Instrukcja programu Fakt – płace
Wydruki dotyczące poszczególnych pracowników
Yüklə 1,36 Mb.
|
- Bu səhifədəki naviqasiya:
- 10.2.1. Wydruk umowy lub rachunku.
- 10.2.2. Przelew na konto pracownika.
- 10.2.3. Karta wynagrodzeń pracownika.
- 10.2.4. Deklaracje: PIT-8B, PIT-11, PIT-40.
- 10.2.5. Wydruki kadrowe.
- 11. Sporządzanie deklaracji ZUS z udziałem programu Płatnik.
- 11.2. Przelew składek ZUS.
- 11.3. Roczna deklaracja IRB.
- 12.1. Wprowadzanie danych o właścicielu.
- 12.2. Naliczanie składek ZUS i wprowadzanie danych o przerwach z powodu choroby.
- 13. Inne opcje (dostępne pod przyciskiem Opcje)
- 13.3. Zamknięcie okresu.
- 14. Pomoc dostępna w programie.
- 14.2. Pomoc z pliku pomocy.
- 15. Archiwizacja i odtworzenie danych.
- 15.1.1.Archiwizacja na dyskietce.
- 15.1.2. Archiwizacja automatyczna.
- 15.2. Odtworzenie danych.
- 16. Zakończenie pracy z programem.
10.2. Wydruki dotyczące poszczególnych pracowników.Wydruki te zgrupowane są w górnej części okienka (rys. 70). 
rys. 70 Ponieważ wydruki dotyczą konkretnej osoby konieczne jest by ta osoba była podświetlona (zaznaczona) w oknie Pracownicy (rys. 71) 
rys. 71 10.2.1. Wydruk umowy lub rachunku.Dla podświetlonego w oknie Pracownicy zleceniobiorcy możemy wydrukować umowę lub rachunek. Wybranie tego dokumentu powoduje ukazanie się okienka (rys. 72), w którym dokonujemy wyboru jaki rodzaj dokumentu ma być stworzony. 
rys. 72 Po kliknięciu w znaczek listy rozwijanej mamy do dyspozycji następujące wzory wydruków:
Poniżej znajduje się druga lista rozwijalna, w którym możemy zdecydować o sporządzeniu przelewu należności na konto zleceniobiorcy. Aby przelew został sporządzony w danych zleceniobiorcy (Dane osobiste) musi być podane jego konto. Po kliknięciu w znaczek listy rozwijanej mamy do dyspozycji różne wzorce przelewów, z których wybieramy najbardziej nam odpowiadający. 10.2.2. Przelew na konto pracownika.Tą opcję wybieramy wówczas gdy chcemy dokonać przelewu na konto pracownika przy użyciu pojedynczego przelewu (niektóre banki tak właśnie sobie życzą). W okienku (rys. 73) wybieramy z listy rozwijanej wzór przelewu i zatwierdzamy przyciskiem Wykonaj. W kolejnym okienku (rys. 74) sprawdzamy czy wszystko się zgadza. Mamy tu możliwość wstawienia innej daty przelewu, kwoty oraz opisu. Po sprawdzeniu i ewentualnym naniesieniu poprawek wciskamy przycisk Zapamiętaj. Program tworzy druk przelewu zgodnie z wybranym uprzednio wzorem. 
rys. 73 
rys. 74 10.2.3. Karta wynagrodzeń pracownika.Po wybraniu tego dokumentu pojawia się okienko (rys. 75), w którym wstępnie ustalamy co ma być na karcie. 
