Ahize ağıza yaklaştırılarak 2cm mesafede tutularak konuşulur, bu esnada ahize çene altına kaydırılmadan konuşulmalıdır

Sekreter olaylara hep iyi tarafından bakmayı alışkanlık haline getirmelidir. Olumsuz bir olayın iyi taraflarını görmeye çalışarak dengeyi sağlamalıdır. Bir işin başında kötümser duygulara kapılındığında yapılan iş sorunsuz gelişecekse de mutlaka bir aksilik çıkar.

• Sekreter olaylara hep iyi tarafından bakmayı alışkanlık haline getirmelidir. Olumsuz bir olayın iyi taraflarını görmeye çalışarak dengeyi sağlamalıdır. Bir işin başında kötümser duygulara kapılındığında yapılan iş sorunsuz gelişecekse de mutlaka bir aksilik çıkar.

• Olumlu düşünmenin gücü sadece iş hayatında değil sekreterin günlük yaşantısında da kullanılmalıdır. İyimserlik hataların düzeltilmesine, işin doğru bir şekilde tamamlanmasına büyük ölçüde kolaylık sağlar.

Sabır ve hoşgörü herşeyden önce insanlık için iyi bir meziyettir. İş hayatında sabır bize başarıyı getirir, ofis içinde herbiri birbirinden farklı çeşitli insanlar birbirleriyle çalışmak durumundadır. Bu insanların aralarındaki organizasyonu sağlamak görevi sekretere ait olduğundan sabır, en gerekli özelliklerinden biri olmalıdır. Sekreterin öncelikle yöneticisine karşı sabırlı ve hoşgörülü olması gerekmektedir.

• Sabır ve hoşgörü herşeyden önce insanlık için iyi bir meziyettir. İş hayatında sabır bize başarıyı getirir, ofis içinde herbiri birbirinden farklı çeşitli insanlar birbirleriyle çalışmak durumundadır. Bu insanların aralarındaki organizasyonu sağlamak görevi sekretere ait olduğundan sabır, en gerekli özelliklerinden biri olmalıdır. Sekreterin öncelikle yöneticisine karşı sabırlı ve hoşgörülü olması gerekmektedir.

• Yöneticiler tüm ofisin sorumluluğunu üstlendiklerinden aşırı stress yüklüdürler, sekreter müdürünün iş yükünü ve stresini hafifletmeye çalışırken mutlaka sabır ve hoşgörü göstermelidir birebir aynı şekilde davranmak işleri çözeceği yerde karıştırır, ayrıca yöneticisini iyi tanıyan bir sekreter olası gerginliklerin, problemlerin kendisiyle ilgili olmadığını anlar ve daha kolay hoşgörü gösterir.

• Sekreter, kurum dışı mal veya hizmet verdikleri müşterilerine karşı da firması adına sabırlı ve hoşgörülü olmalıdır, onun bu davranışı karşısındakini de utandırır ve doğru davranmaya yöneltir

Sır saklamak ve gizliliği korumak sekreter kelimesinin tanımında yer alır. Sekreter organizasyondaki yeri itibariyle, pek çok şeyi öğrenir, gizli kalması gereken bilgileri ister istemez duyabilir, evrak geliş gidişlerinde faaliyetlerin akışını izler.

• Sır saklamak ve gizliliği korumak sekreter kelimesinin tanımında yer alır. Sekreter organizasyondaki yeri itibariyle, pek çok şeyi öğrenir, gizli kalması gereken bilgileri ister istemez duyabilir, evrak geliş gidişlerinde faaliyetlerin akışını izler.

• Yöneticisinin iş hayatıyla birlikte özel hayatı hakkında da bilgi sahibi olur. İyi bir sekreter edindiği her türlü bilgiyi titizlikle saklar, gerektiğinde bildiğini unutur ve yöneticisine gizlilik ve koruma anlayışıyla destek olur, bu bilgileri yöneticisine karşı da asla kullanmaz.

