Taking into consideration Euro-Mediterranean rdi experience matured so far and simultaneously the

143 
 
 
 
6. Partners Integration 
Level  of  commitment  of  the  Participating  States  to  integration  at  scientific,  management  and  financial 
level. 
 
 
 

---

144 
 
 
 
Integration towards countries/actors that are not part of the initiative: 
other countries and other Ministeries  
 
 
PRIMA  initiative  has  been conceived  and  will  be  implemented  under  a  participatory  and  open  approach, 
based on the awareness that the involvement of non-research actors and the promotion of citizen-research-
policy dialogue is crucial for the success of an ambitious multilateral programme.  
 
Several PRIMA Participating States have clearly supported the participation of non research actors in previous 
and ongoing joint programming initiatives (e.g. ERANETMED, where the proposals addressing cross-cutting 
issues like gender, governance were given a highest score for impact) and are willing to do so in the upcoming 
joint calls.   
 
Therefore PRIMA support for R&I activities will  be very attentive to ensure a strong impact on the civil society 
and vulnerable communities, whose well being is posed at risk by the overexploitation or misuse of resourced 
like water and food.  Furthermore, during its implementation PRIMA will keep  a high degree of openness 
towards the inclusion of actors of non Participating States in the implementation of joint activities as well as 
the  inclusion of the  authorities of other States  willing to contribute  to PRIMA challenges  such as Turkey. 
Romania, Germany, Slovenia, Algeria. 
 
 
Confirmation of the Choice on the legal framework 
 
As a preamble to the discussion on legal aspects, PRIMA Participating States wish to point out the special 
character of the PRIMA Programme as a long-term institutionalised science diplomacy initiative under art.185 
TFEU. In the proposal submitted in December 2014, PRIMA Participating States already highlighted that the 
Programme is based on the principles of co-ownership, mutual interest and shared benefits with the same 
rights and obligations for all members of the consortium. In order to guarantee the respect of such principles, 
in particular co-ownership and same rights and obligations in the governance and implementation of PRIMA, 
a  certain  degree  of  compromise  is  required  as  to  the  definition  of  the  governance  of  the  Programme,  in 
particular the choiceof the DIS. In particular,  strong differences between EU and Non EU Participating States 
with reference to the management of RDI funds and projects had to be reconcilied. 
Therefore, as stated in PRIMA Programme Proposal (p. 80), the PRIMA Participating States have debated 
various possibilities for the establishment of the Dedicated Implementation Structure (DIS). Fully aware of 
the  fact  that  other  existing  initiatives  under  art.185  TFEU  have  created  ad  hoc  non-profit  associations 
according to different national laws, they have duly taken into consideration such a possibility. Nonetheless, 
they have decided for a different route. This is due specifically to political and legal constraints existing in 
Non-EU  Participating States, not  able to devolve  national contributions to a foreign private law  entity. In 
order to overcome said constraints the choice was made to look at existing inter-governmental organizations 
capable  of  hosting  PRIMA  DIS.  In  particular,  the  Secretariat  of  the  Union  for  the  Mediterranean  (UfM 
Secretariat),  an  international  organization  promoting  regional  cooperation  and  integration  between  both 
rims  of  the  Mediterranean,  has  been  considered  as  the  most  suitable  choice  for  it.  Indeed,  both  its 
geographical and thematic scope are fully compatible with the scope of the PRIMA programme :  all PRIMA 
Participating  States  are  members  of  the  UfM  Secretariat,  and  the  UfM  Secretariat  aims  at  promoting 
cooperation and dialogue in the Euro-Mediterranean area, among other in the fields of research, water and 