rys. 75 Jeżeli zaznaczymy kwadracik przy opisie Drukuj kartę przychodów(obowiązującą od 2000 roku) program sam ustali niezbędny zakres informacji jaki znajdzie się na karcie. W przypadku gdy zaznaczenia nie będzie, po wciśnięciu przycisku Wykonaj otworzy się okno jak na rys. 64, w którym dokonamy wyboru składników mających znaleźć się na karcie. Do wydawania różnego rodzaju zaświadczeń pracownikom, jest bardzo przydatna możliwość sporządzenia karty za dowolny okres. Możemy sporządzić zestawienie zarobków za 3, 6, 12 miesięcy lub każdy inny potrzebny okres. 10.2.4. Deklaracje: PIT-8B, PIT-11, PIT-40.Sporządzenie deklaracji podatkowych sprowadza się do wyboru wzoru wydruku, tj. czy ma być drukowana na oryginalnych drukach czy też z użyciem arkusza Excel (wzory z literką „x”) i kliknięciu w przycisk Wykonaj. (rys. 76) 
rys. 76 10.2.5. Wydruki kadrowe.Po wejściu do tego menu mamy możliwość sporządzenia różnego rodzaju wydruków, takich jak: oświadczenia BHP, kwestionariusz osobowy, umowy o pracę, wypowiedzenia, rozwiązania umów, zestawienia, itp. Druki zgrupowane tutaj mogą być tworzone przez samych użytkowników. W Dodatku nr 2 do instrukcji podajemy kody stosowane przy tworzeniu tego rodzaju wydruków. Plik z ładnie opracowanym drukiem może być przesłany do autora programu, celem umieszczenia go w tej grupie wzorów – wtedy z druku będą korzystać wszyscy użytkownicy programu. Wyboru rodzaju druku dokonujemy w okienku (rys. 77).
Po wybraniu wzoru poniżej w okienku ukazuje się opis na temat dokumentu który będzie stworzony. Teraz wciskamy przycisk Wykonaj i żądany dokument zostanie wykonany. 11. Sporządzanie deklaracji ZUS z udziałem programu Płatnik.Program „Fakt” przygotowuje wszystkie niezbędne dane potrzebne do sporządzania deklaracji zgłoszeniowych i rozliczeniowych ZUS. Dane te są wysyłane do programu Płatnik dlatego też niezbędne jest zainstalowanie tego programu w komputerze. 11.1. Wysyłanie danych.Przesyłu danych do Płatnika dokonujemy po naliczeniu wynagrodzeń dla wszystkich pracowników. W trakcie miesiąca możemy kilkakrotnie wysyłać dane bez szkody dla wyników. W programie Płatnik zawsze będą stworzone deklaracje według ostatnio przesłanych danych. Po kliknięciu w napis Wyślij dane do programu Płatnika (ZestawieniaPracownicyWyślij dane....) otwiera się okienko (rys. 78). Dokonujemy wyboru:
Opcja jak podzielić osoby ubezpieczone jest automatycznie wybierana przez program. 
rys. 78 
rys. 79 Po wciśnięciu przycisku Zaawansowane uzyskujemy dostęp do kolejnych ustawień (rys. 79), których z reguły nie ma potrzeby zmieniać. Warto jednak wiedzieć, że tutaj możemy zmienić numer deklaracji ( wykorzystujemy to przy korektach), nazwy pliku, ścieżki dostępu do Płatnika ( jeżeli program Płatnik jest zainstalowany w innym katalogu niż domyślny). Wciśnięcie przycisku Wykonaj w okienku rys. 78 rozpoczyna proces przesyłania danych i tworzenia deklaracji w programie Płatnik. W zależności od rodzaju występujących w danym miesiącu wynagrodzeń automatycznie tworzone są właściwe deklaracje ZUS. Gdy zaznaczymy, że mają być tworzone deklaracje zgłoszeniowe, program analizuje czy w okresie ostatnich 7 dni w danych pracowników zaszły jakieś zmiany uzasadniające stworzenie deklaracji zgłoszeniowych, jeżeli tak to tworzy je. Można również przygotować deklaracje zgłoszeniowe za dowolny inny okres – wystarczy wpisać w okienkach inne daty graniczne. Po wciśnięciu przycisku Wykonaj należy zaczekać aż proces przesyłania danych zakończy się (trwa to od kilku do kilkunastu sekund) i zostanie uruchomiony program Płatnik z utworzonymi deklaracjami. Weryfikacji deklaracji oraz wydruków dokonujemy z poziomu programu Płatnika.