• Bu yüzden sekreterin iş arkadaşlarıyla arasında önemli denge çizgisini kaldırmaması gerekmektedir. Çok yakın bir arkadaşı da olsa profesyonellik adına ona hiçbirşeyi sezdirmemeli, yakın arkadaşının da çok yakın bir arkadaşı olabileceğini aklından çıkarmamalıdır. İş başka dostluk başka kavramının gereklerini titizlikle yerine getirmelidir

Yöneticiye seyahat süresince ihtiyaç duyabileceği her türlü evrakı kontrol etmesi hatırlatılır. Örneğin kırtasiye detayları (kalem, not defteri, yedek kalem içleri vs.) , antetli kağıt, şirket kaşesi, toplantı için lazım olabilecek yazışmaların bulunduğu evrak dosyası, katalog, kartvizit vs. gibi ayrıntılar kesinlikle unutulmamalıdır.Yöneticinin ilk kez seyahat ettiği bir ülke ise, bağlı bulunduğu GSM şebekesinden mobil telefon kullanımı hakkında bilgi alınmalı ve yöneticiye bu bilgi aktarılmalıdır.Yönetici asistanı tüm seyahat bilgilerinin detayları bulunan bir seyahat çizelgesi hazırlayarak yöneticisine vermeli ve 1 kopya da kendinde bulundurmalıdır.Meteoroloji Genel Müdürlüğünden seyahat süresi içerisindeki hava durumu öğrenilerek yöneticiye mutlaka önceden bilgi verilmelidir.Yöneticisinin hangi tarihler arasında seyahatte olacağının kurum içine dahili bir yazışma ile bildirilmesiSeyahatte süresince iş görüşmesi yapacağı kişi veya kurumlara uçuş bilgilerini ve kalacağı otelin bilgisinin gönderilmesiYöneticiden seyahate çıkmadan once kendisinin bulunmadığı günlerde yapılmasını istediği işler sorulmalı ve not alınmalıdır.

• Yöneticiye seyahat süresince ihtiyaç duyabileceği her türlü evrakı kontrol etmesi hatırlatılır. Örneğin kırtasiye detayları (kalem, not defteri, yedek kalem içleri vs.) , antetli kağıt, şirket kaşesi, toplantı için lazım olabilecek yazışmaların bulunduğu evrak dosyası, katalog, kartvizit vs. gibi ayrıntılar kesinlikle unutulmamalıdır.Yöneticinin ilk kez seyahat ettiği bir ülke ise, bağlı bulunduğu GSM şebekesinden mobil telefon kullanımı hakkında bilgi alınmalı ve yöneticiye bu bilgi aktarılmalıdır.Yönetici asistanı tüm seyahat bilgilerinin detayları bulunan bir seyahat çizelgesi hazırlayarak yöneticisine vermeli ve 1 kopya da kendinde bulundurmalıdır.Meteoroloji Genel Müdürlüğünden seyahat süresi içerisindeki hava durumu öğrenilerek yöneticiye mutlaka önceden bilgi verilmelidir.Yöneticisinin hangi tarihler arasında seyahatte olacağının kurum içine dahili bir yazışma ile bildirilmesiSeyahatte süresince iş görüşmesi yapacağı kişi veya kurumlara uçuş bilgilerini ve kalacağı otelin bilgisinin gönderilmesiYöneticiden seyahate çıkmadan once kendisinin bulunmadığı günlerde yapılmasını istediği işler sorulmalı ve not alınmalıdır.

Sekreter, yöneticilerinin yurtiçi ve yurtdışı seyahat rezervasyonlarını düzenlemek, gerek gidiş-geliş gerekse otellerde kalma durumlarını, tarih ve saatleri isabetli, doğru ve eksiksiz bir şekilde ayarlamak, seyahat programının aksamadan işlerliğini sağlamak gibi önemli işlerini yürütmekle görevlidir.

• Sekreter, yöneticilerinin yurtiçi ve yurtdışı seyahat rezervasyonlarını düzenlemek, gerek gidiş-geliş gerekse otellerde kalma durumlarını, tarih ve saatleri isabetli, doğru ve eksiksiz bir şekilde ayarlamak, seyahat programının aksamadan işlerliğini sağlamak gibi önemli işlerini yürütmekle görevlidir.

