AzKİl azərbaycan kənd investiSİya layiHƏSİ ƏMƏLİyyatlar təLİmati 2-ci CİLD: ƏMƏLİyyat qaydalari

İşlərin Maliyyə və Fiziki İnkişafının Monitorinqi (XT)

Növbəti ödəniş üçün müraciət etməzdən əvvəl İcma Layihəsi Komitəsi, QA (əgər bir-birindən ayrı qurumlardırsa) işlərin maliyyə və fiziki inkişafı üzrə İcma Layihəsinin Hesabatını (Hesabat Forması Əlavə 18, səh. 94-də verilmişdir) Regional Əməliyyatlar Ofisinin Mühəndisinə və İYİ üzrə Mütəxəssisə göndərir.

A. İşlərin Maliyyə İnkişafı
Ödəmənin 75%-i xərcləndikdən sonra xərclər üzrə müvafiq hesabatlar və təsdiqləyici sənədlər Regional Əməliyyatlar Ofisinin mühasibinə (QA, İLK) göndərilir.
Ödəmənin 75%-i xərcləndikdən sonra İLK, QA (əgər bir-birindən ayrı qurumlardırsa) və İcma Mühəndisi xərclər üzrə hesabatı təsdiqləyici sənədlərlə birlikdə Regional Əməliyyatlar Ofisi Menecerinə təqdim edir. Təsdiqləyici sənədlər aşağıdakılardır: maliyyə hesabatları, qəbzlərin surəti, işlərin fiziki inkişafı üzrə hesabat (Regional Əməliyyatlar Ofisi) və bank hesabatı. (Bu, Əməliyyatlar Təlimatının III-cü Cildi, 3-cü Bölməsində İcma Layihələrinin Maliyyə İdarəetməsi adı altında daha təsnifatlı şəkildə izah edilmişdir) (Bax Qəbzlər – Xərclərin Təsnifatlı Forması Əlavə 13, Səhifə 83).
B. Fiziki İnkişaf və Sahə Monitorinqi (RƏO Mühəndisi, RƏO-İYİ, NƏZ.)
Hesabın doldurulması barədə müraciət olunduqdan və XT Proqres Hesabatı nəzərdən keçirildikdən sonra Regional Əməliyyatlar Ofisinin Mühəndisi / məsləhətçisi və Regional Əməliyyatlar Ofisinin İcma Yönümlü İnkişaf üzrə Əməkdaşı proqres hesabatında verilən məlumatları təsdiq etmək üçün icmaya səfər edirlər. İLK, bələdiyyə, habelə QA (əgər İLK-dən və Bələdiyyədən ayrı bir qurumdursa) sahə mühəndisi ilə birlikdə bu səfərdə iştirak etməlidirlər. Onlar Məlumat İdarəetmə Sisteminə daxil edilən İcma Layihəsinin Monitorinq Hesabatını hazırlayacaqlar (Monitorinq üzrə Hesabat Forması Əlavə 20, Səhifə 104 verilmişdir).

Vəsaitlərin Doldurulması üçün Müraciət

Bu proses aşağıdakı mərhələlərdən ibarətdir:

1. 
   İLK İL-in Proqres Hesabatını hazırlayır və onu RƏO-ya təqdim edir.
   
2. 
   RƏO qrant alanların doldurma barədə müraciətini və Proqres Hesabatını nəzərdən keçirir və doldurmanın həyata keçirilməsi üçün LİQ-nın Maliyyə Mütəxəssisinə müraciət edir.
   
3. 
   LİQ Maliyyə Mütəxəssisinin razılığını aldıqdan sonra RƏO Xərclər üzrə Hesabatı nəzərdən keçirir və hesabı doldurur.
   

