Samarqand davlat universitetining

Korxona hujjatlar yig‘majildlari nomenklaturasi namunaviy shakli

(Korxona nomi) Hujjatlar yig‘majildi N omenklaturasi		Tasdiqlayman
		(korxona rahbarining lavozimi) son imzo
(tuzilgan joy) F.I.Sh. yil uchun sana
Yig‘majild- lar indeksi	Yig‘majildlar sarlavhasi	Yig‘majild- lar soni	Yig‘majildlarni saqlash muddati va moddalarning ro‘yxat bo‘yicha tartib raqami	Izoh

Korxonada ish yuritish uchun mas'ul shaxs lavozimi imzo F.I.Sh.

Sana
Idoraviy arxiv mudiri imzosi
Ma'qullangan
EK bayoni Ne, sanasi
20 yil


Kelishilgan
Arxiv muassasasining
ETK bayoni Ne, sanasi
20 yil

Kadrlar bo‘limi nomenklaturasi korxonaning umumlashtirilgan yig‘majildlari nomenklaturasidan ko‘chirma bo‘lib, bo‘lim rahbari tomonidan imzolanadi va unga tasdiq grifi qo‘yilmaydi.

Kadrlar bo‘limi nomenklaturasining mazmuni 5 qismdan iboratdir:

1. 
   Yig‘majildlar indeksi.
   
2. 
   Yig‘majildlar sarlavhasi.
   
3. 
   Yig‘majildlar soni.
   
4. 
   Yig‘majildlarni saqlash muddati va moddalarning ro‘yxat bo‘yicha tartib raqami.
   
5. 
   Izoh.
   

Birinchi ustunda nomenklaturaga kiritilgan yig‘majildning indeksi qo‘yib chiqiladi. Nomenklaturaning har bir bo‘limi oxirida oldindan nazarda tutilmagan qo‘shimcha yig‘majildlar uchun rezerv raqamlar qoldiriladi.
Ikkinchi ustunda yig‘majildlar sarlavhasi ko‘rsatiladi. Har bir hujjat bir yoki bir necha tomdan iborat bo‘lishi mumkin. Bu ish yurituvi yilining oxirida ma'lum bo‘ladi. Shuning uchun uchinchi ustun yig‘majildlar soni, aynan o‘shanda to‘ldiriladi.
«Yig‘majildlarni saqlash muddati va moddalarning ro‘yxat bo‘yicha tartib raqami» ustuni O‘zbekiston Respublikasi Davlat arxivi tomonidan ishlab chiqiladigan va Markaziy Ekspert komissiyasi va O‘zarxiv hay'ati tomonidan 2005-yil 16-sentabrda tasdiqlangan «O‘zbekiston Respublikasi tashkilotlari faoliyatida tuziladigan boshqaruv hujjatlarning saqlash muddati ko‘rsatilgan namunaviy ro‘yxati» asosida to‘ldiriladi. Ayrim hujjatlar uchun aniq saqlash muddati qo‘yilmaydi, biroq «Zarurat tugagunga qadar» yoki «Yangisi bilan almashtirgunga qadar» belgisi kiritilib, aynan shu muddatgacha saqlanadi.
«Izoh» ustunida nomenklatura amaldagi muddati davomida yangi hujjatlar to‘g‘risidagi belgilar, hujjatlarni arxivga topshirish, o‘tuvchi hujjatlar to‘g‘risida, hujjatlarni yo‘q qilish belgilari kiritiladi.
Yil oxirida nomenklaturaga turlari va yuritilgan hujjatlar yig‘majildlari to‘g‘risidagi yakuniy ma'lumotlar kiritiladi.
Yakuniy yozuvdan keyin nomenklaturani tuzgan shaxsning imzosi va sana qo‘yiladi.

3.