Uot 81. 373. 47 BƏDİİ ƏSƏRLƏRİn diLİNDƏ DİalektizmləRİn yeri VƏ MÖvqeyi

 
55 
 
 
UOT 93.25 
 
İDARƏ ARXİVLƏRİ VƏ ONLARIN FƏALİYYƏTİ 
 
KƏRİMLİ SAMİR SƏLİM oğlu 
Sumqayıt Dövlət Universiteti, t.ü.f.d., müəllim 
e-mail: 
[e-mail]
 
 
Açar sözlər: dövlət/idarə arxivləri, ekspert komissiyaları, sənəd, siyahı, metodika, arayış. 
Arxivlər  sistemində  idarə  arxivlərinin  öz  yeri  var.  İdarə  arxivləri  nazirlik,  idarə  və  başqa 
təşkilatlar  sənədlərini  dövlət  arxivlərinə  verənədək  onların  mühafizəsini  həyata    keçirən  orqandır. 
Bu  arxivlər  dövlət  arxivinin  komplektləşdirilməsində  mənbə  rolunu  oynayır.  Milli  Arxiv  İdarəsi 
idarə  arxivlərini  yoxlamaq  üçün  yoxlama-ekspert  komissiyası  təşkil  edir  və  yoxlamanın  sənədləri 
Milli Arxiv İdarəsinin kollegiyasında müzakirə edilir. 
Həmçinin  idarə  arxivlərinə  nəzarət  etmək  üçün  MAİ  tərəfindən  kuratorlar  da  təyin 
edilirlər.1960-ci  illərin  ortalarında  dövlət  arxivlərində  öz  hesabına  fəaliyyət  göstərən  xidmət 
şöbələri vardı ki, onlar idarələrdəki sənədlərin və dövlət arxivinə göndəriləcək sənədlərin siyahısını 
hazırlayaraq  elmi  sorğu  aparatının  yaradılmasında  yaxından  iştirak  edirdilər.  Dövlət  arxiv  fondu 
haqqında  əsasnaməyə  uyğun  olaraq  idarə  arxivinin  bütün  sənədləri  dövlət  arxiv  fondunun  tərkib 
hissəsi  hesab  olunur.  İdarə  arxivlərində  sənədlərin  saxlanılmasına,  ondan  istifadəyə  bilavasitə 
müəssisənin rəhbəri cavabdehdir. Əsasnaməyə görə idarə arxivindəki sənədlər dövlət mühafizəsinə 
verilənə  qədər  onlar  üçün  müxtəlif  saxlama  müddətləri  müəyyən  edilmişdir.  Ali  hakimiyyət  və 
dövlət  idarə  orqanlarının  sənədlərinin  saxlama  müddəti  15  il,  əyalət  və  bölgələrdə  10  il,  şəhər  və 
rayon tabeçiliyindəki idarələrdə 5 il təyin  edilmişdir. Şəxsi tərkibli sənədlərin saxlanılması üçün 40 
il  müəyyən  edilmişdir.  Vətəndaşlıq  vəziyyəti  aktlarının  qeydiyyatı  75  il,  səsyazma  və  kino 
çəkilişləri 3 il idarə arxivlərində mühafizə edilir. Elə müəssisə və təşkilatlar mövcuddur ki, onlar öz 
sənədlərini dövlət arxivlərinə mühafizəyə vermirlər. İdarə arxivləri 2 qrupa bölünürlər: 1. Həm öz 
sənədlərini,  həm  də  özünə  tabe  olan    idarə  və  müəssisələrin  sənədlərini  mühafizə  edən  idarə 
arxivləri.  2.  Yalnız  öz  idarəsinin  sənədlərini  saxlayan  idarə  arxivləri.  məs:  a)  elmi-tədqiqat 
institutları;  b)  daha  kiçik  təşkilatlar  da  vardır  ki,  onların  sənədlərinin  dövlət  arxivinə  verilməsinə 
ehtiyac yoxdur. İdarə arxivində sənədlərin mühafizəsinin siyahısı göstərici kataloqlarla məhdudlaşır 
[1, 21-22]. 
Dövlət və idarə arxivlərinin bir sıra oxşar və fərqli cəhətləri mövcuddur.  
Oxşar  cəhətlər  bunlardır:  1.  Sənədlərin  mühafizəsi  və  cəmiyyətə  gərəkliliyinə  görə  ondan 
istifadə  edilməsi.  2.  Arxiv  işinin  vahid  metodikası.  3.  Sənədlərin  yoxlanılması  funksiyası  və 
əhəmiyyətliliyinin ekspertizası. Fərqli  cəhətlər: 1. Dövlət arxivi müstəqil idarədir, idarə arxivi isə 
dövlət  arxivinin  struktur  bölməsidir.  2.  Dövlət  arxivinin  əsas  hissəsi  elmi-tədqiqat  səciyyəvidir, 
idarə  arxivinin  isə  hamısı  belə  deyildir.  3.  Dövlət  arxivində  sənədlər  daimi,  idarə  arxivində  isə 
müvəqqəti saxlanılır. 4. Sənədlərin kompleksində fərq vardır, yəni idarə arxivləri sənədləri ayrı-ayrı 
bölmələrdən qəbul edirlər, dövlət arxivləri isə seçib ayırırlar [1, 70].  
Dövlət  arxivində  müxtəlif  növ  sənədləri  əks  etdirən  sorğu  kitabları  topoqrafik  göstəricilər 
adlanır. Onların iki növü vardır:1. Postellaj göstəricisi; 2. Fond üzrə göstəricisi. Postellaj göstəricisi 
konkret  qəfəslərdə  (stellajlarda)  hansı  materialların  olmasını  göstərir.  Fond  üzrə  göstərici  isə 
konkret  bir  fondda  mühafizə  edilən  sənədlər  haqqında  məlumat  verir.  Hər  bir  topoqrafik 
göstəricinin  öz  əhəmiyyəti  var.  Onlar  bir-birini  əvəz  etmir,  lakin  bir-birini  tamamlayır.  Yəni 
birincidə qeyd edilən sənəd ikincidə də müvafiq olaraq öz yerini tapmalıdır. Göstəricilər ya böyük 
formatlı  kartoçkalarada,  ya  da  vərəqələrdə  tərtib  edilirlər.  Bir  sıra  kiçik  müəssisələr  topoqrafik 
Sumqayıt Dövlət Universiteti – “ELMİ XƏBƏRLƏR”– Sosial və humanitar elmlər bölməsi 
Cild 12                       № 2                   2016 
  

