Ahize ağıza yaklaştırılarak 2cm mesafede tutularak konuşulur, bu esnada ahize çene altına kaydırılmadan konuşulmalıdır

Doğru ve etkili iletişim sadece iş hayatında değil, tüm yaşamda insan için çok büyük önem taşır. Siz ne kadar sistemli ve özenli çalışırsanız, büro içinde ve dışındakiler de size aynı özeni gösterir.

Protokol; sosyal ilişkilerde iki veya daha fazla insanın karşılaşabilecekleri her yerdeki davranışlarının gelenek, görgü, nezaket kuralları içerisinde yapılmasına denir. Bir başka tanımda ise "protokol uluslararası nezaket kurallarıdır" denmiştir.

• Protokol; sosyal ilişkilerde iki veya daha fazla insanın karşılaşabilecekleri her yerdeki davranışlarının gelenek, görgü, nezaket kuralları içerisinde yapılmasına denir. Bir başka tanımda ise "protokol uluslararası nezaket kurallarıdır" denmiştir.

• Geleneklerin zamanla zorunluluk halini alması, kuralları oluşturmuştur. Her türlü beşeri ilişkilerde, kurallara uymak, protokolün önemini büyütmüştür.

• Bu kurallara uyulması, beşeri ilişkilerdeki samimiyeti, iş hayatında verimi, kamu kuruluşlarında yönetimin kumanda etkinliğini ve başarısını yaratmaktadır. Protokol, ilişkiler zincirinin koparılmadan devamını organize eden davranışlardan meydana gelir.

Protokol devlet hayatında, iş dünyasında ve kişilerin günlük yaşantısında bilerek veya bilmeyerek, her gün uyguladıkları gelenek, görgü, nezaket ve beşeri ilişkiler denen kuralların bütünüdür.

• Protokol devlet hayatında, iş dünyasında ve kişilerin günlük yaşantısında bilerek veya bilmeyerek, her gün uyguladıkları gelenek, görgü, nezaket ve beşeri ilişkiler denen kuralların bütünüdür.

• Protokol kuralları da toplumların eğitimi, kültürel gelişimleri ve sosyal değişmeleriyle beraber sürekli değişmiştir. Protokol kuralları bir ülkeden diğerine, şehirden köye ve tarihin akışı ile geçmişten geleceğe devamlı değişmektedir. Protokol, her devlette kurallara göre farklı ve çok katı kurallarını devam ettirmektedir. Bu kurallar, zamanla yönergeleri, yönetmelikleri, bazen de kanun maddelerini oluşturmak suretiyle, devlet sisteminde yöneten ve yönetilenlerin hiyerarşik ortamdaki beşeri ilişkilerini düzenlemektedir.

Sekreter, çalıştığı kurumdaki yöneten ve yönetilen kişileri bilmeli, yönetici ile görüşen veya haberleşen kurumları, kuruluşları ve kişileri tanıyarak, protokol kuralları uygulamalıdır.

• Sekreter, çalıştığı kurumdaki yöneten ve yönetilen kişileri bilmeli, yönetici ile görüşen veya haberleşen kurumları, kuruluşları ve kişileri tanıyarak, protokol kuralları uygulamalıdır.

• Yöneticisinin arz edeceği veya rica edeceği kişileri sekreterin de tanıması, davranışlarındaki hataları önler.

• Bütün beşeri ilişkilerde, protokol kurallarına uyulduğunu görmek mümkündür. Kadın, erkek görüşmelerinde, selamlaşmalarda, davetlerde, toplantılarda protokol kurallarına uyulmalıdır. Bir kaç örnek verecek olursak;

• Kişinin kendini, giysisini ve çevresini temiz tutması, büyüklere, yaşlılara, hastalara saygı göstermesi, tanımadık ve samimi olunmayan kişilere "siz" diye hitap etmesi, insanların birbirlerinin hakkına karşı saygı duymaları gibi...

• Başkaları ile ilişkilerde güler yüzlü ve terbiyeli olmak, zaman kavramını bilmek ve ona göre her konuda başkalarının zamanına saygılı olmak, nerede, nasıl davranacağını düzenlemek protokol gereğidir.

Önemli kişilerin isim, soyadı ve adresleri bir fihristte toplanmalıdır...

• Önemli kişilerin isim, soyadı ve adresleri bir fihristte toplanmalıdır...

• Sekreterin not ve mesaj alırken aşağıdaki hususlara dikkat etmesi gerekmektedir.

• 1) Genel Talimata Uymak

• Önemli kişilerin isim, soyadı ve adresleri bir fihristte toplanmalıdır. Her dikte alınan defterin üst kısmında birkaç satır bırakılarak yöneticinin vereceği talimatlar buraya not edilmelidir. Dikte alırken mektubun yazıldığı kişinin adı, soyadı, adresi yazılarak kaydedilmelidir.

• Bu gibi hususlar renkli kalemle yazının marjlarına not edilmelidir. (APS, mektup, telefaks, teleks, tel.)

3) Diğer Talimatı Not Etmek

• 3) Diğer Talimatı Not Etmek

• Dikte verilirken yönetici aniden başka bir işin yapılmasını da hatırlatabilir. Hafızaya güvenmeyerek bu gibi hususların da not edilmesi gerekir. Sekreterin konu dışındaki talimatları not etmek için ayrı bir not defteri bulundurması da faydalıdır.

• 4) Değişiklikler Yapmak

• Dikte esnasında yapılan düzeltmeler ve ilaveler kelimelerin arasına sıkıştırılmayarak, sadece bir çarpı işareti konularak notun veya defterin sonuna yazılmalıdır.

• 5) Dikte Aralarında Dikkat Edilecek Konular

• Dikte verenin kısa duraklamalarından yararlanarak, not okunmalı, eksiklikler tamamlanmalı, imla işaretleri konulmalı, paragraf başları belirlenmelidir. Yöneticinin dikte verirken uygun bir kelimeyi bulmak için duraksamasında ona yardımcı olmaya çalışmalıdır.

• 6) Dikte ile İlgili Diğer Kurallar

• Dikte esnasında daha üst makamdan veya özel misafirler gelebilir. Bu durumda görüşme süresi tahmin edilerek başka bir işle meşgul olunmalıdır. Yapılan bu görüşmeler, özel ve gizli bir içerik taşıyorsa, sekreter derhal odayı terk etmeli, ancak yönetici kalmasında sakınca görmezse yerinde kalarak, onları dinliyor görünmeden, notlarıyla ilgilenmelidir.

Yöneticinin dikte esnasında soruların ne zaman sorulmasından hoşlanacağı öğrenilerek ona göre davranmalıdır. Fakat yine de en uygunu soru sormak için konuşmanın sonunu beklemektir. Sorular kısa ve açık olmalıdır.

• Yöneticinin dikte esnasında soruların ne zaman sorulmasından hoşlanacağı öğrenilerek ona göre davranmalıdır. Fakat yine de en uygunu soru sormak için konuşmanın sonunu beklemektir. Sorular kısa ve açık olmalıdır.

•