D. Gaćeša, M. Komorčec, N. S. Montel: kompjutorska daktilografija 2

P R E D G O V O R

Udžbenik «Kompjutorska daktilografija 2» s uredskim praktikumom obrađuje materiju poslovnog i službenog dopisivanja kompjutorskom tehnologijom.

Udžbenik prati nastavni plan i program predmeta Kompjutorska daktilografija za treći i četvrti razred upravnih i birotehničkih škola (smjer „Poslovni tajnik“ i „Upravni referent“). Pri tome treba napomenuti kako za smjer „Poslovni tajnik“ treba veću pozornost posvetiti poslovnom dopisivanju, a za smjer „Upravni referent“ službenom dopisivanju. U želji za optimiziranjem materije, vodili smo računa da se materija za ovaj predmet, za smjer „Poslovni tajnik“, može obrađivati tijekom trećeg i četvrtog razreda, a za smjer „Upravni referent“ tijekom drugog polugodišta drugog razreda i tijekom trećeg razreda.

Pojedini dijelovi gradiva koji se odnose isključivo na računalnu tehnologiju obrađeni su samo na CD-u. To je dio koji se odnosi na rad s alatom Power Point, dio koji se odnosi na pretraživanje i rad s internetom, te dio koji se odnosi na prezentacije. Ocijenili smo kako je najbolje da učenici kroz prezentaciju nauče kako se služiti ovim alatima.

Udžbenik obuhvaća sljedeća područja:

• 
  uvodni dio u kojem se se govori o formatima i vrstama papira,
  
• 
  poglavlje koje govori o pisanom komuniciranju, konkretnije o oblikovanju poslovnih pisama, glavnim i sporednim dijelovima poslovnog pisma, te oblicima poslovnih pisama,
  
• 
  dopisivanje u komercijalnom poslovanju gdje je obrađeno oblikovanje upita, ponude, narudž-be, potvrde o primitku narudžbe, dopisa o otpremi robe, dopisa o podmirenju obveze, a posebna pozornost posvećena je poslovnim komunikacijama s poteškoćama u kupoprodajnom poslu (požurnica, opoziv, otklon, obavijest o nedostatku ili reklamacija, nagodba, opomena, odgovor na opomenu i sredstva jamstva plaćanja),
  
• 
  prigodno poslovno dopisivanje koje obrađuje čestitke, podsjetnike, zahvale, poslovne pozive i izvješće o kupcu,
  
• 
  oblikovanje pisanih komunikacija u službenom dopisivanju koje obrađuje oblikovanje akata u upravnom postupku (podnesak, rješenje, zaključak, službeni dopis, uvjerenje, poziv) i akata u sudskom postupku (podnesak, rješenje, presuda, dopis i poziv),
  
• 
  oblikovanje akata u javnom bilježništvu koje se izrijekom ne spominje u nastavnom planu i programu, ali kako je javno bilježništvo nezaobilazno područje koje se veže kako na poslovno, tako i na službeno dopisivanje, smatrali smo da bi izostavljanje ove cjeline bitno narušilo cjelo-kupnost obrade dopisivanja,
  
• 
  oblikovanje zapisnika gdje se uvodno obrađuje problematika organizacijskih priprema i tehni-čkih poslova u svezi organizacije sastanaka, te detaljno obrađuje oblikovanje zapisnika o skupu (punog, skraćenog, bilješke, izvatka iz zapisnika), zapisnika povjerenstva (o preuzimanju robe, o primopredaji),
  
• 
  oblikovanje ugovora,
  
• 
  oblikovanje zamolbe za rad i životopisa,
  
• 
  oblikovanje pisanih poslovnih komunikacija na stranom jeziku, gdje smo se odlučili usredoto-čiti na engleski jezik jer smatramo da je u poslovnom svijetu s kojim je Hrvatska u doticaju taj jezik najšire u uporabi,
  
• 
  tekstovi za uvježbavanje brzine i točnosti u prijepisu gdje se nudi niz tekstova iz različitih po-dručja.
  