---

 
56 
 
göstəricilərə  ehtiyac  duymurlar.  Bu,  ondan  irəli  gəlir  ki,  həmin  idarələrin  arxiv  fondu  kiçik 
həcmlidir. Sənədlərini dövlət mühafizəsinə verən və verməyən idarələr üç kateqoriyaya bölünürlər: 
birinci  kateqoriyaya  aid  olan  idarələr  mühüm  dövlət  əhəmiyyətli  sənədləri  yaradırlar,  bunlar  ali 
qanunverici  və  icraedici  orqanların  sənədləridir.  İkinci  kateqoriyaya  aid  olan  idarələr  də  dövlət 
əhəmiyyətli  və  cəmiyyətə  xeyirli  olan  sənədlər  yaradırlar  (ali  təhsil  ocaqları,  ictimai  təşkilatlar, 
mədəniyyət  ocaqları).  Üçüncü  kateqoriyaya  daxil  olan  idarələr  dövlət  əhəmiyyətli  sənədlər 
yaratmırlar. Gündəlik iş fəaliyyət nəticəsində bu sənədlər yaranır [1, 56]. 
Dövlət arxivləri MAİ-nin onlara verdiyi hüquq və səlahiyyət çərçivəsində, idarələrdə mühafizə 
edilən  Milli  Arxiv  Fondunun  (MAF)  sənədlərinin  komplektləşdirilməsi  və  mühafizəsinin  təmin 
edilməsi məqsədilə, sənədlərini mühafizə üçün dövlət arxivlərinə verən idarə arxivlərinin işinə və 
təşkilarların  kargüzarlığında  sənədlərin  təşkilinə  təşkilati-metodiki  rəhbərliyi  həyata  keçirir, 
həmçinin arxiv orqanları tərəfindən idarə arxivlərində daimi mühafizə edilən MAF-nun sənədlərinin 
vəziyyətinə nəzarət etməyə və həmin idarə arxivlərinə metodiki köməklik göstərməyə cəlb edilirlər. 
Fəaliyyəti  prosesində  MAF  sənədləri  yaranmayan  idarə  arxivlərinə  və  təşkilatların  kargüzarlıq 
xidmətinə,  o  cümlədən  şəxsi  heyətə  aid  sənədlərin  mühafizəsinin  təşkilinə  dövlət  arxivləri 
tərəfindən  köməklik  göstərilir  [2].  İdarə  arxivlərinin    işinə  və  təşkilatların  kargüzarlığında 
sənədlərin  təşkilinə  dövlət  arxivlərinin    təşkilati-metodiki  rəhbərliyi  və  nəzarəti  deyiləndə 
aşağıdakılar    nəzərədə  tutulur:  1.  İdarə  arxivlərinin  ekspert  kommissiyalarının  işinin  və 
kargüzarlıqda  sənədlərin  təşkilinin,  təkmilləşdirilməsinin,  təşkilatla  birlikdə  təşkilati  və  metodiki 
tədbirlərin  həyata  keçirilməsi;  2.  MAF  sənədlərinin,  o  cümlədən,  xüsusilə  qiymətli  sənədlərin  və 
sığorta fondu surətlərinin, şəxsi heyətə aid sənədlərin fondlar üzrə və statistik uçotunun aparılması; 
idarə  arxivlərinin  pasportlaşdırılması;  3.  Dövlət  standartının  və  kargüzarlığın  vahid  dövlət 
sisteminin  (KVDS)  təşkilati-sərəncamverici  sənədlərə  tətbiqi,  inkişafı  və  təkmilləşdirilməsində 
iştirakı;  4.  İdarə  arxivlərinin  ekspert  komissiyalarının  işinin  və  təşkilatların  kargüzarlığında 
