Projektitoiminta

Isomorfinen ryhmärakenne I

• projektin lopputuotteella ja projektiryhmällä on sama, isomorfinen rakenne

• projekti jakautuu melko itsenäisiin osaprojekteihin

• riskinä se, etteivät osaprojektit sovi täysin yhteen

• osaprojektien koordinointi ja integrointi kokonaisuudeksi projektipäällikön vastuulla

• organisatorisesti yksinkertainen, sillä kommunikaatiokanavia on vähän

• vastuualueet ovat selvät

• osaprojektien itsenäisyys tekee samanaikaisen niiden samanaikaisen toteutuksen mahdolliseksi

Isomorfinen ryhmärakenne II

Erikoisosaamiseen perustuva ryhmärakenne I

• matriisirakenteen sovellus

• projektiryhmän jäsenen työpanosta sovelletaan projektin eri osien toteuttamisessa aina, kun tällä on työtehtävään liittyvää oleellista erikoisosaamista

• ongelmana usein se, että erikoisosaajat eivät ole yksinomaan projektin käytettävissä, jolloin projektipäälliköllä on toisaalta vastuu projektin toteutumisesta muttei selkeää vaikutusvaltaa projektin edellyttämiin resursseihin

• useampi työntekijä saattaa työskennellä saman osaprojektin kimpussa  vastuualueet ovat epäselvät

• työnjako voi olla epätasaista

Erikoisosaamiseen perustuva ryhmärakenne II

Tasa-arvoinen ryhmärakenne I

• ryhmällä ei ole selkeää johtohahmoa

• päätökset tehdään konsensusperiaatteella

• projektin lopputuloksessa heijastuu projektiryhmän kaikkien jäsenten työpanos ja näkemys  kunnia on kollektiivista  vaikea erottaa selkeästi eri työntekijöiden työpanosta toisistaan

• vaarana on että ryhmä menettää perspektiivin ja tavoitteet saattavat liukua

• sopii perustutkimusprojekteihin, joissa on oltava erittäin luova ja jonka ryhmällä on vahva koheesio

Tasa-arvoinen ryhmärakenne II

Leikkaussali/kapellimestari- tyyppinen ryhmärakenne I

• projektin käytännön toteuttaminen pyörii yhden johtohahmon ympärillä, jota toiset työntekijät avustavat

• tasa-arvoisen ryhmärakenteen vastakohta

• johtohahmon tehtävänä keskittyä ydintoimintaan  avustajat hoitavat kaikki muut tehtävät

• hallinnolliset tehtävät

• johtohahmolla on varamies, joka voi astua johtohahmon saappaisiin tarvittaessa  sairaus, onnettomuus, kuolema

• tehokas projektin komponenttien integroinnissa

• vaarana että kokonaisjohto sittenkin hajautuu, jos tiedonkulku ei suju

• soveltuu suunnittelutehtäviin: ohjelmointi

Leikkaussalityyppinen ryhmärakenne II

Projektien toiminta

• käynnistys

• toimintatavat ja ryhmäidentiteetti

• seuranta, kontrolli ja raportointi

• päättäminen

Projektien käynnistäminen

• projektia edeltävässä vaiheessa yhteiset suunnittelu- ja hahmottelupalaverit oman ja asiakasorganisaation edustajien kanssa

• projektin virallisesti käynnistyessä käynnistyskokous (kick-off meeting), jossa mukana laajemminkin projektin eri sidosryhmiä

• samassa yhteydessä voidaan projektin suunnittelua tarkentaa esim. pidemmällä käynnistysworkshopilla

• tärkeää on projektin toimintatapojen määrittely ( projektisuunnitelma) sekä projektiin osallistuvien työntekijöiden vastuualueiden määrittely ja itsenäisen identiteetin luominen projektille  ryhmähenki

Ryhmän identiteetin luominen

• tavoitteena projektiryhmän jäsenten sitouttaminen projektin tavoitteisiin mahdollisimman nopeasti

• säännölliset kokoukset

• työntekijöiden sijainti lähellä toisiaan

• yhteisiä työn etenemiseen liittyviä juhlistuksia ja muita aktiviteetteja

• projektilla on oma nimi

• palkitsevuusjärjestelmä: projektin puitteissa on saatavissa etuisuuksia kuten matkoja tai vapauksia työajoissa

Projektien seuranta ja kontrolli

• kontrolli

• projektin tapahtuneen etenemisen vertaaminen suunniteltuun etenemiseen
• säännöllinen prosessi

• seuranta (monitorointi)

• tiedon keruu projektin edistymisestä ja tämän tiedon analysointi suunnistelmasta poikkeamisen havaitsemiseksi
• tiedon keruulle löydettävä optimaalinen tarkkuustaso  tiedonkeruun kustannukset kasvavat tarkkuuden myötä
•  jossain vaiheessa tiedonkeruun kustannukset ylittävät kontrollin tarkentumisesta saatavat säästöt

•  korjaavat toimenpiteet

• projekti(suunnitelma)t ovat systeemejä
• projektit voivat mennä epätasapainoon  tasapainotila täytyy palauttaa

Projektin raportoinnin piirteitä I (A:234-240)

• tehokas raportointijärjestelmä

• perustuu projektisuunnitelman rakenteeseen; mittauksen kohteet ja tarkkuus ovat samat kuin projektisuunnitelmassa
• raportoinnin toteuttamisella on selkeät ohjeet
• raportointityön tulisi vaatia työntekijöiltä mahdollisimman vähän aikaa  esim. raportoidaan ainoastaan muutokset
• säännöllinen
• johtavat selkeään keskusteluun ja lyhyisiin/tehokkaisiin kokouksiin