Uz udžbenik ste dobili i CD na kojemu se nalazi kompletan materijal iz udžbenika, temeljne i dopunske vježbe s uputa­ma za njihovu izradu, te niz primjera koji nisu objavljeni u tiskanom dijelu udžbenika, već su predviđeni isključivo za CD.

Preporučujemo vam da se svakako koristite tim CD-om u nastavi i za izradu domaćih uradaka. Uputno je izraditi sve zadatke, proučiti sve primjere, jer ćete na taj način usvojiti veću količinu znanja i vještina koje će vam biti potrebne u svakodnevnom radu, bez obzira hoćete li raditi kao poslovni tajnici ili kao upravni referenti.

Odlučujući se na izdavanje kombinacije tiskanog udžbenika i CD-a, podrazumijevali smo da tiskani udžbenik bude trajnije u neizmijenjenom obliku, dok bismo CD češće dopunjavali najsuvremenijim tehnološkim rješenjima.

A u t o r i
Zagreb, studeni 2005.

1. UVOD

Poslovne i službene komunikacije, bez obzira na koji način se izrađuju i putem kojeg medija se preno­se, ispisuju se na različitim vrstama papira. Papir u obliku lista kakvog koristimo za pisanje jest tanka, plosnata tvorevina sastavljena od isprepletenih vlakanaca biljnoga podrijetla (drvo, krpa, slama i dr.) uz do­datak ljepila, punila i bojâ. Služi kao podloga za pisanje, tiskanje, crtanje, oblaganje, umatanje, higijenu i slično.

Prvi papir su izradili Kinezi u 2. stoljeću, Arapi su ga usvojili u 8. stoljeću, a Europa tek u 13. stolje­ću. U užem smislu papir je do težine 140 g/m², a izrađen je u arcima ili koturima (rolama). Preko tih težina su polukartoni, kartoni i ljepenke. Brojne su vrste papira, a dijele se prema namjeni, kakvoći, sirovinama, načinu izradbe, izgledu, veličini itd.

1.1. Formati i vrste papira za izradbu pisanih komunikacija

1.1.1. Formati papira
Općenito govoreći o formatima papira, razlikujemo tri vrste uobičajenih formata: A, B i C. Ti forma­ti se rabe za sve tehničke crteže, službene dopise i različite tiskanice. Formati se mogu rabiti uzdužno ili po­prečno.

U sljedećoj tablici dajemo pregled svih vrsta formata i njihovih dimenzija, za sva tri spomenuta reda uobičajenih formata:

Format A			Format B		Format C
Oznaka	Površina (m^2)	Mjere (mm)	Oznaka	Mjere (mm)	Oznaka	Mjere (mm)
A0	1	841x1189	B0	1000x1414	C0	917x1297
A1	1/2	594x841	B1	707x1000	C1	648x917
A2	1/4	420x594	B2	500x707	C2	458x648
A3	1/8	297x420	B3	353x500	C3	324x458
A4	1/16	210x297	B4	250x353	C4	229x324
A5	1/32	148x210	B5	176x250	C5	162x229
A6	1/64	105x148	B6	125x176	C6	114x162

Format A rabi se za tiskanje knjiga, novina i poslovnih papira, format B rabi se za izradbu tiskani­ca, a format C za izradbu vrećica i omotnica.

Budući da se prilikom izrad­be pisanih komuni-kacija najčešće rabe formati A, njima ćemo posve­titi više pozornosti. Temeljni for­mat je A0. Ako temeljni format A0 podijelimo na dva jednaka dijela, dobit ćemo dva papira formata A1. Dijeljenjem formata A1 na dva jed­naka dijela, dobit ćemo papir for­mata A2 itd.


