Ahize ağıza yaklaştırılarak 2cm mesafede tutularak konuşulur, bu esnada ahize çene altına kaydırılmadan konuşulmalıdır

Ofis içindeki düzenle ilgili problemlerde, arkadaşlarıyla uyumunu ve iletişim bilgisini kullanarak, köprü görevini görerek problemleri çözer ve üstlerine aktarmaz.

İşle ilgili sorunlarda düzenli olarak, herşeyi not ederek, işlerini zamanında ve eksiksiz hallederek problemleri çözmeye çalışır. Sabırla, hoşgörüyle, azimle çalışarak çıkan pürüzler karşısında eski deneyimlerden yararlanarak, gerektiği ölçüde üstlerine danışarak, pratik zekasını ve inisiyatifini kullanarak zor durumların altından başarıyla kalkmayı becerir.

Sekreter, olaylara olumlu yaklaşmalı sonuca olmayacak gözüyle bakmamalıdır. Hiçbirşey imkansız değildir, herşeyin bir çözümü vardır ama çaba gerektirir felsefesinden hareketle işe başlamalıdır.

Günümüzde üst düzey yöneticilerinin yoğun işleri arasında, sekreter amirinin en yakın yardımcısı, sağ kolu pozisyonundadır. Sorun yükü hafifletmek olduğundan, işleri kolaylaştırmak sekretere düşer, bir takım sorunları kendi inisiyatifini kullanarak halletmelidir.

• Günümüzde üst düzey yöneticilerinin yoğun işleri arasında, sekreter amirinin en yakın yardımcısı, sağ kolu pozisyonundadır. Sorun yükü hafifletmek olduğundan, işleri kolaylaştırmak sekretere düşer, bir takım sorunları kendi inisiyatifini kullanarak halletmelidir.

• Örneğin; bir müşterinin sorularını cevaplamak, bir mektubu tek başına yazmak, önemli gördüğü bir randevuyu ayarlamak, tebrik mesajlarını zamanında ve usulüne uygun göndermek, rapor ve tutanakları yazmak gibi rutin işleri yöneticisinin hatırlatmasına ve kontrolüne gerek kalmadan halletmek sekreterin mesleğinde ilerlemesini ve sorumluluklarının artmasını sağlar.

• Sekreterin danışmanlık hizmeti verebilmesi için; yeterli ve doğru bilgi sahibi olması, çeşitli bilgileri toplayıp sınıflandırabilmeli ve yöneticisinin ihtiyacı olduğunda hemen yardımcı olabilmeli, araştırma yapabilmeli, fikir üretebilmeli, herhangi bir konuda yol gösterebilmeli ve sonuç ortaya koyabilmelidir.

• Sekreter tüm bu becerilere, sürekli kendini eğitip, geliştirerek sahip olur.

• Sekreterin yetki üstlenebilmesi için; sınırlarını iyi bilmesi, yöneticisini iyi tanıması, firma misyonunu bilmesi, kişilik yeterliliği olması, etkili bir haberleşme kurabilmesi, deneyim sahibi olması, riskleri göze alabilmesi, doğabilecek sonuçları tahmin edebilmesi, güvenilir olması ve karar verebilme becerisine sahip olması gerekmektedir.

Zaman iş hayatında çok büyük önem taşır, verimi artırır, ekonomik yönden kazanç sağlar.

• Zaman iş hayatında çok büyük önem taşır, verimi artırır, ekonomik yönden kazanç sağlar.

• Yöneticiler için, sekreterlerinin çalışkan ve süratli olması büyük fayda sağlar, çalışkanlığını kanıtlamış bir sekreter yöneticisine güven ve huzur verir. Sürat ise verimli iş çıkarabilmenin 3 öğesinden biridir.

• Sekreterin süratli bir şekilde çalışmasını etkileyen faktörler:

• - Büro makinelerini kullanma konusundaki yeterli becerisi

• - Evrak takibi, dağıtımı ve evraka uygulayacağı işlemlerdeki bilgisi

• - Dosyalama bilgisi

• - Büro içi ve dışı ilişkileri koordine yeteneği

• - Motivasyonu (iş yapabilmek için yeterli psikolojik rahatlığı ve gücü)

Başarılı olmak isteyen bir sekreterin önemle üzerinde durması gereken konulardan biride dikkatli olmaktır.

• Başarılı olmak isteyen bir sekreterin önemle üzerinde durması gereken konulardan biride dikkatli olmaktır.

• Yapacağınız işle ilgili her konuda bilgi sahibi olmalısınız,

• İlk önce kendinize sonra firmanıza ve yöneticinize karşı sorumluluklarınızı unutmamalısınız

• Bilmediğiniz konuların üzerine mutlaka eğilmeli, yardım almalısınız

• İşinizle ilgili her türlü bilgiyi zamanında toplamalı, iletilmesi gerekenleri zamanında iletmelisiniz “yaptığını yaz, yazdığını yap”

• Küçük şeylerin önemli olmadığını düşünmemelisiniz, hiç tahmin etmediğiniz şeyler unutulduğunda veya yanlış anlaşıldığında size önemsiz de görünse çok büyük problemler çıkarabilir

• Kullandığınız herşeyin belli bir yeri olmalı, onlar her zaman yerinde olmalı felsefesini benimsemelisiniz, aradığınız herşeyi hemen bulabilmek size zaman ve takdir kazandırır

• Gizli belgeleri mutlaka kilitli veya kapalı bir yerde muhafaza etmeli, ortada bırakmamalısınız

• Ödünç verdiğiniz dosya veya evrakı mutlaka bir yere not edip, takip etmelisiniz

• Şirket içindeki tüm personelin ünvanlarını, dahili numaralarını, ev ve cep telefonlarını fihristinizde bulundurmalısınız

• Ölçülü konuşmalı, daima düşündüğünüzden daha azını söylemelisiniz.

Empatik olmanın kelime anlamı; kendini karşısındakinin yerine koymaktır. Empatik olmak, insana hem iş hem de özel yaşamında fayda sağlar.

• Empatik olmanın kelime anlamı; kendini karşısındakinin yerine koymaktır. Empatik olmak, insana hem iş hem de özel yaşamında fayda sağlar.

• Sekreter, iş hayatında gerek telefonla gerekse birebir ilişkilerinde empatik olmalıdır. Örneğin bir ofisi günde birçok kişi arayabilir ve hepsi aynı şeyleri sorabilir, bu kişiler birbirinden bağımsızdır ve hepsinin aynı bilgilere ihtiyacı olabilir, sekreter bu durumda sinirlenmemeli, sakinliğini korumalı ve karşı tarafa geçerek kendini onların yerine koymalıdır.

• Empatik olmak, işleri kolaylaştırır, karşı tarafı da uyuma davet eder, uyumlu bir ilişki sağlar. Sekreterin iş hayatında büyük önemi vardır, sadece dışarıdaki müşterilere değil, ofis içerisinde gerektiğinde yöneticisine, gerektiğinde çaycısına kadar herkese empatik davranmalıdır.