A. İcma Layihəsinin Proqres Hesabatı

Proqres hesabatı üzrə tələbatlar aşağıda göstərilmiş qaydada təmin olunduqdan sonra İcma Layihəsinin növbəti ödənişi həyata keçirilə bilər:
İcma Layihəsinin icrasının monitorinqini müntəzəm şəkildə həyata keçirmək üçün xüsusi forma hazırlanmışdır. İcma Layihəsinin İnkişaf Hesabatının forması Əlavə 18-də göstərilmişdir. Bu forma Monitorinq Hesabatının başqa bir formasına uyğun gəlir (bax Əlavə 20-yə): İL Büdcəsi, Planlaşdırma və İnkişafın Monitorinq Forması. İcma öz ofisinin yaxınlığındakı elan lövhəsində sadalananların plan qrafikini yerləşdirir və bu qrafik iki həftədə bir dəfə təzələnir.
QA Proqres Hesabatının formasını yerli məqsədlər üçün həftədə bir dəfə və Regional Əməliyyatlar Ofisinə hesabat vermək üçün iki həftədə bir dəfə yeniləşdirəcək. Cild II, Əlavə 19 bax. Regional Əməliyyatlar Ofisinin MİS Əməkdaşı iki həftədə bir dəfə verilən hesabatı MİS-ə daxil edəcək. Proqres Hesabatının forması çox sadədir və iki həftədən bir daxil etmək üçün çox az məlumat tələb edir. Monitorinq Hesabatının forması – QA və / və ya İLK-nın sadə əlyazma hesablamalarından sonra – müqavilənin dəyərində və faizlə ifadə olunan inkişafı əks etdirəcək və layihə işlərinin inkişafını planlaşdırılmış qrafiklə müqayisə edəcək. Monitorinq Hesabatının forması işlərin inkişaf qrafikində göstərilə bilər.
B. QA-nın xahişini nəzərdən keçirmək və doldurmanın həyata keçirilməsi üçün LİQ-nın Maliyyə Mütəxəssisinə müraciət etmək (RƏO Ofis Meneceri) (İcma Layihəsinin Maliyyə Əsaslandırması və Növbəti Ödəmə üçün Müraciət forması Əlavə 21 Səhifə 111-də göstərilmişdir).
İcma Layihələrinin maliyyə idarəçiliyinə aid olan bu əməliyyat İstinad üçün Təlimatda Cild 3, Bölmə 3-də təsnifatlı şəkildə izah edilmişdir.

Əgər maliyyə və fiziki İL Monitorinq Hesabatı inkişafın uğurlu olmasını təsdiq edərsə Regional Əməliyyatlar Ofisi (RƏO) Meneceri Xərclər üzrə Hesabatı təsdiqləyici sənədlərlə birlikdə (sadələşdirilmiş maliyyə hesabatı, fiziki inkişaf hesabatı və bank hesabatları) LİQ Maliyyə Menecerinə göndərəcək. LİQ-in Daxili Auditoru bütün İL hesab üçün edilən doldurmaların 35%-ni rübdə bir dəfə sahədə yoxlayacaq və hazırlanan hesabatın surətini Maliyyəçi Mütəxəssisə təqdim edəcək (Qəbzlərin surətləri Maliyyəçi Mütəxəssisə göndərilmir). Cild III, Bölmə 3-ə bax – Daxili Audit.

C. LİQ təsdiq cavabından sonra Xərclər üzrə Hesabatları nəzərdən keçirmək və QA-ın hesabını doldurmaq (LİQ Maliyyə vəsaiti)

İcma Layihələrinin maliyyə idarəçiliyindəki bu əməliyyat Əməliyyatlar Təlimatının Cild III, Bölmə 3-də ətraflı şərh olunmuşdur. Hesabın doldurulması üçün müraciət olunduqdan sonra QA vəsait alana qədər 10 gündən çox vaxt keçməyəcək.

Lİ və Q

Satınalma əməliyyatlarının və proqres ödəmələrinin müstəqil qiymətləndirilməsi və tikintiyə nəzarət İLK və Qrant Alan tərəfindən həyata keçiriləcək.

