Mühasibat və mühasibat tapşırıqları

Mövzu 4. Mühasibat uçotunun sənədləri, registrləri və
formaları

Plan:
1. Sənədləşmə, onun mahiyyəti və əhəmiyyəti.

2. Sənədlərin rekvizitləri.
3. Sənədlərin təsnifatı.
4.Sənədlərin qəbulu, yoxlanması və işlənməsi.
5. İnventarlaşdırma.
Sənədləşmə, onun mahiyyəti və əhəmiyyəti. Sənədlər mühasibat uçotunda təsərrüfat prosesləri zamanı baş verən əməliyyatlar üzərində müşahidə aparmaq üçün əsas üsuldur. Baş verən hər bir təsərrüfat əməliyyatı məzmunundan və həcmindən asılı olmayaraq mütləq sənədlə rəsmiyyətə salınmalıdır. Sənədləşmə mühasibat uçotu obyektlərinin tərkibində baş verən dəyişiklikləri müntəzəm və ardıcıl olaraq qeyd etmə üsulu deməkdir. Sənədləşmə təsərrüfata rəhbərlik etmək üçün nəzarət vasitəsidir.
Sənədlər uçot məlumatlarının yoxlamasında və səhvlərin aşkara çıxarılmasında istifadə edilir. Düzgün tərtib edilmiş sənəd müvafiq əməliy-yatın baş verməsi faktını təsdiq edir.
Sənədləşmə material, pul və əmək resurslarının artıq sərf olunmasının, habelə hesablaşma, tədiyyə, kredit əməliyyatlarında baş verən qanunsuzluqların qarşısını almağa kömək edir.
Sənədlər hər bir əməliyyatın yerinə yetirilməsinə sərəncam verən və onu yerinə yetirən şəxs tərəfindən imzalanır. Bu imzalara əsasən sənədlər üzrə müəssisələrin işçilərindən kimin həmin əməliyyatın icrasına məsuliyyət daşımasını müəyyən etmək olur.
Sənədlərin rekvizitləri. Hər bir sənədin öz təyinatına tam cavab verə bilməsi üçün müəyyən göstəriciləri olmalıdır. Təsərrüfat əməliyatını xarakterizə edən sənəddə qeyd olunan və ona hüquqi qüvvə verən göstəricilərə sənədlərin rekvizitləri deyilir.
Rekvizitlərin miqdarı və məzmunu, sənədin tərtib olunma məqsədindən asılı olaraq, onun əks etdirildiyi əməliyyatında, xarakteri, habelə həmin əməliyyatın yerinə yetirildiyi şərait nəzərə alınmaqla müəyyən edilir. Təsərrü-fat əməliyyatlarının müxtəlif olmasına baxmayaraq sənədlərin çoxunda bəzi rekvizitlər ümumi olur.
Lazım olan hallarda, sənəddə onun nömrəsi, adı və müəssisənin (təşkilatın) ünvanı olmaqla əməliyyatın baş verməsində iştirak edən tərəflər göstərilməlidir. Yerdə qalan rekvizitlər sənəd tərtib edilərkən əməliyyatın xarakteri ilə müəyyən olunur. Əgər sənədin hər hansı mütləq rekviziti yoxdursa o, özünün sübut edici gücünü itirir və mühasibat uçotunda yazılış aparmaq üçün əsas hesab edilmir.
Sənədlərin təsnifatı. Ayrı-ayrı təsərrüfat əməliyyatlarını uçotda əks etdirmək üçün çoxlu miqdarda müxtəlif sənədlər tətbiq olunur. Sənədlərin məzmununu və təyinatını öyrənmək, onların quruluşu və rəsmiyyətə salınma prinsipini mənimsəmək üçün sənədləri müəyyən əlamətlərinə görə qruplaşdırmaq lazımdır. Sənədlərin bu cür qruplaşdırılmasına onların təsnifatı deyilir.
Sənədlər aşağıdakı əlamətlərə görə təsnifləşdirilir: əks etdirilən təsərrüfat əməliyyatlarının xarakteri­nə görə; sənədlərin məmununun həcminə görə; təsərrüfat əməliyyatlarının əks etdirilmə üsuluna görə.