---

145 
 
 
environment..    Moreover  the  UfM  functioning  includes  the  same  methodology  and  principles  of  PRIMA, 
notably co-ownership (co-decision and co-financing of projects between countries from the North and the 
South of the Mediterranean). 
The UfM Secretariat has expressed its strong interest and availability to host the PRIMA DIS in two different 
Senior Officials Meetings (SOM) where all UfM Member States are represented (Naples, 28th October 2014 
and Brussels, 16th February 2016). In fact, during the last SOM, representatives of the 43 UfM Member States 
have confirm their choice to encourage the UfM Secretariat to work with PRIMA Participating States in order 
to define modalities and legal framework for the establishment of PRIMA DIS hosted by the UfM Secretariat. 
Questions  were  addressed  to  the  PRIMA  Consortium  as  to  the  suitability  of  UfM  Secretariat  as  hosting 
institution for the DIS, specifically concerning the legal status of UfM as an international organization.  As to 
these questions we would like to point out that the Union for the Mediterranean was created by means of 
an intergovernmental agreement dated July 13, 2008, in a Declaration adopted by its members during the 
Paris  Summit  for  the  Mediterranean  (see  Annex  ---).  Following  such  a  Declaration,  a  Final  Statement  of 
Foreign Affairs Ministerial (Marseille, 4 November 2008), the Euro-Mediterranean Foreign Affairs Ministers 
agreed that “The statute of the Secretariat will be adopted by Senior Officials (on the basis of a proposal to 
be prepared by a drafting group of experts to be established for this purpose) before the end of February 
2009, taking into account the legal system of the country in which the Secretariat will be established.” (see 
Annex ---) The Statutes of the Secretariat were drawn up and adopted by the Senior  Officials of the UfM 
Member  States  on  3rd  March  2010  (see  Annex  ---).  It  has  to  be  noted  that  the  establishment  of  an 
international  organization  does  not  require  necessarily  a  treaty  but  an  international  act  having  the  legal 
binding force of a treaty, at it is clearly demonstrated by the definition adopted by the International Law 
Commission (ILC) according to which an international organization is “an organization established by a treaty 
or other instrument governed by international law and possessing its own international legal personality.…”. 
It is worth noting that international law recognizes the existence of so call “agreements in simplified form”, 
meaning international agreements which have been signed by governmental representatives without been 
followed by ratification process, to which States recognize binding force. Such binding force is implied also 
looking  at  the  approach  followed  by  member  states  to  the  organization  of  the  Secretariat  and  the 
Headquarters  agreement  adopted  with  Spain  (see  Annex--).  With  this  regard,  article  1  of  the  referred 
agreement  states  that  “Spain  recognizes  the  full  legal  capacity  of  the  Secretariat  of  the  Union  for  the 
Mediterranean to contract, purchase or transfer movable and immovable property, to receive and disburse 
public and private funds, and to institute legal proceedings and/or to do whatever is necessary to fulfil its 
functions and objectives”.   
PRIMA  Participating  States  consider  UfM  as  an  international  organization,  the  same  holds  true  for  the 
General Assembly of the United Nations, to which UfM has been granted Observer status on December 2015 
(see Annex --). 
We  would  also  like  to  point  out  that  the  UfM  Secretariat  maintains  transparent  procedures  and  correct 
circulation of information concerning all activities carried out. Thus, financial control and audit mechanisms 
are ensured in full compliance  with the principles of good financial management  and in accordance  with 
internationally recognized standards as per its Statutes. 
In  addition,  the  UfM  Secretariat  follows  the  rules  and  procedures  laid  down  in  the  Financial  Regulation 
applicable to the general budget of the European Union and the ENPI Regulation in accordance with section 
VIII.1 of its Statutes. Thereofre the UfM Secretariat receives EU funds to cover operational costs.  
Article  5 of the Headquarters’ Agreement foresees the waiver of immunity (i.e. Operating Grants signed with 
the EC; inter alia Grant Agreement number ENI 2015/359-702 or ENI 2014 /342-550). 
Legal form of DIS: PRIMA DIS  will be an autonomous entity hosted under the legal framework of the UfM 
Secretariat. In this respect, the DIS shall not affect UfM Secretariat set up and existing activities.  
In  order  to  guarantee  the autonomous character of PRIMA DIS, which  is  a  crucial  element  for  all  art.185 
initiatives the decision making process, rules of procedure, voting rules, and other aspects of governance as 
well as signing of contracts, management of funds, bank accounts, book keeping, recruitment of personnel, 
etc. will be defined by PRIMA Participating States. In particular the General Assembly of PRIMA Participating 
States will enjoy supreme decision making.  