• Bu işler için mutlaka planlı çalışmalı ve aşağıdaki hususlara dikkat etmelidir;

• - Seyahate gidecek olan kişilerin isimleri

• - Nereye gidileceği ve hangi araçla seyahat edileceği

• - Seyahatin kaç gün süreceği

• - Gidilecek yerde görüşülecek şahısların isimleri

• - Gidilecek yerin adresi, telefon numarası ve gerekli diğer bilgiler

• - Giderken götürülecek şahsi eşyalar

• - Yurtdışı seyahati ise; pasaport, döviz işlemleri vs.

Bu plan hazırlandıktan sonra detaylar geliştirilir;

• Bu plan hazırlandıktan sonra detaylar geliştirilir;

• - Seyahat acentasıyla görüşmeler yapılıp, gidiş-geliş biletlerinin ayarlanması - Gerekli kişilere haber verilip, randevu saatlerinin bildirilmesi

• - Gidilecek seyahat vasıtasının kalkış-varış saatlerini kaydeder, unutulma olmaması için ilgililere gerekli hatırlatmaları yapar

• - Görüşülecek kişileri, görüşme yerlerini, saatlerini belirler

• - Aldığı tüm bilgileri, yaptığı planı düzgün bir şekilde kağıt üzerinde gösterir (tape eder), çoğaltarak birini kendi alır, diğerlerini ilgili kişilere dağıtır.

• Seyahat programı düzenleyecek sekreterin elinin altında bulunması gerekli şeyleri şöyle sıralayabiliriz;

• Havayolları, demiryolları yıllık programlarını içeren kitapçık veya broşürleri, havayolları, demiryolları, otobüs işletmelerinin telefon, fax numaraları, çeşitli telefon rehberleri, .eşitli yurtiçi ve dünya haritaları, döviz kurlarını belirleyen günlük veriler, banka hesap numaraları, seyahat acentaları adres ve telefon numaraları vb.

SİSTEMLİLİK Mİ, SİSTEMSİZLİK Mİ?

• SİSTEMLİLİK Mİ, SİSTEMSİZLİK Mİ?

• Usûl, esastan önce gelir.

• İşyerinde, bir yönetici asistanını üzen, yoran ve problem olarak karşısına çıkan pek çok olay olmaktadır. En başta geleni ise “yöntem yanlışlığı”dır.

• Yöneticiyle birlikte çalışma yöntemlerini bilmeme, ekip çalışması olmayışı, pratik olmamak, yönerge eksikliği, yazılı iletişimi angarya kabul etmek, sistem kavramını göz ardı etmek, en büyük bir işten en küçük işlere kadar “bilimsel tavrın” olmayışı, çalışma ilkeleri ve felsefeden yoksunluk; yöntem yanlışlıkları içinde sayılabilir. Örneğin yazışmalarda sekreterin sistem kavramı şöyle olmalıdır: Bir konuyu nasıl yazı şekline getirebileceğini bilme, yanında mutlaka sözlük ve yazım kılavuzu bulundurma, yazının mizanpajını yapabilme (şekil yönünden düzenleme), firma yazışma standardı oluşturma, yazılara “gelen ve giden” olarak sayı verilmesi, mutlaka paraf konulması, gönderilmeden önce kontrolu, işlemi biten yazıların dosyasına kaldırılması, bold karakterin nerede kullanılacağını bilme gibi işlemler, yazışmalarda bir sistem oluşturma ve onu uygulama olarak anlatılabilir.

• Yukarıda altını çizerek gösterdiğimiz “sistem kavramını göz ardı etmek” konusuyla ilgili bir örnek vermek istiyoruz.