Əks etdirilən təsərrüfat əməliyyatlarının xarakterinə görə sənədlər: material, pul, bank, hesablaşma sənədlərinə və i.a, bölünür,
Material sənədləri material vəsaitlərinin hərəkətini materialların (məsələn; əsas və köməkçi materialların, yanacağın və i.a.), hazır məhsulların, əsas vəsaitlərin (binaların, tikililərin, avadanlığın və i.a.) daxil və xaric olmasını əks etdirir. Bu cür sənədlərə materialları buraxmaq üçün rəsmiyyətə salınan tələbnamələr zabor vərəqələri, əsas vəsaitlərin qəbul və xaric aktları və i.a. aid ola bilər.
Pul sənədləri vasitəsilə pul vəsaitlərinin mədaxili və məxarici rəsmiyyətə salınır. Bu cür sənədlərə kassa mədaxil və məxaric orderləri, kassirin hesabatı aid ola bilər.
Bank sənədləri banklar vasitəsi ilə aparılan hesablaşmaları rəsmiyyətə salmaq üçün nəzərdə tutulur. Bu cür sənədlərə çeklər, tədiyyə tapşırıqları, tədiyyə tələbnamələri, bankın bildirişləri və çıxarışları aiddir.
Hesablaşma sənədləri fəhlə və qulluqçularla, malsatanlarla və s. aparılan hesablaşmalar üçün rəsmiyyətə salınır. Bu cür sənədlərə haqq-hesab ödəmə cədvəlləri, yüklənmiş mallar üçün hesabnamələr, yerinə yetirilmiş işlər üçün tapşırıqlar aid ola bilər.
Təyinatına görə sənədlər sərəncam verici, icra edici, mühasibatda rəsmiyyətə salınan, kombinələşmiş sənədlər bölünür.
Sərəncam verici sənədlər vasitəsilə idarə, müəssisə rəhbəri və yaxud başqa vəzifəli şəxslər müəyyən təsərrüfat əməliyyatlarını həyata keçirmək üçün sərəncam verir. Sərəncam verici sənədlər mahiyyət etibarı ilə konkret əməliyyatı yerinə yetirən şəxslərə əmr vermək üçün əsas hesab olunur. Sərəncam verici sənədlər pulu və material qiymətlilərini qəbul etmək və buraxmaq üçün əsas sayılır. Bu sənədləri müəssisə rəhbərindən başqa mütləq baş (böyük) mühasib imzalamalıdır. Mühasibin imzası olmayan sənədlər etibarsız hesab edilir.
Sərəncam verici sənədlərə çeklər, tədiyyə tapşırıqları əmrlər, etibarnamələr, tapşırıqlar və başqaları aiddir.
Etibarnamə material qiymətlilərini almaq üçün sərəncam verici sənəd sayılır. Etibarnamədə onu verən müəssisənin, habelə malsatanın adı, alınası material qiymətlilərinin adı, miqdarı, müəssisə rəhbəri və baş mühasibin habelə etibarnaməni götürən şəxsin imzası olmalıdır.
Sənədlər məzmunun həcminə görə ilk və icmal sənədlərə bölünür.
İlk sənədlər təsərrüfat əməliyyatları baş verən kimi tərtib olunur və onları əks etdirir. Bu sənədlər mühasibat yazılışları aparmaq üçün əsas sayılır. İlk sənədlərə material qiymətlilərini buraxmaq üçün tələbnamələr, tədiyyə-tələbnamələri, əsas vəsaitlərin qəbul və xaric olma aktları və i.a. aiddir.
Tələbnamədə materialları kimin tələb etməsi, onların hansı anbardan verilməsi, tələb olunan və faktiki buraxılan materialların miqdarı, qəbul edən və buraxan şəxslərin imzası və s. məlumatlar göstərilir.
Tələbnamə, materialların istehsal və təsərrüfat ehtiyyacları üçün anbardan buraxılmasını əks etdirən ilk sənəddir. Tələbnamə, materialları alan və buraxan zaman tərtib olunur.
İlk sənədlər öz növbəsində daxili və xarici sənədlərə bölünür. Daxili sənədlərə müəssisənin özündə tərtib olunan sənədlər (tələbnamələr, qaimələr, aktlar va i.a.), xarici sənədlərə isə başqa müəssisələrdə tərtib olunan sənədlər (malsatanla hesabnaməsi və başqa müəssisələrlə qarşılıqlı hesablaşmalar üzrə bildirişlər və i.a.) aiddir.
