Instrukcja programu Fakt – płace

9.1. Zasiłki.

Liczenie wynagrodzenia pracownika rozpoczynamy od góry jego okienka (rys. 24) czyli od wyliczenia zasiłków. W tym celu należy kliknąć w przycisk obok napisu Zasiłki chorobowe i inne.

Do dyspozycji otrzymujemy okienko zasiłków (rys. 41)

rys. 41
Na wstępie określamy czy ZUS wysyła zasiłki do domu – tak odbywa się w firmach zatrudniających do 20 pracowników. W pozostałych będących płatnikami zasiłków ta opcja musi być odznaczona. W jednym miesiącu może być do 12 okresów zwolnień lub innych przerw w opłacaniu składek

W celu obliczenia zasiłku klikamy w pole obok, np. numeru 1. Z listy rozwijanej (rys. 42) wybieramy rodzaj zasiłku lub przyczyny nieobecności.

rys. 42

Podane tu kody odpowiadają w przybliżeniu kodom używanym przez Program Płatnika ZUS. Gwiazdka po numerze kodu, np. 212* oznacza że podane świadczenie będzie opodatkowane.

rys. 43

Następnie wpisujemy (rys. 43) okres absencji od-do. Jeżeli absencja dotyczy bieżącego miesiąca wystarczy podać cyfry określające dni miesiąca, np. 1-15. Jeżeli absencja dotyczy innego okresu należy wpisać pełne daty, np.01.01.01-15.01.01. Po wpisaniu okresu program obliczy i wstawi dni choroby. Teraz wciskamy przycisk Oblicz. Program wylicza ile dni roboczych pozostało przepracowanych (dane te następnie uwzględnia przy naliczeniu płac zasadniczych i innych składników zależnych od czasu przepracowanego) oraz wyświetla informację o miesięcznych wynagrodzeniach , z których wyliczono podstawę do chorobowego (rys. 44).

W pierwszych sześciu miesiącach użytkowania program nie jest w stanie policzyć podstawy gdyż nie ma koniecznych do tego danych z poprzednich miesięcy. Informacja o wyliczeniu podstawy ma wtedy postać przedstawioną na rys. 44. Aby naliczyć zasiłki podstawę liczymy sami i wpisujemy ręcznie w okienko jak na rys. 45. Zauważmy też, że po wciśnięciu przycisku Oblicz program naliczył automatycznie zasiłek rodzinny na troje dzieci zgodnie z informacją jaką wpisaliśmy wcześniej (rys. 29).



rys. 44



rys. 45

Uwaga!

Program wylicza prawidłowo podstawę do chorobowego w tzw. przypadkach „prostych” tj. tam gdzie nie zachodzi potrzeba uzupełniania wynagrodzeń, itp. W przypadkach bardziej skomplikowanych wyliczenie podstawy należy sprawdzać i jeżeli obliczenia są nieścisłe to prawidłową podstawę należy wstawiać ręcznie.

9.2. Obliczanie płac prostych – jednoskładnikowych wypłacanych raz w miesiącu.

W wielu firmach istnieją tylko płace jednoskładnikowe, tj. płace zasadnicze. Ich obliczenie sprowadza się do wciśnięcia przycisku Oblicz w głównym okienku pracownika (rys. 24) i rys. 46



rys. 46

Policzyliśmy właśnie płace dla pracownika Nowak Jerzy składające się z płac zasadniczych i zasiłku rodzinnego na 3 dzieci. Taką operację należy powtórzyć dla wszystkich pracowników zatrudnionych w firmie. Jeżeli chcemy obejrzeć jak program policzył składki ZUS i podatki wciskamy przycisk Zmień (poniżej przycisku Oblicz). Otwiera się okienko edycyjne (rys. 47)

rys. 47

W tym okienku możemy dokonywać zmian kwot składek i podatków. Możliwość ta jest przydatna w trakcie wprowadzania danych z poprzednich miesięcy gdy wyliczenia płac wykonywaliśmy ręcznie i są różnice (zazwyczaj groszowe) między kwotami wyliczonymi przez program a naszymi.

Po wprowadzeniu zmian wciskamy przycisk Zapisz i wychodzimy z tego okienka. Jeżeli nie dokonujemy żadnych zmian wychodzimy z okienka wciskając przycisk Anuluj.

W firmach gdzie występuje taki rodzaj wypłat możemy od razu przejść do punktu instrukcji zatytułowanego „Sporządzanie wydruków ”.

9.3. Obliczanie płac prostych – wieloskładnikowych, wypłacanych raz w miesiącu.

Po wciśnięciu przycisku Oblicz w okienku pracownika (rys. 46) jako wynagrodzenie zasadnicze zostanie wstawione wynagrodzenie z umowy o pracę pomniejszone o ewentualne nieobecności.

W celu wprowadzenia innych składników płac wciskamy przycisk Składniki wynagrodzenia brutto (rys. 46). W nowo otwartym oknie (rys. 48) wprowadzamy kwoty poszczególnych składników i zatwierdzamy przyciskiem Zapisz.

rys. 48

Po wciśnięciu przycisku Zapisz program automatycznie przeliczy składki ZUS i podatki.