Sistem, bir veya daha çok amaca veya sonuca ulaşmak üzere aralarında ilişkiler olan fiziksel veya kavramsal, birden çok bileşenin oluşturduğu bütündür. [1]

• Sistem, bir veya daha çok amaca veya sonuca ulaşmak üzere aralarında ilişkiler olan fiziksel veya kavramsal, birden çok bileşenin oluşturduğu bütündür. [1]

• Bir büroda evrak yönetimi, başlı başına “sistem mantığı” ile; planlanması, oluşturulması ve kullanılmasıyla gerçekleştirilebilir. Aranan bir evrakın en az beş, en fazla kırk beş saniyede bulunması lâzımdır. Eğer bu süre içinde evrak bulunamıyorsa, bir yerlerde hata yapılıyor demektir. “Belgeler Yönetimi” olarak da adlandırılan, bürolardaki dosyalama-arşivleme sürecinde, ortaya çıkan problemler genel olarak aşağıdaki hususlarda yoğunlaşır:

• - Gelen ve giden evrak kayıtları yapılmıyor ve zimmet defteri doğru kullanılmıyor olabilir.

• - Kuruluşa uygun dosyalama şekli seçilmemiş olabilir.

- Evrakın dosyalanma yöntemi iyi bilinmiyor olabilir. (Hangi evrak hangi dosyaya konmalı)

• - Evrakın dosyalanma yöntemi iyi bilinmiyor olabilir. (Hangi evrak hangi dosyaya konmalı)

• - Evrak takip edilmiyor, verilen bir evrak geri gelmiyor olabilir.

• - Arşivleme doğru yapılmıyor olabilir.

• Dosyalama sistematiğinde yukarıdaki bütün aşamaların özel usulleri ve uygulamaları vardır, olmalıdır. Şimdi, yukarıda altı çizilen; evrakın takibi konusuyla ilgili olarak, “sistem mantığı” çerçevesinde yapılmasında yarar olan faaliyetleri görelim:

• Muhasebe müdürü Feridun Bey, satışlarla ilgili bir dosyayı incelemek üzere satış bölümü sekreterinden istedi diyelim. Öncelikle yapılması gereken şey, “Dosya İsteme Fişi” düzenleyerek, istenen dosyaya ilişkin bilgileri bu fişin üzerine yazmak olacaktır. Fişin üzerinde dosya numarası, dosyayı alan kişinin ismi, ne zaman geri vereceği, dosyayı veren kişinin ismi gibi bilgiler vardır. İkinci aşamada “Hatırlatma Kartı” denilen ve yine hemen hemen aynı bilgilerin yer aldığı forma kayıt edilir.

Üçüncü yapılacak iş ise “Dışarıda” rehberi olarak adlandırılan ve üst kısmında “Dışarıda” yazılı bir kavalye olan dosya boyutundaki sert karton veya polyesterden yapılmış bir rehber, alınan dosyanın yerine konulur. Hatırlatma kartı, ya dosya dolaplarının kapağına, veya sekreterin her an görebileceği (masa üstü veya çekmece) bir yere yerleştirilir. “Dışarıda” rehberi, üstteki kulakçığıyla, dosyanın henüz geri gelmediğini uyaracaktır. Bir dosyanın dışarıda kalma süresi yedi gündür. Her istenen evrakın fotokopisi çekilip verilemeyeceği düşünüldüğünde, bu uygulama son derece yararlı olur. Bu anlatılanları adım adım şöyle özetleyebiliriz:

• Üçüncü yapılacak iş ise “Dışarıda” rehberi olarak adlandırılan ve üst kısmında “Dışarıda” yazılı bir kavalye olan dosya boyutundaki sert karton veya polyesterden yapılmış bir rehber, alınan dosyanın yerine konulur. Hatırlatma kartı, ya dosya dolaplarının kapağına, veya sekreterin her an görebileceği (masa üstü veya çekmece) bir yere yerleştirilir. “Dışarıda” rehberi, üstteki kulakçığıyla, dosyanın henüz geri gelmediğini uyaracaktır. Bir dosyanın dışarıda kalma süresi yedi gündür. Her istenen evrakın fotokopisi çekilip verilemeyeceği düşünüldüğünde, bu uygulama son derece yararlı olur. Bu anlatılanları adım adım şöyle özetleyebiliriz:

• 1. Önce kendin “sistem” kavramını benimse

• 2. Sistemin usullerini bil (öğren)

• 3. Sistemin gerekli olan materyallerini hazırla

• 4. Yazılı bildiri haline getir ve bütün bölümlere duyur

• 5. Uygula

• 6. Kontrol et

Sekreterin davranışları ölçülü, kibar, zarif ve dengeli olmalı, yerinde gerektiği gibi davranmayı bilmelidir.