İcmal sənədlər rəsmiyyətə salınmış ilk sənədlərə əsasən tərtib olunur və onlarda baş vermiş hər bir təsərrüfat əməliyyatına dair məlumatlar toplanır. İcmal sənəddə bir neçə ilk sənədin məlumatı birləşdirilir. İcmal sənədlərə misal olaraq avans hesabatını, materialların anbarda hərəkətinə dair maddi-məsul şəxslərin hesabatını, əmək haqqı üzrə haqq-hesab ödəmə cədvəllərini göstərmək olar.
Avans hesabatında hər şeydən əvvəl təhtəl şəxs haqqında məlumat olur. Sonra hesabatda aparılmış xərclərin düzgün və məqsədəuyğun aparılması göstərilir. Hesabat müəssisə rəhbəri tərəfindən təsdiq edilir. Həmin sənəddə müxabirləşən hesabların debeti və krediti üzrə mühasibat yazılışı (provodkası) verilir.
Avans hesabatının arxa tərəfində hər bir ilk sənəd üzrə aparılmış xərclər və hər sənədin tarixi, sıra nömrəsi, eləcə də onun nə üçün və nə qədər məbləğdə ödənilməsi haqda məlumatlar göstərilir. Avans hesabatına tə-sərrüfat əməliyyatlarının baş vermə faktını təsdiq edən bütün icraedici sənədlər əlavə olunur.
Təsərrüfat əməliyyatlarının əks etdirilmə üsuluna görə sənədlər birdəfəlik və yığma sənədlərə bölünür.
Birdəfəlik sənəd bir qayda olaraq yalnız bir təsərrüfat əməliyyatını əks etdirir. Birdəfəlik sənədlərə misal olaraq kassa orderlərini, tələbnamələri, hesabnamələri göstərmək olar.
Yığma sənədlər, müəyyən dövr ərzində müntəzəm olaraq (məsələn; on gün, ay) tez-tez təkrar olunan və məzmununa görə oxşar olan əməliyyatları əks etdirir. Bu cür əməliyyatlar yavaş-yavaş müəyyən cədvəllərə, jurnallara yazılır və dövrün sonunda bütün əməliyyatlar üzrə yekun hesablanır. Bu zaman hər bir əməliyyat üzrə deyil hesabat dövründə baş verən bütün əməliyyatların yekununa bir mühasibat yazılışı (provodkası) tərtib olunur. Yığma sənədlərə misal olaraq materialların daxil olmasına və sərf edilməsinə dair tərtib olunmuş cədvəlləri göstərmək olar.
Yığma sənədlər tərtib olunan sənədlərin miqdarını xeyli ixtisar edir və bununla da mühasibatlığın işini sürətləndirir.
Uçot işlərinin sadələşdirilməsinin və ucuzlaşdırılmasının əsas yollarından biri sənədlərin səmərəli qurulmasıdır. Bəzi sənədlərdə lazım olmayan artıq rekvizitlər olur. Bu da nəticədə sənədlərin tərtib olunmasına çoxlu miqdarda əmək və vəsait sərf olunmasına səbəb olur, onların yoxlanması və işlənməsi çətinləşir, mühasibat yazılışlarının sayı artır.
İnventarlaşdırma. Mühasibat uçotunun qarşısında duran əsas tələblərdən biri onun göstəricilərinin düzgün olmasıdır. Bu tələbə cavab verə bilmək üçün mühasibat uçotu göstəriciləri həqiqi göstəricilərə uyğun olmalıdır. Başqa sözlə demiş olsaq, mühasibat uçotunda mal-material qiymətliləri haqqında əks etdirilmiş məlumatlar həmin qiymətlilərin faktiki məlumatlarına bərabər olmalıdır. Bəzi hallarla həqiqi məlumatlar uçot məlumatlarına uyğun gəlmir. Bu uyğunsuzluq müxtəlif səbəblərə təbii olaraq baş vermiş itkilərə, mal-material qiymətliləri qəbul edilən və buraxılan zaman yol verilən nöqsanlara, uçotda olan nöqsanlara və s. görə baş verə bilər. Bu səbəblər mal-material qiymətlilərinnn iventarlaşdırılmasını aparmaq yolu ilə aşkar edilir.