Papir – izmjere normiranih formata papira

za glavni red A i dopunske redove B, C i D,

te podjela reda A na razrede A1 – A5


1.1.2. Vrste papira
Ovdje ćemo spomenuti vrste papira koje danas najčešće koristimo. U ne tako davnoj prošlosti, u uredskom poslovanju bile su u uporabi razne vrste papira koje su gotovo nestale.¹

Papir za fotokopiranje i ispis na pisačima osobnih računala je osamdesetgramski papir izuzetne finoće, čist i bez dlačica. U pravilu je bijele boje, a može biti i u nekoj od pastelnih boja. Na papiru u boji kopiramo materi­jale za koje želimo da budu uočljiviji od ostalih materijala koji su kopirani na bijelom papi­ru. Valja reći da se isti papiri koriste za fotokopiranje kao i za punjenje pisača osobnih računala, odnosno telefaks uređaja.

Papir s perforacijom i višeslojni samokopirni papir s perforacijom za pisač rabimo za ispisiva­nje pomoću matričnih pisača. Naime, u suvremenom uredskom poslovanju rabimo osobna računala i matrič­ne ili laserske pisače. U slučaju uporabe matričnih pisača rabimo papir s perforacijom. Da ne bismo svaki put papir ulagali u pisač, na lijevoj i desnoj strani pisača nalazi se nazubljeni dio naprave koju zovemo "traktor", a koja pomiče papir redak po redak. Perforacija se stavi na nazubljeni dio "traktora", te se na taj način vuče papir. Da bismo u isto vrijeme mogli pisati više primjeraka istog teksta pomoću matričnog pisača (u pravilu dva do tri), rabimo višeslojni samokopirni (NCR) papir s perforacijom za pisač. Obično se radi o dvoslojnom ili troslojnom papiru, tako da prilikom jednog ispisa dobijemo original i jednu do dvije kopije, ovisno o vrsti papira kojeg rabimo. Perforacija ima istu funkciju kao i kod jednoslojnog papira.

Paus-papir je prozirni masni papir koji nam služi za izradbu tekstova što ih treba na odgovarajući način kopirati, odnosno služi za tzv. pripremu tijekom izradbe knjiga, promidžbenih ma­terijala i slično. Pri tome se tekst u ogledalu otisne na paus-papir, na temelju čega se u tiskari izrađuju ploče s kojih se kasnije tiskaju tekstovi.²

1.1.3. Poslovni papir i omotnica
U međunarodnom prometu poštanska pošiljka može sadržavati otvorena pisma i dopisnice i njihove kopije, parničke spise, akte svih vrsta koje su sastavila tijela državne uprave, tovarne listove, račune, isprave osiguravajućih društava, prijepise i izvatke iz privatnih isprava, rukom pisane partiture ili muzičke arke, ru­kopise djela i novinskih članaka, đačke zadatke i slično. Poslovni papiri ne smiju sadržavati nikakvo priop­ćenje i oznaku koja se ne odnosi neposredno na sadržaj papira koji se šalje, ali smije sadržavati popis papira koji se šalju i pozivanje na razmijenjenu prijepisku između pošiljatelja i primatelja.

Poslovnim papirima smatraju se pisma i dopisnice koji imaju karakter aktualnog dopisivanja, a razmjenjuju se između fizičkih i pravnih osoba.

Omotnica štiti pismo od oštećenja ili onečišćenja, te služi čuvanju tajnosti sadržaja pisama. Omotnice razlikujemo po velčini i obliku. Veličina omotnice određena je Pravilnikom o opći uvjetima za obavljanje poštanskih usluga. Sukladno navedenom Pravilniku razlikujemo tipizirana³ i netipizirana pisma (koja su čestu prisutna prilikom slanja prigodnih poslvonih komunikacija) .