Mərhələ 6

Başa çatma, Təhvil Vermə və Qiymətləndirmə

Bu mərhələyə aşağıdakı fəaliyyətlər daxildir:

1	İcma Layihəsinin Başa çatması üzrə Hesabatı Təqdim Etmək (QA, İLK,)
2	Başa çatmanın və İlkin Təhvil vermənin Təsdiqi
3	Yekun Təhvil vermə
4	İcma Layihəsi Sənədinin Yekunlaşdırılması (RƏO)
5	Yekun Ödəmə üçün Müraciət və onun Təsdiqi (QA, İLK)
6	İcma Layihəsinin Qiymətləndirilməsi

İcma Layihəsinin Başa çatması üzrə Hesabatı Təqdim Etmək (QA, İLK,)

Hesabat tamamlandıqdan sonra İcma Layihəsi Komitəsi, QA (əgər İLK-dən ayrı olan bir qurumdursa) və İcma Mühəndisi İcma Layihəsinin Başa çatması barədə Hesabatı təqdim edir və sahədə son baxışın aparılması üçün Regional Əməliyyatlar Ofisini (RƏO) dəvət edir. (İcma Layihəsinin Başa çatması üzrə Hesabatın forması Əlavə 23 Səhifə 121-də göstərilmişdir)

Başa çatma və İlkin Təhvil Vermənin Təsdiqi

İcma Layihəsi Komitəsi, QA (əgər İLK-dan ayrı olan bir qurumdursa) və Bələdiyyə Şurasının müvafiq nümayəndəsi İcma Layihələrinin ilkin və yekun təhvil əməliyyatının AzKİL qaydalarına uyğun olaraq təşkil edilməsinə görə məsuliyyət daşıyır.

Real texniki “təhvil” İcma Layihəsinin yalnız işlər və mallar komponentinə aiddir. Xidmət təchizatı üzrə tapşırığa kəmiyyət və keyfiyyətin qiymətləndirilməsi daxil olacaq. Bu aşağıda göstərilən əməliyyatlara aid deyil. İlkin təhvil - xidmətlərin təmin edildiyini və sözügedən qiymətləndirmə hesabatının lazımi qaydada təqdim olunduğunu müəyyən edir.
İlkin təhvil – sub-podratçıların, XT-nın, İcma Layihəsi benefisiarlarının, LİQ Texniki Nəzarətçi və Regional Əməliyyatlar Ofisinin əməkdaşlarının (həm texniki, həm də sosial idarə heyəti) iştirakı ilə baş verəcək. Təhvil üzrə protokol və qəbul ilkin təhvil zamanı imzalanır. Müqavilənin sonunda ilkin təhvil zamanı təhvil vermə və təhvil alma protokolu imzalanır və podratçının zəmanəti bir daha qeyd olunur. Sahə səfəri ərzində Regional Əməliyyatlar Ofisinin Qrupu işlərin başa çatması üzrə yoxlama vərəqini doldurur və səfərdən qayıtdıqdan sonra MİS-ə daxil ediləcək tamamlama hesabatını hazırlayır. (İlkin Təhvil forması Əlavə 23 Səhifə 121-də verilmişdir).

Yekun Təhvil Vermə

Yekun təhvil vermə layihə başa çatdıqdan sonra 90 gün ərzində həyata keçirilir.

• 
  Binaların tikintisi və təmiri 90 gün
  
• 
  Yol Layihələri 70 gün
  
• 
  Elektrik, su, qaz layihələri 45 gün
  

Bu zaman infrastruktura son dəfə baxılır ki, qurğunun yaxşı vəziyyətdə olması müəyyən edilsin və müqavilədə zəmanət şərtlərinə görə son ödəmənin podratçıya təqdim olunması mümkünlüyü barədə məsləhət verilsin. Bu zaman tamamlanmamış hər hansı bir işin başa çatdırılması üçün podratçıda məsuliyyət yaranır (Yekun Təhvil vermə Hesabatı Əlavə 24 Səhifə 127-də göstərilmişdir).