İnventarlaşdırma zamanı müəssisədə mövcud olan vəsaitin mövcudluğu yoxlanılır.
İnventarlaşdırma iki cür olur:
—tam inventarlaşdırma
—qismən inventarlaşdırma
Tam inventarlaşdırma zamanı müəssisənin bütün material qiymətliləri, pul vəsaiti, hesablaşmalar və s. yoxlanılır. Qismən inventarlaşdırma zamanı vəsaitin ayrı-ayrı üzvləri yoxlanılır. Qismən inventarlaşdırma təsərrüfatın ayrı-ayrı sahəsindən müəyyən məlumat daxil olduqda və s. bu kimi hallarda aparılır.
Tam inventarlaşdırma yalnız ilin axırında illik hesabat tərtib edil-məzdən əvvəl aparılır.
İnventarlaşdırma öz xarakterinə görə plan üzrə və qəflətən aparılan inventarlaşdırmaya bölünür.
Plan üzrə inventarlaşdırma qabaqcadan müəyyən edilmir, vaxtlarda aparılır. Qəflətən inventarlaşdırma müəssisə rəhbərinin, yuxarı təşkilatların, habelə istintaq orqanlarının sərəncamı ilə aparılır.
İnventarlaşdırmanın vaxtında və düzgün aparılmasına müəssisənin rəhbəri və baş mühasib məsuliyət daşıyır. İnventarlaşdırmanın aparılması üçün xüsusi komissiya təşkil edilir. Həmin komissiya inventarlaşdırmanın aparılması üçun plan tərtib edir. İnventarlaşdırma aparılarkən mövcud olan bütün material qiymətliləri siyahıya alınır. Bu siyahı iki nüsxədən ibarət tərtib olunur həqiqi məlumatlar çıxarıldıqdan və onlar inventarlaşdırma siyahılarına yazıldıqdan sonra müəssisənin və ya təşkilatın mühasibatlığı inventarlaşdırmanın məlumatlarını mühasibat uçotu məlumatları ilə müqa-yisə edir.
İnventarlaşdırma aparılan zaman əsas vəsaitlərin, mal-material qiymət-lilərinin, pul vəsaitlərinin və qiymətli kağızların həqiqi mövcudluğu, əmlakın mühafizəsinə nəzarətin vəziyyəti standartlara, texniki tələblərə cavab verməyən, özünün ilk keyfiyyətini qismən itirən material qiymətliləri, normativdən artıq olan, istifadə edilməyən və gələcəkdə satılmaq üçün nəzərdə tutulan material resursları müəyyən edilir.
İnventarlaşdırma başlanana qədər əmlakın mədaxili və məxarici uzrə bütün sənədlərin işlənməsini və uçotda əks etdirilməsini qurtarmaq lazımdır. Sonra inventarlaşdırma aparılan günə onların qalığı çıxarılmalıdır. Eyni zamanda maddi-məhsul şəxsdən inventarlaşdırma başlanana qədər bütün mədaxil və məxaric sənədlərin mühasibatlığa təhvil verilməsi, onlarda mədaxil olunmamış və məxaricə silinməmiş material qiymətlilərinin olmaması hatla iltizam alımmalıdır.
Qalıqlar natural ifadə ilə yoxlandıqda maddi-məsul şəxs (anbardar, kassir və i.a.) mütləq iştirak etməlidir. Bütün materiallar qiymətlilərinin mövcudluğu saymaq, çəkmək və ölçmək yolu ilə təyin edilir.
Əgər anbarlarda və başqa bağlı binalarda aparılan ikventarlaşdırma bir gün ərzində qurtarmazsa, iş günü qurtardıqda bina inventarlaşdırma komissiyası tərəfindən möhürlənir.
Material qiymətlilərinin həqiqi qalıqları inventarlaşdırma siyahılarına yazılır. İnventarlaşdırma siyahıları material qiymatlilərinin saxlanma yerləri və onların saxlanmasına məsuliyyət daşıyan şəxslər üzrə tərtib olunur. Bu siyahıları inventarlaşdırma komissiyasının bütün üzvləri imzalayır.