Przy pomocy programu możliwe jest utworzenie informacji w dwu wersjach:
Wybranie z menu Roczna deklaracja IRB spowoduje ukazanie się okienka (rys. 81) 
rys. 81 
rys. 82 Wciskamy przycisk Wykonaj i program powinien wyszukać odpowiednie pliki w katalogu Płatnika i pobrać stamtąd potrzebne dane. Jeżeli wszystko jest prawidłowo program poinformuje o znalezieniu plików z deklaracjami DRA. Okienko powinno przybrać postać tak jak na rys. 82. Klikamy w przycisk Wykonaj i w kolejnym okienku dokonujemy wyboru wzoru deklaracji (rys. 83) i ponownie zatwierdzamy przyciskiem Wykonaj.
12. Okno właściciele.Okno to jest wykorzystywane w spółkach cywilnych oraz przez osoby prowadzące działalność gospodarczą. Dla wpisanego właściciela możemy tutaj naliczyć składki ZUS oraz wprowadzić okresy niezdolności do pracy spowodowane chorobą. 12.1. Wprowadzanie danych o właścicielu.Otwieramy okno Właściciele i klikamy w przycisk dopisywania  . Wpisywanie danych właściciela przebiega bardzo podobnie jak danych pracownika (rys. 84). Rodzaj danych, które trzeba podać w okienkach pod przyciskami: Dane osobiste, Dane adresowe, Dane do ubezpieczenia są identyczne z tymi u pracownika, dlatego też pomijamy powtórne omawianie.
rys. 84 W okienku pod przyciskiem Pozostałe (rys. 85) wypełniamy tylko dane dotyczące podstawy do składek. Pozostałe dane możemy pominąć gdyż są one wykorzystywane w pełnej wersji programu do rozliczania właściciela z podatku dochodowego. 
rys. 85 12.2. Naliczanie składek ZUS i wprowadzanie danych o przerwach z powodu choroby.Po prawej stronie okienka (rys. 84) interesują nas tylko dwa przyciski, tj. Składki ZUS oraz Chorobowe i inne... Naliczanie składek ZUS odbywa się po wciśnięciu przycisku Składki ZUS W otwartym okienku (rys. 86) wciskamy przycisk Oblicz. Program wstawi podstawę naliczania składek i naliczy składki zgodnie z ustawieniami w okienku Dane do ubezpieczenia. 
rys. 86 Wyliczone składki zatwierdzamy przyciskiem Zapisz. Dane o przerwach spowodowanych chorobą wprowadzamy w okienku pod przyciskiem Chorobowe i inne. Okienko to jest identyczne jak u pracowników (rys. 41), tak samo też przebiega wprowadzanie danych. W kolejnych miesiącach będziemy wykorzystywać jedynie w te dwa okna. Należy pamiętać o wciśnięciu przycisku Zapisz wychodząc z okienka (rys. 84), jeżeli tego nie zrobimy obliczone składki nie zostaną zapamiętane. 13. Inne opcje (dostępne pod przyciskiem Opcje)13.1. Stawki podatków.Uaktywnienie tej opcji otwiera nam dostęp do aktualnych parametrów podatków, zasiłków, itp. (rys. 87) 
rys. 87 W razie konieczności można dokonać tutaj zmiany parametrów. Zazwyczaj nie jest to konieczne, gdyż program i obowiązujące parametry są na bieżąco aktualizowane. 13.2. Zmiana hasła.Operowanie danymi osobowymi pracowników wymaga odpowiedniego zabezpieczenia przed dostępem osób nieupoważnionych. Po kliknięciu w napis Zmiana hasła mamy do dyspozycji okienko (rys.88), w którym wpisujemy dwukrotnie identyczne, sobie tylko znane, hasło. Zaznaczamy też kwadracik przy pytaniu „Czy używać hasła”. Wprowadzone hasło zatwierdzamy przyciskiem Zapamiętaj. 
