Informacijski sistemi

98. RAVNANJE Z DOKUMENTARNIM GRADIVOM V POSLOVNI UPRAVI

Obdelava dokumentarnega gradiva je lahko centralizirana ali decentralizirana. Pri centralizirani (smiselna v manjših organizacijah) obdelavi morajo vsak dokument, ki prispe v organizacijo obdelati v vložišču ali tajništvu. Tu navadno pošto sprejemajo, odpirajo, pregledajo, odtisnejo prejemno štampiljko, razporedijo, razvrstijo, evidentirajo, dostavijo. V vložišču tudi odpravijo pošto – napišejo naslove in frankirajo. Zraven tega vodijo še stalno zbirko.Ta način obdelave ima tudi nekatere pomanjkljivosti: velika izguba časa, funkcionalni nadzor ni mogoč, težavnost klasificiranje in s tem tudi arhiviranje,...Pri decentralizirani obdelavi pa določena opravila vložišče samo sprejme in zagotovi čimprejšnjo dostavo sektorjem. Vsa opravila s pošto pa opravi za to odgovorna oseba. Ta obdelava dokumentarnega gradiva je tudi zaradi vse bolj razširjene uporabe elektronske pošte bolj smotrna. Čeprav pravna podlaga omogoča, da velike organizacije bi imele decentralizirano obdelavo, v slovenski upravi prevladuje centralizacijski način.

99. KLASIFIKACIJSKI NAČRT

Klasifikacijski načrt uporabljamo pri vsebinskem razvrščanju dokumentarnega gradiva. Vsebuje klasifikacijski znak (številčna oznaka gesla) in šifro zadeve (geslo). Geslo je tista beseda, ki označuje glavno vsebino in skupno značilnost določenega dela gradiva.

Klasifikacijski načrt izdelamo tako, da najprej določimo glavne skupine ali razrede in jih poimenujemo, nato pa vsa gesla razvrstimo v glavne razrede, skupine in podskupine. Razrede, skupine, podskupine in gesla oštevilčimo in preverimo logično razporeditev vsebin ter dodamo navodila o uporabi klasifikacijskega načrta.

Klasifikacijsko načrtovanje obsega naslednje korake: 1. Imenovana mora biti skupina, ki bo vodila celoten postopek izdelave in uvajanja tega načrta v prakso, 2. Sestavljalci klasifikacijskega načrta morajo pridobiti kar najpomembnejšo predstavno o smereh pretoka in uporabi informacij (pregledati mora najpomembnejša gradiva za preteklo in tekoče obdobje), 3.Osnutek klasifikacijskega načrta nastane na osnovi oblikovanja gesel, ki je zahtevno strokovno delo, pri katerem je potrebna razgledanost in poznavanje vsebin, ki se v organizaciji pojavljajo.

100. KLASIFICIRANJE DOKUMENTOV

Kadar klasificiramo gradivo ga razvrščamo po vsebini. S tem zagotovimo dobro preglednost in uporabnost. Pri tem razvrščanju najprej ugotovimo ključno vsebino dokumenta in poiščemo ustrezno vsebinsko geslo in njegovo številčno oznako. Ta klasifikacijski znak vpišemo v ustrezno rubriko prejemne štampiljke. V evidenco moramo pogledati, če je pod tem klasifikacijskim znakom še kakšna zadeva ali ugotoviti ali se s tem dokumentom zadeva začenja, nadaljuje ali končuje. Ugotoviti moramo zaporedno številko zadeve pri določenem klasifikacijskem znaku. Nato številčno oznako zadeve vpišemo v evidenco in v prejemno štampiljko. Če se z dokumentom zadeva začenja, se vpiše ustrezne oznake tudi na ovoj zadeve. Nakar zadevo dostavimo strokovnemu uslužbencu v reševanje.

101. ORGANIZIRAN IN NEORGANIZIRAN PRIHOD POŠTE V ORGANIZACIJO

Pri neorganiziranem prihodu pošte sta bistveno zmanjšana preglednost in dostopnost gradiva. V takem primeru uslužbenci prejemajo pošto s poslovno vsebino mimo vhodne enote in ne poskrbijo, da bi tako pošto vključili v evidenčni sistem organizacije. Na takšen način dela nihče v organizaciji nima celotnega pregleda nad dokumentarnim gradivom. V takem sistemu je otežkočen tudi pregled nad izhodom gradiva. Organiziran prihod pošte je priporočljiv. Vsa pošta gre skozi vhodno enoto zato lahko vsak in v vsakem trenutku ugotovi kakšno gradivo je prišlo v organizacijo, če je prišlo in kdaj je prišlo. Takšen način omogoča celoten pregled nad dokumentarnim gradivom, ki v organizacijo prihaja, se obdela, se hrani in iz organizacije se odpošlje.

102. ODPIRANJE POŠTE

V vhodni enoti se prejeto pošto najprej pregleda in po potrebi razdeli na različne skupine (pošta v zvezi z licitacijami in razpisi, pošta naslovljena na organizacijo, uslužbenca, na uslužbenca in organizacijo, na zaupno,..). Uslužbenec v vhodni enoti odpre pošiljke naslovljene na organizacijo, vse ostale pa le s pooblastilom. Osebne pošte pa ne sme odpirati. Priporočljivo je, da ima čim širša pooblastila za odpiranje pošte. Za zaupno pošto in pošiljke, ki so naslovljene na uslužbenca s posebnimi pooblastili in odgovornostmi ter za pošto v zvezi z licitacijami in razpisi pa običajno pooblastila niso dana. Na pošto ki je uslužbenec ne odpira pa samo odtisne prejemno štampiljko, vpiše datum in čimprej vroči pristojnemu uslužbencu.

103. EVIDENTIRANJE IN RAZVRŠČANJE DOKUMENTARNEGA GRADIVA

Sodoben evidenčni sistem mora zagotoviti, da bomo v vsakem trenutku vedeli, kje se kakšen dokument ali zadeva nahaja in v kakšnem stanju (ali je rešena ali ne). Evidence lahko vodimo ročno ali računalniško. Ročne evidence so značilne za majhne organizacije. Ročne evidence so delovodnik, kartotečna kazala in seznami dekumentov. Evidenco dokumentarnega gradiva lahko vodimo z računalnikom. Pri tem si lahko izberemo sebi primeren način razvrščanja, ki je lahko geografsko, številčno, vsebinsko. Razvrščanje dokumentarnega gradiva lahko izvedemo na različne načine: abecedno, geografsko, številčno, kronološko in vsebinsko. Pri abecednem razvrščanju si mape sledijo v abecednem zaporedju. Geografsko razvrščanje je smiselno v organizacijah katere imajo svoje poslovne partnerje in enote v različnih krajih. Pri številčnem razvrščanju uporabljamo delovodnik. Kronološko razvrščanje je uporabno v organizacijah, kjer je rok za končanje posamezne zadeve zakonsko predpisano. Najbolj razširjeno je vsebinsko razvrščanje, kjer je pomembna vsebina zadeve. Ne glede kateri način razvrščanja uporabljamo, moramo pri prejemu dokumentarnega gradiva (ne na priloge) odtisniti prejemno štampiljko.