Potrącenia – jeżeli w poprzednim miesiącu występowały potrącenia i w opisie potrąceń mamy zaznaczone, że należy je przenieść z poprzedniego miesiąca to zostaną one automatycznie wstawione. Gdy płace liczymy pierwszy raz to należy przycisnąć przycisk znajdujący się po prawej stronie napisu potrącenia po opodatkowaniu i w otwartym okienku (rys. 49) wprowadzić kwoty potrąceń zatwierdzając je przyciskiem Zapisz.



rys. 49

9.4. Obliczanie wypłat z zastosowaniem formuł płacowych .

Formuły płacowe są to małe podprogramy tworzone w oparciu o elementy języka programowania C pozwalające na zautomatyzowanie obliczeń i dostosowanie programu do konkretnych potrzeb firmy. Możliwości programu są tak duże, że tylko od inwencji użytkownika zależy stopień zaawansowania formuł. Stosując formuły można zlecić programowi wyliczanie:

- składników: premia, dodatki stażowe, funkcyjne, itp.,

• 
  wynagrodzenia za godziny nadliczbowe,
  
• 
  wynagrodzenia za urlop od składników zmiennych,
  
• 
  wynagrodzenia za ferie i wakacje (szkoły),
  
• 
  jubileuszówki (program śledzi kiedy pracownik osiągnie staż uprawniający do jubileuszówki i naliczy ją w zaprogramowanej wysokości),
  
• 
  trzynastki,
  
• 
  długości stażu, wartości godzinowe,
  
• 
  danych w oparciu wartości obliczone w poprzednich miesiącach,
  
• 
  każda grupa pracowników może mieć zaprogramowany inny sposób naliczania wynagrodzeń.
  

Formuły obliczeniowe możemy stosować zarówno do obliczania płac jak obliczania potrąceń.

Nie sposób jest podać wszystkich możliwych do wykonania formuł. Podamy tylko prosty przykład dla zobrazowania sposobu tworzenia formuł.

Do tworzenia formuł wykorzystujemy:

1. 
   Kwoty pomocnicze(kp). Są to wartości wpisane w okienku pracownika pod przyciskiem Kwoty pomocnicze (rys. 50)
   

rys. 50

Wpisane tutaj wartości nie zmieniają się w kolejnych miesiącach dotąd aż zostaną zmienione przez użytkownika. Wartości te dotyczą tylko tego pracownika, u którego zostały wpisane.

2. 
   Stałe globalne (gl). Wpisujemy je w okienku (rys. 38). Dostęp do okienka : OpcjeOpcje płacStałe globalne. Tutaj wpisujemy wartości, które będą mogły być wykorzystane do obliczania płac każdego pracownika, np. procent trzynastki.
   
3. 
   Składniki wynagrodzeń (sk). Po wejściu do okienka wpisywania składników (rys. 48) możemy wpisywać te dane, które w przeciwieństwie do kwot pomocniczych zmieniają się co miesiąc, np. ilości godzin nadliczbowych. W opisie taki składnik należy odznaczyć tak, aby nie był on do wypłaty, do ZUS-u ani podatku, gdyż będzie on służył do wyliczenia należności za pracę w godzinach nadliczbowych. Wartości wpisane tutaj po przejściu do następnego miesiąca są zerowane.
   
4. 
   Zmienne określone w zasadach stosowania formuł. Zasady te są dostępne pod przyciskiem pomocy F1 w okienku wprowadzania formuł (rys. 51) a także zostały dołączone do niniejszej instrukcji – Dodatek 1. Zmienną taką będzie, np. uprac – kwota wynagrodzenia z umowy o pracę wpisana w okienku pracownika(po lewej stronie).
   

Do wprowadzania formuł służą okienka otwierane przyciskami: Oblicz. składników i Oblicz. potrąceń. Dostęp: OpcjeOpcje płac.

Po wprowadzeniu formuł należy wcisnąć przycisk Sprawdź. Program sprawdzi czy składnia formuły jest prawidłowa czy nie ma błędów w nazwach zmiennych, itp.

rys. 51

Formuła o treści:

Sk2 =sk1 * kp1 / 100;

przetłumaczona na język zrozumiały oznacza, że składnik 2 czyli premia równa jest płacy zasadniczej(sk1) pomnożonej przez procent premii określony w kwotach pomocniczych pracownika(kp1). Wynik jest podzielony prez 100, ponieważ kp1 wyrażone jest w procentach, a nie w postaci ułamka.

po1 = kp4 ;

potrącenie nr1 zostanie obliczone jako wartość zapisana w kwocie pomocniczej nr4.

Wykonywanie obliczeń przy pomocy formuł inicjowane jest przyciskiem Oblicz w okienku głównym pracownika.

Program dokonując obliczeń płac w pierwszej kolejności sprawdza czy są do wykonania obliczenia według formuł, jeżeli tak to je właśnie wykonuje.