Ahize ağıza yaklaştırılarak 2cm mesafede tutularak konuşulur, bu esnada ahize çene altına kaydırılmadan konuşulmalıdır

Gerçek olan, kişinin önce kendine ve mesleğine saygı duymasıdır bu oranda karşısındakinden gerekli saygıyı görebilir. “İnsan neye inanırsa onu yaşar”. Sekreter işini sevmekle hiçbirşey kaybetmeyeceğinin aksine maddi ve manevi birçok şey kazanacağının (para, kariyer, iç huzuru vs.) ayrımına varmalıdır.

Sekreter, iş hayatında başarılar elde etmeye bakmalı en önemli hedefi hep daha iyiye yönelmek olmalı, işin olumlu yanlarını düşünerek bir çok sorunun üstesinden kolayca gelebileceğini fark etmelidir.

Mesleğini severek ve işinin gereklerini yerine getirerek çalışmalarını sürdüren sekreter, kendini sürekli geliştirir ve mesleğinde en iyi yere gelir.

İnsanın iş yapma gücünü harekete geçiren etkiye motivasyon denir. Performansla çok yakından ilişkilidir. Performans da insanın yaptığı “işi” demektir.

• İnsanın iş yapma gücünü harekete geçiren etkiye motivasyon denir. Performansla çok yakından ilişkilidir. Performans da insanın yaptığı “işi” demektir.

• Performans = Yetenek x Motivasyon formülünde de görüldüğü üzere insan ne kadar yetenekli olsa da motivasyonu sıfır veya çok düşük olduğunda performansı da düşer veya sıfırlanır.

• İnsanın iş hayatında motivasyonu hem kendi çabasıyla hem de yönetim kadroları tarafından yükseltilebilir. Yönetim kadroları soyut ve somut motivasyon araçlarını kullanarak personelinin motivasyonunu artırarak üretimi sağlar.

• İnsan kendi kendini de motive etmelidir, öncelikle hayatı sevmeli, mesleğini sevmeli, güne iyi başlamalı ofisinde aktif olmalı, başarılı olmak için çalışmalı bunun yanına yönetim kadrosunun da motivasyonu eklenince ortaya mükemmel bir performans çıkar.

• Gülümsemek bile bir motivasyondur. Güne iyi başlayan, yeni bir güne hazır olarak işe gelen sekreter daha dinamik çalışır dolayısıyla daha çok verim alır.

İnsan için sağ kolun önemi ne kadar büyükse, yönetici için de asistanı o ölçüde önem taşır.

• İnsan için sağ kolun önemi ne kadar büyükse, yönetici için de asistanı o ölçüde önem taşır.

• Yöneticisini aratmayan bir sekreter ofiste yöneticisinden sonra ikinci sıradadır.

• Tecrübelerinizden hatırlayın, yöneticiniz yokken, büro elemanları herhangibir sorunda size danışırlar ve sizin sözünüze göre davranırlar, sizin sözünüz yöneticinizin sözü yerine geçer.

• Yöneticisini aratmayan bir sekreter;

• - Büroda neyi ne zaman ve nasıl yapacağını bilir

• - Yazışmaları tek başına denetleyebilir

• - Telefonları rahatlıkla idare edebilir

• - Ziyaretçilerin görüşme taleplerini anlar, dikkatle inceleyerek çabukça ve ustaca ne yapacağına karar verebilir

• - İşlerin önem ve öncelik sırasını bilir

• - Çalışma yerini benimser, her türlü gideri için dikkatli davranır, ekonomik önlemler uygular

• - Çalışma yerinin makinelerini, araçlarını, kendi malı gibi özenle kullanır ve arkadaşlarının da öyle kullanmasını sağlar

- Çalışma yerini bir aile gibi benimser, onu üçüncü şahıslara karşı mükemmel bir şekilde tanıtmayı görev bilir

• - Çalışma yerini bir aile gibi benimser, onu üçüncü şahıslara karşı mükemmel bir şekilde tanıtmayı görev bilir

• - Müdürüyle ve diğer çalışma arkadaşlarıyla arasındaki köprüde anahtar-kilit görevini başarıyla gerçekleştirir

• - Zamanı en iyi şekilde kullanır, boşa harcamaz

• - Yükselme arzusuyla kendini yetiştirici çalışmalar yapar

• Sekreter, yaratıcı ise, fikir verebiliyor, yol gösterebiliyor, yardım edebiliyor, dayanışma gösterebiliyorsa, yetki devralmasını ve/veya yetki devretmesini biliyorsa, olağanüstü durumlarda soğukkanlı ve becerikli olabiliyorsa, düşündüklerini ve bilgilerini güzel ve anlaşılabilir bir şekilde aktarabiliyorsa, yöneticisinin sağ kolu demektir ve yokluğunda yöneticisinin yerini aratmayacaktır.

Başarılı bir sekreter;

• Başarılı bir sekreter;

• - Şirket kuralları ve düzenini

• - Şirketin faaliyet alanını

• - Şirketin sektördeki yeri ve önemini

• - Şirket çalışanlarının isimlerini ve telefon numaralarını

• - Amirlerinin özelliklerini çok iyi bilmelidir.

• Sekreter sürekli kendisini geliştirmelidir, ileriye dönük amaçları olan ve başarılı olmak isteyen sekreter, firmasının konusu ile ilgili her türlü bilgiyi edinmeli, gazeteleri, TV’yi takip etmeli, konuyla ilgili kitapları okumalı, aynı sektördeki rakip firmaların gelişmelerinden de haberdar olmalıdır.

• Bir işyerinin ilk temsilcisi sekreterdir. Sekreterde ilk göze çarpan, görünümü, hareketleri, konuşması ve bilgi düzeyidir. Bu özellikleri, dışarıdan biri için, firma hakkında tanıtıcı bilgi sayılabilir niteliktedir.

• Sekreterin giyimi, insanlara karşı davranışları, kullandığı kelimeler, sesinin tonu çok önemlidir. İnsanlardaki ilk izlenim hep aynı kalır. Bu sebeple ilk intiba iyi sağlanmalıdır.

Sekreterin, şirketinin statüsünü kollayıcı, koruyucu davranışlar sergilemesi, çalıştığı işyeri, amirleri ve çalışanları hakkında yeterli derecede bilgi sahibi olması, şirkete dışarıdan gelenlerin gözünde olumlu bir etki sağlar. Örneğin; toplantıya gelen müşterileri sökük bir kıyafetle, ağzında sakızla karşılayan bir sekreter veya müşterinin işle ilgili herhangibir sorusuna bilmiyorum diye ilgisizce cevap veren bir sekreter çok olumsuz bir tepki görür. Bu kendisi ve firması için eksi bir puandır.

• Sekreterin, şirketinin statüsünü kollayıcı, koruyucu davranışlar sergilemesi, çalıştığı işyeri, amirleri ve çalışanları hakkında yeterli derecede bilgi sahibi olması, şirkete dışarıdan gelenlerin gözünde olumlu bir etki sağlar. Örneğin; toplantıya gelen müşterileri sökük bir kıyafetle, ağzında sakızla karşılayan bir sekreter veya müşterinin işle ilgili herhangibir sorusuna bilmiyorum diye ilgisizce cevap veren bir sekreter çok olumsuz bir tepki görür. Bu kendisi ve firması için eksi bir puandır.