rys. 88 Hasło można zmieniać w powyższy sposób dowolną ilość razy. Pamiętajmy, że gdy zapomnimy hasło utracimy możliwość otwarcia programu i dostępu do danych. 13.3. Zamknięcie okresu.Po dokonaniu naliczeń płac w danym miesiącu warto jest dokonać zamknięcia okresu. W okienku (rys. 89) podajemy datę blokady i zatwierdzamy przyciskiem Zablokuj. Program poprosi o potwierdzenie operacji (rys. 90) , tutaj wciskamy przycisk Tak. 
rys. 89 
rys. 90 Zamykanie okresów zapobiega przypadkowej zmianie danych w wynagrodzeniach już wypłaconych, np. przy przeglądaniu wypłat z ubiegłych miesięcy. 13.4. Nazwy banków.W okienku pod tą opcją (rys. 91) możemy dopisać do istniejącej bazy banków swój bank. Baza banków znajdująca się w programie jest na bieżąco aktualizowana, ale może zabraknąć w niej jakiegoś lokalnego oddziału i wtedy mamy możliwość użycia tej opcji. 
rys. 91 14. Pomoc dostępna w programie.14.1. Pomoc kontekstowa.Ten rodzaj pomocy w postaci „dymków” jest domyślnie włączony przy instalacji programu. Jest ona na pewno pomocna dla osób, którzy zaczynają pracę z programem. Włączenie i wyłączenie tej pomocy następuje po kliknięciu w napis Podpowiedzi w dialogach z menu Pomocy (rys. 92) 
rys. 92 
rys. 93 Pomoc uaktywniana jest automatycznie po kilku sekundach po najechaniu kursorem myszy na pole do wypełnienia (rys. 93) lub przycisk. 14.2. Pomoc z pliku pomocy.Plik pomocy programu jest na bieżąco aktualizowany. Zachęcamy zatem do korzystania z wiadomości tam zawartych. Dostęp do całego pliku mamy z menu Pomoc. Otwarcie spisu treści pozwala na wyszukanie i wyświetlenie interesującego nas tematu. Innym sposobem korzystania z pliku jest wciśnięcie klawisza F1 podczas pracy z konkretnym oknem. Wtedy wyświetlą się wyjaśnienia dotyczące tego okna. 14.3. Podpowiedzi dnia.Jest to pomoc o charakterze krótkich podpowiedzi usprawniających pracę z programem (rys. 94). Okienko podpowiedzi jest wyświetlane podczas startu programu. Możemy tu przeglądać następne i poprzednie podpowiedzi lub zamknąć okienko przyciskiem Koniec. 
rys. 94 15. Archiwizacja i odtworzenie danych.15.1. Archiwizacja.Program posiada dwustopniowy poziom zabezpieczania danych. Kopie danych zapisywane są na lokalnym dysku w komputerze oraz na nośniku zewnętrznym (dyskietka). W trakcie pracy z programem wszystkie operacje i dane zapisywane są na bieżąco po użyciu przycisków Zapisz lub Zapamiętaj w oknie w którym pracujemy. 15.1.1.Archiwizacja na dyskietce.Wkładamy czystą sformatowaną dyskietkę do stacji dysków. Z menu Plik wybieramy Archiwizacja, ukazuje się okienko (rys. 95). Sprawdzamy czy katalog docelowy to dysk A. Jako katalog docelowy powinien być A:\Fakt0001.zip. Numer przy słowie Fakt oznacza numer firmy i może być: 0001, 0002, 0003,...... Jeżeli wszystko się zgadza wciskamy klawisz Wykonaj . 
rys. 95 Jeżeli katalog docelowy jest inny należy go zmienić na dyskietkę. W tym celu klikamy w przycisk Zmień. W okienku (rys. 96) wybieramy stację dysków A i zatwierdzamy klawiszem Ok. 
rys. 96 Znajdziemy się z powrotem w okienku (rys. 95) gdzie wciskamy przycisk Wykonaj. Po wykonaniu archiwizacji program wyświetli komunikat (rys. 97) o pomyślnym jej zakończeniu. 