---

146 
 
 
As at today there still on-going discussions between UfM Secretariat and PRIMA Participating States as to 
how to regulate in detail the relationship between the Secretariat and PRIMA DIS. 
Presently two options are being discussed and need further exploring and clarification. 
In the first option PRIMA DIS will be an independent Unit within the existing structure of UfM Secretariat. 
UfM Secretariat will be the legal representative of PRIMA DIS. PRIMA Participating States and UFM will enter 
into a new international agreement  which will make express  reference  to PRIMA Governance  and to the 
complete independence of the Unit from UfM Secretariat daily management. The same agreement will make 
reference  to  the  Rules  of  Procedure  of  the  DIS.  PRIMA  DIS  personnel  will  be  recruited  following  its  own 
procedure. The same objective independence could also be obtained by PRIMA DIS being established by an 
act  of  UfM  Secretariat  and  PRIMA  Participating  States  creating  an  independent  sub  entity  of  the  UFM 
Secretariat  which  will  solely  manage  PRIMA  Programme.  The  establishment  of  such  an  independent  sub 
delegated  entity  will  possibly  need  a  new  Protocol  to  be  added  to  the  existing  Headquarters  agreement 
between UfM and Spain, which will confer legal personality to the DIS. 
In the second option PRIMA DIS will be an independent legal entity which will be hosted in the premises of 
UfM Secretariat and will enjoy a special cooperation agreement with the Secretariat. 
The choice of the most suitable option will be taken in the next PRIMA Participating States General Assembly 
which  will  took  place  at  the  beginning  of  April  2016.  Meanwhile  consultations  with  UfM  Secretariat  are 
continuously taking place. Although we have taken good note that no-one can prejudge the results of the 
Impact Assessment, guidance and advice from the European Commission regarding the implications of the 
two options, in particular as far as its delegation agreement for the management of EU funds is concerned, 
would be most appreciated.  
In  both  the  above  mentioned  options  PRIMA  participating  States  are  discussing  the  structure  of  PRIMA 
Governance with a clear aim at guaranteeing the full independence of the DIS from UfM Secretariat as far as 
the decision making of PRIMA Programme and its management its management are concerned. 
In the discussed preliminary scheme PRIMA Governance is as follows: 
a)  
PRIMA General Assembly: The General Assembly shall be the decision-making body of the PRIMA 
Joint Programme. All Participating Member States, equal ownership between EU, Associated Countries to 
Horizon 2020 and Non EU Countries. It vote on the basis of one country one vote rule UfM Secretariat and 
EC will have the status of Observer. The General Assembly will take decisions, among others, in particular on:   
1) Policy and budget 
2) Adoption of annual work plan and budget 
3) Election of Chair, Co- Chair and Board 
4) Monitoring of the implementation of the Programme 
5) Approval of objectives and strategy; 
b)  
PRIMA Chair and Co-Chair (EU and Non EU Participating states): acting as legal representatives of the 
DIS. 
c) 
PRIMA  Executive  Board:  appointed  by  the  General  Assembly,  is  formed  by  a  selected  number  of 
Participating States and the Chair and Co-Chair, takes decision in all question related to the administration 
of the Programme, in particular, among others, those referring to: 
1) the drafting of the budget each year 
2) all contracting of the Programme; 
3) the annual scientific work plan upon advice from the Scientific Advisory Board 
4) preparation and launching of the Programme calls; 
5) development and updating of the Programme;  
6)  prepare  and  decide  on  funding  conditions  for  the  execution  of  the  Programme  including  the 
criteria for the selection of evaluators. 
By common agreement between the PRIMA DIS General Assembly and the UfMS, a representative of the 
PRIMA Executive Board could participate in the meetings of the UfMS internal bodies and a representative 
of  the  UfMS  could  participate  in  the  meetings  of  the  PRIMA  Executive  Board,  both  in  their  capacity  of 
observers. 

---

147 
 
 
d)  
PRIMA  Scientific  Advisory  Board:  composed  of  experts  in  the  scientific  fields  of  the  PRIMA 
programme,  coming  both  from  the  public  and  the  private  sector  and  covering  the  whole  chain  from 
exploratory research to end-users, will give strategic advice in matters of the PRIMA Programme and will be 
consulted  about  the  decision  making  process  for  the  implementation  of  the  Programme  It  will  provide 
recommendations for priorities and topics to be addressed in the calls for proposals and other actions of the 
PRIMA annual work plans. 
e) 
PRIMA Secretariat will be the Operational Management Unit as PRIMA DIS shall be responsible for 
the central management of the PRIMA Joint Programme.  The staff will be hired according to the national 
law  applicable  for  DIS.  Staff  will  be  recruited  according  to  principles  of  transparency  and  expertise. 
Participating  States  can  second  personnel  to  PRIMA  Secretariat  as  means  of  in  kind  contribution  to  the 
Programme. 
 
Clarification of implementation modalities 
 
The PRIMA Executive Board through PRIMA Secretariat  shall manage the Union’s financial contribution to 
the  Programme  and  shall  be  responsible  for  preparing  and  implementing  the  annual  work  plans,  the 
organization  of  calls  for  proposals,  the  handling  of  proposal  evaluation  and  ranking  of  the  projects, 
monitoring of the  implementation of the PRIMA, and any other activities resulting from the  annual work 
plans.  The  Executive  Board,  through  the  Secretariat  shall  be  responsible  for  grant  management  including 
signature  of  grant  agreements,  the  receipt,  allocation  and  monitoring  of  the  use  of  the  Union’s  financial 
contribution and payments to participants in the selected projects. The Programme will thus have central 
and integrated management as to calls, evaluations, eligibility of costs criteria. Comprehensive use of H2020 
Rules for participation is foreseen. National contributions allocated to each research project will be directly 
paid by the competent national bodies. This choice has been made in order to accommodate in particular 
the  requests  of  Non  EU  Participating  States  not  able  to  have  national  funds  crossing  borders  and  being 
managed by foreign legal entities.  
 
