Projektitoiminta

Projektin raportoinnin piirteitä II

• raportoinnin tulisi varoittaa ongelmista ja antaa rakenteensa puitteessa antaa mahdollisuus nähdä ongelmaan vaikuttaa syyt ja suhteet
• raportoinnin tulisi kattaa projektin kaikki keskeiset ja relevantit näkökulmat: laajuus, aika, kustannukset, resurssit, riskit, toimitukset, hankinnat, asiakkaan palaute
• kustannukset tulisi kirjata aikaisimmassa mahdollisessa vaiheessa (kun kustannuksen suuruus varmuudella tiedetään, vaikkakin se maksettaisiin paljon myöhemmin)

Raportoinnin kohteet I

• vastaanottajina projektin eri sidosryhmät

• eri sidosryhmille toimitetaan erimuotoisia raportteja
• eri sidosryhmille toimitetaan raportteja eri aikavälein

• raporttien on eroistaan huolimatta silti vastattava sisällöltään ja rakenteeltaan toisiaan

• raporteissa ei saa olla ristiriitaista tietoa
• ylimalkaisemman raportin pohjalta on voitava edetä suoraviivaisesti kohti tarkempia tietoja, esimerkiksi yrityksen johdolle suunnitellusta raportista kohti jonkin yksittäisen ongelmatilanteen yksityiskohtia

Raportoinnin kohteet II

• sisäiset raportit

• yksityiskohtaisia
• käytetään projektien päivittäiseen johtamiseen tai tiedonlevitykseen

• ulkoiset raportit

• yhteenvetoja projektin etenemisestä
• projektin asiakkaalle
• projektin emo-organisaation johdolle
• projektin alihankkijoilta osaprojekteista

Raporttityyppejä

• janakaavio (Gantt-kaavio)

• toteutuneen ja suunnitellun aikataulun vertailu

• etappitrendikaavio (varianssiraportointi, kuten S-käyrä)

• liikennevaloraportti (RAG)

• projektin osa-alueiden edistymisen tilan raportointi (vihreä  suunnitelman mukaan; keltainen  pieniä hallittavia ongelmia; punainen  varoituskriteerit ylittävä ongelma)

• S-käyräraportti

• kustannusten kertymisen ja varianssin tarkkailu

• Taulukko (S-käyrä numeerisessa muodossa)

• Liikkeenjohdon yhteenveto

• tekstiä, numeroita ja kaavioita projektin etenemisestä poikkeamineen, nykytilasta sekä tulevaisuudesta ja tähän liittyvistä riskeistä ja mahdollisuuksista nykytilanteen perusteella

Projektikokouksista I

• säännöllisesti viikottain

• optimipituus tunnin paikkeilla; ehdoton maksimipituus kaksi tuntia

• mukana pääsääntöisesti projektin ydinryhmä

•  kokoukset maksavat: 10hlö x 3h x 150e/h = 4500e siitä että 9 henkilöä kenties kuuntelee kun yksi henkilö puhuu !!!

• jaettujen työtehtävien etenemisen seuranta

• muiden projektin etenemiseen vaikuttavien seikkojen tuominen esille

• asiakkaan palaute
• organisaation muut tarpeet: esim. jotain erityisosaamista tarvittaisiin myös toisessa projektissa

Projektikokouksista II

• ilmaantuneiden ongelmatilanteisiin liittyvät päätökset

• raportointi mahdollisimman aikaisessa vaiheessa  tuottaa asiantuntijoille välillä tuskaa
• koko projektin osalta priorisointi: projektipäällikön johdolla, projektin yhteisasiantuntemukseen perustuen
• jotta kokoukset ovat mielekkäitä, täytyy niissä tehtyihin päätöksiin sitoutua
•  eriävät näkökannat on esitettävä kokouksessa

• projektin tavoitteiden asettaminen ja säätäminen

• lähitavoitteet: seuraavaan kokoukseen mennessä
• pitemmällä tai koko projektin tähtäimellä
• selkeät, mitattavat tavoitteet

Projektikokouksista III

• kokoukset ovat päätöksenteon, sitouttamisen ja priorisoinnin työkalu

• säännöllisiä kokouksia EI tulisi käyttää ongelmien varsinaiseen syvälliseen tarkasteluun

• kokouksessa ei pidä jämähtää yleiseen selostukseen tai pohdiskeluun
• ongelmien tarkastelut ja mahdollisten ratkaisumallien selvittely tulisi tehdä asianosaisten kanssa ennen varsinaista kokousta
• kokouksessa joko annetaan ongelma ratkaistavaksi tai valitaan jokin selvitetyistä vaihtoehdoista

• hyvin valmisteltu kokous on hyvä ja tehokas kokous

• edellyttää paljon vaivaa ja aikaa projektipäälliköltä

Projektin päättäminen I (A: 240-244)

• projektin viimeistelyvaiheessa projektin työntekijöitä jo kaipaillaan uusiin projekteihin

• toisaalta projektissa on monia kohtia joita ”pitäisi” vielä ehdottomasti parantaa

•  projekti on kuitenkin päätettävä aikataulussaan sillä budjetti perustuu aikataulun noudattamiseen

• varmistus, että asiakkaalle on toimitettu kaikki projektin luvatut tulokset

• asiakkaan hyväksynnän hankkiminen

• takuuaika on huomioita
• hyväksynnän jälkeen asiakkaan laskuttaminen

Projektin päättäminen II

• projektiin tuotteen lopullinen dokumentointi

• projektin toteuttamisen vaiheiden dokumentointi

• vertailukohtana projektin alkuperäinen suunnitelma
• pohjana projektin tuleville versioille
• apuna uusien projektien suunnittelussa ja arvioissa sekä projektikoulutuksessa
• lähtökohtana projektin työntekijöiden arvioinnissa