• Sekreterin davranışları ölçülü, kibar, zarif ve dengeli olmalı, yerinde gerektiği gibi davranmayı bilmelidir.

• DURUŞ, OTURUŞ, YÜRÜYÜŞ

• Sekreter her zaman dik durmalı, beden dilini iyi kullanmalıdır. Oturup kalkarken temkinli olmalı, kıyafetlerini de düşünerek davranmalıdır. Örneğin; etek giymiş bir sekreter koltukta oturuşuna dikkat etmeli derli toplu yavaş hareketlerle oturmalıdır. Yürürken adım aralıklarını ayarlamalı bir bayana yakışacak ahenkle yürümelidir.

• KONUŞMA ve DİKSİYON

• Sekreterin ses tonu ne çok yüksek ne de çok kısık olmamalı, emir verici ses tonundan kaçınarak sesin şiddetini ve yumuşaklığını kulağa hoş gelecek şekilde ayarlamalıdır.

• Diksiyonunu geliştirmek için düzenli soluk alıp vererek pratik yapmalı, konuşurken kendisine güven duymalı, güzel ses tonu ile etkileyici cümleler kurabilmelidir. Bu konuda başarıya ulaşmak için her türlü bilgiyi, kaynağı okumalı ve gereksiz, faydasız sohbetlerden kaçınmalıdır. Hatalarını farkedip düzeltmek için çaba sarfetmelidir.

• Etkili konuşmayı; Konuşmanın fiziksel dokusu (işitilebilir, canlı), konuşmanın düşünsel dokusu (akıcı, mantıklı, açık) ve konuşmanın dilsel dokusu (uygun kelime seçimi, kelimeleri doğru yerde kullanma) olarak 3 grupta sınıflandırabiliriz.

JESTLER ve MİMİKLER

• JESTLER ve MİMİKLER

• İnsanların el kol hareketleri, gözler, tebessüm etmek, kaşların hareketleri jestler ve mimikleri oluşturur. Bu hareketlerin yumuşak olması karşıdaki insanı etkiler ve rahatlatır, jest ve mimiklerin abartılı kullanılması kötü bir izlenim uyandırır, yerinde ve uygun ölçüde kullanılmalıdır.

• NEZAKET VE GÖRGÜ

• Görgü kuralları, insan ilişkilerinin belli bir düzende işlemesini sağlayan sistem bütünlüğüdür.

• Görgü, toplumun içinde zamanla oluşan, insanların birbirlerini rahatsız etmemelerini, birbirlerine saygılı davranmalarını sağlayacak toplumsal kurallardır.

• Görgü zamanla insanda bir birikim oluşturur ve bu birikim sosyal yaşantısında insana pek çok kapıyı açar. Sekreter, nazik ve görgülü olmalıdır. Hareketleri kibar, uyumlu olmalıdır, kabalık yapması veya nerde nasıl davranacağını bilememesi sekretere eksi puan kazandırır.

• Telefon görüşmelerinde, toplantılarda, davetlerde, ofis içerisinde ve birebir ilişkilerinde nezaket ve görgü kurallarına uyması işlerini büyük ölçüde kolaylaştırır.

Sekreter çalıştığı ofisin vitrinidir. İnsanların birbirleriyle ilişkilerinde öncelikle dikkat ettikleri şey dış görünüştür. Bu sebepten dolayı sekreterin dış görünüşü büyük önem taşır. Günümüzde tüm üniversitelerin Büro Yönetimi ve Sekreterlik Bölümlerinde, giyim, makyaj ve zarafet konularında eğitim verilmektedir.

• Sekreter çalıştığı ofisin vitrinidir. İnsanların birbirleriyle ilişkilerinde öncelikle dikkat ettikleri şey dış görünüştür. Bu sebepten dolayı sekreterin dış görünüşü büyük önem taşır. Günümüzde tüm üniversitelerin Büro Yönetimi ve Sekreterlik Bölümlerinde, giyim, makyaj ve zarafet konularında eğitim verilmektedir.