Tipizirano pismo je pismo u zatvorenoj omotnici pravokutnog oblika, čija duljina nije manja od širi­ne pomnožene s 1,4 i koje odgovara sljedećim dimenzijama:

1. pismo u običnoj omotnici:

a) najmanje dimenzije 90 x 140 mm, uz toleranciju od 2 mm,

b) najveće dimenzije 120 x 235 mm, uz toleranciju od 2 mm,

c) najveća masa do 20 grama,

d) najveća debljina 5 mm,

e) adresa primatelja treba biti napisana na strani omotnice na kojoj nije preklop za zatvaranje i u pravokutnom prostoru koji je na najmanjoj udaljenosti 40 mm od gornjeg ruba omotnice (tolerancija do 2 mm), 15 mm od bočnog desnog ruba i 15 mm od donjeg ruba i na najvećoj udaljenosti 140 mm od bočnog desnog ruba.

2. pismo u omotnici s prozirnim dijelom – dimenzije i masa pisma jednake su kao za pismo u obič­noj omotnici. Prozirni dio mora biti na najmanjoj udaljenosti 40 mm od gornjeg ruba omotnice (tolerancija 2 mm), 15 mm od bočnog desnog ruba ili 15 mm od bočnog lijevog ruba, ovisno na kojoj je strani prozirni dio i 15 mm od donjeg ruba. Prozirni dio ne smije biti obrubljen vrpcom ili uokviren u obojeni rub i mora omo­gućiti lako čitanje adrese primatelja.

Sve ostale vrste omotnica i pisama koje se ne uklapaju u naprijed navedene standarde smatraju se netipiziranima.

Omotnica se sastoji od lica i naličja. Na licu se tiskaju temeljni podaci o adresantu: naziv trgovačkog društva, predmet poslovanja, mjesto, ulica i broj, broj poštanskog pregratka, brojevi telefona itd. Tiskaju se u gornjem lijevom kutu, te ne smiju po dužini prijeći polovicu omotnice, a po visini jednu četvrtinu. Ti podaci omogućuju primatelju da prije otvaranja pošiljke vidi tko je dopis pisao, a pošti da u slučaju neuručenja može dopis vratiti.

Savijanje pisama
Pitanja i zadaci:

1. 
   Koje veličine papira poznajete i za što se pojedini od njih rabe?
   
2. 
   Uzmite papir formata A4 i presavijanjem izradite formate papira A5, A6, A7, A8 i A9.
   
3. 
   Koje vrste papira poznajete i koje su njihove osnovne karakteristike?
   
4. 
   Čemu služe običan i višeslojni papir s perforacijom?
   
5. 
   Što je poslovni papir?
   
6. 
   Koja je zadaća omotnice?
   
7. 
   Koje vrste omotnica poznajete?
   

2. PISANO KOMUNICIRANJE
Od svog postanka ljudi su imali potrebu priopćavati jedni drugima svoje želje, misli, potrebe. Najpri­je su to činili raznim signalima (vatra, dim, bubanj), zatim govorom (putem glasnika), a nastankom pisma ljudi su se međusobno počeli dopisivati. Danas ljudi uz pisano komuniciranje međusobno komuniciraju pu­tem telefona (fiksne i pokretne mreže), telefaksa, telegrafa, teleprintera, a također i putem radija i televizije.

Pisano komuniciranje je dopisivanje između ljudi, poslovnih partnera, odnosno trgovačkih društava, ustanova, institucija i tijela državne uprave, a s obzirom na sadržaj dijeli se na tri temeljne skupine:

1. privatno ili osobno dopisivanje (dopisivanje prijatelja, rođaka i slično);

2. poslovno dopisivanje (dopisivanje poslovnih partnera s ciljem sklapanja i obavljanja ne­-

kog kupoprodajnog posla ili izvršenja usluge);

3. službeno dopisivanje (dopisivanje tijela državne uprave, sudova, diplomatskih pred-

stavni­štava).
U ovom udžbeniku posvetit ćemo pozornost poslovnom i dijelu službenog dopisivanja (dopisivanje tijela državne uprave i dopisivanje sudova).

Dopisivanje ima svoje prednosti, ali i nedostatke u odnosu na ostala sredstva komuniciranja.

