Şayet dikte işleminde geride kalmışsa bunu derhal özür dileyerek söylemelidir. Dikte biter bitmez yöneticinin odası derhal boşaltılmalıdır. Getirilen bütün araç ve gereçler tekrar geri götürülmelidir. Dikte işlemi bittiği an, dikteyle ilgili bütün konular anlaşılmış olmalıdır. Diğer taraftan süratli ve iyi bir dikte alabilmek için; 1. Dikte almaya giderken yeteri kadar defter ve kalemi olmalıdır. Çünkü hiçbir yönetici diktenin tam ortasında defter veya kalem için beklemekten hoşlanmaz. 2. Özel isimler veya yabancı kelimeler, belirgin ve hatasız olarak yazılmalıdır. 3. Her zaman dikte almaya giderken dolu bir dolmakalem, kurşun kalem ve renkli kalem götürülmelidir. 4. Dikte alırken sorulması gereken yerler varsa; bunlara işaret konulmalı, dikte bittikten tespit edilen bu sorular sorulmalıdır. Bunun için her sekreter kendine özgü işaretler geliştirir. 5. İş gereği gelişigüzel sayfalar üzerine alınmış olan notlar daha sonra defterin sayfaları boyutunda katlanarak, ilgili sayfaların arasına konulmalıdır. 6. Notların içinde ilişik veya eki gibi ibareler varsa bunların altı çizilerek gözden kaçmaması sağlanmalıdır. 7. Birden fazla yazı dikte ettiriliyorsa, birinci dikte bittikten sonra ikinciye başlamadan önce, birkaç satırlık boşluk bırakmalıdır. 8. Yazılar yönetici tarafından numaralandırılmamış ise, her diktenin başına bir numara konulmalıdır
Hangi kategoride olursanız olun, zamanınızı verimli kullanabilmek için; En yüksek performans gösterilen saatler için şunlar önerilebilir; Hangi kategoride olursanız olun, zamanınızı verimli kullanabilmek için; En yüksek performans gösterilen saatler için şunlar önerilebilir; -
Orta performans gösterilen saatler için; - Rutin işleri yapmak, - Daha sonraki işler için planlama yapmak. Düşük performans gösterilen saatler için ise; - Telefon görüşmeleri yapmak, - Ziyaretçileri kabul etmek, - Mektupları cevaplandırmak.
Örümcek kafalardan klasik sekreter imajını silmenin yollarından birisi değişim... Eski Türk filmlerinden kalma, hiçbir yetenek ve eğitim gerektirmeden yapılabilen sekreterlik imajını değiştirmek için çağa ayak uydurmak kaçınılmaz. Örümcek kafalardan klasik sekreter imajını silmenin yollarından birisi değişim... Eski Türk filmlerinden kalma, hiçbir yetenek ve eğitim gerektirmeden yapılabilen sekreterlik imajını değiştirmek için çağa ayak uydurmak kaçınılmaz.Bilgisayarlar... Elektronik yenilikler... Organizasyon değişiklikleri... Bunların hepsi iş hayatında karşımıza daha sık çıkıyor artık.
Genellikle iş hayatında çoğumuz, her zaman yapmaya alışık olduğumuz işleri yapmayı isteriz. Böylelikle kendimizi emniyette hissederiz. Değişim ise kontrolü kaybetmek, belirsizlik hissetmek, sürprizlerle karşılaşmak ve daha fazla iş yüklenmek gibi korkuları beraberinde getirir. Genellikle iş hayatında çoğumuz, her zaman yapmaya alışık olduğumuz işleri yapmayı isteriz. Böylelikle kendimizi emniyette hissederiz. Değişim ise kontrolü kaybetmek, belirsizlik hissetmek, sürprizlerle karşılaşmak ve daha fazla iş yüklenmek gibi korkuları beraberinde getirir.Diğer taraftan değişim, kişilere olanaklar da sunar. Rekabet edilebilir olmak, üstünlük sağlamak, başarılı olmak ve iyi bir maddi kazanç için değişimi çok yakından takip etmek zorunluluktur.Sekreter de çalıştığı firmaya en iyi şekilde hizmet verebilmek için değişmek zorundadır. Yöneticisinin hızına ayak uydurmak ve firmasını gerektiği gibi temsil edebilmek için sürekli kendini geliştirmelidir.
Bu nasıl olur? Mesleki eğitimleri takip etmek, en az bir yabancı dil öğrenmek, bilgisayar ve internet kullanımında kendini geliştirmek, güncel konuları takip etmek en temel gerekliliktir. Bu konularda yöneticilerden yardım istemek sekreteri daha girişimci ve daha aktif kılacaktır. Bu nasıl olur? Mesleki eğitimleri takip etmek, en az bir yabancı dil öğrenmek, bilgisayar ve internet kullanımında kendini geliştirmek, güncel konuları takip etmek en temel gerekliliktir. Bu konularda yöneticilerden yardım istemek sekreteri daha girişimci ve daha aktif kılacaktır.Unutmayalım: Değişime ne kadar hızlı ayak uydurursak yöneticimiz için o kadar vazgeçilmez oluruz.
Konuşurken, dinleyicilerin yüzüne bakın. Onlarla rahatsız etmeyecek ölçüde, ancak mümkün olduğunca çok göz ilişkisi kurun. Konuşurken, dinleyicilerin yüzüne bakın. Onlarla rahatsız etmeyecek ölçüde, ancak mümkün olduğunca çok göz ilişkisi kurun.Canlı olun. Yüzünüz, ilginizi yansıtsın. Donuk ve ifadesiz görünmeyin. Kendinizle ilgili ya da kendinize özgü bilgi aktaracağınız ya da öneride bulunacağınız zaman bunu "ben", "benim", "bana göre" biçiminde belirtin. Kendinizi ortaya koymaktan çekinerek, "herkes", "bazı insanlar" gibi sözler kullanmayın.
Bir düşüneyim, sen yarın yine bir uğra, biz sizi ararız gibi cümleler birer atlatma mesajı olarak algılanabilir. Bu nedenle elden geldiğince evet ya da hayır ilkesine uyarak açık sözlü ve dürüst cevaplar verin. Bir düşüneyim, sen yarın yine bir uğra, biz sizi ararız gibi cümleler birer atlatma mesajı olarak algılanabilir. Bu nedenle elden geldiğince evet ya da hayır ilkesine uyarak açık sözlü ve dürüst cevaplar verin.Kullandığınız sözcüklere dikkat edin. Karşınızdakinin anlayabileceği düzey ve dilde konuşun.
Dostları ilə paylaş:
|