• GİYİM

• Sekreter temiz, zevkli ve sade giyim tarzını benimsemelidir. Modayı kendine yakıştırdığı ölçüde takip etmelidir. Oturup kalkarken, yazı yazarken ve gün içerisindeki her türlü faaliyetlerini gözönünde bulundurarak en rahat çalışabileceği giysileri seçmelidir.

• Sekreter giyim konusunda seçim yaparken hem işyerinin genel havasına uygun kıyafetleri seçmeli hem de fizyo-biyolojik özelliklerini dikkate almalı, giyiminin yaptığı işin bir parçası olduğunu unutmamalıdır.

• AKSESUARLAR

• İnsanların güzel görünme duygularını tamamlayan, giysileri şıklaştıran takı ve eklere aksesuar denir. (Eşarp, fular, şal, kemer, eldiven, şapka, takı vs.) Bu aksesuarlar, çalışma ortamına göre aşırılığa ve gösterişe kaçmamak koşuluyla yerine ve zamanına uygun olarak kullanılmalıdır. Çalışma ortamında genellikle çok değerli olmayan madenlerden yapılmış takıların seçilmesi yerinde olacaktır.

MAKYAJ ve SAĞLIK

• MAKYAJ ve SAĞLIK

• Sekreter sağlığına dikkat etmeli, cildine özen göstermelidir, gün içerisinde sürekli insanlarla birebir iletişim halinde olduğundan sağlıksız bir görüntü sergilememelidir.

• Cildinin kategorisine uygun olan bakımı düzenli olarak yapmalıdır. Makyaj yaparken kıyafetine uygun tonları seçmeli, ağır renklerden kaçınmalı, eskiyen makyajını mutlaka yenilemeli ama bunu çalışma masasında mesai saatleri içerisinde yapmamalıdır.

• SADE, BAKIMLI ve ZARİF OLMAK

• Sekreter her konuda gerek giyim gerek makyaj gerekse benzeri diğer konularda sade olmaya özen göstermeli ve abartıdan kaçınmalıdır.

• Vücuduna gereken bakımı yapmalı, beslenmesine, uykusuna, saçlarının, ellerinin vs. bakımına özen göstermelidir, bu işlemler hem vücudunu hem ruhunu dinlendirir, motivasyon gücü yükselir ayrıca çevresini de olumlu yönde etkiler.

• Örneğin; eller ilk göze çarpan ve dikkat çeken organlarımızdan birisidir. Tırnaklarındaki ojelerin yarısı çıkmış bir sekreterin karşısında bırakacağı imajı düşünün... veya saçları dağınık bir sekreterin durumunun ofis içerisinde hoş karşılanmadığı kaçınılmazdır.

• Zarafet tanımının içerisinde; incelik, naziklik, terbiyeli davranış, terbiyeli konuşma gibi kavramlar yatar. Zarif bir sekreter etrafındaki insanlara hoş duygular verirler. Zarafet iki kısımda incelenebilir;

• Duygusal (iç) zarafet; yardımseverlik, doğruluk, hoşgörü, acıma duyguları vs.

• Fiziksel (dış) zarafet; hareketlerdeki yumuşaklık ve zariflik

• TEMİZLİK

• Sekreter vücudunun temizliğine dikkat etmeli, gerek görüntü gerekse koku olarak insanları asla rahatsız etmemelidir. Temizliğin özü suya ve sabuna dayanır buda hiç zor bir iş değildir.

• PREZENTABL OLMAK

• Bu kelimenin sözlük anlamı "eli-yüzü düzgün, insan içine çıkabilir, takdim edilebilir" kişilikte olmaktır.

• Sekreterlikte aranan özelliklerin başında gelir. Bir bayan sadece mesleği için değil tüm yaşamında bu özelliği taşımalıdır. İnsana etkileyicilik kazandırır, lafı sözü dinlenir, saygı gösterilir.