Projektitoiminta

reagointi: riskeistä mahdollisesti aiheutuvien kustannusten huomioiminen varaumissa

Tavoitteiden ja riskien suhde

• tavoitteiden pitää olla tiukkoja mutta realistisesti saavutettavissa

• riskin pitää olla toteuttamisen kannalta aidosti poikkeuksellinen tai odottamaton tapahtuma

•  riskiä ei saa upottaa tavoitteisiin
•  tavoitteet tai kustannusarvio eivät saa olla minimi, millä projekti olisi [ehkä] teoriassa mahdollista toteuttaa

• esim. tavoite pitäisi olla saavutettavissa 70-80%:n todennäköisyydellä, ei 50%:n

Riskien hallinnan arkea

• negatiivisia asioita ei helposti raportoida

• ongelmiin ei päästä reagoimaan ajoissa
• oletetaan tai toivotaan että ongelmat sittenkin ratkeaisivat itsekseen

• (yli)optimistisuus riskien suhteen

• ei haluta tai osata identifioida kaikkia potentiaaleja riskejä
• luotetaan liikaa omaan kykyyn ratkaista edessä olevat tekniset ongelmat

Riskien hallinta osana projektin hallintaa

• ensin tehdään hieno suunnitelma miten projektin pitäisi periaatteessa/teoriassa toteutua

• sitten pyritään arvioimaan, minkälaisia ongelmia periaatteellisen suunnitelman toteuttamisessa voi käytännössä ilmetä ja suunnittelemaan tapoja vastata näihin ongelmiin  riskien hallinta

• seuraavaksi ryhdytään toteuttamaan projektia toivoen, että etukäteissuunnittelussa on osattu varautua oikeisiin asioihin  riskien hallinta

• ei tunnetuissa riskeissä ole mitään vikaa, vaan yllätyksissä

• lopuksi nähdään miten projekti toteutui käytännössä

• riskien hallinta: projektien todellisuuden hallintaa

Muutosten hallinta

• pohjana voidaan käyttää (teknisen) kokoonpanon hallinnan periaatteita (configuration management)

• hallitaan tuotteen rakennetta (PBS) ja siihen liittyviä spesifikaatioita

• projektin kaikkien komponenttien identifioiti tuoteosituksen avulla mielekkäälle tasolle
•  maksimaalinen koheesio komponenttien sisällä
•  minimaalinen kytkentä komponenttien välillä
• seurataan joka ikistä komponenttia läpi koko projektin

• muutosten vastapainona tasaisesti etenevä suunnitelmien arviointi ja jäädyttäminen (design review  design freeze)

•  käyttö seuraavien suunnitelmien pohjana
•  käyttö projektin toteutuksen pohjana

Muutosten syitä

• projektin suunnittelun huolellisuudesta riippumatta on todennäköistä että suunnitelmiin tulee muutoksia

• muutosten syitä:

• asiakkaan vaatimukset
• muutokset käytettävässä teknologiassa
• kilpailu
• työn uusiminen alkuperäisen huonon laadun johdosta
• riittämättömät tai virheelliset tuotespesifikaatiot

Muutosten toteuttaminen

• edellettää käytäntöä muutosten ehdottamista ja hyväksymistä varten

• muutoksilla on aina vaikutuksia projektin [kokonais-] aikatauluun ja kustannuksiin

• keskeistä on määritellä muutoksen luonne ja kaikki projektin aspektit mihin muutos vaikuttaa niin suorasti kuin epäsuorasti koko projektin keston osalta
•  projektidokumentaatio
•  projektin laajuus, spesifikaatiot, aikataulu ja kesto, kustannukset ja resurssitarpeet

• muutoksen hyöty pitää myös osoittaa

Projektien laadun hallinta (A: 213-220)

• laatu = asiakkaalle toimitetaan:

• mitä asiakas haluaa
• asiakkaan hyväksymän tuotespesifikaation mukaan
• ennustettavalla tasalaatuisuudella ja luotettavuudella, ja
• asiakkaan kanssa sovittuun hinaan

• laatu = kokemukset – odotukset (Grönroos)

Projektin lopputuloksen laadun keskeiset elementit

• tähdätään hyvään laatuun (good quality) eikä korkeaan laatuun (high quality)

•  ”paras on hyvän pahin vihollinen”

• hyvä laatu = sopivuus aiottuun käyttöön

• laadun arvioija ensi ja viime kädessä on asiakas

• mahdollisia ongelmia:

• tuleeko pitäytyä asiakkaan hyväksymässä alkuperäisessä spesifikaatiossa vai hyväksyä asiakkaan toivomat muutokset?
• kuka on itse asiassa projektin lopputuotteen asiakas?

Tuotteen laadukkuuden edellytykset (A: 216-218)

• selkeä tuotespesifikaatio

• standardien määrittely ja niiden käyttö

• historiaan perustuva kokemus

• pätevät resurssit

• puolueettomat suunnitelmien arvionnit

• muutoksen hallinta

Laadun kehittämisen ongelma projektikontekstissa (A: 219-220)

• laadun tavoittelulla on kustannnuksensa:

• epäonnistumisen kustannus
• arvionnin ja kontrollinen kustannukset
• ennaltaehkäisyn kustannukset

• epäonnistumisen kustannusten vähenemistä vastaavat ennaltaehkäisyn ja kontrollin kustannusten nousu

• laatujohtamisen vaikutukset näkyvät viiveellä

• kokonaiskustannukset alkavat kääntyä laskuun 18 kuukauden jälkeen
• ennaltaehkäisyn kustannukset alkavat laskea vasta 4 vuoden jälkeen
•