Ahize ağıza yaklaştırılarak 2cm mesafede tutularak konuşulur, bu esnada ahize çene altına kaydırılmadan konuşulmalıdır

Doğru: İyi akşamlar, Seka Holding, ben Dilara nasıl yardımcı olabilirim?

• Doğru: İyi akşamlar, Seka Holding, ben Dilara nasıl yardımcı olabilirim?

• Doğru: Ben Dilara Öztan, Seka Holding’ten arıyorum Kemal San Bey’le görüşebilirmiyim lütfen?

• Doğru: Ahmet Bey şu anda ofiste değil, not bırakmak isterseniz ben alayım, kendisi döner dönmez aradığınızı iletirim.

• Yanlış: Ahmet Bey yok. Daha sonra arayın.

• Doğru: Efendim Ahmet Bey şu anda toplantıda, yaklaşık 2 saat sonra biteceği düşüncesindeyim, dilerseniz notunuzu alayım, kendisine mutlaka iletirim.

• Yanlış: Ahmet Bey toplantıda, ne zaman biteceğini bilmiyorum, kendisini görürsem söylerim.

• Doğru: Ahmet Bey şu anda ofis dışında, konuyu öğrenebilirsem sizi ilgili başka bir departmanla görüştürebilirim.

• Yanlış: Ahmet Bey yok, yerine bakan kimse yok, daha sonra arayın.

• Doğru: Rica etsem Mehmet Beye Ahmet Beyin acil olarak telefon beklediğini iletebilirmisiniz? Teşekkür ederim ben kiminle görüştüm?

• Yanlış: Ahmet Bey’in aradığını söyleyin. Klik...

Doğru: Seka Holding Günaydın... Serhat Bey merhaba nasılsınız?

• Doğru: Seka Holding Günaydın... Serhat Bey merhaba nasılsınız?

• Doğru: Seka Holding Günaydın... Kimin aradığını söyleyeyim efendim?

• Yanlış: Alo... Kimsiniz?

• Doğru: Canan Hanım Mehmet Bey’i öğleden sonra kaçta arasam uygun olur acaba?

• Doğru: Kemal Bey evet bugün ikinci arayışınız... Emre Bey bugün çok yoğun sanırım sizi aramaya fırsatı olmadı ben tekrar hatırlatacağım.

• Yanlış: Aaaaa ben söyledim sizi aramadımı?

• Doğru: Evet notumu aldım Serpil Hanım sizi 286 66 86 numaralı telefondan arayacağız (teyit)

• Doğru: Tabii efendim telefon beklediğinizi ileteceğim kendisinde numaranız varmıydı?

• Doğru: Kemal Bey’in telefon görüşmesi biraz uzun süreceğe benziyor dilerseniz biz sizi bitince arayalım?

• Yanlış: Hattı meşgul daha sonra arayın

• Doğru: Kusura bakmayın sizi bekletiyorum ama kendisi yerinde değil bulmaya çalışıyorum.

• Yanlış: Bekleyin...

• Doğru: Biliyorum haklısınız efendim, Ahmet Beye durumu izah edip sizi aramasını hatırlatacağım.

• Yanlış: Ay ne yapabilirim sizi aramıyorsa benim suçum ne?

Genellikle sekreterler, aynı anda birkaç telefona cevap vermek durumunda kalırlar, bu gibi durumlarda ilk olarak, sakin olup soğukkanlı davranmalı, gereksiz telaşa kapılmadan, gelen telefonlardaki kişilere önem sırasına göre yardımcı olmalıdırlar.

• Genellikle sekreterler, aynı anda birkaç telefona cevap vermek durumunda kalırlar, bu gibi durumlarda ilk olarak, sakin olup soğukkanlı davranmalı, gereksiz telaşa kapılmadan, gelen telefonlardaki kişilere önem sırasına göre yardımcı olmalıdırlar.

• Bu süreç içerisinde bekletme veya bağlama sırasında telefonların kapanmamasına veya yanlış kişilere aktarılmamasına dikkat edilmelidir. Karışıklıktan ve dikkatsizlikten arayan kişinin hatta unutulmamasına özen gösterilmelidir.

• Sekreter, kısa zamanda zekice ve pratik hareket etmeli, konuşurken mutlaka not almalı, yanlış kişinin notunu, ismini, telefon numarasını vs. birbirine karıştırıp işleri engellememelidir.

Konuştuğunuz konuları kısaca teyit edin. Aradıkları için / soruları için / siparişleri için vs. onlara teşekkür edin.

• Konuştuğunuz konuları kısaca teyit edin. Aradıkları için / soruları için / siparişleri için vs. onlara teşekkür edin.

• Yardımlarını isteyin, onları tekrar aramanız için en uygun zamanı veya onlara nasıl ulaşabileceğiniz vs. sorularını sorun.

• Hoş bir dilekte bulunun (iyi hafta sonları geçirmenizi diliyorum, tekrar görüşmek üzere vs.)

• En son klik sesini bekleyin, son anda söylemeyi unuttukları bir şeyi hatırlayabilirler, bu hat kesilmesi veya yüzüne telefon kapatılması olarak algılanmasını engeller.

Telefonla sağlanan iletişimlerin makamları dikkate alan sistematik bir yapısı bulunmaktadır. Söz konusu sistematik yapının oluşumunda protokol kuralları etkili olmaktadır.

• Telefonla sağlanan iletişimlerin makamları dikkate alan sistematik bir yapısı bulunmaktadır. Söz konusu sistematik yapının oluşumunda protokol kuralları etkili olmaktadır.

• Kamu kurum ve kuruluşlarıyla, özel sektör kuruluşlarının telefon iletişimlerinde; üst, ast ve eşit düzey makamlar, kurum ve işletmelerin dışındaki,öndeki, sondaki ve eşit düzeydeki makamların birbiriyle olan iletişimlerinde, protokol kuralları son derece önemli bulunmaktadır.

Pek çok yönetici, karşı tarafın sekreteri ile karşılaşmak istemez, telefon bağlandığında konuşmak istediği kişinin sesi ile karşılaşmak ister. Bu yanlış yönde algılanmamalıdır, olaya zaman kaybı açısından bakılmalıdır. Sekreterin bir telefonu bağlama süresi çeşitli etkenlerle uzayabilir, yöneticisinin hatta uzun süre beklemesi vakit kaybıdır, unutulmamalıdır ki yöneticinin her anı değerlidir.

• Pek çok yönetici, karşı tarafın sekreteri ile karşılaşmak istemez, telefon bağlandığında konuşmak istediği kişinin sesi ile karşılaşmak ister. Bu yanlış yönde algılanmamalıdır, olaya zaman kaybı açısından bakılmalıdır. Sekreterin bir telefonu bağlama süresi çeşitli etkenlerle uzayabilir, yöneticisinin hatta uzun süre beklemesi vakit kaybıdır, unutulmamalıdır ki yöneticinin her anı değerlidir.