SON ÖDƏMƏ ÜÇÜN MÜRACİƏT VƏ ONUN HƏYATA KEÇİRİLMƏSİ (QA, İLK)

İcma Layihəsinin xarakterindən və həcmindən asılı olaraq işlər başa çatdıqdan sonra 45 / 70 / 90 gün ərzində saxlama məbləğinin 10%-i ödənilir. Bu məbləğ qrant alanla podratçı arasında bağlanan müqavilədə razılaşdırılır. (Əməkdaşlıq Sazişinin forması “İcma İştiraklı Satınalma” və 22 Sentyabr 2003 tarixli “Dünya Bankı / BİA Kiçik Qrantları, Borcları və Kreditləri əsasında Çox Kiçik Məbləğli Satınalmaların Keçirilməsi üçün Təlimat”ında verilir - RƏO Tədarük Mütəxəssisi tərəfindən təmin ediləcək).

YEKUN İCMA-LAYİHƏSİ SƏNƏDİ (RƏO)

Regional Əməliyyatlar Ofisi layihə sənədini yekunlaşdırmalı və kağız formasında olan sənədləri tamamlanmış digər İcma Layihələri ilə birlikdə (lazımi qaydada) arxivə daxil edildiyini təmin etməlidir. Başa çatmış bütün icma layihələrinin sənədlərinin nüsxələri hazırlandıqdan sonra İLK-a təqdim edilməlidir.

İcma Layihəsinin Qiymətləndirilməsi
İcma Layihəsinin təsirləri və bu təsirlərin qiymətləndirilməsi AzKİL layihəsinin ümumi təsirləri də daxil olmaqla Əməliyyatlar Təlimatının III Cildi, 9-cu Bölməsində təsvir edilmişdir.
İcma Layihəsinin qiymətləndirilməsi və monitorinqinə aşağıdakılar daxildir:

• 
  Başa çatdırılmış nümunə İcma Layihəsinin təsirinin qiymətləndirilməsi (Layihə İdarəetmə Qrupunun Məsləhətçisi)
  
• 
  İştiraklı monitorinq və qiymətləndirmənin həyata keşirilməsi (İcma Layihəsi Komitəsi)
  

A. Başa çatdırılmış İcma Layihələrinin təsirlərinin qiymətləndirilməsi (RƏO-nun İYİ üzrə Əməkdaşı və LİQ MvəQ Mütəxəssisi).
RƏO-nun İYİ üzrə Əməkdaşı bütün İcma Layihələrini işlərin başa çatdığı tarixdən 6 ay sonra qiymətləndirəcək. Son 6 ay ərzində 3 zonada başa çatdırılmış İcma Layihələrinin ən azı 10 %-nin göstərdiyi təsirin qiymətləndirilməsi Layihə İdarəetmə Qrupu tərəfindən illik əsasda həyata keçirilir. Təsirin Qiymətləndirmə Forması eləcədə Monitorinq və Qiymətləndirmə üzrə daha ətraflı məlumatlar Əməliyyatlar Təlimatında Cild III, Bölmə 9-da və RƏO-nun İYİ əməkdaşı və LİQ MvəQ Meneceri üçün TT-də Cild III, Hissə 7-də təqdim olunmuşdur.