rys. 97 Wyjmujemy dyskietkę ze stacji dysków i przechowujemy w bezpiecznym miejscu. Przy kolejnej archiwizacji program usuwa poprzednie dane i w ich miejsce nagrywa wszystkie dane od początku działania firmy do dnia archiwizacji. Najlepiej używać do archiwizacji kilku dyskietek i nagrywać na nich kolejno tak, aby oprócz ostatniej kopii były również dostepne poprzednie. Dyskietki są bardzo awaryjne i nie można polegać tylko na jednej. Zaleca się wykonywać archiwizację danych po każdej pracy z programem. Pamiętajmy, że awaria komputera może przydarzyć się w najmniej oczekiwanym momencie a utracone dane mogą być nie do otworzenia. 15.1.2. Archiwizacja automatyczna.Możemy zaprogramować by program automatycznie co określony czas dokonywał archiwizacji danych. W tym celu w okienku (rys. 95) wciskamy klawisz Automat . W wyniku tego uzyskujemy dostęp do okienka (rys. 98), w którym ustawiamy: jak często archiwizacja ma być przeprowadzana, ile kopii program ma przechowywać oraz w jakim katalogu. Proponujemy w katalogu Fakt95 założyć katalog o nazwie Kopie i jako katalog docelowy wpisać : C:\FAKT95\Kopie\ 
rys. 98 Przy ustawieniu jak na rys. 98 program przy pierwszym uruchomieniu w tygodniu wyświetli komunikat o wykonywaniu archiwizacji (rys. 99). Należy wcisnąć przycisk OK. Program wykona archiwizację a następnie uruchomi się. 
rys. 99 15.2. Odtworzenie danych.Tej opcji dostępnej z menu Plik po kliknięciu w Odtworzenie używamy w przypadku konieczności odtworzenia danych po awarii komputera lub przy przenoszeniu programu i danych na inny komputer. Operacja odtworzenia przebiega następująco:
rys. 100 W okienku tym mamy podane skąd dane są odtwarzane i dokładną datę ich archiwizacji. Jeżeli dane odtwarzamy nie z dyskietki, a np. z katalogu archiwizacji automatycznej to używając przycisku Zmień musimy podać jego lokalizację. 16. Zakończenie pracy z programem.Wyjść z programu możemy na trzy sposoby, tj. Przez kliknięcie w napis Zakończ z menu Plik, kliknięcie w przycisk zamknięcia w prawym górnym rogu okna „Czy zapamiętać układ okien”. Spowoduje to, że program podczas uruchomienia będzie się otwierał w takim układzie okien z jakim był zamykany. Wciskamy przycisk Wyjście powodując prawidłowe zamknięcie programu. Może też zdarzyć się, że program nie zostanie prawidłowo zamknięty, np. przy nieoczekiwanym wyłączeniu prądu, wtedy podczas ponownego uruchomienia ukaże się informacja o nieprawidłowym zamknięciu, i że program uruchomi się w trybie awaryjnym. W okienku trybu awaryjnego (rys. 102) należy wybrać rodzaj uruchomienia, tj. normalny, z odtworzeniem zbiorów indeksowych, z naprawą uszkodzonych zbiorów.
Jeżeli przed złym zamknięciem program pracował prawidłowo to należy uruchomić go normalnie, w innym przypadku użyć opcji drugiej lub trzeciej. Dostęp do okienka uruchomień awaryjnych możemy uzyskać trzymając wciśnięty klawisz Shift podczas uruchamiania programu. Życzymy Państwu przyjemnej pracy z programem mając jednocześnie nadzieję, że niniejsza instrukcja ułatwi szybkie zapoznanie się z nim i bezstresową pracę. Yüklə 1,36 Mb. Dostları ilə paylaş:
|
, lub wciśnięcie klawisza Esc. Użycie każdego z tych sposobów skutkuje wyświetleniem okienka (rys. 101).