Prednosti su:

• 
  niski troškovi,
  
• 
  velika dostupnost pisma (pismo može biti dostavljeno u krajeve svijeta gdje nema telefona ili čak ni električne struje),
  
• 
  pismo ima stanovitu trajnost.
  

Loše strane su:

• 
  pismo ne djeluje prisno kao npr. osobni kontakt, nazočnost,
  
• 
  sporost (npr. udaljena mjesta i loše prometne veze),
  
• 
  lakše dolazi do nesporazuma (npr. ako je pismo loše sročeno, može zvučati dvosmisleno, a do ta­kvih nesporazuma teže dolazi osobnim kontaktom ili kontaktom putem telefona).
  

U pisanom komuniciranju, poslovnom i službenom, razlikujemo:

1. adresanta ili pošiljatelja (pravna ili fizička osoba koja šalje pismo) i

2. adresata ili primatelja (pravna ili fizička osoba kojoj se pismo šalje).

U poslovnom dopisivanju osoba koja obavlja dopisivanje ili korespondenciju zove se kore­spondent. (Riječ korespondencija je latinskog podrijetla. Nastala je od riječi cum = sa i respondere = odgovoriti. Te su dvije riječi kasnije spojene u jednu - correspondencia /čitaj: korespondencija/ koja se često u nas rabi uz našu hrvatsku riječ dopisivanje).

Korespondent je osoba koja treba poznavati pravila poslovnog pisanja, pratiti izmjene zakona i službe­nih priopćenja, mora dobro poznavati djelatnost poduzeća, poslovne partnere, mora dobro poznavati jezik kojim piše (dopisivanje sa stranim partnerima) i slično. U današnje vrijeme korespondent svakako mora poznavati barem jedan, a često i dva strana jezika, dok je poznavanje rada na osobnim računalima nezaobi­lazno.
2.1. Oblikovanje poslovnih pisama
Da bismo mogli brzo i točno sastaviti poslovno pismo, moramo poznavati njegovu strukturu. Svi dijelovi pisma nisu jednako važni pa ih prema tome dijelimo na:
1. bitne dijelove poslovnog pisma i

2. sporedne dijelove poslovnog pisma.

Bitni dijelovi poslovnog pisma	Sporedni dijelovi poslovnog pisma
zaglavlje (adresant)
adresa primatelja (adresata)	oslovljavanje
pozivne oznake	način otpreme
mjesto i nadnevak pisanja	dopisak
predmet	raspored kopija
sadržaj	privitci
pozdrav
potpis

2.1.1. Bitni dijelovi poslovnog pisma
2.1.1.1. Zaglavlje
Zaglavlje je dio pisma koji sadrži naziv pravne osobe koja upućuje pismo, tj. naziv pošiljatelja (adre­sant). Na memorandumu⁴ su otisnuti zaglavlje i pozivne oznake. Zaglavlje može biti smješteno na raz­nim mjestima, s lijeve ili desne strane gornjeg dijela papira, ali najčešće ga pišemo centrirano u sredini. Pi­šemo ga uskoredno, (odaberemo opciju proreda⁵ «single» što ima isto značenje). Uputno je naziv pošiljatelja i grad u kojem se pošiljatelj nalazi pisati verzalom (velikim slovima), ali se verzalom može pisati i ci­jelo zaglavlje. Zaglavlje ima svoje bitne i sporedne dijelove. Bitni dijelovi zaglavlja su:

• 
  naziv pošiljatelja – trgovačko društvo i slično,
  
• 
  djelatnost (pobliže obilježje poslovanja pošiljatelja),
  
• 
  grad u kojem je sjedište pošiljatelja (i svakako poštanski broj),
  
• 
  pobliža adresa (ulica ili trg i broj).
  

