Sekreterin önemli özelliklerinden biri de güvenilirliktir. Yöneticisinin güvenini kazanması sekreterin kendisini kanıtlamış olmasına bağlıdır. Ofis içerisinde üst amirler astlarına bir takım sorumluluklar verirler ve tam olarak yerine getirilmesini beklerler, karşıdaki kişiye direktif verip sonra o işi yine kendisinin yapması çok büyük vakit kaybı ve sekreterin başarısızlık örneğidir. Yöneticisi asistanına herhangibir iş verdiğinde o işi kafasından silip atmalı, vaktini aynı işe harcamamalı, o işin hakkıyla doğru olarak yapılacağından emin olmalıdır. Bu da sekreterin güvenilir olmasıyla yakından ilgilidir
Dedikodu işyerlerinde “biçimsel olmayan haberleşme” olarak tanımlanır. İşyerlerinde işle ilgili konularda veya çalışan kişilerin özel yaşamları, maaşları vs. konularda sürekli dedikodu yapılır. Özellikle merak edilen ve hakkında konuşulmak istenen kişi ise ofisin yöneticisidir, sekreter de yöneticiye en yakın insan olduğundan daha çok ondan bilgi alınmaya çalışılır. Dedikodu işyerlerinde “biçimsel olmayan haberleşme” olarak tanımlanır. İşyerlerinde işle ilgili konularda veya çalışan kişilerin özel yaşamları, maaşları vs. konularda sürekli dedikodu yapılır. Özellikle merak edilen ve hakkında konuşulmak istenen kişi ise ofisin yöneticisidir, sekreter de yöneticiye en yakın insan olduğundan daha çok ondan bilgi alınmaya çalışılır.Sekreter bu durumda mesleğinin anlamını unutmamalı, dedikodunun kendisine zarar verebileceğini, yanlış değerlendirmelere maruz kalabileceğini, gerçeklerin bu yolla saptırılabileceğini ve bunun işine yansıyabileceğini asla unutmamalıdır.
Başarısızlıkların en büyük sebebi; iyi düşünmemekten ve akıllı seçimler yapamamaktan kaynaklanır. Sekreter... Başarısızlıkların en büyük sebebi; iyi düşünmemekten ve akıllı seçimler yapamamaktan kaynaklanır. Sekreter...İnisiyatif; yeri ve zamanı gelince kendi kendine gereken kararları alabilme niteliğidir. Sekreterin, yöneticisinin ve çalıştığı ofisin işlerinin, rahat akışından emin olmak üzere kontrolünü yapabilmesi, gereğinde ise müdahale edebilmesi demektir. İnisiyatif önemli ölçüde “karar” kavramıyla ilgilidir. Karar da akıl etme, bilgi ve irade işidir. Bir takım seçenekler içinden birini seçme, geleceğe yönelik bir işi uygulamaya geçirme olarak yorumlanır.
Karar vermek dikkatle düşünmeyi gerektirir. Karar vermeden önce tüm bilgileri toplamanız, duygularınıza değil gerçeklere dayandırmanız ve şirket politikasından asla sapmamanız gerekir. Karar vermek dikkatle düşünmeyi gerektirir. Karar vermeden önce tüm bilgileri toplamanız, duygularınıza değil gerçeklere dayandırmanız ve şirket politikasından asla sapmamanız gerekir.Sekreter, inisiyatifini kullanması gereken işlerde;- O işle ilgili belirlenmiş olan amacı düşünür- İleriyi görebilme yeteneğine sahiptir, doğabilecek sonuçları düşünür- Riskleri göze alır- Cesur ve girişimcidir- Davranış özgürlüğüne sahiptir ama yetkisini aşmaz, sınırlarını bilir- Deneyimlerinden yararlanırBaşarısızlıkların en büyük sebebi; iyi düşünmemekten ve akıllı seçimler yapamamaktan kaynaklanır. Sekreter, kendi yetkisini aşan, karar vermesi güç durumlarda ise gerekli her türlü bilgiyi yöneticisine aktararak karar verilmesini sağlar.
Sekreterin sorumluluğu; yöneticisine ve bağlı olduğu diğer kişilere karşı görevlerini gerektirdiği gibi yerine getirmesidir. Sekreterin sorumluluğu; yöneticisine ve bağlı olduğu diğer kişilere karşı görevlerini gerektirdiği gibi yerine getirmesidir.Bitirmesi gereken bir işi yarım bırakarak mesai saati geçtiğinden dolayı ofisi terketmesi, dikkatsizliği, müşterilere gereken özeni göstermemesi, boşverciliği sekreterin sorumsuzluk örneklerindendir.Sekreter en başta kendisine sonra yöneticisine ve çalıştığı işyerine karşı sorumluluklarını gözardı etmemeli, en iyi şekilde yerine getirmelidir. Vicdanı ile hareket etmeli yeri geldiğinde kendi işi olmayan konularda bile sorumluluk sahibi olmalıdır.
Zaman insan hayatında önemli bir yer tutar günümüzde bu yoğun yaşam koşullarında zamanı iyi kullanmak insan için çok önemlidir. Zaman insan hayatında önemli bir yer tutar günümüzde bu yoğun yaşam koşullarında zamanı iyi kullanmak insan için çok önemlidir.Sekreterin mesleği gereği saat, gün, zaman kavramı önem arzeder. Sabah işe saatinden 15 dk önce gelmeli, gün için yaptığı planını gözden geçirmeli, ofise genel olarak bir göz gezdirmeli eksiklikleri tamamlamalıdır. Randevuların saatini ve yöneticisinin programını çok sıkı bir şekilde takip etmeli yöneticisine de bu hatırlatmaları mutlaka zamanında yapmalıdır.Gün içinde herhangibir programın aksaması ondan sonraki tüm organizasyonu olumsuz yönde etkiler.
Sebep olmak, keşfetmek, yeni bir şey yaratmak, düşünülmemiş bir şeyi düşünmek insana haz verir. Sebep olmak, keşfetmek, yeni bir şey yaratmak, düşünülmemiş bir şeyi düşünmek insana haz verir.Sekreterin evrak ve dosya sisteminde yapacağı bir iyileştirme, büro içinde bir dekor değişikliği, sorunlara çabuk ve akılcı çözümler bulma, büroda değişik ve hoş bir hava estirmesi yaratıcı yönü ile mümkün olabilir.Böyle işleri kolaylaştırıcı fikirleri veya görüntü olarak yaptığı hoş değişiklikleri mutlaka yöneticisi tarafından da takdir edilecektir.
Dostları ilə paylaş: |
