Sekreter üst, ast ve eşit düzey ilişkilerine dikkat etmeli, kurallara uygun olarak telefon bağlamalı ve mutlaka yöneticisine durumla ilgili küçük hatırlatmalar yapmalıdır. Örneğin; amirine daha üst makamda birini bağlıyorsa “mehmet bey hatta ahmet beyin sekreteri var”şeklinde belirtme yapmalıdır çünkü amiri telefon bağlanınca direk “ahmet bey ...” diye söze başlayabilir. Sekreter üst, ast ve eşit düzey ilişkilerine dikkat etmeli, kurallara uygun olarak telefon bağlamalı ve mutlaka yöneticisine durumla ilgili küçük hatırlatmalar yapmalıdır. Örneğin; amirine daha üst makamda birini bağlıyorsa “mehmet bey hatta ahmet beyin sekreteri var”şeklinde belirtme yapmalıdır çünkü amiri telefon bağlanınca direk “ahmet bey ...” diye söze başlayabilir.
Telefonu önce arayan kapatır. Eğer yönetici ve diğer üstlerle konuşuluyorsa, bu kurala aykırı olarak telefonu önce üstün kapatması beklenir. Örneğin; Personel Müdürü bir konuda yöneticiye bilgi vermek için Genel Müdürü aradıysa, telefon konuşması bitince, telefonu önce Genel Müdür kapatmalıdır. Telefonu önce arayan kapatır. Eğer yönetici ve diğer üstlerle konuşuluyorsa, bu kurala aykırı olarak telefonu önce üstün kapatması beklenir. Örneğin; Personel Müdürü bir konuda yöneticiye bilgi vermek için Genel Müdürü aradıysa, telefon konuşması bitince, telefonu önce Genel Müdür kapatmalıdır.
Sesimizle iyi bir etki bırakmanın en önemli yolu, konuşurken tebessüm etmektir. Gülümseme, ses tellerini rahatlatır, daha dostça konuşmayı sağlar ve karşıdaki insanı da rahatlatır. Gülümseme sadece karşıdaki insan için zorla yapılması gereken bir eylem olarak algılanmamalıdır, gülümsedikçe stres azalır, hoşgörü artar, sekreterin kendisi içinde gerekli olan bir motivasyondur. Sesimizle iyi bir etki bırakmanın en önemli yolu, konuşurken tebessüm etmektir. Gülümseme, ses tellerini rahatlatır, daha dostça konuşmayı sağlar ve karşıdaki insanı da rahatlatır. Gülümseme sadece karşıdaki insan için zorla yapılması gereken bir eylem olarak algılanmamalıdır, gülümsedikçe stres azalır, hoşgörü artar, sekreterin kendisi içinde gerekli olan bir motivasyondur.
Ses; tatlı, yumuşak, kendine güvenen, ikna edici ve karşısındakine yardıma hazır olunduğunu hissettirici olmalıdır. Yavaş ve pürüzsüz bir sesle konuşulmalı hiçbir zaman sert ve soğuk bir ses tonu kullanılmamalıdır. Ayrıca konuşurken bağırmamalı, fısıldama veya mırıldanma şeklinde konuşulmamalıdır. Bu tarz konuşmalar ilgisizlik belirtisidir, sonuca ulaştırmaz, stres ve yanlışlıklar yaratır. Güzel bir telefon konuşması, ortada bir telefon bulunduğunu unutturan ve karşı karşıya sohbet hissini veren telefon konuşmasıdır. Ses; tatlı, yumuşak, kendine güvenen, ikna edici ve karşısındakine yardıma hazır olunduğunu hissettirici olmalıdır. Yavaş ve pürüzsüz bir sesle konuşulmalı hiçbir zaman sert ve soğuk bir ses tonu kullanılmamalıdır. Ayrıca konuşurken bağırmamalı, fısıldama veya mırıldanma şeklinde konuşulmamalıdır. Bu tarz konuşmalar ilgisizlik belirtisidir, sonuca ulaştırmaz, stres ve yanlışlıklar yaratır. Güzel bir telefon konuşması, ortada bir telefon bulunduğunu unutturan ve karşı karşıya sohbet hissini veren telefon konuşmasıdır.
Sekreter, sözcüklerini dikkatle seçer ve her sözcüğe gerekli sesi verirse başarılı olur. Telefonda acelesiz konuşmak çok önemlidir, çünkü dinleyiciye mimiklerle değil, doğrudan sesle hitap edilir. Sekreter, sözcüklerini dikkatle seçer ve her sözcüğe gerekli sesi verirse başarılı olur. Telefonda acelesiz konuşmak çok önemlidir, çünkü dinleyiciye mimiklerle değil, doğrudan sesle hitap edilir.Konuşurken birşeyler yemek, sigara içmek veya sakız çiğnemek ses tonunu bozar ve karşısındaki insana ciddiyetsizlik izlenimi verir. Ayrıca öksürme, hapşurma gibi istem dışı durumlarda mutlaka ahize kapatılmalıdır.
İletişim, mesaj alışverişi demektir, kişiler arasında bir bilginin çeşitli sembollerle anlatılarak karşılıklı olarak iletilmesidir. İletişim mantıklı ve duygusal güdüler kanalıyla gerçekleştirilir, tamamen denge mekanizmasıyla uygulanmalıdır. İletişimin 4 unsuru vardır; İletişim, mesaj alışverişi demektir, kişiler arasında bir bilginin çeşitli sembollerle anlatılarak karşılıklı olarak iletilmesidir. İletişim mantıklı ve duygusal güdüler kanalıyla gerçekleştirilir, tamamen denge mekanizmasıyla uygulanmalıdır. İletişimin 4 unsuru vardır;Mesajı gönderen (kaynak)Mesajın konusu (bilgi)Kanallar (dil, kulak, göz, ortak semboller)Mesajı kabul eden (alan)
Düşünce ve duygular, sözlü, yazılı veya beden dilini kullanarak ifade edilir. Sözlü iletişimde; insan düşünce ve duygularını konuşarak ifade eder en önemli aracı ise dildir. Anadilini iyi bilmek ve iyi kullanmak etkili konuşmanın temelini oluşturur. Bilgi büyük taşır, bilgilerimizin oranında konuşup karşımızdakine duygularımızı aktarabiliriz. Sözcük dağarcığımızın geniş olması ve tonlama, vurgulama ve diksiyon konusuna da önem vermeniz gerekir. Düşünce ve duygular, sözlü, yazılı veya beden dilini kullanarak ifade edilir. Sözlü iletişimde; insan düşünce ve duygularını konuşarak ifade eder en önemli aracı ise dildir. Anadilini iyi bilmek ve iyi kullanmak etkili konuşmanın temelini oluşturur. Bilgi büyük taşır, bilgilerimizin oranında konuşup karşımızdakine duygularımızı aktarabiliriz. Sözcük dağarcığımızın geniş olması ve tonlama, vurgulama ve diksiyon konusuna da önem vermeniz gerekir.
Yazılı iletişimde sekreter, dilbilgisi kurallarını çok iyi bilmeli, her türlü iş yazısı kurallarını öğrenmeli ve uygulamalıdır. |