Na primjer:

REN-ING d.o.o. za građevinarstvo, trgovinu i usluge Perjasička 8 ZAGREB

DIGNUS POSLOVNI SUSTAVI d.o.o. za projektiranje informacijskih sustava Avenija Većeslava Holjevca 40 ZAGREB

Sporedni dijelovi zaglavlja su najčešće napisani na memorandumu⁴, a to su: broj žiro-računa, broje­vi telefona i telefaksa, adrese predstavništava u drugim gradovima, adrese skladišta i drugih poslovnih jedi­nica ako ih pošiljatelj ima, sve češće podaci o temeljnom kapitalu trgovačkog društva, članovima uprave i slično.

2.1.1.2. Adresa primatelja (adresata)
Adresa je ime i prezime fizičke, odnosno naziv pravne osobe kojoj je pismo upućeno, dakle ime ili naziv primatelja. Adresa se sastoji od:

• 
  imena i prezimena fizičke osobe, odnosno naziva pravne osobe,
  
• 
  djelatnosti (pobliže obilježje poslovanja),
  
• 
  pobliže adrese (ulica i broj),
  
• 
  imena grada i poštanskog broja,
  
• 
  imena države ako pišemo u inozemstvo,
  
• 
  naziva kontinenta ako je primatelj na drugom kontinentu u odnosu na pošiljatelja.
  

Grad, tj. sjedište, kao i naziv primatelja, može se istaknuti na više načina što najčešće ovisi o broju slovnih mjesta.
Na primjer:
Zagreb ili ZAGREB

P u l a ili P U L A

P u l a ili P U L A

Split ili Split⁶

Hum na Sutli ili HUM NA SUTLI

(Napomena: naziv odredišta – Hum na Sutli - nećemo spacionirati jer ima prevelik broj slov­nih mjesta)
Konzum ili KONZUM

HBOR ili H B O R

(Napomena: HBOR = Hrvatska banka za obnovu i razvoj - nazive dobro poznatih trgovačkih društa­va često pišemo skraćeno)

Adrese možemo pisati američkim ili europskim oblikom (ovisno o obliku poslovnog pisma). Potreb­no je u izborniku podesiti veličinu stranice⁷ na A 4 te podesiti margine⁸ tako da odredimo 3 cm s lijeve strane, a 2,5 cm odozgo i odozdo i s desne strane. Napominjemo da se u praksi rabe i drugačije veličine stranica (A 5, B 5 itd.) što znači da navedene veličine margina nisu pravilo. Ovo nije norma, ovo je preporuka za postavljanje margina tijekom učenja u školi. U praksi se margine najčešće postavljaju na 3 cm odozgo, odozdo, s lijeve i s desne strane. Najlošija je situacija koju susrećemo u praksi kod osoba koje nisu usvojile minimum znanja o oblikovanju teksta na stranici ili ne znaju podesiti margine, pa koriste margine kako su definirane od strane proizvođača softvera. Tzv. opciju za tipku TAB treba podesiti na veličinu 1,25 cm⁹.

Na primjer:

a) američki oblik pisanja adrese

0-ti TAB


" Z V E Č E V O "

prehrambena industrija d.d.

Kralja Zvonimira 1

34000 POŽEGA

b) europski oblik pisanja adrese

2. TAB 7. TAB

" Z V E Č E V O "

prehrambena industrija d.d.

Kralja Zvonimira 1

34000 POŽEGA
ili
2. TAB 8. TAB

" Z V E Č E V O "

prehrambena industrija d.d.

Kralja Zvonimira 1

34000 POŽEGA
Adresa na omotnici može biti zatvorena (piše se u označenom mjestu na memorandumu i stavlja u omotnice s prozorčićem) i otvorena (adresa se piše na omotnici). U potonjem slučaju adresu možemo pisati europskim ili nekim od američkih oblika.

Na pismu u običnoj omotnici i u omotnici s prozirnim dijelom adresa pošiljatelja mora biti u gornjem lijevom kutu kada se nalazi na prednjoj strani omotnice.

Ana Rimac Kolarova 15 10000 Zagreb
	Mirko Klepić Bergmanova 73 10000 Zagreb