sənədlərin  təşkilinin  yoxlanılması;  5.  Kargüzarlığın  vəziyyətinə  və  idarə  arxivlərinin  fəaliyyətinə 
ictimai baxışlarda iştirak etməsi; 6. Sənədlərin mühafizəsinin təmin edilməsi, qaydaya salınması və 
istifadə edilməsi, həmçinin normativ-metodik vəsaitlərin işlənib hazırlanması və xüsusilə qiymətli 
sənədlərin  sığorta  fondunun  yaradılması  işlərində  müqavilə  yolu  ilə  idarə  arxivlərinə  köməyin 
təşkili;  7.  İdarə  arxivlərinin,  təşkilatların    ekspert  komissiyalarının  işinin  və  kargüzarlıqda 
sənədlərin təşkili üzrə qabaqcıl  təcrübənin öyrənilməsi, ümumiləşdirilməsi və  yayılması; 8. İdarə 
arxivlərinin  və  kargüzarlıq  xidməti  işçilərinin,  təşkilatların  ekspert  komissiyaları  sədrlərinin  və 
üzvlərinin ixtisaslarının artırılması; 9. Dövlət arxivində təşkilatlarla işin uçotu [3, 121-125]. 
Dövlət  arxivləri  təşkilatlarla  birlikdə:  1.  Arxiv  işi  haqqında  hakimiyyət  orqanlarının 
qərarlarının,  təşkilatların  əmrlərinin  layihəsinin,  arxiv  işi  və  kargüzarlıq  üzrə  tədbirlər  planının 
işlənib  hazırlanmasına  köməklik  göstərir;  2.  Sənədlərin  idarə  arxivlərində  mühafizəsinin 
təkmilləşdirilməsi  barədə,  o  cümlədən,  birləşmiş  idarə  və  idarələrarası    arxivlərin  yaradılması 
barədə  idarə  rəhbərliyinə  təkliflərin  hazırlanmasında  iştirak  edir;  3.  Müvafiq  arxiv  orqanları  ilə 
müzakirə  edib  razılaşdırır:  idarə  arxivləri  haqqında  əsasnamə,  təşkilatların  ekspert  komissiyaları 
haqqında  əsasnamə,  kargüzarlığın  aparılması  üzrə  təlimat,  nümunəvi,  ümumi  və  konkret  iş 
nomenklaturaları hazırlayır [3, 201-203]. 
İdarə  arxivlərinin,  təşkilatların  ekspert  komissiyaları  haqqında  əsasnamələrin  layihələri 
razılaşdırmaq üçün hazırlanarkən, dövlət arxivləri onların MAF haqqında Əsasnaməyə və MAİ-nin 
idarə arxivləri və ekspert komissiyaları haqqında işləyib hazırladığı nümunəvi əsasnamələrə uyğun 
tərtib  edilməsinin  düzgünlüyünü  yoxlayır.  Təlimatlar  razılaşdırılmaq  üçün  hazırlanarkən,  dövlət 
arxivləri onların Dövlət standartları, KVDS və idarə arxivlərinin iş qaydalarına uyğun düzgün tərtib 
edildiyini  yoxlayırlar.  İş  nomenklaturaları  razılaşdırılmaq  üçün  hazırlanarkən,  dövlət  arxivləri 
onların  KVDS  və  idarə  arxivlərinin  iş  qaydalarının  tələblərinə  uyğun  düzgün  tərtib  edildiyini, 
həmçinin  onlara daxil edilmiş iş və sənədlərin tərkibinin dolğunluğunu yoxlayırlar. 
İdarə arxivləri və onların fəaliyyəti 
 

---