Microsoft Volume Licensing Reference Guide

Purchasing Accounts 
An organization can register one or more Purchasing Accounts with the Microsoft Products and Services 
Agreement. Each Purchasing Account is enrolled as a buying entity for the organization. 
An organization
can 
name the Purchasing Account whatever they choose, and it can include any part of an organization, such as an 
affiliate, department, division, or other internal group, depending on how they want to structure purchasing for 
their organization. Although Purchasing Accounts are separate buying entities, they are all tied to an 
organization’s 
Microsoft Products and Services Agreement through the legal entity that is registering the 
accounts.
Accurately managing an entire license portfolio is easier than ever. 
An organization
can view and manage 
purchases by individual Purchasing Accounts, legal entities, account types, or by the entire organization. 
Manage “accounts” rather than agreements because 
an organization
has one buying relationship with 
Microsoft and one agreement with an organizational view. Organizations can also work with multiple Microsoft 
partners under a single Purchasing Account for their transactional purchases. 
The Agreement Administrator 
For each Microsoft Products and Services Agreement, one Purchasing Account is designated as the Agreement 
Administrator. This gives the Agreement Administrator an all-up view of all assets in an organization and a 
single source for managing accounts.

---

Commercial Licensing Guide 
| January 2022 
P a g e
| 16 
The Agreement Administrator account: 
•
Is provided a full-asset view across all accounts. 
•
Is notified when a Purchasing Account is associated to a Microsoft Products and Services Agreement. 
•
Has the right to terminate the association of any accounts to the Microsoft Products and Services 
Agreement. 
•
Has the right to terminate the Microsoft Products and Services Agreement itself.