B. İştiraklı Monitorinq və Qiymətləndirmənin Həyata Keçirilməsi (İLK)

Monitorinq və Qiymətləndirmə (MvəQ) İcma Layihələrinin nəticələrini və təsirlərini müəyyən edir. Məqsədlərin və müxtəlif amillərin iş göstəricilərinin müşahidə olunması tərəfdaşların, xüsusilə də layihədən faydalananların məqsədlərinin və nəticələrdən razı qalmalarının, habelə bütün gözlənilən nəticələrin bir daha nəzərdən keçirilməsi İcma Layihəsinin təsirlərinin və nəticələrinin müəyyənləşdirilməsinə imkan verir. Təcrübə onu göstərir ki, bütün aidiyyatı olan tərəfdaşların MvəQ fəaliyyətinə cəlb olunması və bu əməliyyatların proqramın gedişatında davamlı olaraq tətbiqi təsir və iş göstəricilərinin dəqiqliyini artırır. Buna “İştiraklı Monitorinq və Qiymətləndirmə” deyilir. Daha dolğun məlumatlarla və bu məlumatların sıravi vətəndaşlar arasında daha səmərəli şəkildə paylanması ilə təsirlərin və iş göstəricilərinin keyfiyyəti əlbəttə ki artacaq.

İcma Layihəsi Dövriyyəsi zamanı iştiraklı MvəQ tapşırıqları aşağıdakı mərhələlərdə və sub-mərhələlərdə həyata keçirilir:

LİvəQ İcma Layihəsi Dövriyyəsində
Mərhələ 1	Məlumat Yayımı və İcmaların Seçimi
	Məlumat və Yayım Kompaniyası (MYK) MYK-nın iştirakçıların özləri tərəfindən qiymətləndirilməsi
Mərhələ 2	İcmanın Səfərbər Olunması
	İcmanın Səfərbər Olunması İcma səfərbərliyinin iştirakçılar tərəfindən qiymətləndirilməsi
Mərhələ 3	İcma Layihəsi Təklifi üzrə Təlim və Hazırlıq
	QA-ın Təlimi və İcma Layihəsinin müəyyənləşdirilməsi tapşırığı İştirakçılar tərəfindən QA-nın Təlimi və İcma Layihəsinin müəyyən edilməsi tapşırığı üzrə özünü-qiymətləndirmə

Mərhələ 4	Qeydiyyat, Qiymətləndirmə, Təsdiq etmə və Əməkdaşlıq Sazişi
	İcma Layihəsinin Qiymətləndirilməsi Regional Əməliyyatlar Ofisinin İYİ Mütəxəssisi tərəfindən İL təklifinin nəz.keçirilməsi/qiymətləndirmədən əvvəl keçirilən prosedura
Mərhələ 5	Satınalma və İcra
	Tədarük İL-Komitəsi və QA tərəfindən satınalma tapşırığı üzrə özünü qiymətləndirmə
	İnkişafın Monitorinqi və İnkişaf üzrə Ödəmələr Aşağıdakı özünü-qiymətləndirmə əməliyyatları: İcma Layihəsi inkişafının monitorinqi İL Komissiyasının inkişaf üzrə ödəmə fəaliyyətləri QA və İLK
	Nəzarət İLK və QA nəzarət fəaliyyətlərinin özünü qiymətləndirməsi

mərhələ 6	İşlərin Başa çatması, Təhvil və Qiymətləndirmə
	Qiymətləndirmə İcmada keçmiş İL fəaliyyətlərinin, habelə 6-12 aydan sonra İL təsirlərinin və nəticələrinin qiymətləndirilməsi (yardımsız və könüllü)

İMvəQ tapşırıqları sub-mərhələlərin əksəriyyətinin sonunda həyata keçirilir və bu daha çox İL başa çatdıqdan sonra baş verir (bunun üçün məlumatların keyfiyyəti benefisiarın MvəQ fəaliyyətlərini qiymətləndirməsi əsasında yoxlanacaq). İMvəQ tapşırıqlarının daha dolğun təsviri Əməliyyatlar Təlimatında Hissə III, Bölmə 9-da göstərilmişdir.

İMvəQ tapşırıqları Monitorinq Bölməsinin xüsusi hissəsində yoxlanılır və təhlil edilir. İMvəQ məlumatlarının təhlil və qiymətləndirmə metodologiyası Əməliyyatlar Təlimatında Cild III, Bölmə 9-da təfərrüatı ilə təsvir olunmuşdur.