 
Confirmation of compliance with H2020 Rules of Participation and 
Derogation 
The Participating Member States confirm that the management of the Programme will be in line with the 
objectives  and  research  and  innovation  priorities  of  Horizon  2020  and  with  the  general  principles  and 
conditions laid down in H2020 Rules of Participation. Model Grant Agreements based on H2020 MGA will be 
used within PRIMA Programme. 
Participation  to  the  Programme  and  its  governance  is  open  to  all  EU  Members,  Associated  countries  to 
Horizon  2020  and  Mediterranean  Partner  Countries  who  have  expressed  long-term  indicative  financial 
commitments  to  the  PRIMA  Programme.  After  the  PRIMA  decision  is  adopted  the  participation  of  new 
member States will be agreed upon by PRIMA General Assembly on a case by case basis (qualified majority 
vote). 
Participation to the calls for proposals of research teams is open to any eligible  legal entity. However, in 
order  to avoid the well-know  phenomenon of “free riders” which could dissuade  countries to  fulfill their 
financial  commitments,  it  is  proposed  to  make  one  sole  derogation  to  H2020  Rules  of  Participation  by 
reserving the EU contribution to the co-funding of entities affiliated in PRIMA Participating States. This could 
also contribute to reduce the oversubscription which is already being observed in the two ongoing cofund 
actions related to PRIMA (ARIM-Net and ERA-Net MED).  
To sum up, PRIMA governance will be reserved to members of the PRIMA consortium while PRIMA projects 
will be open to all entities affiliated in other countries provided that they bring their own funding.  

---

148 
 
 
In case some researchers in a highly-ranked project cannot be funded by their State of affiliation, PRIMA 
Participating States will set aside part of the EU contribution as a reserve fund as described at pages 88 and 
89 of the Proposal. The use of this “reserve fund” cannot exceed 20% of a given national contribution.  
 
 
 

---

149 
 
 
7. Financial Commitment 
 
Additional info/confirmation of cash/in-kind from Participating Countries 
 
 
 

---

150 
 
 
Additional info/confirmation of cash/in-kind from Participating Countries 
 
Since the submission of PRIMA Proposal, PRIMA Consortium has received five new Commitment Letters by 
Egypt, Tunisia, Cyprus, Israel and Lebanon (see Annexes). Confirmation of the Letters of commitment have 
been received from Greece (see Annex). PRIMA Participating States have also received expressions of interest 
by other States such as Germany, Slovenia, Turkey. Germany and Turkey are in fact participating as partners 
to PRIMA CSA. For instance, a positive signal towards the “science diplomacy” characteristic of PRIMA” is to 
be found in the fact that Greece and Turkey accepted to be work packages co-leaders in the PRIMA CSA.  
 
Further enlargement of the PRIMA Consortium is a continuous process, and PRIMA Participating States hope 
to  receive  further  confirmation  of  commitments  from  further    countries  before  the  PRIMA  decision  is 
adopted. Nonetheless PRIMA Participating States would appreciate for the EC to include in its proposal  of 
the Basic Act some degree of flexibility in order to maintain the possibility to increase EU contribution should 
national contributions to PRIMA Programme increase after the Basic Act is adopted. 
Moreover,  PRIMA  Participating  States  will  contribute  in-kind  to  the  realization  of  the  Programme.  In 
particular in-kind contributions will cover part of administrative costs through the secondment of national 
personnel to the DIS. 
 
In-kind contribution will also cover operational costs in the various research projects which will receive funds 
through  PRIMA  Programme  calls,  with  reference  by  way  of  example  to  the  salaries  of  the  researchers 
involved, the use of scientific equipment and infrastructures. It is not possible to quantify ex-ante the amount 
of such in-kind contributions. However, they will be regularly reported ex-post by each Participating State.  
 
As of today, the budget allocation of the PRIMA programme is foreseen to be balanced between the three 
pillars  of  the  programme,  but  PRIMA  Participating  States  would  be  open  to  make  adjustments  in  a 
partnership approach with the European Commission, following its definition of the 2018-2020 priorities for 
Horizon 2020.