was  the  same".  Mustapa  Suleimenov, 
Chairperson of Saryagash rayon Veterans' organization.  
The grants for the implementation of the rural CSOs projects were  divided into two tranches. The 
second  tranche  was  transferred  after  submission  of  the  interim  program  and  financial  reports 
conforming completion of the planned activities. 
We could observe the improvement of the quality of final program and financial reports compared 
to  the  previously  submitted  interim  reports.  However,  a  number  of  difficulties  with  the  reports 
preparation were observed. 
 
The  following  main  problems  can  be  underlined  upon  the  results  of  the  final  financial  reports 
evaluation:  

 
incorrect salary accounting, incorrect calculations of obligatory payments and taxes; 

 
cash utilization (mostly for the rural CSOs of CR); 

 
incomplete provision of the accounting primary documentation for confirmation of transactions 
with sub-contractors; 

 
untimely provision of the documentation conforming the amount contributed by rural CSOs; 

 
Untimely reports provision. 
 
As for the program reports the problems were related to 

 
improper completion of reporting templates; 

 
untimely submissions of attachments to reports; 

 
lack of description of qualitative indicators.  
 
For optimization of the reporting process  and improvement of quality  and timely provision  of the 
reports the following steps will be taken according to the decision of Program managers: 

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