Microsoft Word Edwards V. Housing Authority of Plainfield (Union), 2008-183 and 2009-259 fd

Robert F. Edwards v. Housing Authority of Plainfield (Union), 2008-183 & 2009-259 – Supplemental Findings and

Recommendations of the Executive Director

6

Complainant’s] request for an adjournment to retain legal consultation. I

denied the remainder of [the Complainant’s] requests because they were

without merit.

The hearing continued on November 25, 2011, and I reiterated that the

sole issue in this consolidated matter is whether the [C]ustodian

unlawfully denied [the Complainant] access to the records requested, and

if so, whether the [C]ustodian knowingly and willingly violated OPRA

and unreasonably denied access under the totality of the circumstances.”

(Footnote omitted). Id. at pg. 7 – 12.

The ALJ determined that based on the credible evidence:

“… I CONCLUDE that [the PHA] maintained documents concerning

Elmwood Gardens, including discussions on the possible plans to

demolish and or alter the housing complex. [Mr.] Hurd provided the

[Planning Board] with some of the documents, which consisted of plans

and discussions about changes to the housing development …”

The ALJ further discussed the Complainant’s request at issue in GRC Complaint

No. 2008-183:

“While [Mr.] Hurd claimed initial forgetfulness on the details of [the

Complainant’s] request for ‘a proposal … submitted … to the Planning

Board to raze Elmwood Gardens,’ [the Complainant’s] request failed to

reasonably identify the documents sought. Indeed, [the Complainant] in

his first request merely sought a “proposal,” without specifically

identifying any particular records sought. [Mr.] Hurd testified that he did

not believe that the material given to [Mr.] Nierstedt contained enough

information to be considered a plan or proposal … and that he did not give

any documents to the Planning Board directly. He explained that, at the

time of [the Complainant’s] first request, he did not recall previously

giving documents to [Mr.] Nierstedt regarding Elmwood Gardens. In fact,

he provided the material to [Mr.] Nierstedt individually as separate

documents and not as a single plan or proposal. Whether those documents,

taken together, meet the definition of a plan or proposal remains dubious.

The documents addressed at the meeting, and previously supplied by [Mr.]

Hurd to [Mr.] Nierstedt, consisted of a site plan, two photographs of the

existing complex, an exterior rendering of potential townhouses, a first-

floor plan of the existing complex, a brief description of the existing

structure, zoning, potential townhouses and a zoning map. Thus, [the

Complainant’s] first … request was not encompassed by OPRA because it

failed to identify the specific government record sought. See Morgano v.

Essex County Prosecutor’s Office, GRC Complaint No. 2007-156

(February 2008).”

The ALJ next discussed the Complainant’s request at issue in GRC Complaint

No. 2009-259:

---

Robert F. Edwards v. Housing Authority of Plainfield (Union), 2008-183 & 2009-259 – Supplemental Findings and

Recommendations of the Executive Director

7

“The Complainant’s second request sought documents[:]

‘submitted to the … Planning Board … or any member thereof that

were referenced during, pertained to, or were submitted for or as

part of or in anticipation of, the presentation about Elmwood

Gardens given by the [PHA] at the Planning Board [m]eeting on

July 10, 2008 [including] documents that may have been submitted

to the Planning Board prior to the July 10, 2008 meeting.’

The request does not cure the deficiency. [The Complainant’s] request did

not identify any specific government record. Rather, the request

referenced an attached copy of the Courier News article, which

erroneously suggested that [Mr.] Hurd presented a package to the Planning

Board at the meeting. However, the article merely indicated the existence

of a package that included ‘an outline of the current layout of the one-,

two-, three- and four-bedroom unit complex as well as sketches of

possible designs for the town houses [sic].’ The inclusion of the article did

not cure the defect in specificity, because it only noted the inclusion of

some undefined number of ‘sketches’ and an ‘outline’ of the current

layout of the complex in the undefined packaged ‘presented’ by [Mr.]

Hurd.

Essentially, [the Complainant] requested all of the records that may have

been related to the potential demolition of Elmwood Gardens. [The

Complainant’s] request is similar to the blanket request made in Morgano

for a class of various documents … Thus, [the Complainant’s] second

OPRA request was not encompassed by OPRA because it failed to

identify the specific government record sought.

The ALJ thus holds that:

“I CONCLUDE that the [PHA] and its custodian did not unlawfully deny

[the Complainant] access to the records, because [the Complainant’s]

requests were invalid under OPRA.

I further CONCLUDE that [the Complainant] failed to meet the standard

for a proper OPRA request, where the request sought documents that were

not readily identifiable, and was of the nature of a blanket request for a

class of various documents.

Although [the Custodian] failed to respond to [the Complainant’s] second

OPRA request, which is “deemed” a denial of that request, I

CONCLUDE that imposition of a civil penalty is inappropriate, because

neither the [C]ustodian nor any other official knowingly and willfully

violated OPRA or unreasonably denied access under the totality of the

circumstances.” (Emphasis in original).

---